Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

200

Часть 2. Организация работы с документами

Передача документов с грифом «КТ» другим работникам организации, имею-

щим допуск к этим документам, производится только через должностное лицо,

ведущее учет документов с обязательной записью в журнале выдачи документов.

Запрещается изъятие или перемещение документов с грифом «КТ» из одного

дела в другое без разрешения руководства и без отметок в журнале выдачи доку-

ментов с грифом ограничения доступа.

По окончании календарного года обязательно проводится проверка наличия

всех документов с грифом «КТ». По решению руководства организации такая

проверка может производиться с другой периодичностью, например по оконча-

нии каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» ставятся в из-

вестность руководитель, служба безопасности и принимаются меры к розыску

документа. Для расследования факта утраты руководителем организации назна-

чается комиссия.

Если розыск не принес положительных результатов, составляется акт об утра-

те документа, а в журнале регистрации документов с грифом «КТ» делаются от-

метки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ»,

производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь на-

значенному работнику. Акт приема-передачи этих документов утверждается ру-

ководителем организации или его заместителем.

При проведении экспертизы ценности документов с грифом «КТ» комиссия

отбирает документы постоянного хранения и документы временного хранения

с истекшим сроком хранения для уничтожения.

Результаты экспертизы оформляются по той же схеме, что и на открытые доку-

менты.

Уничтожаются документы, включенные в акт о выделении документов к унич-

тожению, в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным

способом, исключающим возможность восстановления содержащейся в них ин-

формации.

Дела постоянного хранения включаются в опись, которая оформляется по об-

щим правилам и передается в архив организации.

Хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помеще-

нии, исключающем несанкционированный доступ.

Глава 9

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

ОБРАЩЕНИЯМИ

ГРАЖДАН

Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Рос-

сийской Федерации», был принят 2 мая 2006 года и вступил в силу по истечении

180-ти дней после дня его официального опубликования. Закон регулирует пра-

воотношения, связанные с реализацией гражданином этого права, закрепленного

статьей 33 Конституции Российской Федерации.

Новый закон определяет:

• сферу применения настоящего федерального закона;

• право граждан на обращение;

• правовое регулирование правоотношений, связанных с рассмотрением об-

ращений граждан;

• основные термины, используемые в настоящем федеральном законе;

• права гражданина при рассмотрении обращения;

• гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением;

• требования к письменному обращению;

• порядок направления и регистрации письменного обращения; обязанность

принятия обращения к рассмотрению;

• порядок рассмотрения обращения и сроки рассмотрения письменного обра-

щения; организацию личного приема граждан; контроль за соблюдением по-

рядка рассмотрений обращений;

• ответственность за нарушение настоящего федерального закона, а также

возмещение причиненных убытков и взыскание понесенных расходов при

рассмотрении обращений.

Закон не отменил действие Типового положения о ведении делопроизводства

по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на

предприятиях, в учреждениях и организациях, опубликованного во 2 номере Бюл-

летеня нормативных актов министерств и ведомств СССР за 1982 год. В этом по-

ложении был определен порядок работы с данными документами, независимо от

категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Так как фор-

мы,

необходимые для ведения делопроизводства по указанной теме, к новому

Закону еще не разработаны, может быть, и сегодня разумно будет воспользовать-

ся указанным типовым положением для ведения работы с обращениями населе-

ния.

202

Часть 2. Организация работы с документами

Организация приема граждан

—

одна из важнейших функций службы дело-

производства. Первое впечатление о фирме (организации) складывается именно

по уровню организации приема. Секретарь фирмы (небольшой организации) от-

вечает за организацию приема всех, обратившихся в фирму. Секретарь руководи-

теля организует прием посетителей только руководством.

Личный прием в соответствии с законодательством осуществляют руководи-

тели организаций, их заместители или ответственные работники.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записы-

ваются:

• дата приема;

• фамилия, имя и отчество пришедшего на прием посетителя;

• суть вопроса;

• фамилия ведущего прием;

• результаты рассмотрения обращения.

При большом объеме работ такая регистрация ведется на компьютере или ре-

гистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть

разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме

и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не

уничтожают, так как штамп на них может являться доказательством даты получе-

ния документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит отве-

тить,

часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вме-

сте с документом до конца решения вопроса и подшивается в дело.

На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения,

получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы

с ним в данном учреждении. К обращениям могут быть приложены различные

справочные материалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с об-

ращением, чтобы они не потерялись в процессе работы.

Затем все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой

форме. Регистрация этой категории документов является юридическим свиде-

тельством того, что обращения приняты к рассмотрению в данном учреждении.

Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках (приложе-

ние 4), но если в вашу организацию поступает незначительное количество доку-

ментов от населения, то можно оставить журнальную форму регистрации.

Однако прежде чем приступить к регистрации в любой форме, необходимо вы-

яснить, не является ли данное обращение повторным.

Зарегистрированный документ представляется руководителю или его замес-

тителю для принятия решения.

Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному кон-

тролю. Контроль за своевременным разрешением вопросов из рассматриваемых

документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать сво-

евременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение реше-

ний, принятых по обращениям граждан.

Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к ис-

полнителю отмечается на карточке (или в журнале) с указанием не только фами-

Глава 9. Организация работы с обращениями граждан

203

лии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с кон-

троля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем

производится отметка в контрольно-ревизионной карточке. Распоряжение о сня-

тии с контроля дает лицо, принявшее решение по данному документу.

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует эти обращения

в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается

копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процес-

се его рассмотрения, то есть каждое обращение составляет в деле самостоятель-

ную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются

обычно в алфавитном порядке по фамилиям заявителей.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хра-

нятся в учреждениях, организациях и на предприятиях в справочных и других

целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов,

несут руководители учреждений, организаций и предприятий. Сроки хранения

этой категории документов указаны в ст. 56 Перечня типовых документов, обра-

зующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден-

ного 6 октября 2000 г. руководителем Росархива.

ПРИМЕЧАНИЯ

Например, в субъекте Российской Федерации

—

городе Москве использова-

ние герба города Москвы на бланках регламентируется рядом нормативных актов.

Основные символы города Москвы, их описание и порядок их использования уста-

навливают законы «О гербе города Москвы» (от 11.06.2003 № 39) и «О государ-

ственной и муниципальной символике в городе Москве» (от 11.06.2003 № 40).

25.11.2003 принят указ мэра Москвы № 66-УМ «О порядке использования мно-

гоцветного и одноцветного вариантов герба города Москвы на бланках Мэра Мос-

квы, Правительства Москвы».

Муниципальное образование

—

городское, сельское поселение, несколько

поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная

территория, в пределах которой осуществляется местное самоуправление, име-

ются муниципальная собственность, местный бюджет и выборные органы мест-

ного самоуправления.

Указами Президента Российской Федерации утверждены эмблемы:

• Вооруженных сил Российской Федерации;

• органов пограничной службы и пограничных войск;

• организаций федеральной почтовой связи;

• федеральных органов налоговой полиции;

• Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрез-

вычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;

• Федеральной службы охраны Российской Федерации;

• Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотрасле-

вые,

межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые

министерствами (ведомствами) Российской Федерации

—

разработчиками уни-

фицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных

форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регист-

рации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятич-

ных знаков и контрольного числа (КЧ), пример приведен в табл. П.1.

ОКОГУ

—

Общероссийский классификатор органов государственной власти

и управления.

Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением

Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (п. 23), реко-

Примечания 205

Таблица П. 1

Примеры кодов унифицированной формы документа

мендуют следующую последовательность написания адреса корреспондента на

почтовых отправлениях:

• для юридического лица

—

полное или краткое наименование, для граждани-

на

—

фамилия, имя, отчество;

• банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридичес-

кому лицу или принимаемых от юридического лица);

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

• название района;

• название республики, края, области, автономного округа (области);

• название страны (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес коррес-

пондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки

или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя

—

в левом верхнем углу.

УСОРД

—

унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические мате-

риалы по их применению (М., 1981).

Табулятор или механизм установления колонок в таблицах служит для уско-

ренного перемещения каретки при печатании табличного материала. Табулято-

ры бывают простые (одноразрядные) и десятичные.

При печатании документов используют восемь положений табулятора (при-

мер П.1).

Пример П. 1

Соответствие положений табулятора количеству пробелов перед началом текста

1 5 16 24 32 40 48 56

От нулевого (0) положения табулятора проставляются следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

206

Примечания

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа;

• заголовок к тексту;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• гриф согласования документа;

• визы согласования документа;

• отметка о заверении копии;

• отметка об исполнителе;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

От первого (1)

—

текст документа.

От второго (2)

—

регистрационный номер документа.

От третьего (3)

—

оттиск печати.

От четвертого (4)

—

адресат.

От пятого (5):

• гриф утверждения документа;

• резолюция.

От шестого (6)

—

расшифровка подписи.

От седьмого (7):

• отметка о контроле;

• отметка о поступлении документа в организацию.

В ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что «если текст содержит несколько решений,

выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, пункты, подпункты, которые

нумеруют арабскими цифрами». А в соответствии с Типовой инструкцией текст

документа может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, парагра-

фы,

статьи. Римскими цифрами нумеруются части, разделы, подразделы, главы.

Все остальное нумеруется арабскими цифрами (Типовая инструкция, п. 2.1.3).

В соответствии с ГСДОУ «при наличии нескольких приложений к распоря-

дительным документам на них проставляются порядковые номера: приложе-

ние 1, приложение 2 и т. д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ста-

вится».

Право подписания документов должностными лицами организации может

быть предоставлено учредительными документами организации (уставом, учре-

дительным договором, положением об организации); нормативными правовыми

актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительны-

ми документами руководителя организации о делегировании полномочий; дове-

ренностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем

или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений

—

Примечания 207

руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы

информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки,

справки, заявления, отзывы и др.)

—

их непосредственными составителями.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осу-

ществляться в следующей очередности:

• с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние вы-

ступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие

издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их

непосредственные интересы;

• с научными организациями, занимающимися исследованиями в той облас-

ти,

к которой имеет отношение содержание документа;

• с органами, осуществляющими государственный надведомственный конт-

роль (надзор) в определенной области.

В соответствии с ГОСТ

7.32-91

этот реквизит располагается в верхнем левом

углу документа (например, при оформлении отчета о научно-исследовательской

работе).

Правила, принятые в работе нотариата с документами, учитываются другими

организациями при ведении делопроизводства. Например, применительно к рек-

визиту «Отметка о заверении копий» важными являются положения главы XIII

статьи 77 «Свидетельствование верности копий документов» и выписок из них

«Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» от 11.02.93 № 4462-1

(с изм. и доп. от 30.12.2001 № 194-ФЗ, 24.12.2002 № 176-ФЗ, 08.12.2003 № 169-ФЗ,

23.12.2003 № 186-ФЗ, 29.06.2004 № 58-ФЗ, 22.08.2004 № 122-ФЗ, 02.11.2004

№ 127-ФЗ, 01.07.2005 № 78-ФЗ, 30.06.2006 № 93-ФЗ), в которых определено, что

нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выдан-

ных юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы

не противоречат законодательным актам Российской Федерации. Верность вы-

писки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из кото-

рого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связан-

ных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части

документа по определенному вопросу. Верность копии с копии документа свиде-

тельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована

в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от

которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа

должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печа-

тью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического

лица.

В этой и следующих схемах кружочками обозначены постоянные реквизиты,

а квадратиками

—

переменные реквизиты.

Гражданский кодекс Российской Федерации.

«Статья 52. Учредительные документы юридического лица

В учредительных документах юридического лица должны определяться на-

именование юридического лица, место его нахождения, порядок управления дея-

тельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмот-

ренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных

208

Примечания

документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в преду-

смотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть

определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и опреде-

ленные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотре-

ны учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является

обязательным.

Статья 89. Учредительные документы общества с ограниченной ответствен-

ностью

Учредительные документы общества с ограниченной ответственностью дол-

жны содержать помимо сведений, указанных в пункте 2 статьи 52 настоящего

Кодекса, условия о размере уставного капитала общества; о размере долей каждо-

го из участников; о размере, составе, сроках и порядке внесения ими вкладов, об

ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов;

о составе и компетенции органов управления обществом и порядке принятия ими

решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно

или квалифицированным большинством голосов, а также иные сведения, преду-

смотренные законом об обществах с ограниченной ответственностью.

Статья 98. Образование акционерного общества

Учредительным документом акционерного общества является его устав,

утвержденный учредителями. Устав акционерного общества помимо сведений,

указанных в пункте 2 статьи 52 настоящего Кодекса, должен содержать усло-

вия о категориях выпускаемых обществом акций, их номинальной стоимости

и количестве; о размере уставного капитала общества; о правах акционеров; о со-

ставе и компетенции органов управления обществом и порядке принятия ими

решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно

или квалифицированным большинством голосов. В уставе акционерного обще-

ства должны также содержаться иные сведения, предусмотренные законом об ак-

ционерных обществах.

Статья 108. Образование производственных кооперативов

Устав кооператива должен содержать помимо сведений, указанных в пунк-

те 2 статьи 52 настоящего Кодекса, условия о размере паевых взносов членов ко-

оператива; о составе и порядке внесения паевых взносов членами кооператива

и их ответственности за нарушение обязательства по внесению паевых взносов;

о характере и порядке трудового участия его членов в деятельности кооператива

и их ответственности за нарушение обязательства по личному трудовому учас-

тию;

о порядке распределения прибыли и убытков кооператива; о размере и усло-

виях субсидиарной ответственности его членов по долгам кооператива; о составе

и компетенции органов управления кооперативом и порядке принятия ими ре-

шений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно

или квалифицированным большинством голосов.

Статья 113. Унитарное предприятие

Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наде-

ленная правом собственности на закрепленное за ней собственником имущество.

Имущество унитарного предприятия является неделимым и не может быть рас-

пределено по вкладам (долям, паям), в том числе между работниками предприя-

тия.

Примечания 209

Устав унитарного предприятия должен содержать помимо сведений, указан-

ных в пункте 2 статьи 52 настоящего Кодекса, сведения о предмете и целях дея-

тельности предприятия, а также о размере уставного фонда предприятия, поряд-

ке и источниках его формирования.

Статья 116. Потребительский кооператив

Устав потребительского кооператива должен содержать помимо сведений,

указанных в пункте 2 статьи 52 настоящего Кодекса, условия о размере паевых

взносов членов кооператива; о составе и порядке внесения паевых взносов члена-

ми кооператива и об их ответственности за нарушение обязательства по внесе-

нию паевых взносов; о составе и компетенции органов управления кооперативом

и порядке принятия ими решений, в том числе о вопросах, решения по которым

принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;

о порядке покрытия членами кооператива понесенных им убытков.

Статья 118. Фонды

Устав фонда помимо сведений, указанных в пункте 2 статьи 52 настоящего

Кодекса, должен содержать: наименование фонда, включающее слово «фонд»,

сведения о цели фонда; указания об органах фонда, в том числе о попечительском

совете, осуществляющем надзор за деятельностью фонда, о порядке назначения

должностных лиц фонда и их освобождения, о месте нахождения фонда, о судьбе

имущества фонда в случае его ликвидации.

Статья 122. Учредительные документы ассоциаций и союзов

Учредительные документы ассоциации (союза) должны содержать помимо

сведений, указанных в пункте 2 статьи 52 настоящего Кодекса, условия о составе

и компетенции органов управления ассоциацией (союзом) и порядке принятия

ими решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются едино-

гласно или квалифицированным большинством голосов членов ассоциации (со-

юза),

и о порядке распределения имущества, остающегося после ликвидации ас-

социации (союза)».

Устав определяет компетенцию ревизионной комиссии (ревизора) акционер-

ного общества. Порядок ее работы должен определить другой документ

—

поло-

жение, утвержденное общим собранием акционеров.

Крупные организации с большим документооборотом (более 100 тыс. доку-

ментов в год) и со сложной структурой в положение могут добавить разделы

«Структура» и «Руководство».

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации «договор

есть вид сделок (двусторонних или многосторонних)».

Гражданский кодекс Российской Федерации.

«Статья 52. Учредительные документы юридического лица

...В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо,

определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия переда-

чи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются

также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков,

управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участни-

ков) из его состава».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности

организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом в 2000 году.