Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

160

Часть 2. Организация работы с документами

Пример 2.6.1

Форма номенклатуры дел организации

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела,

включенного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обо-

значаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

• условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

• порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Например: 04-07, где 04

—

индекс отдела, 07

—

порядковый номер дела в но-

менклатуре.

Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку

в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющего номер 04.

Этот же индекс проставляется на обложке и на корешке дела.

Глава 6. Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов

161

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для одно-

родных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Например: «Приказы по основной деятельности»

(02-03,

03-03,

04-03 и т. д.).

Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.

По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны

полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то

есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому

вопросу.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следую-

щей последовательности:

• название вида или разновидности документов (приказы, акты, протоколы

и т. д.);

• автор документа (название организации, структурного подразделения);

• корреспондент (название организации, от которой получены документы);

• вопрос или краткое содержание документов дела;

• название местности (территории), с которой связано содержание докумен-

тов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела;

• указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещен-

ных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих

плановые или отчетные бухгалтерские документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Название документа в заголовке может быть в единственном числе («Журнал

учета выдачи дипломов»), может быть и во множественном числе («Приказы ди-

ректора по основной деятельности»).

При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заго-

ловке. Например: «Распорядительные документы и инструктивные письма вы-

шестоящих организаций по вопросам работы с кадрами».

Если в деле объединены различные виды документов (более 2-3) по одному

вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке

употребляется термин «Документы». Далее указывается содержание вопроса,

которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются

основные виды документов.

Например: «Документы о представлении к награждению и присвоению званий

(справки, представления, докладные записки и др.)».

Термин «Документы» может использоваться в заголовках дел, содержащих

приложения к другим документам.

Например: «Документы к приказам по личному составу (заявления, доклад-

ные записки, справки и др.)».

Термин «Дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбит-

ражных и личных дел, содержащих документы, связанные последовательностью

делопроизводства по одному конкретному вопросу.

162

Часть 2. Организация работы с документами

Например: «Личное дело Иванова Петра Сидоровича».

В заголовке, который начинается со слова «Переписка», уточняется, с кем она

ведется и по каким вопросам.

Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное на-

звание.

Например: «Переписка с фирмой "Консул" о поставке строительных материа-

лов».

Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспонден-

тами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название кор-

респондента.

Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и ис-

пользовании тары».

Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопро-

су, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации повышения квалификации работни-

ков».

В заголовке дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указы-

вается период (год, месяц, квартал).

Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».

В заголовках дел с распорядительной документацией, а также с протоколами

после указания вида документа (во множественном числе) указывают автора.

Например: «Протоколы заседаний квалификационной комиссии за 2006 г.».

Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вме-

сто года указывают крайние даты, то есть дату первого и дату последнего доку-

мента. Например: «Приказы по личному составу. Том 1. 13 января

—

30 июня

2006 г.».

В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность докумен-

тов.

Например: «Положение о персонале. Копия».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются

переходящими

, они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года

с тем же индексом.

К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются

общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует

указать вид носителя и место его хранения.

Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так

как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколь-

ко дел

—

томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по пе-

речню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи со-

гласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют не-

сколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих докумен-

тов,

образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

(М.,

2000).

Глава 6. Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов

163

Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся

во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведом-

ственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки де-

ятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения кото-

рых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок

их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по

представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на поряд-

ковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а».

Пятая графа (примечания) заполняется в течение года. В этой графе нужно

сделать отметки:

• о названиях перечней документов, использованных при определении сроков

хранения дел;

• о заведении дел;

• о переходящих делах на следующий год;

• о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организа-

цию;

• о выделении дел к уничтожению;

• о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделени-

ях, и т. п.

При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «При-

мечания» делается отметка о заведении дела («Дело заведено»). Это позволит

в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.

В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (теат-

ры,

учебные заведения и др.), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд

отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение ка-

лендарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный

год начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности.

Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отража-

ется в номенклатуре дел в 5-й графе. В таких организациях номенклатура дел на

следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Ниже приведен пример индивидуальной номенклатуры дел конкретной орга-

низации (пример 2.6.2). Но это только пример, он неполный по ряду причин.

Во-первых, номенклатура дел

—

это достаточно объемный документ. Даже при-

веденный пример занимает несколько страниц, а ведь в ОАО «Эврика», чью но-

менклатуру дел мы показываем, не три, а восемь структурных подразделений.

Во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. Конечно, в круп-

ной компании с большим документооборотом и большим количеством сотрудни-

ков будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 чело-

век.

Кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны

храниться некоторые организационно-учредительные документы, такие как

164

Часть 2. Организация работы с документами

Пример 2.6.2

Фрагмент номенклатуры дел ОАО «Эврика»

Глава 6. Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов 165

штатное расписание или должностные инструкции специалистов,

—

в службе

ДОУ или в отделе кадров.

Составляйте свою номенклатуру дел так, чтобы вам удобно было с ней рабо-

тать!

В приведенном примере порядковый номер дела указан в пределах структур-

ного подразделения, то есть нумерация дел финансового отдела начинается с но-

мера 01. При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение

166

Часть 2. Организация работы с документами

нумерации дел. В этом случае первое дело финансового отдела будет иметь но-

мер 02-12, так как номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер

01-11.

Номера дел с 02-12 до 02-24

—

это дела финансового отдела, а дела службы персо-

нала (03) начинаются с номера 03-25.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется ито-

говая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдель-

но) сроков хранения.

Итоговая запись составляется по форме, приведенной в примере

2.6.3.

6.2. Формирование дел

Формированием дел называется группирование исполненных документов в де-

ло в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри

дела

Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела

по профилю своего отдела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенк-

латурой дел;

Пример 2.6.3

Итоговая запись о количестве заведенных дел

Глава 6. Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов

167

• расположение документов внутри дела в определенной последовательно-

сти;

• оформление обложки дела.

Формирование дела начинается с начала года.

На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель

либо папка-регистратор. При заведении каждое дело должно быть надлежащим

образом оформлено.

На обложке дела в верхней части указывается: наименование организации, над

ним (если оно есть)

—

наименование вышестоящей организации, под наименова-

нием организации

—

наименование структурного подразделения.

В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например:

«Дело № 01-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок.

Дата, указанная на обложке, означает дату заведения дела, тома, части.

Внизу обложки указывается срок хранения (из 4 графы номенклатуры дел).

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года,

могут позднее дополняться и уточняться. Например, если сформировалось не-

сколько томов дела, рядом с индексом дела должен быть проставлен номер тома:

«Том 1», «Том 2» и т. п. Образец обложки дела приведен в примере 2.6.4.

В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки

документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной по-

следовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно доофор-

мить:

проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.

Признаки группировки документов дела:

• номинальный

—

указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Напри-

мер:

«Приказы директора по основной деятельности фирмы»;

• авторский

—

в заголовках к распорядительным документам, протоколам,

отчетам, планам после указания вида документов указывают автора. Напри-

мер:

«Приказ директора»; «переписка отдела сбыта»;

Пример 2.6.4

Пример оформления обложки дела

ОАО «Мир»

Плановый отдел

Дело № 01-91 Том № 2

Переписка с фирмами

о.

Сахалин о поставке

рыбной продукции

20 июня —

29 декабря 2002 г.

На 190

л.

Срок хранения 5 лет

168

Часть 2. Организация работы с документами

• предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем докумен-

ты?».

Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только

по одному вопросу. Например: «Переписка с фирмой "Север" о поставке

комплектов вычислительной техники»;

• корреспондентский

—

определяется по реквизиту «Адресат» или по назва-

нию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы.

Этот признак используется при составлении заголовков к делам с перепис-

кой. Например: «Переписка с фирмой "Заря" о поставке строительных мате-

риалов»;

• хронологический

—

содержит указание о том, за какой период сгруппированы

документы в деле. В дело подшивают документы одного делопроизводствен-

ного года, кроме дел «переходящих», то есть таких, в которых подшивают

документы за несколько лет. Например: «Личное дело» (его закрывают пос-

ле увольнения лица, на которое оно заведено);

• географический, при котором в дело группируют документы нескольких

организаций, объединенных признаком территориальности (региона). На-

пример: «Переписка с фирмами о. Сахалин о поставке рыбной продукции

за 1999 г.».

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел состав-

ляют внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ.

Опись помещается в начале дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.

В дела группируются документы одного календарного года, исключение со-

ставляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение

всего периода работы данного лица в организации; документы выборных

органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группиру-

ются за период их созыва; документы учебных заведений, которые форми-

руются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую

деятельность за театральный сезон, дела фильмов, рукописей, истории бо-

лезней и др.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела

раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.

В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или

заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов,

размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение со-

ставляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополне-

нием к основному документу.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответ-

ствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных

стандартов. Группировку документов в дела осуществляют в соответствии

с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (рекви-

зит 28). Недооформленные или неправильно оформленные документы воз-

вращают исполнителям на доработку.

В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка сопрово-

дительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении.

Глава 6. Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов

169

Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ поме-

щался следом за документом-запросом.

6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Огра-

ничений по минимальному объему не существует. При большом объеме до-

кументов, относящихся к одному делу, проводят деление документов на

тома, части. Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составля-

ется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут

вноситься уточнения.

Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или составле-

ния подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся. При-

ложения больших объемов (свыше 250 листов) целесообразно группировать

в отдельные тома. Датой приложения, сформированного в отдельный том, яв-

ляется дата регистрации основного документа. Типовая инструкция (п.

6.2.9)

рекомендует даты писать следующим образом: число и год

—

арабскими

цифрами, название месяца

—

буквами.

8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической по-

следовательности. Но документы могут размещаться и в алфавитной после-

довательности, например дела с предложениями, заявлениями, жалобами,

ходатайствами и обращениями граждан.

6.3. Организация оперативного хранения дел

Во время исполнения документы должны храниться у исполнителя. Исполнен-

ные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок

(Типовая инструкция, п.

6.2.3)

быть сданы для формирования их в дела.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях

и в службе документационного обеспечения организации до передачи в архив

организации.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хра-

нения могут находиться по месту их формирования до 3 лет, а затем сдаются в ар-

хив (Типовая инструкция, п. 6.3.1).

Документы должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах. Удобно,

если последовательность расположения дел на полках соответствует последова-

тельности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала на-

ходят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела— нужную пап-

ку с документами. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа

прикрепляется номенклатура дел.

Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных

нужд, вместо документа ответственный за формирование и хранение дел остав-

ляет лист-заместитель (пример 2.6.5).

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указы-

вается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, распис-

ка получателя и расписка о приеме после возвращения документов (пример 2.6.6).

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. При такой системе

сразу видно, какие дела выданы, у кого они находятся. После возврата дела карта-

заместитель изымается, дело ставят на место.