Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

180

Часть 2. Организация работы с документами

• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в со-

ответствии с архивной описью электронных документов постоянного хране-

ния и по личному составу;

• подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация:

название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация),

электронный формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении

являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения

и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного

структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых

уже истек (приложение 3).

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руко-

водителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот

год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои доку-

менты на хранение в государственный архив).

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название

каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел

данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтоже-

ния, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесен-

ных к данной группе.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после состав-

ления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей

дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководи-

телем.

7.2. Подготовка и передача дел в архив организации

Оформление дел

Все дела любой организации подлежат оформлению при их заведении в начале

года и дооформлению по завершении года.

Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков

хранения должны быть

дооформлены

описаны

в специальных учетных формах

(сдаточных описях).

С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не

проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в кото-

рых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенк-

латуре дел.

Эта работа проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих под-

разделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при

методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации.

Если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государствен-

ное хранение

—

то и под контролем государственного архива.

Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс

работ.

Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела до-

кументы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления

и порядковым номерам; пересистематизировать документы в деле

—

значит

переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела.

Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист-

заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела

(пример 2.7.1). В листе-заверителе оговариваются следующие особенности

нумерации листов дела: наличие литерных номеров

листов, номера листов

с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов

(пример 2.7.2). При необходимости характеризуются особенности физичес-

кого состояния документов.

Пример 2.7.2

Лист-заверитель дела

Глава 7. Экспертиза ценности документов. Подготовка и передача дел в архив 181

Пример 2.7.1

Форма Листа-заверителя дела

182

Часть 2. Организация работы с документами

Нумерация листов

дела.

Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верх-

нем правом углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюс-

тративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем

углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов

дела нумеруются отдельно.

Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого

необходимо:

• уточнить наименование организации, ее подчиненность на период созда-

ния документов, включенных в дело. Если наименования организации

или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба

названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название

пишется над прежним;

• уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголо-

вок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из не-

скольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела

и заголовок каждого тома;

• указать количество листов в деле, которое проставляется на основании заве-

рительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно;

• указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего доку-

мента, включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими циф-

Пример 2.7.3

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код гос. архива

Код организации

Ф.№

Оп.№

Д.№

Глава 7. Экспертиза ценности документов. Подготовка и передача дел в архив

183

рами. Например, 09.01-29.07.2002. Датами личного дела являются даты

подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на ко-

торое оно заведено (пример 2.7.3).

Подшивка или переплет дела. Документы, составляющие дело постоянного

и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую облож-

ку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) метал-

лические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6. Составление в необходимых случаях внутренней описи (пример 2.7.4) до-

кументов дела.

Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную до-

кументацию, а также в случаях, если заголовки дел не раскрывают конкретное со-

держание документов, например: «Приказы директора по основной деятельности».

Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует

обеспечению сохранности документов.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием

должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки по-

следнего документа в дело.

Составление описей

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по лично-

му составу, оформленные в соответствии с правилами, составляются описи.

Основные правила работы архивов организации дают следующее определение

термину «архивная опись».

Пример 2.7.4

Форма внутренней описи

184

Часть 2. Организация работы с документами

Пример 2.7.5

Форма годового раздела описи дел длительного хранения

Архивная опись

—

это архивный справочник, содержащий систематизирован-

ный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета

и раскрытия содержания.

Описи выполняют три основные функции:

• закрепляют систематизацию дел путем присвоения каждому делу индиви-

дуального номера по описи;

• обеспечивают учет и сохранность документов;

• раскрывают состав и содержание документов.

Опись является одновременно и учетным документом, и справочником по со-

держанию, обеспечивающим оперативный поиск документов.

Описи составляются по установленной форме (примеры 2.7.5, 2.7.6).

Глава 7. Экспертиза ценности документов. Подготовка и передача дел в архив

185

Пример 2.7.6

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному

составу структурного подразделения организации

Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопро-

изводстве.

Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени

значимости в том порядке, в каком они систематизированы в номенклатуре дел

(пример 2.7.7).

186 Часть 2. Организация работы с документами

Пример 2.7.7

Годовой раздел описи дел постоянного хранения

Глава 7. Экспертиза ценности документов. Подготовка и передача дел в архив

187

Пример 2.7.8

Годовой раздел описи дел постоянного хранения (продолжение)

Нумерация этой описи продолжается на следующий год (пример 2.7.8).

Сдаточная опись продолжается годовыми разделами до включения в нее 1000 дел,

затем заводят опись № 2.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоян-

ного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены

годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

В организациях с большим объемом документов постоянного хранения свод-

ная опись продолжается до четырехзначной цифры заголовков, затем составляет-

ся опись, которой присваивается следующий номер и самостоятельная нумера-

ция заголовков дел.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая

запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящих-

ся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Порядок передачи документов в архив организации

Порядок передачи документов в архив организации установлен Основными

правилами работы архивов организаций (М., 2002).

Передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласо-

ванному с руководителями структурных подразделений, передающих докумен-

ты в архив, и утвержденному руководителем организации.

188

Часть 2. Организация работы с документами

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как прави-

ло,

не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сро-

ков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (приложение 3).

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив заве-

дующий архивом (ответственный за архив) проверяет качество их формирова-

ния и оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количе-

ству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на докумен-

ты и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о ре-

гистрации и исполнении передаваемых документов.

Заголовок каждой картотеки и базы данных должен быть включен в опись.

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники

структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии сотруд-

ника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против

каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце

каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество факти-

чески принятых в архив дел, дата приема-передачи дел и подписи сотрудника ар-

хива и лица, передававшего дела.

7.3. Порядок передачи документов

на государственное хранение

Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на

хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хране-

ния передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный)

архив, для которого данная организация

—

фондообразователь, то есть является

источником комплектования.

Передача документов постоянного хранения в государственный архив осущест-

вляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями орга-

низации и соответствующего госархива.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представи-

телем государственного архива проводится проверка правильности научно-тех-

нической обработки дел, физического состояния документов.

При обнаружении дефектов составляется акт, устранение дефектов проводит-

ся силами организации.

Документы передаются по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям

дел. Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают-

ся отметки о приеме документов в государственный архив. Прием документов на

постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Вместе с доку-

ментами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-пере-

дачи.

При первой передаче дел в государственный архив составляется историческая

справка на архивный фонд организации. В исторической справке к архивной кол-

Глава 7. Экспертиза ценности документов. Подготовка и передача дел в архив

189

лекции указывают сведения об истории создания, составителе, а также о местона-

хождении коллекции до поступления в архив.

В дальнейшем в историческую справку добавляются сведения о пополнении

фонда, а также о реорганизации, изменении структуры, функций организации.

Историческая справка о фондообразователе и архивном фонде состоит из трех

разделов.

В первом разделе

—

история фондообразователя

—

отражают в хронологичес-

кой последовательности следующие сведения.

Распорядительные акты о создании, преобразованиях, ликвидации органи-

зации.

Крайние даты деятельности организации.

Задачи и функции организации и их изменения.

Масштаб деятельности организации, подчиненность организации, состав

системы подведомственных организаций.

Структура организации и ее изменения.

Во втором разделе

—

история архивного фонда

—

указывают следующее.

Количество дел в фонде и крайние даты документов фонда.

Время поступления фонда в архив организации.

Изменения в составе и объеме фонда и их причины.

Степень сохранности документов.

В третий раздел

—

характеристика документов архивного фонда

—

вклю-

чаются следующие данные.

Обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так

и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические

границы фонда.

Научно-справочный аппарат (НСА) к фонду.

Использование, цели использования документов фонда.