Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

80 Часть 1. Документирование

• право обращаться с предложениями к руководителю;

• представительствовать от имени подразделения или организации в других

организациях и пределы представительства;

• право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, от-

носящиеся к его ведению;

• право на получение необходимой для работы информации (статистической,

экономической и др., в том числе и конфиденциальной);

• право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В тексте данного раздела необходимо закрепить также:

• право работника вносить предложения по совершенствованию деятельнос-

ти,

связанной с выполнением его непосредственных должностных обязан-

ностей;

• право входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации конкрет-

ных проектов и участвовать в разработке коллегиальных решений, направ-

ленных на достижение главной задачи структурного подразделения или

всей организации.

В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права,

общие для всех работников (а не только права по должности):

• право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;

• право на комфортные условия труда;

• право на повышение квалификации;

• право на максимальную реализацию своих профессиональных потребнос-

тей.

V. Ответственность.

В разделе определяются критерии оценки работы и мера персональной ответ-

ственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели,

характеризующие качество и своевременность выполнения работы.

Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего за-

конодательства и требований организационно-правовых и распорядительных до-

кументов.

В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность

работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим до-

полнительно заключаемым договором.

Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоб-

людение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за

нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ

от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за

отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др.

При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять

словами с отрицанием «не», так как они придают негативный смысловой оттенок

соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не

должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права».

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 81

VI.

Взаимоотношения.

В данном разделе указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию

получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем осущест-

вляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информацион-

ных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организаци-

ями.

Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне доку-

ментов, то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таб-

лиц с заголовками:

• «Работник передает»;

• «Работник получает».

В графах таблицы указывают: наименование структурного подразделения, вид

документа, срок, периодичность. В текст раздела целесообразно также включать

названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, конт-

роля и лучшей организации работы, а также названия баз данных, которые со-

трудник ведет на рабочем месте для упорядочивания и систематизации справоч-

но-информационного фонда.

В текст должностной инструкции могут быть включены дополнительные раз-

делы.

Функции. В этом разделе перечисляют основные направления деятельности

работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подраз-

деления.

В формулировках функций необходимо четко отразить вклад сотрудника в до-

стижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подраз-

деления; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выпол-

нении каких участвует.

Условия оплаты труда. В разделе указывается, какой работнику устанавлива-

ется должностной оклад в соответствии с трудовым договором или штатным рас-

писанием; какие он может получать премии (в зависимости от конкретных усло-

вий работы, возможно оговорить виды премий и условия их получения); какие он

может получать надбавки и как ему можно повышать зарплату (при каких усло-

виях и с какой периодичностью); может ли работник совмещать профессии (долж-

ности) и др.

Показатели оценки работы. Раздел, в котором могут быть закреплены как об-

щие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непо-

средственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внут-

ренних нормативных и технологических документах организации. К числу общих

показателей могут быть отнесены:

• полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обя-

занностей и предоставленных прав;

• качество составления и оформления документов;

• отсутствие ошибок и служебных нарушений;

• отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;

82 Часть 1. Документирование

• квалифицированное применение требований инструкций и других норма-

тивных документов;

• своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сро-

ков исполнения поручений и указаний руководства.

К документам инструктивного характера также относятся правила и регла-

мент.

Правила внутреннего трудового распорядка

—

правовой акт, регламентирующий

порядок работы организации, взаимные обязательства работников и работодате-

ля,

предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный

режим и другие вопросы.

Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида до-

кумента, подписываются руководителем организации, принимаются с учетом

представительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ) в поряд-

ке,

установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ для принятия локальных нор-

мативных актов.

Правила внутреннего трудового распорядка являются обычно приложением

к коллективному договору.

Правила внутреннего трудового распорядка

—

основной локальный акт, опре-

деляющий в соответствии с Трудовым кодексом РФ организацию работы пред-

приятия, учреждения, организации.

В правилах:

• указывается круг вопросов, решаемых руководством организации в преде-

лах предоставленных ей прав;

• определяются взаимные обязанности работников;

• устанавливается время начала и окончания работы, перерыва для отдыха;

• определяется порядок предоставления работникам отпусков;

• фиксируются применяемые к работникам меры поощрения за успехи в ра-

боте и ответственность за нарушение трудовой дисциплины, за несвоевре-

менное и некачественное выполнение работником должностных обязаннос-

тей.

Строгое соблюдение правил внутреннего трудового распорядка способствует

укреплению трудовой дисциплины, рациональному использованию рабочего вре-

мени, высокому качеству работы.

Один экземпляр правил внутреннего трудового распорядка должен находить-

ся в кадровой службе, а другой

—

вывешиваться на видном месте для ознакомле-

ния.

Текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутренне-

го распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций

(в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудо-

вому законодательству)

Примерная структура правил внутреннего трудового распорядка показана

в примере

1.4.6.

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 83

Положение о персонале

—

документ, отражающий вопросы профессионального

и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с работодате-

лем, гарантии занятости персонала, права и ответственность работодателя и ра-

ботников, правила деловой этики и др.

Положение о персонале, как и правила внутреннего трудового распорядка, явля-

ется основным локальным актом, регулирующим трудовые отношения (табл.

1.4.1).

В настоящее время есть организации, в которых положение о персонале разра-

батывается наряду с правилами внутреннего трудового распорядка; но есть и дру-

гие организации, где действуют только правила внутреннего трудового распоряд-

ка или только положение о персонале.

Если руководство компании принимает решение о необходимости параллель-

ного существования и положения, и правил, то юрист и менеджер по персоналу

должны так подготовить эти документы, чтобы они не противоречили друг другу

и не дублировали одни и те же положения.

Предлагаем сравнительный анализ положения и правил.

Часть 1. Документирование

Таблица

1.4.1

Сравнительный анализ правил внутреннего трудового распорядка

и положения

персонале

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 85

Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указа-

нием вида документа, подписывается заместителем руководителя организации

или руководителем службы управления персоналом, визируется руководителя-

ми структурных подразделений, утверждается руководителем организации или

общим собранием трудового коллектива.

Регламент

—

правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства

организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

• статус коллегиального или совещательного органа;

• порядок планирования работы;

• порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

• внесение материалов на рассмотрение;

• порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

• ведение протокола заседания;

• оформление решений коллегиального или совещательного органа;

• порядок доведения решений до исполнителей;

• материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными рек-

визитами регламента являются: наименование организации, наименование кол-

легиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер

документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Часть

Документирование

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем

коллегиального или совещательного органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании

членами коллегиального или совещательного органа.

Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юри-

дической службой.

Структура и штатная численность

—

это документ, в котором закрепляется со-

став подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структур-

ного подразделения и всей организации в целом.

Документ (пример

1.4.7)

оформляется на общем бланке организации с указа-

нием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визиру-

ется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверж-

дается руководителем организации с проставлением печати.

Пример 1.4.7

Структура и штатная численность

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 87

Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наиме-

нования и коды структурных подразделений организации, наименования долж-

ностей, включенных в эти подразделения. Графы таблицы структуры и штатной

численности соответствуют графам 1-4 штатного расписания организации.

Если в течение года в структуре или штатной численности происходят измене-

ния, они вносятся приказом руководителя организации по основной деятельнос-

ти.

Такой приказ может иметь заголовок «Об изменении структуры фирмы» или

«О введении новых должностей».

Если структура и штатная численность стабильны, то документ ежегодно пере-

утверждается без внесения изменений в текст документа.

Штатное расписание

—

правовой акт, закрепляющий структуру, численность

и должностной состав работников организации с указанием должностных окла-

дов (в государственных учреждениях

—

с указанием разряда по Единой тариф-

ной сетке).

Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем

бланке либо на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации

с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида доку-

мента, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись,

гриф утверждения (пример

1.4.8).

В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписа-

ние.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются

коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество еди-

ниц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зар-

платы.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров

(службе персонала).

Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений,

юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается главным бухгалтером и руководителем

кадровой службы и утверждается приказом руководителя организации. В грифе

утверждения штатного расписания дается ссылка на дату и номер этого приказа.

4.2.

Распорядительные документы

Руководство любой организации независимо от ее организационно-правовой

формы наделяется правом издания распорядительных документов нормативного

характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим во-

просам работы организации.

Распорядительные документы с точки зрения сферы своего действия подраз-

деляются на:

• правовые акты, действующие на федеральном уровне (издаваемые прези-

дентом и правительством Российской Федерации, органами федеральной

исполнительной власти);

Пример 1.4.8

Типовая форма штатного расписания

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 89

• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

• правовые акты, действующие на уровне краев, областей, городов респуб-

ликанского значения (Москва и Санкт-Петербург), автономных областей

и округов;

• правовые акты, действующие в пределах отрасли;

• правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения,

предприятия, фирмы.

Состав распорядительных документов организаций зависит от статуса орга-

низации, от ее принадлежности к определенной форме собственности (госу-

дарственная, негосударственная, муниципальная).

В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота вла-

сти принадлежит одному лицу

—

руководителю, принимаемые решения в ходе

регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах

—

приказах, указаниях, распоряжениях.

Приказ

—

правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разре-

шения основных задач, стоящих перед данным учреждением.

По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и при-

казы по личному составу.

Приказ издается:

• во исполнение нормативных документов вышестоящих органов власти

и управления;

• по вопросам создания, ликвидации, реорганизации организаций или их

структурных подразделений; утверждения положений, инструкций и дру-

гих документов, требующих утверждения;

• по всем вопросам внутренней жизни, вытекающим из функций и задач орга-

низации, а также по кадровым вопросам, то есть посредством приказа руко-

водитель ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути ре-

шения производственных вопросов.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений)

является обязанностью службы ДОУ, канцелярии или секретаря.

Процесс подготовки приказа можно разделить на четыре этапа.

Изучение действующих законодательных, нормативных актов, в соответ-

ствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности

организации.

Выявление ранее изданных по этому вопросу приказов данной организации,

анализ их выполнения.

Составление проекта приказа, определение цели его издания, установление

конкретных сроков и исполнителей.

Оформление проекта приказа, его согласование, визирование, подписание,

регистрация и доведение до исполнителей.