Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Н. М.

Березина,

Л. М.

Лысенко

Е. П.

Воронцова

СОВРЕМЕННОЕ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

3-Е

издание

Москва • Санкт-Петербург - Нижний Новгород - Воронеж

Ростов-на-Дону - Екатеринбург - Самара • Новосибирск

Киев - Харьков - Минск

2007

Березина Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П.

Современное делопроизводство

3-е издание

Серия «Современный офис-менеджмент»

Заведующий редакцией (Москва)

Руководитель проекта

Ведущий редактор

Выпускающий редактор

Художник

Корректоры

Верстка

Т.

Лаврович, Е. Павлович

Г. Блинов, К. Подольцева-Шабович

К. Пискарева

М. Литвякова

Н. Лукьянова

Л. Адуевская

А.

Попов

ББК 65.9(2)212.86 УДК 651

Березина Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П.

Б48 Современное делопроизводство. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с: ил. —

(Серия «Современный офис-менеджмент»).

ISBN 978-5-91180-583-8

Настоящая книга — надежный помощник секретарям, делопроизводителям, специалистам кадровой

службы и опытный наставник тем, кто только учится работать с документами. 3-е издание подготовлено с

учетом федеральных законов «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», «Об

информации, информационных технологиях и о защите информации», «О персональных данных». В книге

отражены положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной

власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 № 536, и

ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Управление документами. Общие требования».

разрешения владельцев авторских прав.

ООО «Питер Пресс». 198206, Санкт-Петербург, Петергофское шоссе, 73, лит. А29.

Подписано в печать 31.05.07. Формат 70X100/16. Усл. п. л. 18,06. Тираж 5000 экз. Заказ № 1132.

Налоговая льгота — общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, том 2;

953005 — литература учебная.

Отпечатано по технологии CtP в ОАО «Печатный двор» им. А. М. Горького.

197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15.

ISBN 978-5-91180-583-8

Оглавление

ЧАСТЬ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Глава

Основные понятия делопроизводства

1.1. Делопроизводство — одна

из

функций управления

1.2. Унификация

стандартизация документов

1.3. Классификация документов

1.4. Нормативные материалы

по

документированию управленческой деятельности

и организации работы

документами

Глава

Оформление реквизитов

Глава

Виды бланков

требования

к ним 55

Глава

Правила оформления основных видов

организационно-распорядительных документов

4.1.

Организационные документы

4.2.

Распорядительные документы

4.3.

Справочно-информационные документы

101

ЧАСТЬ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

133

Глава

Регистрация

контроль исполнения документов

135

5.1.

Понятие документооборота. Формы организации делопроизводства

135

5.2. Основные этапы документооборота

136

5.3.

Прием

первичная обработка входящих документов

137

5.4. Регистрация документов

141

5.5.

Регистрационные формы

и их

заполнение

143

5.6. Обработка исходящих документов

149

5.7. Порядок прохождения внутренних документов

152

5.8. Контроль исполнения документов

поручений

154

Глава

Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов

157

6.1.

Номенклатура

дел и

порядок работы

с ней 157

6.2. Формирование

дел 166

6.3.

Организация оперативного хранения

дел 169

6.4. Перечни документов

указанием сроков хранения

170

Глава

Экспертиза ценности документов. Подготовка

передача

дел в

архив

174

7.1.

Экспертиза ценности документов

174

7.2. Подготовка

передача

дел в

архив организации

180

7.3.

Порядок передачи документов

на

государственное хранение

188

4 Оглавление

Глава 8. Организация работы с конфиденциальными документами 190

8.1.

Понятия «конфиденциальные документы» и «коммерческая тайна».

Нормативные материалы по организации режима «коммерческой тайны» 190

8.2. Защита конфиденциальной информации 191

8.3.

Ведение конфиденциального делопроизводства 195

Глава 9. Организация работы с обращениями граждан 201

Примечания 204

Приложения 211

Приложение 1. Табель документов организации 212

Приложение 2. Решение об изменении сроков хранения документов 213

Приложение 3. Акт о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению 214

Приложение 4. Вариант формы регистрационно-контрольной карточки 216

Список литературы 217

Эту книгу написал для вас коллектив преподавателей

Государственного учебного центра «ГЗОС», образованного в апреле 1941 года.

Прочитав ее, вы тоже станете слушателем ГЗОСа!

Если вам нужны дополнительные консультации,

у вас возникли вопросы, напишите,

—

мы ответим.

Если вы хотите проверить полученные знания, мы можем прислать вам

контрольные задания, выполнив которые, вы получите документ об окончании

нашего учебного центра.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР «ГЗОС»

Москва, 105043, Измайловский бульвар, д. 12,

тел.

(495) 465-18-48, (495) 789-11-80

E-mail: gzos@mail.ru, сайт; www.gzos.ru

Часть 1

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям

орга-

низациям.

Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование,

от-

раслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль

и т. д.

В процессе управления собирается, обрабатывается

передается огромное коли-

чество

информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация

служит доказательством

их

исполнения

источником

для

обобщения. Эффек-

тивность управления зависит

от

объема, оперативности

достоверности инфор-

мации, которая фиксируется

документах.

Документ,

зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает

ее

сохранение

и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное исполь-

зование информации.

Таким образом,

документирование

управленческой деятельности заключает-

ся

записи

по

установленной форме необходимой

для

управления информации,

то есть

создании документов. Кроме того, документирование

во

многих случаях

является обязательным, предписывается законом

актами государственного

уп-

равления.

Федеральный закон

от 27

июля 2006

г. №

149-ФЗ

«Об информации, инфор-

мационных технологиях

и о

защите информации» в п.

ст.

11 указывает:

«В федеральных органах исполнительной власти документирование информа-

ции осуществляется

порядке, устанавливаемом Правительством Российской

Федерации. Правила делопроизводства

документооборота, установленные ины-

ми государственными органами, органами местного самоуправления

пределах

их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Прави-

тельством Российской Федерации

части делопроизводства

документооборота

для федеральных органов исполнительной власти».

В разных организациях состав

количество создаваемых документов различны.

Комплект документов определяется:

• кругом вопросов, решаемых организацией

процессе деятельности;

• объемом

характером компетенции учреждения;

• объемом

характером взаимосвязей

другими организациями.

Объединяя операции

по

информационно-документационному обслуживанию

управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется

нормативными документами.

В соответствии

Программой национальной стандартизации Российской

Федерации

на

2006-2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД под-

готовлен национальный стандарт ГОСТ

Р ИСО

15489-1-2007 «Система стандар-

тов

по

информации, библиотечному

издательскому делу. Управление докумен-

тами. Общие требования».

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту

ISO

15489-1-

2001 Information

and

documentation. Records management. General, который

был

разработан

Европе

2001 году

выдвигал единые нормы делопроизводства.

ГОСТ

ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международ-

ного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агент-

ства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 № 28-ст.

Стандарт содержит общие требования к методологии управления докумен-

тами на всех видах носителей, а также процедуры разработки и внедрения совре-

менных систем делопроизводства. Главная идея стандарта заключается в призна-

нии делопроизводства неотъемлемой частью управления.

Область применения ГОСТ Р ИСО

15489-1-

2007:

• распространяется на управление документами (всех форматов и на всех но-

сителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерчес-

кой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возло-

жена обязанность создавать и сохранять документы;

• содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах

и процессах, связанных с документами организаций;

• содержит руководящие указания по управлению документами в рамках про-

цессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии

с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО

14001;

• содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению до-

кументной системы.

Новый стандарт предназначен прежде всего для персонала служб ДОУ (до-

кументационного обеспечения управления); для руководителей и менеджеров

всех уровней; для всех специалистов в области управления документами, инфор-

мацией и технологиями. То есть аудитор вы или системный администратор, доку-

ментовед или юрист

—

этот стандарт для вас!

Необходимо отметить, что данный стандарт не распространяется на управ-

ление архивными документами в архивных учреждениях.

Стандарт конкретизирует требования к управлению документами, дает ха-

рактеристику документных систем, описывает порядок проектирования и внедре-

ния документных систем. Большое внимание в стандарте уделено процессам уп-

равления документами и контролю. Уделено внимание мониторингу и аудиту, то есть

проверке качества работы документной системы в организации, исполнения пользо-

вателями своих обязательств в отношении системы. В стандарте указано, что со-

ответствие систем установленным требованиям, а также мониторинг следует до-

кументально фиксировать, а отчетные документы следует сохранять.

Последний раздел стандарта посвящен обучению: «Организация, стремя-

щаяся соблюдать требования настоящего стандарта, должна принять долгосроч-

ную программу обучения в области управления документами. Программы обучения

управлению документами должны быть адресованы и охватывать всех работников:

руководящих, штатных, временных. Учебные программы могут быть подготовле-

ны и реализованы во взаимодействии со сторонними организациями».

До конца 2007 года сотрудники ВНИИДАДа планируют подготовить реко-

мендации по внедрению настоящего ГОСТа. Возможно, нам предложат создать

«Кодекс управляющих документами», разработанный с учетом требований меж-

дународного стандарта, для организации, в которой работаете вы, уважаемый чи-

татель.

Глава

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1.

Делопроизводство — одна из функций управления

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предпри-

ятия),

основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформле-

нию документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету доку-

ментов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использо-

ванию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документа-

ционное обеспечение управления» (ДОУ).

Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами

в организации.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба,

действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это мо-

жет быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В орга-

низациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь

руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

«Организация, ведение и совершенствование системы документационного

обеспечения управления на основе единой технической политики и применения

современных технических средств в работе с документами, методическое руко-

водство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с докумен-

тами... осуществляются структурным подразделением, на которое возложены

функции по документационному обеспечению управления»

—

таковы функции

службы документоведения в соответствии с Типовой инструкцией по делопро-

изводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Прика-

зом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации

от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г.

№7418.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны опреде-

ленные правила их составления, оформления, формы и методы работы с доку-

ментами.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации не-

зависимо от формы собственности или функций установлены единые требова-

ния по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования

изложены в основных положениях Государственной системы документационного