Юринець В.Є., Юринець Р.В. Автоматизовані інформаційні системи. Електронний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

333

відомостей аналітичного обліку кожної ділянки обліку, причому всі опе-

рації перетворення даних виконують за допомогою пакета прикладних

програм або вбудованим модулем в єдину програму бухгалтерського

обліку;

♦

другою фазою оброблення є складання проведень та їхні роз-

міщення у різні реєстри аналітичного та синтетичного обліку, а також

у журнали-ордери за номерами рахунків;

♦

третя фаза оброблення полягає у складанні зведеного синте-

тичного обліку: звітно-сальдових відомостей за рахунками головної

книги, балансу та форм фінансової звітності.

Програмне забезпечення розв’язування задач бухгалтерського

обліку будують з урахуванням розглянутих фаз оброблення, інтегру-

вання облікових задач, а також наявності зовнішніх зв’язків. Інфор-

маційні зв’язки бухгалтерського обліку

із зовнішніми організаціями

здебільшого відносять до нормативних та методичних матеріалів, а

також передавання зведеної фінансової звітності відповідним органі-

заціям, наприклад, вищим адміністративним органам, податковій

службі, органам статистики та ін.

Типові бухгалтерські документи поділяють на міжгалузеві і

галузеві. Міжгалузеві є єдиними для застосування на всіх підприємствах

(фірмах), установах та організаціях. До них належать документи

обліку основних засобів, касові та платіжні документи, документи для

розрахунку з підзвітними особами. Галузеві форми можуть бути рі-

зними, бо вони здебільшого враховують специфіку обліку у певній

галузі. Галузеві форми обліку застосовують на ділянках обліку праці

та заробітної платні, обліку матеріалів, обліку готової продукції.

Всі первинні бухгалтерські документи розробляють, ураховуючи

стандартні вимоги

, уніфіковані системи документації, і відображають

вимоги, які ставить система комп’ютерного оброблення інформації.

Документи бухгалтерського обліку класифікують за різними

ознаками, зокрема:

♦

призначенням – розпорядчі, виконавчі, облікового оформлення,

комбіновані;

♦

змістом господарських операцій – матеріальні, грошові, облі-

кові;

♦

способом використання – разові і нагромаджувальні;

334

♦

обсягом відображуваних операцій – одиничні (первинні) і

зведені;

♦

кількістю враховуваних позицій – однорядкові і багаторядкові;

♦

місцем складання – внутрішні і зовнішні;

♦

способом заповнення – вручну чи за допомогою комп’ютерів.

Коротко опишемо їх.

Розпорядчі – це документи, які містять дозвіл на виконання якоїсь

господарської операції. Так, наказ про відрядження є розпорядчим

документом для видачі грошей під звіт відповідній особі. Виконавчі –

містять інформацію про виконання певного розпорядження.

Документи облікового оформлення – це документи

про бухгал-

терську операцію (кореспонденцію рахунків). До них відносять

меморіальні ордери, листи-розшифрування. Найбільша частина

бухгалтерських документів – комбіновані (розпорядчо-виконавчі)

документи, наприклад, платіжна відомість на оплату праці, яка під-

писана розпорядником кредитів, є для касира розпорядчим докумен-

том, а після того, коли заробітна платня видана, відомість набуває

статусу виконавчого документа.

За

допомогою матеріальних документів оформляють різні

операції руху товарно-матеріальних цінностей (сировини, палива, тари,

запасних частин, напівфабрикатів, готової продукції тощо). Розра-

хункові документи служать для оформлення розрахункових взаємо-

відносин підприємства зі своїми контрагентами щодо зобов’язань

(наприклад, рахунки, рахунки-фактури, платіжні вимоги-доручення).

Одиничний первинний документ є носієм інформації про деяку

одну господарську

операцію, а зведений – про всю сукупність одно-

типних господарських операцій за певний період часу (день, тиждень,

декаду, місяць). Він складається на підставі одиничних (первинних)

документів.

Разовий документ використовується для здійснення одноразової

господарської операції, а нагромаджувальний – для багатократного

здійснення одноразових господарських операцій у межах встановлених

термінів. Так, для отримання матеріалів кожен

раз потрібно оформляти

новий документ – вимогу на видачу. На основі лімітно-забірних карт

матеріали видають зі складу в межах встановленого ліміту протягом

місяця багато разів.

335

Однорядковий документ містить одну облікову позицію, а

багаторядковий – дві і більше позицій. Однорядкові документи

(наприклад, для оформлення надходження матеріалів на склади та

їхньої видачі на виробничі дільниці) застосовують під час ручного

ведення обліку, оскільки їх застосування полегшує групування

документів, зокрема, за номенклатурними номерами, видами мате-

ріалів і напрямками витрат. В умовах автоматизованого

оброблення

інформації здебільшого використовують багаторядкові документи.

Ручна чи комп’ютерна техніка оформлення документів зале-

жить від наявного стану комп’ютеризації бухгалтерської служби

конкретного підприємства (фірми), його виробничих та функціональних

підрозділів. Однак діючі правила оформлення окремих господарських

операцій часто передбачають складання документа вручну.

2.3.2. Інформаційні технології бухгалтерського обліку

на підприємстві

Технологія комп’ютерного оброблення бухгалтерських

задач –

це сукупність строго регламентованих людино-машинних операцій, які

виконують у певній послідовності, починаючи від моменту часу

створення первинного бухгалтерського документа і закінчуючи скла-

данням зведеної фінансової звітності. На нинішній день поширення

набуває нова комп’ютерна технологія, яка ґрунтується на децент-

ралізованому обробленні бухгалтерських задач і характеризується

такими властивостями:

♦

застосування комп’ютерної техніки, встановленої на робочому

місці користувача, для виконання бухгалтерських завдань без-

посередньо на робочому місці бухгалтера;

♦

формування локальних та багаторівневих обчислювальних

мереж для забезпечення інтегрованого оброблення економічних за-

дач різними підрозділами підприємства (фірми);

♦

істотне збільшення складу бухгалтерських розрахунків, вико-

нуваних обчислювальною технікою;

♦

створення єдиної розподіленої бази даних підприємства (фір-

ми) для різних підрозділів;

♦

інтегроване розв’язування комплексів бухгалтерських задач;

336

♦

можливість формування комп’ютером первинних бухгалтер-

ських документів для забезпечення переходу до безпаперової технології

і скорочення трудомісткості операцій збирання та реєстрації документів;

♦

можливість організації інформаційно-довідникового обслуго-

вування бухгалтера через наявність діалогового режиму.

Основою оброблення даних облікових задач є різні види інформа-

ційних масивів, зокрема, файли змінної та умовно-постійної інформації.

Файли змінної інформації формують на підставі даних первинних

документів і використовують переважно в одному циклі розв’язування

задачі за певний період часу (

наприклад, масиви робочих нарядів,

прихідних ордерів, видаткових касових ордерів, накладних та ін.). Файли

умовно-постійної інформації створюють під час впровадження проекту

і використовують у багатьох циклах розв’язування економічної задачі

(наприклад, масиви різних нормативів, персональних карток працю-

ючих, інвентарних карток обліку основних засобів, довідникових даних

та ін.). Масиви умовно-постійної інформації періодично

корегують.

За умов децентралізованого оброблення, коли всі операції техно-

логічного процесу виконує бухгалтер на робочому місці, порядок

виконання цих операцій визначає меню програми, яке відображається

на екрані дисплея відразу після вмикання живлення комп’ютера і

запуску відповідної програми. Перелік модулів (блоків) програми

входить до меню, де кожен модуль виконує певні функції технологічного

процесу,

починаючи від уведення інформації з первинних бухгалтерських

документів і закінчуючи складанням зведених звітів.

У технологічному процесі, який здійснюють на персональному

комп’ютері, виділяють підготовчий, початковий та основний етапи.

Підготовчий етап пов’язаний із підготовкою програми та

інформаційної бази для роботи. На цьому етапі бухгалтер заносить у

комп’ютер довідникові дані, корегує план бухгалтерських

рахунків і

склад типових проведень. Тут же передбачено виконання операцій з

встановлення розрахункового періоду.

Початковий етап пов’язаний із операціями збирання та реєст-

рації первинних документів і завершується він розміщенням даних у

базові масиви (базу даних).

Основний етап є завершальним під час роботи з комп’ютерною

програмою і пов’язаний із отриманням

різних звітних форм. У ході

337

виконання цього етапу одержують з бази даних різні комбіновані (робо-

чі) масиви, які використовують для складання звітів.

Можливі також виконання операцій архівування для компактного

збереження інформації на машинних носіях та формування інформації

для передавання на інші АРМ.

Для сучасного етапу розвитку комп’ютерного оброблення харак-

терне інтегрування задач бухгалтерського обліку, яке передбачене

операціями технологічного процесу. Суть його полягає в тому, що,

обробляючи кожну ділянку бухгалтерського обліку на окремому АРМ,

формують інформацію, яку надалі об’єднують і використовують для

отримання зведеної бухгалтерської звітності.

Важливим елементом реалізації технології оброблення облікових

задач є програмне забезпечення. На ринку комп’ютерних програм

наявний широкий спектр варіантів бухгалтерських програм, призна-

чених для різних підприємств, фірм та організацій, наприклад, “1С:

Бухгалтерія”, “Інтелект-Сервіс”, “Парус”, “Інфософт”, “Хакерс-

Дизайн” та ін. В основі класифікації функціональних пакетів прикладних

програм бухгалтерського обліку лежить їхня орієнтація на малі, середні

чи великі підприємства. Окрім того, фірми-розробники здебільшого

виготовляють програми у двох варіантах: локальному і мережному.

Мережні варіанти складніші

і дорожчі, потребують спеціального облад-

нання, операційних систем та обслуговуючого персоналу.

Пакети прикладних програм міні-бухгалтерії прості в освоєнні та

роботі, розраховані на користувачів-непрофесіоналів і призначені для

бухгалтерій малих підприємств (фірм), які характеризуються слабо

вираженою спеціалізацією співробітників на конкретних ділянках обліку.

Машинні програми, незважаючи на велику різноманітність, здебільшого

орієнтовані на малий бізнес

, під загальною назвою “Проведення –

Головна книга – Баланс”. За їхньою допомогою виконують автома-

тичне ведення журналу господарських операцій, забезпечують наяв-

ність плану рахунків, типових проведень, можливість формування низки

первинних бухгалтерських документів, автоматичне складання зведеної

бухгалтерської звітності. До найвідоміших пакетів цього класу нале-

жать “1С:Бухгалтерія”, “Турбо-Бухгалтер”, “Фоліо” та ін.

Пакети

, що призначені для ведення малого та середнього бізне-

су, виділяються модульною будовою, в їхній основі, як і в попередньо-

338

му прикладі, лежить модуль “Проведення – Головна книга – Баланс”,

у який вбудовані модулі деяких ділянок обліку, де ведеться розгорнутий

аналітичний облік. Наприклад, для таких ділянок, як облік заробітної

платні, матеріалів, основних засобів, каси, банку, угоди, постачальників

та ін., ведення аналітичного обліку здійснюється у незалежному режимі,

але в кінці відбувається їхнє інтегрування

в модулі “Проведення –

Головна книга – Баланс”, де забезпечується складання зведеної бух-

галтерської звітності. Такого класу пакети найпоширеніші і до них нале-

жать “Парус”, “Компех+”, “Бембі+”, “Бухкомплекс”, “Суперменеджер”

та ін.

Пакети прикладних програм “Комплексна система бухгалтер-

ського обліку” є найстарішою формою бухгалтерських програм. Ство-

рення відповідних програм для кожного розділу

бухгалтерського обліку

склалося історично – ще до появи сучасних персональних комп’ю-

терів. Програмні засоби цього класу є найраціональнішими для середніх

і великих підприємств. Вони передбачають наявність комплексу

локальних, але взаємопов’язаних пакетів прикладних програм для

окремих ділянок бухгалтерського обліку, де ведеться розширений

аналітичний облік і забезпечується інтерфейс обміну інформацією між

АРМ зведеного обліку

та АРМ окремих ділянок обліку. Пакети цього

комплексу містять: “Проведення – Головна книга – Баланс”, облік

праці і заробітної платні, облік основних засобів, облік затрат на

виробництво, облік фінансово-розрахункових операцій, облік готової

продукції, облік фондів, облік фінансових результатів, аналіз фінансового

стану підприємства. Склад традиційного комплексу бухгалтерських

задач може бути розширений за рахунок

створення нових управлінських,

маркетингових та аналітичних модулів комплексу, які мають бути

інформаційно взаємопов’язані між собою.

2.3.3. Технологія комп’ютерного оброблення бухгалтерського

обліку на малих і середніх підприємствах

У зв’язку зі збільшенням кількості персональних комп’ютерів,

підвищенням їхніх технічних характеристик і зниженням вартості

з’явилася можливість кардинальної зміни підходу до вирішення

бухгалтерського обліку

на малому підприємстві. Комп’ютеризація бух-

339

галтерського обліку на малих підприємствах відбувається на основі

програмних засобів, які належать до класів “Міні-бухгалтерія” та

“Інтегрована бухгалтерська система”.

Пакети прикладних програм, які обслуговують сферу міні-

бухгалтерії споріднені за своїми властивостями і діють за аналогіч-

ними схемами оброблення інформації. Розглянемо принцип роботи

пакетів цього класу на прикладі “1С: Бухгалтерія. Проф.” (версія

6.0).

Ця програма орієнтована на звичну роботу бухгалтера і жур-

нально-ордерну систему. Меню (список команд) складено у зручній

формі, тобто наявна можливість перерахунку залишків та обіговості

коштів після введення і змін операцій, отримання підсумків за будь-

який розрахунковий період та інтервал часу. У програмі передбачена

можливість формування та виведення для друкування всіх

необхідних

первинних документів, зокрема, прихідних та видаткових касових

ордерів, авансових звітів, платіжних документів. Окрім того, програма

дає змогу проводити валютний облік, зберігати курси валют з автома-

тичним виконанням їхньої переоцінки. Програма також має макромову,

що може бути використано для самостійного складання документів і

звітів довільної форми. Результатом оброблення інформації є набір форм

звітності

для аналізу фінансового стану підприємства (фірми) на основі

введених у міжнародній практиці показників.

Рис. 2.7. Вікно програми “1С:Бухгалтерія”

340

Після завантаження програми “1С:Бухгалтерія” на екрані дис-

плея з’являється вікно (див. рис. 2.7). Меню програми містить такі

блоки: “Операції”, “Звітність”, “Сервіс”, “Вікна” і “Допомога”. Для бага-

тьох режимів роботи програми в меню може з’явитися ще одна група

функцій – “Дії”, в якій перераховані дії, доступні для поточного режиму

роботи. Кожному

блоку меню відповідає певна група підпорядкованих

йому функцій (див.рис.2.8).

Рис. 2.8. Групи підпорядкованих функцій

Нижче від головного рядка меню у вікні програми “1С: Бухгал-

терія” розміщується інструментальний рядок у вигляді піктограм, за

341

допомогою якого можна виконати найчастіше використовувані стан-

дартні дії, що передбачені у цій програмі, зокрема, друкування доку-

ментів, пошук, копіювання, вилучення чи внесення рядків та деякі інші

операції. У нижній частині вікна програми розміщений інформаційний

рядок, в якому виводиться повідомлення про виконані програмою дії,

підкази і т.д. Решта частини вікна є

робочим простором, у який згідно

з шаблоном уводять вхідну інформацію, виводять списки, бланки

запитів, документи, що необхідно редагувати тощо.

Технологічний процес оброблення бухгалтерської інформації за

допомогою пакета “1С:Бухгалтерія” містить підготовчий, початковий

та основний етапи.

Підготовчий етап виконують під час впровадження проекту

автоматизованого оброблення бухгалтерської інформації, в процесі

якого вводять реквізити підприємства, дані

про керівництво та ін. Все

це виконується в режимі операції–константи.

На цьому ж етапі корегують і заповнюють базу даних, перегля-

дають плани рахунків (режим операції–рахунки) і додають рахунки,

виділяють субрахунки за деякими рахунками для проведення ана-

літичного обліку. Крім того, переглядають типові проведення (режим

операції–типові операції) і самостійно формують

додаткові

проведення, призначені для спрощення введення стандартних і часто

використовуваних операцій. Під час уведення типового проведення

створюється одне або декілька проведень, причому суми цих проведень

обчислюються автоматично. Корегування плану рахунків може

виконуватися періодично.

У режимі операції–валюти забезпечують зберігання курсу ва-

лют, а в режимі операції–види субконто виділяють рахунки, за якими

буде

проводитися аналітичний облік (наприклад, “матеріали”, “основні

засоби”). Для кожного виду субконто у спеціальній таблиці укладають

перелік субконто, де визначено ціни для кожної позиції (див. рис. 2.9).

Далі вводять початкові залишки для кожного рахунка, для чого

використовують функцію початкові параметри режиму сервіс

прикладного пакета програм “1С: Бухгалтерія” і встановлюють робо-

чий період та дату, що

передують поточним. Увійшовши у режим

операції–інтервал операцій, попередньо у верхній частині екрана

перевіряють вірогідність робочого періоду і дати. Водночас проведення

342

складаються з номера рахунка, його кореспонденції “00” та суми. Якщо

рахунок активний, то в дебеті записують номер рахунка, а в кредиті

“00”, і навпаки.

Рис. 2.9. Перелік субконто, де визначено ціни для кожної позиції

Перевіряють достовірність уведення залишків за допомогою

функцій розрахунок підсумків та обігово–сальдова відомість

режиму звітності. Якщо залишки введені в комп’ютер вірно, то

залишки за рахунком “00” мають бути нульовими, а суми дебітових та

кредитових обіговостей однакові. Після введення та перевірки залишків

потрібно виконати функцію закриття періоду. Разом з тим комп’ютер

автоматично встановлює новий

розрахунковий період, що перевіряють

функціями встановлення параметрів та інтервали операцій режиму

операції.

Початковий етап виконують періодично, під час ведення

звітного періоду: вводять у комп’ютер змінні дані з різних бухгал-

терських первинних документів. Цей етап реалізують за допомогою

функції журналу господарських операцій. У журнал послідовно

вводять дату, дебет, кредит, суму, короткий зміст операції

. Під час

уведення номера рахунка, за яким проводять субконто, в комп’ютер

вводять лише кількість, а сума підраховується автоматично за вве-

деною у список субконто ціною. Функція документи і розрахунки

надає змогу ще універсальніше та гнучкіше вводити документи та

проводити бухгалтерські розрахунки. За допомогою цього режиму у

журнал операцій можна ввести дані про

деякий документ або роз-

рахунок і пов’язані з ним проведення, які автоматично розраховуються

за заданими формулами.