Яковлєв Ю.П. Контролінг на базі інформаційних технологій

Подождите немного. Документ загружается.

Розділ 4. Прогнозування, планування, складання бюджетів при оперативному контролінгу

3. Спостереження фіксуються в той самий момент кожного тимча

сового періоду. Наприклад, при складанні базової лінії за щотижневи

ми результатами, варто фіксувати дані тільки в той самий день тижня.

4. Пропуск даних не допускається. Пропуск навіть одного резуль

тату спостережень небажаний при прогнозуванні, тому якщо у ва

ших спостереженнях відсутні результати за незначний відрізок часу,

необхідно їх заповнити хоча б приблизними даними.

Якщо базова лінія відповідає усім цим чотирьом вимогам, то є

набагато більше шансів скласти досить точний прогноз.

Крім даних про саму базову лінію, необхідно вибрати метод скла

дання прогнозу. MS Excel дає можливість використати три основні

підходи до цього процесу: застосування ковзного середнього, регресії

й згладжування. Іноді використають також метод БоксаДженкінса.

Метод ковзного середнього застосовувати недоречно. При вико

ристанні цього методу прогноз будьякого періоду являє собою не

що інше, як одержання середнього показника декількох результатів

спостережень тимчасового ряду. Наприклад, якщо використовуєть

ся ковзне середнє за три місяці, прогнозом на травень буде середнє

значення показників за лютий, березень, квітень. Обчислення за допо

могою цього методу прості й досить точно відбивають зміни основних

показників попереднього періоду. Часто такий прогноз ефективніший,

ніж метод, що ґрунтується на довгострокових спостереженнях. На

приклад, прогноз на довгостроковій основі відіб’є стійку сприятливу

тенденцію минулого періоду й виявиться завищеним для випадку,

коли непередбачені обставини знизили рівень реалізації наприкінці

розглянутого періоду. Виконати обчислення з використанням ковз

ного середнього можна в числовому варіанті (табл. 9) і для наочності

за допомогою діаграм. В останньому випадку, змінивши форму на

дання інформації, будують графік, у якому дані базової лінії викори

стовуються для того, щоб продемонструвати лінію тренда ковзного

середнього. Обчислити в цьому випадку ковзне середнє можна, ви

конавши наступні кроки.

1. Виділити дані своєї базової лінії.

2. Клацнути на кнопці Майстер діаграм, яка розташована на стан

дартній панелі інструментів, або вибрати команду Вставка

→

Діаг<

рама на новому аркуші. Якщо більше підходить перший спосіб, на

тиснути й не відпускати ліву кнопку миші, виділивши область на

робочому аркуші, де необхідно побачити графік.

Яковлєв Ю.П. «Контролінг на базі інформаційних технологій»

3. На першому кроці роботи засобу Майстер діаграм перевірити

правильність посилань на осередки базової лінії й клацнути на кнопці

Далі.

4. На другому кроці вибрати тип діаграми Графік і клацнути на

кнопці Далі.

5. На третьому кроці вибрати вид графіка, що включає як

лінії, так і маркери, наприклад, вид 1, 4 або 5. Клацнути на кнопці

Далі.

6. На четвертому кроці встановити перемикач у стовпцях опції

«Виражених даних». Установити параметри опцій «Вважати стовп.

мітками осі х» або «Вважати ряд. мітками легенди». Клацнути на

кнопці Далі.

7. На останньому кроці роботи Майстра визначити назви діагра

ми та осей, а також необхідність відображення легенди на відповід

них полях діалогового вікна. Клацнути на кнопці Готово.

8. Якщо вирішено вставити діаграму безпосередньо в робочий

аркуш, клацнути на діаграмі двічі, щоб відкрити її для редагування.

Таблиця 9

Прогноз за допомогою ковзного середнього

Розділ 4. Прогнозування, планування, складання бюджетів при оперативному контролінгу

9. Виділити ряд Дані діаграми, потім вибрати команду Вставка

→

Лінія тренду.

10. У вікні, що з’явилося, діалогом Лінія тренда клацнути на

корінці вкладки Тип.

Вибрати лінію тренда Ковзне середнє, потім — необхідні періо

ди за допомогою лічильника Крапки. Період — це кількість спосте

режень, що включаються в будьякий період обчислення ковзного

середнього.

11. Клацніть на кнопці ОК.

Названі дії дадуть на графіку лінію тренда ковзного середнього

разом з фактичними даними спостережень.

Методи регресії оцінюють взаємозв’язок між фактичними дани

ми спостережень та інших параметрів, які найчастіше є показниками

того, коли були зроблені ці спостереження. При цьому регресії в

MS Excel можуть бути виконані як лінійні прогнози за допомогою

функції ТЕНДЕНЦІЯ, так і нелінійні, завдяки функції РІСТ.

Функція Тенденція обчислює прогнози, які засновані на лінійно

му зв’язку між результатом спостереження та годиною, в яку це спо

стереження було зафіксовано. Якщо цей взаємозв’язок має лінійний

Рис. 2. Діаграма ковзного середнього

Яковлєв Ю.П. «Контролінг на базі інформаційних технологій»

характер, то лінія на графіку буде або прямою, або злегка нахиленою

в одну чи іншу сторону, або горизонтальною. Це буде кращою підказ

кою про те, що взаємозв’язок є лінійний, і тому в цьому випадку

функція ТЕНДЕНЦІЯ — найзручніший спосіб регресивного аналі

зу. Для виконання регресивного прогнозу за функціями ТЕНДЕН

ЦІЯ або РІСТ, спостережувані результати внесені, наприклад, в осе

редки А1:А10, а дні місяця розташовані в осередках В1:В10, виділяють

осередок С1:С10 і вводять формули масиву:

= ТЕНДЕНЦІЯ (А1:А10; В1:В10) або

= РІСТ (А1:А10; В1:В10).

Слід пам’ятати, що для уведення формули масиву необхідно на

тиснути комбінацію клавіш <Ctrl+Shift+Enter>.

Розглядаючи даний метод прогнозування, варто звернути особ

ливу увагу на такі моменти.

Кожен результат в осередках С1:С10 виходить на основі однієї й

тієї ж формули масиву, усередині якої «заховані» більш складні ви

рази. У цьому випадку формула має такий вигляд:

С1:=9,13+0,61*1; С2:=9,13+0,61*2; С3:=9,13+0,61*3.

Значення 9,13 являє собою довжину відрізка, що відтинає на осі

ординат лінію прогнозу, тобто значення прогнозу в початковий мо

мент. Значення 0,61 дорівнює кутовому коефіцієнту лінії прогнозу,

інакше кажучи, значення прогнозу змінюються від зміни дат прове

дення спостережень.

Оскільки всі значення прогнозу складаються із тих самих показ

ників відрізка, що відтинаються на осі ординат, і кутового коефіціє

нта, прогноз не відбиває змін, що відбуваються, у тимчасовому ряді.

Розглянуті функції РІСТ і ТЕНДЕНЦІЯ дають можливість од

ночасно прогнозувати дані для декількох нових тимчасових значень

(табл. 10). Наприклад, уводячи в осередки В11:В24, а потім виділя

ючи осередки С11:С24 й увівши за допомогою формули масиву на

ступне: =РІСТ(А1:А10;В1:В10;В11:В24). Excel поверне в осередки

С11: С24 прогноз на тимчасові моменти з 11 по 24. Цей прогноз буде

ґрунтуватися на зв’язку між даними спостережень базової лінії діа

пазону А1:А10 і тимчасовими моментами базової лінії з 1 по 10, заз

наченими в осередках В1:В10. Взаємозв’язок є лінійний, і тому в

цьому випадку функція ТЕНДЕНЦІЯ — найзручніший спосіб рег

ресивного аналізу.

Розділ 4. Прогнозування, планування, складання бюджетів при оперативному контролінгу

Якщо лінія різко згинається в одному з напрямків, то це означає,

що взаємозв’язок показників має нелінійний характер. Існує велика

кількість типів даних, які змінюються в часі нелінійним способом.

Прикладами таких даних є обсяг продажів нової продукції, приріст

населення, виплати по основному кредиту, коефіцієнт питомого при

бутку та ін. У випадку нелінійного взаємозв’язку функція Excel РІСТ

допомагає одержати точнішу картину явища, ніж функція ТЕНДЕН

ЦІЯ для цілей контролінгу (рис. 3).

Метод згладжування — це спосіб, що забезпечує швидке реагу

вання розроблювального прогнозу на всі події, що відбуваються про

тягом періоду довжини базової лінії. Методи, що ґрунтуються на

регресії, такі як функції ТЕНДЕНЦІЯ й РІСТ, застосовують до всіх

точок прогнозу ту саму формулу. Із цих дій досягнення швидкої

реакції на зрушення в рівні базової лінії значно утруднюються. Зглад

жування являє собою простий спосіб обійти дану проблему. Основ

на ідея методу згладжування полягає в тому, що кожен новий про

гноз виходить за допомогою переміщення попереднього прогнозу в

Таблиця 10

Прогнозування для декількох змінних

Яковлєв Ю.П. «Контролінг на базі інформаційних технологій»

Рис. 3. Прогнозування при нелінійних взаємозв’язках функції

напрямку, який дає б кращі результати порівняно зі старим прогно

зом. Таким чином, константа згладжування є величиною, що само

коригується. Інакше кажучи, кожен новий прогноз являє собою суму

попереднього прогнозу й поправочного коефіцієнта, що пересуває

новий прогноз у напрямку, який робить попередній результат більш

точним. Іноді у якийсь часовий момент рівень ряду різко збільшуєть

ся. Це явище відоме за назвою викиду функції. І згладжування в

цьому випадку буває дуже корисним. Методи прогнозування за на

звою «згладжування» ураховують ефекти викиду функції набагато

краще, ніж способи, що використовують регресивний аналіз. MS Excel

підтримує один з таких методів за допомогою засобу Експоненці<

альне згладжування в надбудові Пакет аналізу. Активізувати засіб

Експоненціальне згладжування можна, вибравши команду Сервіз

→

Аналіз даних після завантаження надбудови Пакет аналізу. Для

безпосереднього виконання прогнозу вводять дані за період разом з

викидом функції в осередки А1:А10 робочого аркуша, і тільки потім

активізують засіб Excel Експоненціальне згладжування (рис. 4). Щоб

скласти прогноз на період, що випливає за останнім показником

базової лінії, у діалоговому вікні вводять у текстовому полі Вхідний

інтервал Експоненціальне згладжування на один рядок більше, ніж

необхідно. Установити прапорець опції Мітки, осередок В2 застосу

вати як параметр Вихідний інтервал, а значення 0,7 — як параметр

Розділ 4. Прогнозування, планування, складання бюджетів при оперативному контролінгу

4.3. Структура й цілі системи бюджетів на підприємстві

Складання бюджетів переслідує такі цілі:

— розробка концепції ведення бізнесу:

— планування фінансовогосподарської діяльності підприємства

на певний період;

— оптимізація витрат і прибутку підприємства;

— координація — узгодження діяльності різних підрозділів

підприємства;

— комунікація — доведення планів до відомості керівників різних

рівнів;

— мотивація керівників на місцях на досягнення мети організації;

— контроль та оцінка ефективності роботи керівників на місцях

шляхом порівняння фактичних витрат з нормативом;

Фактор загасання. Складання прогнозів, що згладжують, для конт

ролінгу особливо ефективне для тенденцій сезонності в реалізації

товарів і послуг.

На наступному етапі варто скласти прогноз витрат та інших по

казників, ґрунтуючись на традиційному відсотковому показнику об

сягу реалізації, зіставивши його із планованою сумою доходу на пла

нований період.

Рис. 4. Прогнозування за допомогою Експоненціального згладжування

Яковлєв Ю.П. «Контролінг на базі інформаційних технологій»

— виявлення потреб у грошових ресурсах та оптимізація фінан

сових потоків.

Звичайно бюджет складають на рік, на квартал, на місяць. На

багатьох підприємствах складають так звані «ковзні» бюджети, тоб

то бюджет, складений на досить тривалий період часу (на рік), кори

гується в процесі виконання. Попередній квартальний бюджет, подіб

но плану фінансової діяльності, ґрунтується на припущенні про те,

що основним фактором, який впливає на витрати й доходи підприєм

ства, є обсяг реалізації. Обсяг реалізації по кварталах ніколи не буває

однаковим. Вважаємо, що бюджет може скластися так: перший квар

тал — 20%, другий — 40%, третій — 25%, четвертий — 15%. Дуже

зручно це виконати в Excel у такий спосіб. Уводимо наступні дані:

в осередок С3: = 0,2*В3;

в осередок D3: = 0,4*B3;

в осередок Е3: = 0,25*В3;

в осередок F3: = 0,15*В3.

Ці формули розподіляють загальну суму доходу по реалізації за

кварталами з урахуванням відсоткових показників по кожному квар

талу за попередні роки. Бюджети можна складати й так. Наприклад,

у грудні складається план на 12 міс. (з січня по грудень), у січні —

на наступні місяці (з лютого потокового по лютий наступного року)

і т.д. Завдяки цьому можна точніше враховувати систему понять, у

яких підприємство працює.

Закупівлі матеріалів протягом кожного кварталу являють собою

функцію загальної суми планових закупівель на рік та обсягу нетто

продаж за кварталами. Формула в осередку С6 (закупівлі матеріалів

у першому кварталі) така:

= $В6*С$3/$В$3.

Ця формула представляє обсяг прогнозованих закупівель матер

іалів на рік (осередок В6), розподілений пропорційно щокварталь

ному відсотковому показнику неттопродаж (осередок С3) в обсязі

річних неттопродаж (осередок В3). Використовуючи у формулі

змішані посилання, копіювання та вставку з осередку С6 в осередки

D6:F6, можна перетворити відповідним чином посилання на квар

тальні неттопродажі осередку С3 до осередків D3:F3.

Товари, готові до продаж, — це товарноматеріальні запаси на по

чаток кварталу плюс закупівлі, здійснені протягом даного кварталу.

Розділ 4. Прогнозування, планування, складання бюджетів при оперативному контролінгу

Прогнозовані товарноматеріальні запаси на кінець кварталу ґрун

туються на сумі матеріалів, готових до продаж, за винятком суми

виторгу. Виторг також є функцією неттопродаж. Наприклад, фор

мула для визначення кількості товарів, готових до продаж, подань в

осередку С9, має вигляд:

= $В9*С$3/$В$3.

Обсяг товарноматеріальних запасів планується на кінець квар

талу, що обчислюється за такою формулою:

= С7–С9.

Сума валового прибутку обчислюється вирахуванням суми ви

торгу із суми неттопродаж. Наприклад, запланований валовий при

буток у першому кварталі одержуємо за формулою:

= СЗ–С9.

Щоквартальні витрати попередньо оцінюються розподілом річних

витрат пропорційно відсотковим показникам поквартальних нетто

продаж від загальної суми неттопродаж. Попередньо розраховують

ся за формулою:

= $В12*С$3/$В$3.

Таким чином, поквартальний операційний бюджет на 2005 рік

одержуємо в агрегованому і зручному для користування вигляді

(табл. 11).

Існують такі важливі етапи розробки бюджетів:

— повідомлення основних напрямів розвитку підприємства особам,

відповідальним за розробку бюджетів (крім відділу контролінгу,

у розробці бюджетів повинні брати участь керівники відповід

них підрозділів, а також інші економічні служби підприємства);

— розробка першого варіанта бюджетів;

— координація й аналіз першого варіанта бюджетів, внесення

коректив;

— затвердження бюджетів керівництвом підприємства;

— наступний аналіз і коригування бюджетів відповідно до зміни

умов.

Бюджети в широкому розумінні поділяються на два основних

види: поточні (операційні) бюджети, що відбивають поточну (вироб

ничу) діяльність підприємства, і фінансовий план, що являє собою

прогноз фінансової звітності.

Яковлєв Ю.П. «Контролінг на базі інформаційних технологій»

Поточний (операційний) бюджет містить у собі:

— бюджет реалізації;

— бюджет виробництва (виробничу програму);

— бюджет перехідних запасів;

— бюджет потреб у матеріалах;

— бюджет прямих витрат на оплату праці;

— бюджет загальновиробничих витрат;

— бюджет цехової собівартості продукції;

— бюджет комерційних витрат;

— бюджет загальногосподарських витрат;

— бюджет прибутків і збитків.

Фінансовий план містить у собі:

— план грошових потоків;

— прогнозний баланс;

— план капіталовкладень.

Таблиця 11

Поквартальний операційний бюджет на 2005 рік