Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

Условия ресторанов, клубов всегда – минимальный заказ на

сумму с человека.

Оплата услуг артистов, аниматоров, стоимость оформления

зала и т.д.

Существуют специализированные компании, которые:

 разработают сценарий праздника;

 тематику и стиль развлекательной программы;

 организуют праздничные или презентационные

мероприятия;

 и непосредственно проведут корпоративное меро-

приятие.

Перечень дополнительных услуг, предлагаемых разными

компаниями организаторами:

 услуги ресторана выездного обслуживания;

 торты на заказ (возможно с фирменным знаком

компании или по желанию);

 салюты и фейерверки;

 оформление воздушными шарами;

 аренда, прокат лимузинов;

 аренда сцены;

 аренда света, звука (аппаратуры);

 аренда автобусов;

 предоставлене услуг конферансье, ведущего, та-

мады;

 фитодизайн;

 аренда тентов, шатров, навесов;

 шоу-программы;

 фото- и видеосъемка;

 музыкальная программа, дискотека;

 аренда теплохода, яхты;

 караоке;

 карикатурист;

 различные мастер-классы;

 анимация;

 предоставление костюмов на прокат (для сотруд-

ников компании);

 цирковые номера, клоуны;

 фольклор и народные забавы;

 праздничные аксессуары и сувениры;

 аквагрим и многое другое;

 подбор и аренда ресторанов, помещений, полян

для пикников.

Распорядок банкетного (или иного) мероприятия

В большинстве случаев согласованный и подписанный обеи-

ми сторонами распорядок – или список мер по организации ме-

роприятия является приложением к контракту на проведение

мероприятия, а иногда включается в текст контракта.

Как правило, такой распорядок должен быть предоставлен

исполнителю (выбранному ресторану, кейтеринговой компании,

агентству) не менее чем за 3 недели до мероприятия и должен

содержать подробное описание каждого аспекта мероприятия.

Оплата мероприятия производится, как правило, авансом.

Платежи за перерасход производятся по завершении мероприя-

тия.

Обязанности офис менеджера и его административного

отдела при проведении корпоративных мероприятий.

Отвечает за детальное планирование всего мероприятия: чет-

кий тайм-план где-когда-с кем будут участники мероприятия,

запасные варианты.

Предоставляет на утверждение руководителя скалькулиро-

ванную смету всего мероприятия.

Заранее (минимум за 3 недели) извещает сотрудников о дате

проведения мероприятия. О месте проведения можно известить

позднее.

Необходимо изначально согласовать с руководством количе-

ство участников и статус мероприятия - (будут ли только со-

трудники или сотрудник может привести с собой подругу (дру-

га), жену (мужа). Желательно получить предварительное под-

тверждение от сотрудников об их присутствии на мероприятии.

Обеспечить своевременную авансовую оплату организато-

рам.

Сотрудникам и приглашенным – разослать схему проезда к

месту проведения мероприятия, возможно, организовать автобу-

сы или другой транспорт от офиса или от метро.

Сообщить о стиле одежды (Dress code), если это критично.

Необходимо предусмотреть работу, возможности и емкость

гардеробной. Если туалеты расположены далеко – разместить

дополнительные указатели

Заранее оговорить с ведущим, тамадой или конферансье на-

циональный состав присутствующих, или какую-то другую спе-

цифику персонала компании, чтобы исключить некорректные со

стороны выступающих артистов шутки или анекдоты в процессе

выступления.

Предусмотреть запас по (бару) на 20% - 30 % от расчетного

количества, чтобы не было сюрпризов.

Отслеживать готовность этапов плана по времени.

Организовать комнату для переодевания артистов, сообщить

время начала выступления – основной программы,

Офис менеджер первый приходит и последний уходит. Кон-

тролирует возникновение и разрешение нестандартных ситуа-

ций

Фуршет

В отличие от банкетов, званых обедов и иных торжествен-

ных приемов пищи, при фуршетах

А la fourchette – на вилке, с вилкой(франц.)

рассадка за столами не пре-

дусматривается, это мероприятия, которые отличаются подвиж-

ностью их участников. Основная цель и событие фуршета – это

общение, участники таких мероприятий, как правило, не стоят

на месте, прохаживаются по помещению, выбирают собеседни-

ков. Поэтому специфика предлагаемого меню – очень малые

порции. Тарелки предлагаются небольшие, мелкие, которые

удобно держать в руке.

Варианты меню для фуршета:

 б;

 бутербродные закуски - канапе – различные виды; тар-

талетки различные; тартинки; пирожки; опен-сэндвичи, кре-

керы с различными муссами;

 закуски – рулетики, конвертики различные, баклажаны,

яйца фаршированные, маслины и оливки; корзины со свежи-

ми овощами; тигровые креветки в различных панировках;

валованы; шпажки с сыром, креветкой и др.;

 салаты различные, как правило, немного;

 горячие закуски - мини шашлычки мясные, рыбные;

блинчики; жульены;

 десерт - фруктовый букет (композиция из нескольких

ярусов), коллекция сыров, сервированных виноградом и оре-

хами; десерт фруктовый из дыни, абуза, ананаса и т.д.; фрук-

товый салат в апельсиновых корзиночках, мини пирожные со

свежими фруктами, профитроли разные;

Меню шведского стола (буфетная форма обслуживания, рас-

садка за столами)

При буфетной форме обслуживания, в отличие от стандарт-

ной формы обслуживания банкетов, как правило, еды потребу-

ется больше, чем при раскладке по тарелкам и издержки на еду

будут выше, чем при порционном обслуживании (порядка 1,5 –

2 раза).

 закуски - ассорти мясное, ассорти рыбное, ассорти

сыров, карпаччо, ростбиф, мясные деликатесы, язык, море-

продукты, яйца фаршированные, блинчики- роллы, филе

сельди, грибочки маринованные, разносолы (огурчики со-

ленные, черемша, чеснок), овощное попурри, зелень, сала-

ты, винегреты, соте;

горячие закуски – многообразные, пирожки закусочные;

 соусы - ьразличные;

 горячие блюда - мясные филе разные, рыбные филе, эс-

калопы, гарниры (картофель, рис, овощи на пару, овощи

гриль);

 десерт - композиции из фруктов, коллекция сыров, мини

пирожные со свежими фруктами,

 пирожные различные, профитроли, кондитерские и вы-

печенные изделия;

хлебо-булочные изделия.

Вариант меню банкета – в зависимости от выбранной кухни

(банкет – рассадка за столами):

праздничные закуски с выносом - поросенок фаршированный

с миндалем и фисташками,

севрюга в "растяжку" и др., а также мясные деликатесы, морские

деликатесы, заливные рулетики из ветчины с сыром, блинчики с

красной икрой, разносолы из бочонка (огурчики соленые, капус-

та квашеная, черемша, чеснок), оливки, маслины, овощное по-

пурри, помидоры черри, грибочки и др. из меню ресторана;

десерт - фруктовый букет (композиция из нескольких ярусов),

пирожные, мороженое, муссы, торты на заказ;

Напитки

Бар – важная часть обстановки любого мероприятия. эталонный

стандарт –это 1 бар из расчета на 50 человек. если желательно

повысить уровень сервиса, то это соотношение можно умень-

шить до 1 на 40 или 1 на 30 человек. при выяснении вопроса

сколько и какого спиртного должно быть в баре отталкиваются

от состава участников и бюджета.

Пробы. Если планируется большое мероприятие – желатель-

но провести пробы блюд из меню. Это событие, в котором уча-

ствуют совместно представители заказчика и исполнителя.

Корпоративные тренинги

Team Building (командообразование)

В современном бизнесе эффективная командная работа

(Team Work) персонала является одним из главных преиму-

ществ перед конкурентами, залогом и составляющей успеха ра-

боты всей компании. Корпоративные тренинги и Team Building

как раз и направлены на то, чтобы коллектив превратился в ко-

манду или эффективно работающую группу.

Team Building – это тренинги по командообразованию. Их

психологическая основа – изменение стереотипов поведения со-

трудника по сравнению со стандартной, привычной обстанов-

кой. Помещенный в иную обстановку, сотрудник чувствует не-

обходимость действовать по-другому, по-новому оценивать и

анализировать ситуацию.

Очень часто тим билдинг проводят как активный корпора-

тивный отдых на природе, при этом формы проведения могут

быть самые разные. Главное – что для выполнения заданий не

требуется специальных навыков и специальной физической под-

готовки. Не ведется оценка квалификации или специальных

профессиональных знаний, это в первую очередь выполнение

заданий вместе сообща, взаимопомощь внутри команды.

Часто бывает, что пассивный на рабочем месте человек ока-

зывается скрытым лидером, и его лидерские качества выявляют-

ся в такой неформальной обстановке.

Предложения о проведении тренингов различного вида вы-

двигает руководитель подразделения совместно с отделом кад-

ров. Решение о необходимости проведения и одобрение предва-

рительного бюджета исходит от руководителя компании.

Офис менеджер может быть вовлечен в процесс организации

в части предоставления функционального помещения для про-

ведения тренинга, организации кофе-брейков, решения вопросов

по обеспечению оборудованием, транспортом.

Выбор компании, проводящей тренинг, осуществляет отдел

кадров. Качество проведения и результат в значительной степе-

ни зависят от команды профессионалов (психологов), проводя-

щих тренинг.

Программы Team Building могут быть различного уровня

сложности. В целом они являются эффективным методом по-

вышения качества процессов принятия решений, дают возмож-

ности реализации командного и личностного потенциала со-

трудников, увеличивают доверие к членам команды и к компа-

нии в целом. Это и эффективный способ формирования корпо-

ративной культуры.

Инсентив программы, туры

Инсентив

В западных странах подобные меры поощрения существова-

ли уже во второй половине 20-го века. Это Country Managers

meetings или Regional Sales Managers meetings – когда менедже-

ры, ответственные за регионы собирались 1 раз в год на встречу

для подведения итогов и эти встречи проводились каждый раз в

новом месте, новой стране и сопровождались большой интерес-

ной и насыщенной культурной и развлекательной программой.

Это фактически нематериальная форма стимулирования разви-

тия бизнеса и его эффективности.

программы – это мероприятия, проводимые как

официальное поощрение за успехи в работе, значительное пере-

выполнение планов по продажам, продвижение товара и т.д. Это

также эффективное средство выразить благодарность своим ди-

лерам, дистрибьюторам за отличную работу, поощрить и стиму-

лировать лучших сотрудников, создать дополнительную моти-

вацию.

Incentive (англ.) – стимул, поощрительное вознаграждение.

Инсентив программы сочетают в себе бизнес-программу,

культурную программу и программу отдыха. Основная состав-

ляющая - бизнес-программа (посещение выставок, семинаров,

конференций и т.д.), далее составляется насыщенная культурная

программа и программа отдыха, возможно активного отдыха –

например, путешествие на джипах, сафари. Эти программы от-

носятся к категории делового туризма. При этом очень важна

хорошая устойчивая репутация компании-организатора.

Организация конференций

Организация и проведение конференций, семинаров, презен-

таций и других мероприятий давно стало нормой делового об-

щения. Наиболее удачно формат конференции подходит для

продвижения сложных продуктов и услуг. Конференции дают

возможность целевой аудитории получить разноплановую ин-

формацию по интересующему вопросу, обменяться мнениями и

пообщаться между собой.

Организация конференции - не только подбор конференц-

зала, это создание комфортной атмосферы, условий, необходи-

мых для максимально эффективной работы участников конфе-

ренции. Проведение конференции, успешность этого события в

целом, сильно зависит от предварительной организации конфе-

ренции, места проведения конференции.

В качестве примера организатора корпоративных мероприя-

тий разного масштаба можно привести компанию Континент

экспресс (Continent Express), имеющую представительства в

Южно-Сахалинске, Санкт-Петербурге и Москве

(www.continent.ru).

Continent Express предлагает своим клиентам проведение

всех мероприятий «под ключ», т.е. обеспечение и координацию

всех элементов логистики и технической поддержки мероприя-

тий. Это инсентивные поездки, конференции, конгрессы, семи-

нары, тренинги, презентации.

При проведении инсентивных поездок и конференций Кон-

тинент Экспресс предлагает:

 выбор места проведения с предварительным выле-

том в страну с представителем компании;

 бронирование прямых чартерных рейсов или мест

на регулярных рейсах;

 организация визовой поддержки;

 транспортировка и таможенная очистка материа-

лов конференции и образцов продукции;

 размещение региональных представителей в гос-

тиницах Москвы перед вылетом в страну мероприятия;

 организация групповых и индивидуальных транс-

феров в Москве и на месте проведения мероприятия;

 процедура ускоренного размещения в гостиницах

для всей делегации;

 регистрация участников, раздача материалов кон-

ференции;

 подбор конференц- зала;

 установка технического оборудования (включая

нестандартное) / звуковое сопровождение, экраны;

 организация и обслуживание комнаты секрета-

риата;

 организация экскурсионной программы и досуга с

элементами решения задач по укреплению корпоративно-

го духа сотрудников компании;

 формирование и проведение конкурсов и спортив-

ных соревнований;

 фрахт необходимого количества судов для органи-

зации круиза;

 организация выездного питания (catering) – в лю-

бом месте;

 выбор места и проведения гала-ужина;

 получение разрешения и согласования, в случае

работы с нестандартными площадками;

 организация концертной программы, приветствий

местных властей;

 выбор памятных сувениров для участников и

брендирование.

ЗАКУПКА ОФИСНОГО ОБОРУДОВАНИЯ

Выбор офисной техники

Определение потребностей

Вопросами закупки офисного оборудования (техники) зани-

мается офис менеджер совместно со службой IT.

Для закупок специализированной IT техники привлекаются

технические специалисты – чаще всего свои офисные «ай-

тишники». Их компетенции – выбор оборудования по характе-

ристикам, совместимости и т.д. – все технические аспекты. Ор-

ганизационные вопросы, в том числе вопросы заключения дого-

воров, обсуждений условий поставок и т.д. – компетенция офис

менеджера. Список офисного оборудования по видам не так уж

широк:

- компьютеры, принтеры, сканеры;

- копировальные аппараты;

- факсы;

- мультмедийные проекторы;

- установка для телефонных конференц-звонков;

- машинки для уничтожения бумаг (шредеры);

- ламинаторы;

- брошюровщики;

- степлеры для документов с большим количеством стра-

ниц.

Также существует масса устройств IT, в которых хорошо

разбираются только IT специалисты. Разовые единичные закуп-

ки такого оборудования (и последующее предоставление всех

отчетных документов в бухгалтерию) они производят самостоя-

тельно, но офис менеджер должен быть обязательно в курсе.

Случаи покупки всех наименований новой техники для со-

вершенно нового и пустого офиса не так часты, поэтому такую

ситуацию рассматривать в данном случае не будем. Будем счи-