Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

СОДЕРЖАНИЕ

ПОЛНОМОЧИЯ ОФИС МЕНЕДЖЕРА ........................................................... 6

Обязанности и права ....................................................................................... 6

Зарубежная практика .................................................................................. 6

Российская практика .................................................................................. 7

Требования к офис менеджеру .................................................................. 8

Обязанности офис менеджера ................................................................. 10

Права офис менеджера ............................................................................. 14

Функции и персонал ..................................................................................... 14

Положение об отделе ............................................................................... 14

Подчиненный персонал ........................................................................... 20

Управление персоналом ........................................................................... 22

Аттестация сотрудников .......................................................................... 30

Мотивация ................................................................................................. 35

Охрана труда ............................................................................................. 36

Компьютеризация в управлении персоналом ........................................ 38

ПОДДЕРЖКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ ........................................... 41

Обеспечение функционирования офиса ..................................................... 41

Функции административного отдела ...................................................... 41

Эргономика рабочих мест сотрудников ................................................. 42

Порядок в доме ......................................................................................... 45

Аутсорсинг ................................................................................................ 48

Использование клининговых компаний для уборки офиса .................. 50

Вопросы технической эксплуатации помещения .................................. 54

Оргaнизaция систeмы бeзопaсности. ...................................................... 56

Телефонная связь ...................................................................................... 58

Видеоконференцсвязь .............................................................................. 62

Организация питания сотрудников ............................................................. 65

Организация поездок .................................................................................... 66

Общие вопросы ......................................................................................... 66

Бронирование мест в гостиницах ............................................................ 69

Визовая поддержка ................................................................................... 72

Заказ билетов ............................................................................................ 74

Трансферы ................................................................................................. 74

Корпоративные мероприятия....................................................................... 75

Корпоративные тренинги......................................................................... 86

Инсентив программы, туры ..................................................................... 87

Организация конференций ...................................................................... 88

ЗАКУПКА ОФИСНОГО ОБОРУДОВАНИЯ ................................................. 90

Выбор офисной техники............................................................................... 90

Определение потребностей...................................................................... 90

Виды офисной техники ............................................................................ 92

АТС ............................................................................................................ 97

Мобильные телефоны .............................................................................. 99

Сервисные контракты ............................................................................ 101

Снабжение офиса расходными материалами ....................................... 102

Выбор поставщиков .................................................................................... 105

Переговоры ............................................................................................. 109

Общение с партнерами и клиентами .................................................... 113

Телефонные переговоры ........................................................................ 118

Договоры ................................................................................................. 120

Поставка .................................................................................................. 145

Претензии ................................................................................................ 149

ОФИСНОЕ ПОМЕЩЕНИЕ ............................................................................ 151

Подбор офисного помещения .................................................................... 151

Классификация зданий ........................................................................... 153

Полностью оборудованные офисы ....................................................... 160

Виртуальные офисы ............................................................................... 161

Временные офисы .................................................................................. 162

Вентиляция помещений ......................................................................... 162

Договоры аренды .................................................................................... 166

Субаренда ................................................................................................ 169

Планировка нового офиса .......................................................................... 171

План офиса .............................................................................................. 171

Оборудование рабочих мест .................................................................. 172

Логистика переезда в новое помещение ................................................... 175

Сдача прежнего офиса ................................................................................ 179

УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ....................................................................................... 180

Планирование и бюджетирование ............................................................. 180

Текущие задачи ........................................................................................... 181

О бухгалтерском учете ............................................................................... 183

Хищения и потери....................................................................................... 190

Материальная ответственность ................................................................. 197

АВТОТРАНСПОРТ ........................................................................................ 202

Работа с транспортом ................................................................................. 202

Организация автопарка .............................................................................. 204

Приобретение автомобилей ................................................................... 204

Лизинг ...................................................................................................... 208

Аренда ..................................................................................................... 212

Авторынок ............................................................................................... 213

Аутсорсинг в транспорте ....................................................................... 214

Документация и учет .............................................................................. 215

Доверенность и ответчики ......................................................................... 218

Обязанности адвокатов .............................................................................. 221

ВОПРОСЫ СТРАХОВАНИЯ ........................................................................ 225

Страхование имущества юридических лиц .............................................. 225

Страхование ответственности арендодателя ....................................... 225

Страхование имущества ......................................................................... 228

Страхование от несчастных случаев, болезней и на время поездок .. 231

Страховые случаи ................................................................................... 232

Страхование корпоративного автотранспорта ......................................... 233

Виды и условия ....................................................................................... 233

Действия при нaступлении стpaxового случaя .................................... 241

ПРИЛОЖЕНИЕ ............................................................................................... 251

Примерные договоры ................................................................................. 251

Договор аренды помещения .................................................................. 251

Договор аренды жилого помещения у гражданина ............................. 264

(физического лица) организацией (юридическим лицом) .................. 264

Договор на аренду локальной компьютерной сети ............................. 273

Договор предоставления услуг (аутсорсинг) по уборке .................. 277

Договор предоставления услуг (аутсорсинг) ..................................... 281

Примерный договор подряда на уборку улиц и проездов ................. 285

Договор аренды транспортного средства с экипажем (фрахтование на

время)) ..................................................................................................... 287

Договор аренды транспортного средства (без экипажа) ................... 292

Договор об организации перевозок пассажиров автомобильным

транспортом ............................................................................................ 296

Требования ОЗОТОС к компаниям, занимающимся транспортировкой

пассажиров .............................................................................................. 302

Документ по взаимодействию в сфере ОЗОТОС ................................ 307

Договор о техобслуживании и ремонте техники с предприятиями ... 316

Примерная инструкция по пожарной безопасности ................................ 320

Литература ................................................................................................... 324

ПОЛНОМОЧИЯ ОФИС МЕНЕДЖЕРА

Обязанности и права

Зарубежная практика

В крупных западных компаниях с офисами, филиалами или

представительствами в нескольких городах, как правило, суще-

ствует должность Business Services Manager (менеджер по об-

служиванию бизнеса) или Business Support Manager (менеджер

по поддержке бизнеса) – полный аналог административного ди-

ректора. Ему подчинены: Facilities Manager - менеджер по экс-

плуатации недвижимости, Transport Manager - менеджер по

транспорту, Office Manager - управляющий офисом. При этом

менеджеры на вышеуказанных позициях курируют сотрудников,

отвечающих за данные вопросы во всех филиалах компании, в

том числе и в других городах. Подобное разделение связано в

первую очередь с большими объемами работы, бюджетом, мно-

гочисленными дополнительными обязанностями и функциями в

пределах узкой специализации. Позиция менеджера обслужива-

ния бизнеса или менеджера поддержки бизнеса - это конечная

ступень карьерного роста для офис менеджера.

В небольших, средних и относительно крупных западных

компаниях (работающих в России) функции офис менеджера

включают части функций специалистов: Facilities Manager - ме-

неджер по эксплуатации недвижимости, Transport Manager - ме-

неджер по транспорту, Office Coordinator/Administrator - коор-

динатор или администратор офиса.

Офис менеджер может решать различные вопросы, начиная

от подбора нового офисного помещения, создания плана офиса,

закупки мебели, организации переезда и организации жизне-

обеспечения офиса и заканчивая решением мелких вопросов –

приобретения мобильных телефонов, помощи в решении вопро-

сов с переадресацией звонков и решения проблемы утерянных

ключей от тумбочек. В последнее время в западных компаниях

офис менеджера подчиняют директору по кадрам и он фактиче-

ски выполняет работу административного менеджера (директо-

ра).

Вся полнота ответственности за выполнение поставленных

задач лежит на офис менеджере, но фактически он исполняет

функции организатора исполнения и контроля – он делегирует

часть своих полномочий сотрудникам административного отде-

ла, выполнение сервисных функций передается субподрядчикам

(аутсорсинг)

Российская практика

В российских предприятиях неполным аналогом должности

офис менеджера можно считать должности начальника админи-

стративного, общего или хозяйственного отдела. В компаниях

понимание действительной роли офис менеджера и его обязан-

ностей весьма разнится. Нередко принимая нового сотрудника

на должность офис менеджера, ему вменяют в обязанности вы-

полнять «заодно» функции бухгалтера-кассира, или дают зада-

ние заняться кадровым делопроизводством, или же поручают

разработать корпоративный стиль и негласно совмещать в себе

функции отдела рекламы и PR, или же быть в какой-то мере свя-

занным с вопросами сбыта продукции предприятия и т.п. По-

добные поручения связаны с недопониманием роли офис ме-

неджера и обязанностей, которые на него нужно возлагать. По-

скольку и название данной должности, и включение ее в струк-

туру предприятия являются заимствованными из английского

языка и из структур западных компаний соответственно, прак-

тическое толкование и описание функций данной должности

необходимо искать там же. В западных компаниях существует

достаточно четкое разделение по функциям подразделений, и

офис менеджер ни в коем случае не может выполнять работу

специалистов другого профиля, прошедших соответствующее

Outsourcing (англ.) - заключение договора на выполнение работ с внешними

фирмами.

обучение.

Новичку трудно «объять необъятное», поэтому цель данной

книги:

- описать работу офис менеджера в западной компании;

- дать базовую информацию по ряду вопросов, касающих-

ся работы офис менеджера;

- облегчить процесс самообразования и поиска информа-

ции;

- дать практические советы на основе опыта офис менед-

жеров известных западных фирм.

Требования к офис менеджеру

Офис менеджер должен обладать определенным уровнем

знаний, касающихся специфики своей работы. Офис менеджер

должен знать:

- принципы планировки и оформления помещений офиса;

- правила и методы организации работы офиса;

- сферу деятельности работников офиса;

- этику взаимоотношений в рабочей группе;

- стандарты делопроизводства;

- принципы организации снабжения офиса;

- требования законодательства к хозяйственным договорам

и порядок их заключения;

- техническое оснащение офиса;

- правила пользования оргтехникой;

- принципы взаимоотношений с администрацией (комен-

датурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;

- основы этики и социальной психологии;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- основы трудового законодательства;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности,

производственной санитарии и противопожарной защиты;

Офис менеджер должен уметь:

- организовать работу сотрудников;

- находить и выбирать субподрядчиков;

- принимать решения;

- вести переговоры;

- находить информацию, выделять главное;

- анализировать и решать проблемы, в том числе нестан-

дартные;

- управлять коллективом;

- работать в команде;

- управлять своим временем.

Должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, регламен-

тирующие деятельность компании;

- основы маркетинга;

- теорию менеджмента, делового администрирования, страхо-

вого дела, теорию и практику работы с персоналом;

- порядок разработки коммерческих условий соглашений, до-

говоров, контрактов;

- основы социологии, психологии и мотивации труда;

- этику делового общения;

- структуру управления предприятием, учреждением, органи-

зацией;

- методы оценки деловых качеств работников;

- основы делопроизводства;

- методы обработки информации с использованием современ-

ных технических средств, коммуникаций и связи, вычислитель-

ной техники;

- основы законодательства о труде;

- передовой отечественный и зарубежный опыт в области ме-

неджмента;

- правила и нормы охраны труда.

Офис менеджеру необходимо предварительно планировать

свою работу и управлять ею шаг за шагом, эффективно реагиро-

вать на возникающие проблемы. Важны способности увидеть

сложную ситуацию и принять решение, осуществить действия

по решению проблемы.

Важно постоянно работать с коллективом своего отдела так,

чтобы они чувствовали себя командой, действовали согласован-

но.

Хорошо помогает в работе ежедневный самоотчет, самопро-

верка, анализ собственной эффективности, коррекция ошибок -

они позволяют отслеживать результаты действий. Ежедневные

записи помогают выявить свои собственные сильные и слабые

стороны. Подобная дисциплина заставляет задуматься над тем,

как расходуется время и насколько успешны ваши действия.

Обязанности офис менеджера

Офис менеджер:

Осуществляет управление административно-хозяйственной

деятельностью компании в соответствии с предоставленными

полномочиями и выделенными ресурсами.

Организует административно-хозяйственное и материально-

техническое обслуживание непроизводственной части деятель-

ности компании, осуществление функций, являющихся вспомо-

гательными по отношению к основному бизнесу (виду деятель-

ности) компании, включая транспортное обслуживание.

Решает организационно-технические и социально-

психологические проблемы эффективного использования мате-

риальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Осуществляет координацию и руководство административ-

но-хозяйственной деятельностью, анализ ее эффективности,

принимает решения по наиболее рациональному использованию

выделенных ресурсов. Осуществляет руководство работой по

хозяйственному и транспортному обслуживанию компании

и/или подразделений. Обеспечивает сохранность офисного и хо-

зяйственного оборудования, его восстановление и пополнение.

Следит за состоянием помещений и принимает меры по свое-

временному их ремонту.

Контролирует выполнение правил противопожарной защи-

ты. Контролирует выполнение внутреннего распорядка.