Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шканова О.М. Управління персоналом

Подождите немного. Документ загружается.

РОЗДІЛ 14. ЕФЕКТИВНІСТЬ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ

421

• Головний підхід до управління персоналом полягає в тому,

щоб повернути свідомість працівника до споживача, а не до кері-

вника, до прибутку, а не до марнотратства, до ініціативи, а не

бездумного виконання. Перейти до соціальних норм.

•

Нові служби апарату управління створюються на базі відді-

лу кадрів, відділу організації праці і заробітної плати, відділу

охорони праці та техніки безпеки.

Нові служби повинні реалізовувати кадрову політику і коор-

динувати діяльність з управління трудовими ресурсами в органі-

зації.

У малих та середніх організаціях функції з управління персо-

налом виконують переважно

лінійні керівники, а на великих фо-

рмуються самостійні структурні підрозділи з реалізації всіх фун-

кцій апарату управління.

♦ В залежності від розмірів організації склад підрозділів змі-

нюється.

♦ Головною метою системи апарату управління є забезпечен-

ня кадрами, організація їх ефективного використання, професій-

ного та соціального розвитку. Але до цього часу відділи все ще

мають низький організаційний статус, а у професійному відно-

шенні — слабкими.

Тому вони не спроможні виконувати цілий ряд завдань по

управлінню персоналом і забезпеченню нормальних умов його

роботи. До таких завдань відносяться:

соціально-психологічна діагностика;

аналіз і регулювання групових і особистих взаємовідносин,

відносин керівників і підлеглих;

управління виробничими і соціальними конфліктами і стре-

сами;

інформаційне забезпечення системи кадрового управ-

ління;

управління зайнятістю;

оцінка і підбір кандидатів на вакантні посади;

аналіз кадрового потенціалу і потреби у персоналі;

маркетинг кадрів;

планування і контроль діловою кар’єри;

10)

професійна і спеціальна адаптація працівників;

11)

управління трудовою мотивацією;

12)

регулювання правових питань трудових відносин;

13)

виконання вимог психологічної органоміки та естетики

праці.

М. Д. ВИНОГРАДСЬКИЙ, С. В. БЕЛЯЄВА, А. М. ВИНОГРАДСЬКА, О. М. ШКАНОВА. Управління персоналом

422

Контрольні запитання

1. Як Ви розумієте поняття «ефективність управління

персоналом»?

2. Назвіть основні критерії оцінки ефективності робо-

ти відділу кадрів підприємства?

3. Що таке плинність персоналу?

4. Як оцінюється плинність і самовільний невихід персо-

налу на роботу?

5. Напишіть формулу розрахунку плинності персоналу.

6. Як здійснюється управління плинністю персоналу?

7. Які завдання вирішує служба охорони та

безпеки пра-

ці персоналу на підприємстві?

8. Назвіть фактори, що впливають на зниження плин-

ності персоналу.

9. Назвіть напрями удосконалення моделі кадрового ме-

неджера.

10. Розробіть заходи з підвищення ефективності управ-

ління персоналом підприємства.

РОЗДІЛ 15. ОБЛІК ПЕРСОНАЛУ В ОРГАНІЗАЦІЇ І ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

423

РОЗДІЛ 15

ОБЛІК ПЕРСОНАЛУ

В ОРГАНІЗАЦІЇ І ПОРЯДОК

ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

15.1. Облік особового складу і порядок ведення особо-

вих справ.

15.2. Порядок ведення трудових книжок.

15.3. Порядок видачі трудових книжок при звільненні.

15.4. Облік трудових книжок.

15.5. Державні нагороди.

15.1. Облік особового складу

і порядок ведення особових справ

Облік особового складу підприємства покладено на

службу персоналу (працівників по кадрах). Відповідно до покла-

дених на відділ персоналу функцій він повинен забезпечити сис-

тематичне одержання такої інформації:

•

про чисельність працюючих на підприємстві, у відділах та

інших підрозділах;

•

про склад працівників за категоріями, професіями, кваліфі-

кацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком, національністю та

іншими ознаками;

•

про зміни чисельності і складу працівників у цілому по під-

приємству та його структурних підрозділах та причини змін.

Для одержання такої інформації потрібно мати такі документи:

•

накази (розпорядження) про приймання, звільнення і пере-

міщення на іншу роботу;

•

записи про надання відпусток.

На основі цієї інформації роблять відповідні записи у обліко-

вих документах (особових картках, трудових книжках). Особова

картка — це затверджена форма облікового документу, яку запо-

внює спеціаліст служби персоналу на основі опитування особи,

що приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну) та

таких документів: паспорту, трудової книжки, диплому

, посвід-

чення, прав на управління транспортними засобами тощо.

Особова картка за формою Т-2 ведеться на всіх працівників, які

приймаються на постійну або сезонну роботу, крім того на спеціа-

М. Д. ВИНОГРАДСЬКИЙ, С. В. БЕЛЯЄВА, А. М. ВИНОГРАДСЬКА, О. М. ШКАНОВА. Управління персоналом

424

лістів з вищою освітою заповнюється облікова картка за формою

206, а на спеціалістів із середньою спеціальною освітою — за фо-

рмою 210. На наукових працівників заповнюється картка за фор-

мою Т-4. Заповнена картка підписується особою, яка приймається

на роботу, і завіряється керівником служби персоналу.

Облікові картки за названими формами ведуться на великих

підприємствах

з великою кількістю спеціалістів. Вони полегшу-

ють пошук, облік і звітність, оперативний контроль за їх перемі-

щенням і службовим використанням.

Особові картки працівників комплектуються за структурними

підрозділами підприємства, за прізвищами в алфавітному поряд-

ку. Із особових карток створюється картотека особового складу

всіх працівників підприємства.

Після звільнення працівника його особова картка зберігається

в службі персоналу протягом двох років, а потім передається в

архів підприємства для зберігання протягом 73 років.

Порядок ведення особових справ

Особові справи заводяться на керівників підприємства, їх за-

ступників, начальників структурних підрозділів, служб, відділів,

секцій, спеціалістів, які ведуть самостійні види роботи, а також

на матеріально відповідальних працівників.

Особова справа — це добір різних документів, що характеризу-

ють біографічні, ділові і особисті якості працівника. Вона необхідна

для вивчення, добору і використання персоналу на

підприємстві.

Особові справи систематизуються в алфавітному порядку або

за структурними підрозділами у відповідності із затвердженим

штатним розкладом. Окремо зберігають особові справи матеріа-

льно відповідальних осіб.

Кожній особовій справі присвоюється порядковий номер,

який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі.

Особову справу працівника комплектують з таких документів:

•

опис документів;

•

доповнення до особового листка з обліку кадрів;

•

особовий листок з обліку кадрів;

•

автобіографія;

•

копії документів про освіту;

•

заява про приймання на роботу;

•

копії документів про призначення на посаду;

•

атестаційні листи;

•

копії наказів про заохочення і покарання.

РОЗДІЛ 15. ОБЛІК ПЕРСОНАЛУ В ОРГАНІЗАЦІЇ І ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

425

Опис документів складається працівником служби персоналу

під час первинного оформлення документів особової справи, а

подальші записи заносять після одержання відповідних документів.

Форма опису особової справи дає можливість працівнику

служби персоналу враховувати тимчасове вилучення з неї доку-

ментів.

Особовий листок з обліку кадрів є одним із основних докуме-

нтів у особовій справі

. Він відображає автобіографічні дані про

працівника, його трудову діяльність, сімейний стан, наявність

урядових нагород, перебування за кордоном. Правильність запо-

внення особового листка обліку кадрів обов’язково звіряє інспек-

тор з персоналу з дійсним документом працівника: паспортом,

трудовою книжкою, дипломом (посвідченням), військовим біле-

том. При цьому дати та інші показники документів

звіряються з

тими, що вказані в особовому листку з обліку кадрів.

Інші облікові документи щодо особового складу

До інших облікових документів щодо особового складу відно-

ситься штатно-посадова книга, яка є основним робочим докумен-

том служби персоналу, який показує стан укомплектування апа-

рату підприємства і його підрозділів працівниками усіх категорій

персоналу. Цю книгу складають на основі штатного розкладу пі-

дприємства за визначеною формою з такими графами:

•

номер за порядком;

•

найменування підрозділів і посад;

•

посадовий оклад;

•

категорія персоналу;

•

прізвище, ім’я та по батькові;

•

рік народження;

•

освіта;

•

спеціальність за освітою;

•

дата і номер наказу про призначення на посаду.

Книга слугує для визначення якісного складу працівників у

певний період року (кварталу). Для цього треба порівняти штат-

ний розклад (потребу) і штатно-посадовою книгою (фактична

укомплектованість).

Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу

оперативно дати відповідь про укомплектованість якісним і кіль-

кісним складом

персоналу будь-якого підрозділу підприємства.

Для оперативного пошуку даних і одержання різних довідок

про працівників, які працюють, переведені в інші підрозділи, ви-

М. Д. ВИНОГРАДСЬКИЙ, С. В. БЕЛЯЄВА, А. М. ВИНОГРАДСЬКА, О. М. ШКАНОВА. Управління персоналом

426

були, про загальний і безперервний стаж роботи служба персона-

лу веде алфавітну книгу.

У алфавітній книзі зазначається:

•

номер з/п;

•

прізвище, ім’я та по батькові;

•

номер особової справи, особової картки;

•

місце роботи, номер наказу про призначення і переміщення;

•

стаж роботи (безперервний, загальний);

•

дата і номер наказу про звільнення;

Для визначення частоти змінності кадрів на тій чи іншій посаді і

для вивчення причин плинності на посаді ведуть посадову картку.

15.2. Порядок ведення трудових книжок

Трудова книжка є головним документом про трудову

діяльність працівника.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств

усіх форм власності, котрі працювали на них більше п’яти днів.

У тому числі на осіб, котрі є співвласниками (власниками) підп-

риємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і

тимчасових працівників, а також на позаштатних працівників

за

умови, що вони підлягають державному соціальному страху-

ванню.

На працівників, котрі працюють на умовах трудового догово-

ру і не мають прав юридичної особи, а також на працівників, які

працюють на окремих громадян (як хатні робітниці, няньки, шо-

фери, охоронники) трудових книжок не заводять. Їхня робота пі-

дтверджується довідкою організації,

за участю якої був укладе-

ний трудовий договір між наймачем і працівником, а також

довідкою про сплату внесків до фонду державного соціального

страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки заво-

дяться тільки за місцем основної роботи.

Влаштовуючись на роботу, працівники зобов’язані подавати

трудову книжку, оформлену в установленому порядку

Особи, які вперше влаштовуються на роботу і не мають тру-

дової книжки, мають пред’явити паспорт, диплом або інший до-

кумент про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбов-

ці, звільнені зі Збройних Сил України, пред’являють військовий

квиток.

РОЗДІЛ 15. ОБЛІК ПЕРСОНАЛУ В ОРГАНІЗАЦІЇ І ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

427

Порядок

заповнення трудових книжок

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповід-

них розділах українською та російською мовами.

Трудову книжку вперше заповнює власник майна або уповно-

важений ним орган не пізніше тижневого строку від дня прийн-

яття на роботу.

До трудової книжки заносять:

•

відомості про працівників (прізвище, ім’я та по батькові, да-

та народження);

•

відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу,

звільнення;

•

відомості про нагородження та заохочування (про нагоро-

дження державними нагородами та відзнаками України, заохо-

чення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинно-

го законодавства);

•

відомості про відкриття, на які видано дипломи, про викори-

стані винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені за них

винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи у трудовій книжці слід виконувати відповідно до фор-

мулювань чинного законодавства з обов’язковим посиланням на

певну статтю і пункт закону.

Всі записи у трудовій книжці

робить власник майна або упов-

новажений ним орган після видання наказу, але не пізніше тиж-

невого строку, а в разі звільнення — у день звільнення, причому

записи мають точно відповідати тексту наказу.

Записи виконують арабськими цифрами (число і місяць —

двозначними). Наприклад, якщо робітника або службовця прийн-

ято на роботу 5 січня 1999 р.,

то у графі 2 трудової книжки слід

зробити такий запис: «05.01.1999».

Записи виконують акуратно, ручкою кульковою або з пером,

чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів; печаткою

завіряють запис про звільнення, а також відомості про нагоро-

дження та заохочення.

З кожним записом до трудової книжки на підставі наказу про

призначення на роботу, переведення та

звільнення власник майна

або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити праців-

ника під розписку в особистій картці.

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомо-

стей про роботу, переведення, а також про нагородження та зао-

М. Д. ВИНОГРАДСЬКИЙ, С. В. БЕЛЯЄВА, А. М. ВИНОГРАДСЬКА, О. М. ШКАНОВА. Управління персоналом

428

хочення тощо, виправлення виконує власник майна або уповно-

важений ним орган, який зробив цей запис.

На прохання працівників, власник майна або уповноважений

ним орган видає завіреним виписки з трудових книжок з відомос-

тями про роботу.

Якщо підприємство, де був зроблений неправильний або не-

точний запис, ліквідовано, то відповідний запис робить правона

ступник і засвідчує це печаткою, а у разі його відсутності — ви-

ща організація, якій було підпорядковане ліквідоване підприєм-

ство, а в разі її відсутності — облархів або держархів.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу робо-

ту, нагородження, заохочення та ін. мають повністю відповідати

оригіналу наказу або розпорядження.

У розділі «Відомості

про роботу», «Відомості про нагоро-

дження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вклади-

ша) не дозволяється закреслювати раніше внесені неточні або не-

правильні записи.

У разі потреби (наприклад, для заміни запису відомостей про

роботу) після зазначення відповідного порядкового номера, дати

внесення запису в графі 3 пишуть: «Запис за № таким-то є недій

сним, прийнято за такою-то професією (на посаду)», а у графі 4

повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника май-

на або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно

внесено до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення та

переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного

звільнення

або переведення, встановлених органом, який розглядає трудові спо-

ри, і робиться запис про поновлення на попередній роботі або про

зміну формулювання причини звільнення. Наприклад, пишуть: «За-

пис за № таким-то є недійсним, поновлено на попередній роботі».

При зміні формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за №

таким-то є недійсним

, звільнено...» і наводять нове формулювання. У

графі 4 в такому разі зазначають посилання на наказ про поновлення

на роботі або про зміну формулювання причин звільнення.

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або пе-

реведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на про-

хання працівника видають дублікат трудової книжки без

внесен-

ня до неї запису, визнаного недійсним.

Відомості про працівника записують на першій сторінці (ти-

тульній) трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (повніс-

тю, без скорочення або зміни імені та по батькові та ініціали) і

дату народження зазначають за свідоцтвом про народження.

РОЗДІЛ 15. ОБЛІК ПЕРСОНАЛУ В ОРГАНІЗАЦІЇ І ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

429

Після закінчення дати заповнення трудової книжки працівник

своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу

сторінку (титульну сторінку) трудової книжки підписує відпові-

дальна за видачу трудових книжок особа, потім ставить печатку

підприємства (або печатку відділу кадрів), де вперше заповню-

ється трудова книжка.

Заміну записів у трудових книжках про прізвище, ім’я та

по

батькові і дату народження виконує власник майна або уповно-

важений ним орган за останнім місцем роботи на підставі доку-

ментів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розі-

рвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) з

посиланням на номер і дату цих документів). Зазначені зміни

вносять на першу сторінку (титульну) трудової книжки. Однією

рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по

батькові, дату народження, записують нові дані з посиланням на

відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіря-

ють підписом керівника підприємства або спеціально уповнова-

женої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу

кадрів

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пи-

шуть повну назву підприємства. Під цим заголовком у графі 1

ставлять порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 —

дату прийняття на роботу.

У графі 3 пишуть: «прийнято або призначено до такого-то

відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво» із зазначенням

конкретної назви, а також

роботи, професії або посади і набутого

розряду. Записи про назву роботи, професії або посади, на яку

прийнято працівника, виконують для робітників та службовців

відповідно до назв професій і посад, зазначених у Єдиній держа-

вній класифікації професій всіх категорій працівників на підставі

міжнародних стандартів.

Якщо працівник має право на пенсію за віком

на пільгових

умовах, запис до трудової книжки вносять на підставі наказу, ви-

даного за результатами атестації робочих місць.

Якщо працівнику в період роботи присвоюють новий розряд,

то про це у встановленому порядку роблять відповідний запис.

Запис про роботу за сумісництвом, оформлену за встановле-

ним порядком, у трудовій книжці виділяють окремим

рядком.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом виконує, за бажан-

ням працівника, власник майна або уповноважений ним орган.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж

підприємстві оформляють так само, як і прийняття на роботу.

М. Д. ВИНОГРАДСЬКИЙ, С. В. БЕЛЯЄВА, А. М. ВИНОГРАДСЬКА, О. М. ШКАНОВА. Управління персоналом

430

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінилась,

то це окремим рядком у графі 3 трудової книжки роблять запис:

«Підприємство таке-то з такого-то часу перейменовано на таке-

то», а у графі 4 зазначають підставу перейменування: наказ (роз-

порядження) його дату і номер.

Студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам, які мають

трудові

книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить

записи про термін навчання на денних відділеннях (у тому числі

підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких

записів є наказ навчального закладу (наукової установи) про за-

рахування на навчання та про відрахування з числа студентів,

учнів, аспірантів.

Для студентів, учнів, аспірантів, які раніше не працювали

та

через ці обставини не мали трудових книжок, відомості про ро-

боту в студентських таборах, на виробничій практиці, а також

про виконання науково-дослідницької госпдоговірної тематики

на підставі довідок вносять на підприємстві, де вони працювати-

муть.

До трудових книжок за місцем роботи вносять окремим ряд-

ком з посиланням на дату,

номер і назву відповідного документа

такі записи:

•

про термін служби у Збройних Силах України та інших вій-

ськах, де на тих, хто відбуває службу, не поширюється законо-

давство про працю і соціальне страхування, із зазначенням дати

призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

•

про термін навчання у професійних навчально-виховних за-

кладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

•

про термін навчання у вищих навчальних закладах (сюди

входить і термін роботи у студентських таборах, на виробничій

практиці та виконання науково-дослідницької господарської те-

матики) та про термін навчання в аспірантурі;

•

про термін роботи як членів колгоспу — у разі, якщо чин-

ним законодавством передбачено зарахування цієї праці до зага-

льного трудового стажу;

•

про термін доглядання за інвалідом 1-ї групи або дитиною-

інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за ви-

сновком медичного закладу потребує постійного стороннього до-

гляду, або за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з

медичним висновком);

•

безробітним особам — про період одержання допомоги «по

безробіттю» — запис до трудової книжки вносить орган держав-

ної служби зайнятості населення.