При проектировании офисов необходимо прежде всего учитывать, что технология
управления требует постоянного общения и контактов сотрудников, в том числе с
посторонними лицами. Следовательно, распределение структурных подразделений по
комнатам, размещение в них мебели и оборудования должно предотвращать потери времени
на лишние перемещения (что сохраняет здоровье), а с учетом высокой стоимости
недвижимости (уровня арендных ставок) обеспечивать экономичное использование
площадей. Во многом этому способствует прямоточное движение потока документов и иной
информации, исключение его лишних пересечений и возвращения к исходным или
промежуточным пунктам. Подразделения и работников, постоянно контактирующих друг с
другом, размещают рядом; подразделения и работников, в равной мере обслуживающих всех
остальных, на одинаковом расстоянии от них; подразделения и работников , связанных с
приемом посетителей (например, отдел кадров), рядом с входом на первом этаже.
Площадь помещений должна отвечать действующим санитарным нормам и
специфике работы. Общая потребность в площадях определяется исходя из размеров
объектов, которые должны размещаться на них. Площадь рабочего места имеет решающее
значение, ибо ее занижение сокращает эффективность работы, а завышение приводит к
избытку хранимых материалов, захламленности и также ухудшает работу.
Соотношение длины и ширины служебных помещений желательно иметь от 1 : 1 до 1 :
1,5, в крайнем случае 1 : 2. При этом минимальная ширина должна быть 2,53 м, глубина при
одностороннем естественном освещении не более 7 м, а оптимальная высота 3,13,25 м.
По существующим нормам на каждого работника должно приходиться 15 м
3
помещения
и 4,5 м
2
площадей. В частности, на технического исполнителя не менее 3 м
2
, а на
специалиста 4 м
2
.
Вестибюль проектируется из расчета 0,15 м
2
на человека, но не менее 18 м
2
.
Размещение сотрудников в офисе может осуществляться по двум принципам
зальному и кабинетному. Первый предполагает распределение работников в отдельных
кабинетах по 13 человека, малых комнатах по 4 10 человек и больших по 1130 человек с
учетом возможностей организации и необходимого набора средств управленческого труда.
Кабинеты руководителей организации, часто используемые для совещаний и встреч
делегаций, должны иметь площадь 2455 м
2
, а руководителей структурных подразделений,
проводящих оперативки, 824 м
2
. Площадь приемной рекомендуется в среднем 19 м
2
.
Кабинет оформляют в едином стиле. Хорошо иметь живые цветы. Для неформальных
бесед в углу кабинета целесообразно иметь столик с креслами.
Зальный принцип размещения предполагает, что управленческий персонал
располагается в залах вместимостью до 1000 человек, оборудованных кондиционерами и
звукопоглощением. Рабочие места отделяются друг от друга передвижными перегородками
высотой 1,5 м или шкафами (оптимальная высота шкафа 170190 см, ширина 45120 см).
На Западе такой принцип традиционен, в России он применим только в новых, специально
построенных под офисы зданиях.
Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки. В больших помещениях
лучше используется полезная площадь, там легче менять планировку, дешевле обходится
отопление, освещение, вентиляция. В любой момент люди могут свободно общаться друг с
другом, подчиненные находятся под постоянным контролем руководителя, сотрудники
получают большую рабочую зону, размещаются в целом в соответствии с «технологией»,
поэтому укорачиваются маршруты перемещения и документационные потоки.
Хотя при помощи перегородок каждому в зале можно сделать свой мини-кабинет, в
целом здесь труднее сосредоточиться, больше соблазнов отвлечься на посторонние дела и
разговоры, выше утомляемость. Поэтому во многих японских фирмах создают специальные
комнаты для размышлений.