Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика
Подождите немного. Документ загружается.
внутрисменных регламентируемых перерывов, выявить резервы роста производительности труда,
планировать численность персонала.
Отчетный баланс рабочего времени*
* Сверхурочные работы включаются забалансовыми статьями.
Можно предложить иную форму баланса, в которой одновременно с отчетными
приводятся плановые данные на соответствующий период.
Плановый баланс создается на основе корректировки отчетного за предыдущий период.
Невыходы на работу распределяются в нем по причинам (причем невыходы по болезни
определяются с учетом предстоящего улучшения условий труда): очередные и
дополнительные отпуска, отпуска по болезни, беременности и родам, неявки в связи с
выполнением государственных и общественных обязанностей, отпуска по учебе, неполная
рабочая неделя.
Предусматриваются неявки с разрешения администрации, потери рабочего времени от
прогулов и целодневных простоев.
Плановый баланс рабочего времени:
1. Календарный фонд времени (365 или 366).
2. Количество выходных и праздничных дней в соответствии с режимом работы.
3. Количество календарных рабочих дней (строка 1 строка 2).
4. Количество дней невыхода на работу (в соответствии с плановыми оценками).
5. Количество фактических рабочих дней (строка 3 строка 4).
6. Потери рабочего времени из-за сокращенного рабочего дня (в часах) в соответствии с
планом работы.
7. Средняя продолжительность рабочего дня Нормальная продолжительность рабочего дня
Потери.
8. Полезный фонд рабочего времени (строка 7 строка 5).
В плановых балансах также находит отражение снижение трудоемкости работ на основе
мероприятий по научной организации труда (НОТ) (при этом исходят из того, что все
работники выполняют только свойственные им функции).
Диагностика времени
Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном
использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого
работника и руководителя. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на
что тратится время, и тратить на то, на что надо, делать все как можно быстрее.
Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая с
помощью хронометража (фотохронометража), фотографирования, самофотографирования.
Выбор метода зависит от ее задач и масштабов.
Под хронометражем понимается измерение затрат рабочего времени на осуществление
повторяющихся элементов основной работы и ряда подготовительно-заключительных
операций или обслуживания рабочего места. Цель хронометража анализ приемов труда,
разработка нормативов, определение причин отклонения от норм. Психологически он
неприятен, но играет очень важную роль в деле НОТ, в том числе управленческого.
Он может быть непрерывным (от начала до конца операции с фиксацией каждого ее элемента),
выборочным (для отдельных элементов операций через 12) и цикловым (применяется при
наблюдении за сверхкороткими элементами 35 с путем объединения их в группы в разной
комбинации).
При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы комплексы
приемов, действия, движения и устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками
резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество
наблюдений.
Хронометраж рекомендуется проводить через час после начала работы и за 1,52 ч до ее
окончания. Необходимая точность фиксации элементов 0,10,2 с.
Наблюдения фиксируют в наблюдательном листе. Затем сведения обрабатывают,
исключают дефектные замеры и определяют среднюю продолжительность каждого элемента
операции. В результате делают расчет средней продолжительности той или иной операции по
формуле:
Знание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов помогает
совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты времени.
Метод упрощенных наблюдений, в отличие от хронометража, допускает использование
обычных часов. Он предполагает фиксацию времени, затрачиваемого на определенную
операцию средней сложности в условиях работы, близких к обычным, в течение 3040 мин.
При наличии отклонений в 10% наблюдения повторяют с целью выяснить их причины. По
итогам необходимые нормы устанавливают с помощью арифметических операций с учетом
условий работы, вида и сложности документа.
Фотографирование рабочего дня (индивидуальное и групповое, сплошное и
выборочное) предполагает наблюдение и фиксацию всех без исключения затрат времени
работником в течение определенного периода для выявления и устранения его потерь,
недостатков в организации труда и производства, структуры рабочего дня, установления
норм обслуживания и нормативов численности. Оно наиболее целесообразно при
обследовании большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы или
решении специальных проблем.
Фотографирование проводится планово 23 раза в год в течение 23 недель (по 57 дней в
каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ) при участии специальных
людей нормировщиков, мастеров и т. п. Средняя точность замеров 0,51 мин, а в отдельных
случаях 1 с.
Все работы разделяют на группы: требующие квалификации инженера, требующие
квалификации техника, не требующие специальной квалификации на основе квалификационных
характеристик. Определяют соответствующее время на них.
Основными документами при этом являются карта фотографирования, содержащая название
подразделения, дату, сведения о наблюдаемых, характеристики рабочего места и оборудования, и
наблюдательный лист, отражающий время начала и окончания отдельных операций, их
продолжительность, совмещение, результаты, примечания (толкование неясностей), с которым
работника знакомят.
В результате проделанной работы составляют две таблицы, в одной из которых
отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй
потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место. На
их основе проводят анализ, в рамках которого определяют величину и удельный вес
полезных затрат времени, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь;
продолжительность маршрутов; определенных операций (творческих, логических,
вспомогательных и проч.); что помогает, а что препятствует его эффективному
использованию.
Разновидностью фотографирования является метод моментных наблюдений, при
котором фиксирует не затраты времени в течение определенного периода (от 20 до 180 мин),
а данные о том, чем работник занимался в определенные, случайно выбранные моменты. При
этом различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения (за объектом,
перемещающимся по определенному маршруту, или за несколькими объектами,
расположенными далеко друг от друга, так что наблюдатель должен перемещаться).
Метод моментных наблюдений обеспечивает высокую точность результатов при
относительно небольших затратах, но его использование требует высокой квалификации,
поэтому чаще он применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест
подчиненных.
Моментные наблюдения сложно применять при исследовании управленческих
процессов и распределении затрат рабочего времени самих руководителей, так как их работа
разнообразна и неритмична.
Разновидностью фотографирования является самофотографирование фиксация того,
что работник делал, с кем контактировал, сколько времени затратил, что позволяет выявить
проблемы, с которыми тот не может справиться самостоятельно.
При этом используется лист самофотографирования, который содержит следующие
сведения: ФИО работника, должность, стаж работы по специальности (в том числе на данном
предприятии), перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели
(в том числе две подграфы число наблюдений в день и суммарные затраты), анкету с
пожеланиями.
Образец краткого листа самофотографирования рабочего дня
Образец листа самофотографирования рабочего дня руководителя
В результате определяют продолжительность рабочего дня (в том числе перерывы и
потери времени), отдельных видов (элементов) работ. Затем составляют сводные таблицы по
должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых выявляют потери времени,
связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным
использованием технических средств.
Сводная таблица может иметь, например, следующий вид:
Самофотографирование не дает точных результатов (фиксируется только треть затрат
времени), отвлекает от работы и связано с трудностями в обработке материалов.
Разновидностью самофотографирования является дневник рабочего времени
руководителя или специалиста, анализ которого позволяет экономить до 50% рабочего
времени. Работы и затраты времени на них в нем записываются в той последовательности, в
которой выполняются. Существует книжная, реестровая и карточная форма ведения такого
дневника.
Дневник может иметь следующий вид:
Менеджерам целесообразно вести личный учет расходования времени, записывать, что,
где, когда, почему делается. Нельзя пренебрегать мелочами, ибо дело часто в них. Надо
подумать, можно ли избавиться от мелких привычек, связанных с заведенными порядками.
Для анализа затрат времени на выполнение отдельных видов работ используются
опросы, которые могут быть устными и анкетными. Последние сложнее, но позволяют
получить более надежные ответы.
Анкеты, заполняемые по группам должностей, должны содержать личные сведения о
работнике возраст, стаж и т. п., быть понятными, целенаправленными, краткими,
доступными машинной обработке, удобными для заполнения. Вопросы формулируются четко
и недвусмысленно, а в случае оценочных определяются их границы.
Анализ использования рабочего времени
На основе изучения данных можно получить несколько полезных показателей:
где ПЗ подготовительно-заключительное время;
ОП оперативное время;
ОМ время обслуживания рабочего места;
ОЛН нормативное время на отдых и личные надобности.
где ПР перерывы, зависящие от работника.
где ПН потери рабочего времени, не зависящие от работника.
Можно также исчислять коэффициент дисциплинированности работников:
На основе знания данных показателей можно определить коэффициент возможного
повышения производительности труда за счет устранения потерь времени:
При анализе использования рабочего времени целесообразно сравнивать динамику
часовой, дневной и годовой выработки. Если индекс годовой снижается, то надо искать
потери.
Неявки целесообразно анализировать по причинам, которые можно объединить в две
группы: разрешенные законом и относящиеся к потерям рабочего времени (простои,
прогулы, отпуска с разрешения администрации).
Люди могут отсутствовать по болезни (подтверждаются документами). Причинами
отсутствия могут быть отгулы, забастовки, особые случаи, по семейным обстоятельствам, в
связи с опозданиями, без разрешения (прогул). Причинами прогулов являются плохая
организация работы, монотонность, нехватка оборудования, несправедливость руководства,
его некомпетентность, авторитарные методы, агрессивность, жесткость, личные конфликты,
неспособность выполнить работу, недостаток общей культуры. С прогульщиками
обязательно беседуют, выявляют причины отсутствия. Борьбе с прогулами могут помочь
премии за присутствие (но они вынуждают больных не брать больничные листы), улучшение
графика работы.
Эффективность использования рабочего времени характеризуется с помощью
следующих коэффициентов:
где О число случаев опозданий и нарушения режима;
П число прогулов;
Д число отработанных дней.
где ПН непроизводительные потери по вине работников, в ч;
НЧ число часов по норме.
Произведение экстенсивного и интенсивного коэффициентов дает интегральный
коэффициент использования рабочего времени.
Дополнительно можно осуществлять анализ затрат времени на выполнение
свойственных и не свойственных должностным обязанностям функций, а также долю затрат
времени на творческую, организационно-административную, формально-логическую и
исполнительскую деятельность по отдельным группам работников и на этой основе
рассчитывать степень рациональности разделения труда внутри структурных подразделений.
Распределение времени
Таблица для анализа использования времени
Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую (как показывают
исследования, таких бывает до 25%), которые могут (возможно, с большим успехом)
выполнять другие лица, которые отнимают время у других, называется диагностикой
времени. Для облегчения последней время, затрачиваемое работниками управления, можно
распределить по следующим функциям:
обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов;
руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка
их работы, разрешение конфликтов);
прогнозирование и планирование на перспективу;
подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;
контроль подчиненных;
осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом,
конференциях).
После группировки работ им дается оценка на предмет необходимости,
целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени.
Оценку затрат времени можно проводить, учитывая следующие моменты:
общий перечень выполняемых работ;
перечень и удельный вес работ, свойственных данной должности;
перечень и удельный вес повторяющихся работ;
перечень и удельный вес планируемых работ;
перечень и удельный вес нормируемых работ;
перечень и удельный вес нестандартных и творческих работ.
В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери
времени и являются в этом смысле самыми дорогостоящими, например визиты, встречи,
телефонные разговоры, прием посетителей, встречи с подчиненными и т. п. Их выявление
позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая в наибольшей
степени способствовала бы достижению целей, и обуздать самых злостных его расхитителей.
Опыт показывает, что даже если в одном случае из десяти работа руководителя не
требовалась, то он не доверяет подчиненным; если момент начала работы был определен
спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами, то в
организации плохо поставлено планирование.
Основными причинами потерь времени являются:
нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут
правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо
слишком мало работы, тонут в мелочах;
неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру
справиться с распределением времени на выполнение своих дел;
неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к
многократной переделке одной и той же работы;
отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их
приходится постоянно откладывать;
нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными,
посетителями, проводить собрания и совещания.
Контроль рабочего времени
Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить
контроль за своевременным началом и окончанием работы за правильным использованием
рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены). Этот контроль осуществляют
руководители. Его объектами являются:
своевременная явка рабочих и служащих на работу, выявление всех неявившихся и
опоздавших;
нахождение работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также
своевременность их обеденного перерыва;