Соловьев В.С. Теория социальных систем. Том 2. Теория управления социальными системами

Подождите немного. Документ загружается.

591

Трудоемкость функциональной управленческой деятельности скла-

дывается из двух составляющих: трудоемкости разработки документов и

решения организационных вопросов.

Определение нормативной трудоемкости функциональной управ-

ленческой деятельности, связанной с разработкой документов, осущест-

вляется на основе оперограмм основных классов документов и соответ-

ствующего расчета нормативной трудоемкости операций, связанных с

обработкой информации и оформлением документов.

Нормативная

трудоемкость решения организационных вопросов

определяется прямым счетом по структуре и продолжительности затрат

рабочего времени для решения этих организационных вопросов.

В связи с тем, что нормы трудоемкости (времени) функциональ-

ной управленческой деятельности отсутствуют (за исключением норм

канцелярского и технического характера, связанных с делопроизводст-

вом и размножением документов), трудоемкость разработки документов

функциональной управленческой

деятельности может быть определена

двумя способами

: расчетным на основе знаний и опыта оргпроекти-

ровщиков или на основе статистических данных, полученных в резуль-

тате анкетного опроса работников действующих систем управления.

Наиболее достоверным и реализуемым является расчетный метод

определения трудоемкости. Это обусловлено следующими факторами:

подобных, аналогичных и вообще одинаковых по всем параметрам сис-

тем управления практически не существует —

индивидуальные способ-

ности наличного управленческого персонала различных систем управ-

ления объективно существенно различаются (вследствие уникальности

человека) и поэтому не поддаются статистической обработке. Как пока-

зала практика проведения подобной работы, сами работники затрудня-

ются или вообще не могут достоверно ответить на вопросы анкеты

вследствие того, что не ведут подобной статистики, а также

из-за несов-

падения условий выполнения одних и тех же операций и типов докумен-

тов в различные периоды времени.

Тем не менее в тех случаях, когда принимается решение об исполь-

зовании данных анкетных опросов, необходимо соблюдать следующие

требования:

— анкетирование проводится только по рабочим местам, сущест-

вующим и занятым в системе

управления (по вакантным позициям опрос

не проводится);

Методы хронометража или самофотографии рабочего дня очень трудоемки и прак-

тически не применимы как из-за отсутствия технически обоснованных норм-эталонов, так и

из-за индивидуальности работников.

592

— анкетирование проводится только в разрезе документов суммар-

но по всем операциям, осуществляемым именно на данном рабочем месте.

Соответственно, по документам, разрабатываемым на различных рабочих

местах в системе управления, производится суммирование затрат на каж-

дый документ;

— нормы трудоемкости рассчитываются как средневзвешенные

показатели. При этом можно вводить различные поправочные коэффици-

енты,

отражающие компетентность экспертов (работников системы

управления) в зависимости от возраста и стажа профессиональной дея-

тельности.

Расчетную трудоемкость разработки документов целесообразно

определять по трудоемкости отдельных операций на основании оперо-

грамм, а не документов в целом, так как при этом обеспечивается более

высокая точность по сравнению с определением нормативной трудоемко-

сти в целом

по документам. Нормы трудоемкости отдельных операций

устанавливаются экспертным путем на основании собственного опыта и

индивидуальной оценки оргпроектировщиков. Для выбора состава и

структуры возможных операций по документам рекомендуется использо-

вать стандартный набор операций.

Расчет затрат рабочего времени на различные организационные ви-

ды деятельности, не связанные с разработкой документации, осуществля-

ется отдельно

по каждому виду совещаний, переговоров, деловых бесед,

научно-практических конференций, собраний актива, командировок

и т. д. в зависимости от продолжительности и количества этих видов ор-

ганизационной деятельности, осуществляемых в соответствии с установ-

ленным регламентом. Прочие учитываемые потери могут приниматься,

как показывает практика, в размере 5–10 % от общей трудоемкости функ-

циональной деятельности в

системе управления, т. е. полученная сумма

трудозатрат корректируется на коэффициент 1,05–1,10.

На основании суммарной трудоемкости по отдельным i-м функ-

циональным направлениям деятельности рассчитывается необходимая

численность работников управленческого персонала (Ч i) по формуле

год

рв

∑

где

∑

— суммарная трудоемкость по i-му функциональному на-

правлению деятельности, чел.-час;

.год

Ф — годовой фонд рабочего времени, час.

593

Соответственно, общую численность функционального управлен-

ческого персонала (Ч

функц. упр. перс.

) можно рассчитать по формуле

.. .функц упр перс i

ЧЧ

∑

или

.. .

функц упр перс

год

рв

∑

Полученные результаты округляются до целой величины.

Для расчета численности функционального управленческого персонала

по должностным позициям и, соответственно, формирования структуры функ-

циональных подразделений системы управления необходимо в матрицу оперо-

грамм по всем документам и должностным позициям занести трудоемкость

операций и рассчитать суммарную трудоемкость по каждой должностной по-

зиции. Указанные расчеты целесообразно

осуществлять в табличной форме

(табл. 30).

Разделив итоги граф 6–14 и т. д. на годовой фонд рабочего времени,

можно получить расчетную численность управленческого персонала по всем

классам должностных позиций функциональной управленческой деятельности.

На основании расчетной численности функционального управленческого пер-

сонала в дальнейшем формируется функциональная структура системы управ-

ления — определяются состав, численность и

взаимосвязи функциональных

структурных подразделений и, соответственно, уточняется численность на-

чальников и заместителей начальников структурных подразделений (отделов).

Численность высшего управленческого персонала, рассчитанная на данном

этапе проектирования, окончательно определяется на стадии формирования ор-

ганизационной структуры системы управления. После определения численно-

сти персонала функциональных подсистем с учетом указанных ранее принци-

пов осуществляется формирование структурных

подразделений, определяются

их состав и наименование, наиболее точно отражающее специфическую сущ-

ность управленческой деятельности данного подразделения.

Если расчетная численность соответствующих структурных функцио-

нальных подразделений получается менее трех человек, то данное структурное

подразделение объединяется с другим функционально близким однородным

подразделением.

594

Таблица 30

Фрагмент расчета трудоемкости по должностным позициям системы управления

Отделы и классы должностных позиций

Отдел 1 Отдел 2

№

п/п

Документы по видам

организационной

деятельности

Шифр

операций

Трудоемкость

на один документ

Количество

документов,

шт./год

Годовая

трудоемкость,

чел.-ч.

Начальник

Зам.

начальника

Должностные позиции

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

А. Организационная управленческая деятельность, связанная с разработкой и оформлением документов

1. Промышленность (управление производством)

1 Документ 1–1 1 × × × × × ×

61 × × × × × ×

36 × × × × × ×

69 × × × × × ×

12 × × × × × ×

И т. д. × × × × × ×

Итого по документу 1–1

2 Документ 1–2 4 × × × × × ×

11 × × × × × ×

10 × × × × × ×

12 × × × × × ×

И т. д.

595

Продолжение табл. 30

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Итого по документу 1–2

И т. д.

2. Здравоохранение (управление материально-техническим обеспечением)

1 Документ 2–1 1 × × × × × ×

61 × × × × × ×

36 × × × × × ×

И т. д. × × × × × ×

Итого по документу 2–1

2 Документ 2–2 4 × × × × × ×

5 × × × × × ×

11 × × × × × ×

И т. д.

Итого по документу 2–2

3. Топливно-энергетический комплекс (управление персоналом)

1 Документ 3–1 1 × × × × × ×

61 × × × × × ×

36 × × × × × ×

И т. д. × × × × × ×

Итого по документу 3–1

2 Документ 3–2 4 × × × × × ×

596

Продолжение табл. 30

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

5 × × × × × ×

И т. д.

Итого по документу 3–2

4. Планово-экономическое управление (отдел)

1 Документ 4–1 1 × × × × × ×

61 × × × × × ×

И т. д. × × × × × ×

Итого по документу 4–1

2 Документ 4–2 4 × × × × × ×

И т. д.

Итого по документу 4–2

Итого по разделу А

И т. д. по функциональным подразделениям

Б. Организационная управленческая деятельность, не связанная с оформлением документов

1 Совещания × × × × × ×

2 Переговоры × × × × × ×

3 Деловые беседы × × × × × ×

4 Переезды × × × × × ×

597

Окончание табл. 30

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Технические пере-

рывы

× × × × × ×

6 Ожидания приема × × × × × ×

7 Командировки × × × × × ×

8 Прочие потери × × × × × ×

Итого по разделу Б

Всего по разделам А и Б

Примечание. В скобках указаны объекты управления производственных организаций.

598

Полученный состав функциональных структурных подразделений

предварительно группируется по соответствующим интегральным функ-

циональным подсистемам. В зависимости от численности управленческо-

го персонала функциональных подразделений разрабатываются структура

этих подразделений и соответствующее штатное расписание. Для опреде-

ления функциональной нагрузки управленческого персонала целесооб-

разно построить карту распределения полномочий.

После определения состава и структуры функциональных подраз-

делений производится «вертикальная» функциональная структуризация

системы управления, т. е. в зону каждой функциональной управляющей

подсистемы включаются проектные функциональные подразделения и

соответствующие вспомогательные и обслуживающие подразделения

системы управления.

По каждой функциональной подсистеме предварительно определя-

ется соответствующий заместитель директора или главы администрации.

Предварительный проектный состав, структура функциональных

подсистем и, соответственно, численность высшего управленческого

пер-

сонала (заместители) определяются с учетом следующих факторов:

— если в функциональной подсистеме находится менее двух функ-

циональных управленческих и других подразделений системы управле-

ния, то функциональная подсистема и соответствующая должностная по-

зиция заместителя не выделяются. Данная подсистема объединяется с од-

нородной по функциональному содержанию;

— если в функциональной подсистеме имеется

не менее двух струк-

турных управленческих функциональных подразделений и не менее одного

другого подразделения, то заместитель может быть выделен при условии

общей численности подчиненных во всех подразделениях не менее 50–

100 чел. в зависимости от специфики управленческой деятельности;

— все вспомогательные и обслуживающие хозяйственные и техни-

ческие подразделения могут подчиняться одному из функциональных

за-

местителей.

В случае ограниченной численности высшего управленческого

персонала (3 чел.) обязанности распределяются следующим образом: ди-

ректору или главе администрации поручается решение вопросов обеспе-

чения жизнедеятельности организации или территориального образова-

ния, т. е. стратегическое развитие, кадровые и финансовые вопросы, од-

ному заместителю — текущее управление экономикой, другому — реше-

ние всех остальных вопросов.

Общая принципиальная схема формирования организационной

структуры управления показана на рис. 35.

599

Рис. 35. Принципиальная схема проектирования

организационной структуры системы управления

Разработка положений об отделах

и должностных инструкций по основным ра-

бочим местам в системе управления

Разработка схем документооборота и схем

информационных связей

Формирование уровня

централизации принятия решений

Разработка линейных карт распределения

обязанностей (полномочий)

Разработка схемы организационной структуры7

Формирование зон управляемости высшего

управленческого персонала

Формирование функциональной структуры

системы управления

Определение численности и состава

по основным функциональным подсистемам

Проект

информаци-

онного обес-

печения сис-

темы управ-

ления

Определение численности и формирование

состава функциональных структурных

подразделений

Расчет общей численности функционального

управленческого персонала

Проект тех-

нического

обеспечения

системы

управления

Расчет (определение) трудоемкости

разработки документов и организационных

видов деятельности

600

Резюмируя изложенное, можно сделать следующие обобщающие

выводы по формированию систем управления производственных органи-

заций и территориальных образований в целом.

Структура функциональной управленческой деятельности произ-

водственных организаций (состав структурных функциональных подраз-

делений в виде отделов и служб) формируется исходя из объемов функ-

циональной деятельности в следующих направлениях:

— управление по основным составляющим

элементам производст-

венной деятельности (материально-техническому обеспечению, персона-

лу, техническим средствам, информации, организационным условиям

производственной и управленческой деятельности, готовой продукции и

финансам;

— управление по интегральным показателям деятельности органи-

зации (производство, качество продукции и экономика организации в це-

лом, включая бухгалтерский учет и анализ);

— управление отдельными частными составляющими производст-

венной

деятельности (охраной труда и техникой безопасности, нормиро-

ванием и научной организацией труда и т. п.).

Соответственно, состав высшего управленческого персонала форми-

руется исходя из структуры и численности функциональных подразделе-

ний. Обязательно выделяются заместители директора по интегральным на-

правлениям деятельности, остальные — исходя из численности структур-

ных функциональных подразделений и состава функциональных задач

Необходимо подчеркнуть, что заместителю (главному инженеру)

по производству подчиняются все основные и вспомогательные произ-

водственные цеха, службы подготовки производства, включая охрану

труда и технику безопасности. В тех случаях, когда в структуре системы

управления из-за большого объема работ необходимо два заместителя по

производству, разделение управленческой деятельности производится

следующим образом: главному

инженеру подчиняются все структурные

подразделения, обеспечивающие документальную подготовку производ-

ства и качество продукции (конструкторские, технологические, производ-

ственно-технические, технические отделы), а заместителю по производст-

ву поручается оперативное управление производством, ему непосредст-

венно подчиняются диспетчерские службы, отдел охраны труда и техники

безопасности и все производственные подразделения.

Структура функциональной управленческой деятельности террито-

риальных

органов власти (состав структурных функциональных подраз-

делений в виде управлений, департаментов, отделов и служб) также фор-

мируется исходя из объемов функциональной деятельности по стратеги-

ческому управлению, формированию, распределению, контролю и анали-