Соловьев В.С. Теория социальных систем. Том 2. Теория управления социальными системами

Подождите немного. Документ загружается.

571

ляющей осуществлять итеративные операции по проектированию инфор-

мационного документированного обеспечения функциональной управ-

ленческой деятельности. Последовательность применения метода мат-

ричного проектирования информационного обеспечения функциональной

управленческой деятельности показана на рис. 31.

3 4 5

Д Р

Р Р

1 2

7 6

Рис. 31. Принципиальная схема матричного способа

проектирования информационного документального

обеспечения системы управления

Матрица

«Документ —

Документ»

Матрица

«Документ —

Реквизит»

Матрица

«Реквизит —

Реквизит»

Матрица

«Показатель —

Показатель»

Матрица

«Показатель —

Реквизит»

Матрица

«Показатель —

Документ»

572

При анализе информационного обеспечения действующих систем

управления на основе данных таких матриц можно установить дубли-

рующие и нерациональные взаимосвязи документов, реквизитов и показа-

телей.

При организационном проектировании на основании матриц можно

сформировать лишь примерные состав и структуру документов и разрабо-

тать предварительные макеты документов, функционирующих в системе

управления.

Для окончательного

формирования макетов документов необходи-

мо осуществить операциональное описание разработки каждого докумен-

та в форме оперограмм

Оперограмма представляет собой описание процесса разработки,

согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в

виде схемы последовательно осуществляемых функциональных операций

(пример оперограммы приведен в Приложении 7). На основе оперограмм

проектируется функциональное содержание управленческой деятельности

по рабочим местам системы управления, разрабатывается техническое

обеспечение управленческой деятельности, а также осуществляется нор-

мативное проектирование

систем управления, т. е. расчет численности

управленческого персонала. Поэтому оперограммы составляются по всем

формам документов, предполагаемых к использованию проектом инфор-

мационного обеспечения системы управления. Оперограммы составляют-

ся в форме матрицы следующим образом (табл. 29).

Таблица 29

Принципиальная модель для разработки оперограмм

документов, используемых в системе управления

Должностные позиции

в идеальной (проектной)

системе управления

№

п/п

Наименование

(шифры)

документов

Наименование

(шифры)

операций

и процедур

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Под макетом документа понимается такая его форма, в которой отражены все ха-

рактеристики документа (реквизиты, параметры, показатели) и принципиально схематично

размещены в структуре, но не в рабочем масштабе. Рабочий документ отличается от макета

расчетными параметрами знаковой информационной структуры документа.

573

В столбцах матрицы (гр. 4–15 и т. д.) перечисляются все возмож-

ные должностные позиции системы управления. В качестве предвари-

тельных нормативных проектных должностных позиций в системе

управления могут быть использованы существующие штатные расписа-

ния систем управления. В графах матрицы (гр. 2) перечисляются все ви-

ды документов, полученные на предыдущих этапах организационного

проектирования

и предлагаемые к использованию в проектируемой сис-

теме управления. При этом общий перечень документов, полученный на

стадии проектирования функционального содержания управленческой

деятельности, целесообразно предварительно структурировать по ос-

новным элементам производственной деятельности организаций и по

отраслевым организациям жизнедеятельности территориальных образо-

ваний. Подобная структуризация документов позволяет в дальнейшем

методически достаточно просто сформировать состав

и структуру спе-

циализированных функциональных структурных подразделений (отде-

лов и служб) системы управления по содержанию, определять их чис-

ленность и предварительно сформировать общую организационную

структуру системы управления.

Наименования операций и процедур (гр. 3), необходимых для

разработки и использования каждого документа, определяются на ос-

новании классификатора управленческих операций исходя из пред-

ставлений

принципиальных моделей разработки подобного рода доку-

ментов, которые должны быть у каждого, кто занимается оргпроекти-

рованием.

На основании оперограмм документов разрабатываются макеты

документов, функциональная структура системы управления, схемы до-

кументооборота и информационных связей, осуществляется нормативное

проектирование функциональной управленческой деятельности.

Через операциональное представление управленческой деятельно-

сти может быть спроектирована в определенной степени

и нефункцио-

нальная творческая деятельность за счет использования творческих опе-

раций анализа, согласования, утверждения.

Принципиальная схема проектирования документированного ин-

формационного обеспечения систем управления представлена на рис. 32.

574

1 Составление предварительного перечня

документов

2 Определение предварительных реквизи-

тов документов

3 Определение основных показателей и

параметров показателей документов

Классификатор

функциональ-

ных задач сис-

темы управле-

ния

4 Подбор необходимых форм документов

и разработка макетов документов

5 Разработка схемы документооборота

(составление матриц «Документ — До-

кумент», «Реквизит — Реквизит»,

«Реквизит — Показатель»

Проект принци-

пиальной схемы

организацион-

ной

структуры

6 Разработка оперограмм документов

7 Составление матриц «Документ —

Показатель», «Показатель — Показа-

тель», «Реквизит — Показатель»

8 Разработка схемы информационных

связей

Проект

технического

обеспечения

системы

управления

9 Уточнение макетов документов

10 Разработка рабочих форм документов

11 Формирование рабочих форм

документов с наполнением их типовыми

трафаретными текстами, стандартной

информацией

Рис. 32. Принципиальная схема разработки управленческой

документации

На основе проекта информационного обеспечения могут быть рас-

считаны трудоемкость управленческой деятельности и численность

управленческого персонала для функциональной деятельности. Опера-

575

циональное описание решения функциональных задач и разработки доку-

ментов является основой для формирования должностных инструкций по

отдельным рабочим местам в системе управления. На основе расчетной

численности могут быть сформированы специализированные структур-

ные функциональные подразделения и разработана схема организацион-

ной структуры системы управления. Численность высшего управленче-

ского персонала определяется при проектировании

схемы организацион-

ной структуры системы управления. На основе схемы документооборота

и схемы информационных связей могут быть разработаны положения о

структурных подразделениях системы управления.

9.3. Понятие организационной структуры

Прежде чем рассматривать вопросы проектирования организацион-

ной структуры системы управления, необходимо определить некоторые по-

нятия. Если под структурой

понимать принципиальную схему иерархиче-

ски

упорядоченной совокупности функционально взаимосвязанных эле-

ментов, обеспечивающих целостность системы, то, очевидно, в любой со-

циальной организованной системе можно выделить целый комплекс взаи-

мосвязанных структур (организационных структур) в зависимости от того,

какие совокупности элементов этой системы рассматриваются. Схематиче-

ские формализованные описания сложных социально-экономических сис-

тем различаются в зависимости от того,

какие совокупности элементов вы-

деляются в системе организованной жизнедеятельности и какие отношения

этих элементов рассматриваются.

Соответственно, если в качестве элементов производственной органи-

зации принимать специализированное по операциям технологическое обору-

дование, то можно представить операциональную технико-технологическую

структуру производственных процессов организации; если рассматривать

технологические переделы, выделенные в отдельные относительно авто-

номные производственные

подразделения (цеха, участки, пролеты, фи-

лиалы), то можно получить производственную структуру организации;

если рассматривать состав, взаимосвязи и функциональные характеристи-

ки используемых финансовых средств, то можно получить структуру ка-

питала или финансовую структуру производственной системы; если эле-

Структура (от лат. structura — строение, расположение, порядок) — совокупность

устойчивых связей объекта, обеспечивающих его целостность и тождественность самому се-

бе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях

(Советский энциклопедический словарь. — М.: Советская энциклопедия, 1983.— С. 1276).

Иерархия (от греч. hiero's — священный и arche' — власть) — расположение час-

тей или элементов целого в порядке от высшего к низшему (Там же. — С. 476).

576

менты или статьи затрат — организационную структуру себестоимости

продукции или структуру издержек производства; если документальные

взаимосвязи отдельных структурных функциональных подразделений

системы управления — организационную структуру документооборота;

если операциональные функциональные информационные связи между

должностными позициями в системе управления — организационную

технологическую функциональную структуру управленческой деятельно-

сти или структуру информационных связей и т. д.

Однако

в теории управления применительно к производственным

организациям не рассматривается весь комплекс возможных организаци-

онных структур, характеризующих социальную организацию жизнедея-

тельности как систему с различных сторон. Под организационной струк-

турой отдельной организованной системы понимается только структура

системы управления, а точнее, форма построения аппарата управления

или иерархия управленческого персонала на основе административных

связей

. Таким образом, в подавляющем большинстве публикаций под ор-

ганизационной структурой понимается лишь схема структуры системы

управления, т. е. состав функциональных подразделений (отделов, служб)

и должностных позиций высшего управленческого персонала системы

управления и административные связи их соподчинения.

Некорректность такого подхода к организационной структуре обу-

словлена тем, что неправомерно и бессмысленно рассматривать

структуру

системы управления организации без объекта управленческой деятельно-

сти — производственных организационных процессов и их элементов.

При этом организационная структура системы управления рассматривает-

ся крайне односторонне и бессистемно.

Для того чтобы упростить понятийно-категориальный аппарат в

части организационных структур, примем следующие допущения. Орга-

низационные структуры отдельных элементов и характеристик организа-

ционной деятельности

, таких, как организационные структуры информа-

ционной системы, системы документооборота, технико-технологической

системы и т. п., будем обозначать без определения «организационная»

или заменять термином «организация», например, структура информаци-

онной системы организации и т. д. Хотя многие структурные характери-

стики элементов организационной деятельности разворачиваются в рам-

ках организационной структуры, тем не менее

они не идентичны ей и не

могут быть заменены обобщенным понятием организационной структуры.

Термин «организационная структура» в связи со сложившимся стереоти-

пом словоупотребления будем использовать только применительно к

форме построения организации в целом и ее подсистем, где в качестве

577

элементов выступают организационные подразделения: цеха, участки, от-

делы, службы и отдельные должностные позиции системы управления.

Применительно к территориальным образованиям такая понятий-

ная некорректность не имеет значения, так как, во-первых, территориаль-

ные системы не являются организациями в полном смысле этого слова, а

во-вторых, по существу, территориальные системы управления объектов

управления как таковых, непосредственно, административно и экономи-

чески подчиненных органам власти, не имеют. Поэтому здесь термин ор-

ганизационная структура полностью соответствует организационной

структуре системы управления.

Таким образом, в настоящей работе для производственных организа-

ций под организационной структурой будем понимать схему иерархически

упорядоченной совокупности всех производственных, функциональных

подразделений и должностных позиций высшего

управленческого персона-

ла систем управления и их административных взаимосвязей подчинения

(субординации), обеспечивающих целостность производственной органи-

зации. Иначе говоря, организационная структура — это структура органи-

зации в целом, а не только структура системы управления.

Для территориальных образований всех уровней под организаци-

онной структурой будем понимать схему иерархически упорядоченной

совокупности функциональных подразделений и

должностных позиций

высшего управленческого персонала территориальных систем управления

и их административных взаимосвязей подчинения (субординации), обес-

печивающих целостность системы управления. Организационная струк-

тура территориальных органов власти является ее основной статической

характеристикой, определяющей, с одной стороны, потенциальную ус-

тойчивость и стабильность существования — функционирования ее как

системы, а с другой — динамическую характеристику, адекватно

отра-

жающую изменение целевых стратегических приоритетов и политику,

проводимую органами власти всех уровней в условиях постоянной дина-

мики объективного мира.

Необходимо отметить, что когда речь заходит об организационных

структурах систем управления, всегда встает вопрос о характере взаимо-

связей элементов этих систем. В отличие от расчетных технико-

технологических описаний физических, материально-вещественных

функциональных взаимосвязей в процессах производственной деятельно-

сти, в системе управленческой деятельности связи информационные, аб-

страктные, носят идеальный характер. Как правило, в научной литературе

по управлению различают два вида связей в организациях: линейные и

функциональные. Соответственно этому организационные структуры сис-

тем управления обозначаются как линейные, функциональные, а также

578

различные виды комбинированных, линейно-функциональных структур

(линейно-штабные, дивизиональные, матричные, стратифицированные

и т. п.). Подобное типологическое разделение организационных структур

систем управления неправомерно, что обусловлено некорректностью по-

нятийно-категориального аппарата, применяемого к линейным и функ-

циональным связям.

Понятием «линейные связи» обозначим организационно-

управленческие, или организационно-распорядительные, административ-

ные

связи подчинения. В подавляющем большинстве литературных ис-

точников по теории управления линейные связи рассматривают как чисто

властные «командные» авторитарные взаимоотношения. Однако это дале-

ко не так. Любые властные воздействия, даже в жесткой форме приказов,

обязательно предполагают содержательный контекст, иначе управление

может вообще не состояться, так как основу управленческой деятельности

составляют

ясность и понимание того, что необходимо сделать. Поэтому в

линейных связях наряду с властной компонентой обязательно должно

быть функциональное (регламентированное) содержание

. Более того, ос-

новой линейных связей управления, безусловно, является прежде всего

смысловое содержание, но выраженное во властной форме. Термин «ли-

нейный» означает лишь то, что все виды отношений между управляющи-

ми и исполняющими элементами (работниками) системы, с одной сторо-

ны, реализуются как связи непосредственного административного подчи-

нения, а с другой

— осуществляются по одной «линии», одному инфор-

мационному «каналу».

И еще одно принципиальное замечание по поводу линейных взаи-

мосвязей. Если корректно рассматривать управление как систему различ-

ных классов и видов управленческой деятельности, то следует напомнить,

что есть такой класс управленческой деятельности, как оперативное

управление или руководство, которое предполагает обязательный комму-

никационный

контакт субъекта и объекта управления в форме связей под-

чинения. При этом коммуникации успешны и эффективны только в сфере

Под администрированием (от лат. administro — управляю, заведую) будем пони-

мать

формализованные методы управления, командования, основанные на властных нача-

лах, предусматривающих подчинение и исполнение, в отличие от «управления» в истинном

смысле этого слова, когда в основе разумного воздействия субъекта управления на объект

управления лежат понимание и, соответственно, осмысленные действия.

Необходимо подчеркнуть, что содержательной основой административных линей-

ных связей обязательно должно быть функциональное (а не творческое) содержание, кото-

рое автоматически обеспечивает ясность и понимание задачи. Предполагается, что исполни-

тель заранее профессионально подготовлен к выполнению указаний, т.е. обладает необхо-

димым уровнем специализированных знаний (приказать выполнить то, что неясно, непонят-

но

исполнителю, практически невозможно).

579

функционального содержания в рамках профессиональной подготовки

исполнителей. Коммуникационное взаимодействие осуществляется как

руководство в текущем (реальном) времени именно в форме линейных

связей как наиболее эффективный способ устной передачи оперативных

указаний при непосредственном контакте исполнителя и руководителя. В

этом смысле линейные связи действительно отражают административные

организационно-распорядительные связи непосредственного подчинения.

Как правило

, содержание линейных связей отвечает на вопрос «что нужно

сделать к определенному календарному сроку?», но не предусматривает

описание технологии выполнения, т. е. не отвечает на вопрос «как, каким

образом, в какой последовательности, с помощью каких средств?», так

как заранее предполагает профессиональное знание технологии выполне-

ния исполнителем.

Под функциональными связями элементов любой

системно органи-

зованной деятельности необходимо понимать жестко регламентирован-

ные, нормированные, кооперативно-последовательные зависимости одних

элементов от других, выражающиеся в форме операциональных содержа-

тельных закономерностей, предопределяемых технологией процессов

кооперированной деятельности. Функциональные связи предполагают

операциональное описание технологии, методики (способов) выполнения

управленческой деятельности, т. е. описывают последовательность вы-

полнения операций и собственно сами способы

, операции или отдельные

приемы и действия.

Таким образом, содержание любой кооперированной деятельно-

сти формально может быть описано через технологическую структуру

функциональных взаимосвязей отдельных операций. Именно это позво-

ляет структурировать и дифференцировать функциональную управлен-

ческую деятельность по отдельным функциональным подразделениям и

должностным позициям. И наоборот, творческая, нефункциональная

деятельность стратегического управления, как

правило, реализуется вне

функциональных структурных подразделений в форме различного рода

советов, комитетов и тому подобных образований, состоящих из пред-

ставителей функциональных подразделений и высшего управленческого

персонала и предназначенных для коллективной творческой деятельно-

сти. Исключение из этого — аналитические центры, работа которых в

значительной степени заключается в обработке статистической инфор-

мации и построении

различных трендовых характеристик. Собственно

системные аналитические выводы из этой информации также формиру-

ются указанными коллективными органами стратегического управления.

Необходимо иметь в виду, что функциональная структура отра-

жает лишь потенциально самые общие принципиальные необходимые

580

функциональные взаимосвязи элементов организации в разрезе функ-

циональных задач. В реальной действительности операциональную

функциональную структуру описать не представляется возможным как

из-за огромного количества возможных вариантов композиций опера-

циональных связей, так и вследствие того, что на формальную структу-

ру функциональных кооперированных связей накладывается нефор-

мальная структура индивидуальных неформальных взаимоотношений

работников

системы управления.

С этой точки зрения под функциональными связями необходи-

мо понимать такие содержательные связи между работниками орга-

низации, при которых вышестоящий сотрудник имеет право давать

советы, а нижестоящий обязан их выслушать. Реализация этих мето-

дических рекомендаций возможна только в результате линейных ад-

министративных связей. Именно так на практике и реализуются

функциональные взаимосвязи. Любые функциональные рекоменда-

ции, решения, разработанные соответствующими функциональными

подразделениями, становятся обязательными для всеобщего испол-

нения только после утверждения их высшим управленческим персо-

налом, т. е. через линейные административные связи. Все инструк-

тивно-методические рекомендации, функциональные должностные

инструкции, составленные специалистами, приобретают силу норма-

тивного документа, обязательного для исполнения, также

лишь после

их утверждения высшим административным управленческим персо-

налом.

Таким образом, функциональные взаимосвязи реализуются че-

рез структуру административных связей подчинения. Следовательно,

все схемы организационных структур систем управления, хотя и от-

ражают только линейные административные связи подчинения, яв-

ляются, по существу, линейно-функциональными структурами одно-

го типа. Даже в матричных программно-целевых

структурах отсутст-

вуют элементы двойного подчинения — функциональные и линейные

взаимосвязи, как зачастую трактуют их в литературе. Матричные ор-

ганизационные структуры систем управления являются точно такими

линейными структурами, так как функциональные содержательные

связи руководителей проектов (программ) на практике реализуются

только по схемам административного подчинения. В качестве приме-

ра, иллюстрирующего указанные особенности

матричных структур,

на рис. 33 приведен фрагмент структуры управления проектного ин-

ститута. Как правило, системы управления проектных институтов

формируются по принципам матричных структур.