Соловьев В.С. Теория социальных систем. Том 2. Теория управления социальными системами

Подождите немного. Документ загружается.

561

1 Анализ динамики внутреннего состояния социальной

организованной системы

2 Анализ и прогноз динамики внешней ситуации

3 Определение миссии и целей социальной системы

4 Декомпозиция цели социальной системы по основ-

ным элементам или сферам жизнедеятельности

5 Формулировка целей и задач системы управления

6 Организационно-функциональный анализ системы

управления социальной системы

7 Проектирование содержания функциональной управ-

ленческой деятельности

8 Определение трудоемкости, расчет численности

управленческого персонала и разработка структуры

функциональной управленческой деятельности

9 Разработка содержания нефункциональной творче-

ской управленческой деятельности

10 Формирование проекта организационной структуры

системы управления

11 Кадровое проектирование системы управления

12 Организационно-кадровое проектирование системы

управления

13 Разработка рабочей документации организационного

проекта

Рис. 29. Принципиальная схема организационно-кадрового

проектирования систем управления

Этап выполняется при совершенствовании действующих систем управления.

562

Цели социальной системы обусловлены спецификой объекта и

предмета управления и влиянием внешней ситуации и окружающей сре-

ды. Состав, структура, специфика объекта и предмета управления уста-

навливаются в результате анализа динамики внутреннего состояния соци-

альной системы (1), а стратегические декомпозированные цели (3, 4) — на

основе результатов анализа и прогноза динамики внешней ситуации (2).

При этом

анализ и прогноз динамики внешнего окружения должен

базироваться на данных анализа динамики внутреннего состояния соци-

альной системы в разрезе основных взаимосвязей социальной системы с

внешней средой. Это определяет порядок и последовательность организа-

ционного проектирования на начальных его этапах.

На основе результатов прогноза динамики внешней ситуации фор-

мулируется миссия и цель социальной

системы. Для конкретизации цели

производится ее декомпозиция по основным элементам производственной

деятельности и сферам жизнедеятельности территориальных образований

и по этапам достижения декомпозированной цели (3, 4). По существу, де-

композиция цели предопределяет цели и задачи системы управления со-

циальным образованием (5). Указанная информация в дальнейшем служит

основанием для проектирования функциональных структурных подсис-

тем, направлений

внутриорганизационного управления социальными сис-

темами.

На основании сформулированных целей и задач системы управле-

ния проектируется функциональное содержание управленческой деятель-

ности и определяется необходимая численность аппарата управления (7,

8). Содержание и объем функциональной управленческой деятельности

определяются на основании разработки системы функциональных задач,

решение которых обеспечивает достижение поставленных целей, и соот-

ветствующего проектирования информационного (

системы документов) и

технического обеспечения управленческой деятельности. Содержание и

технология управленческой деятельности, отражаемые в документальном

информационном описании организационных процессов и реализуемые в

определенной организационной структуре управления, составляют основу

управления и, соответственно, основу организационного проектирования

систем управления.

Заключительным этапом организационного проектирования, когда

решаются основные принципиальные вопросы формирования и функцио-

нирования системы управления

, является разработка структуры системы

управления (10). На этом этапе формируется принципиальная (формали-

зованная, теоретическая, проектная) схема организационной структуры

системы управления, определяются состав и структура высшего управ-

ленческого персонала, информационного и технического обеспечения

563

управленческой деятельности, схемы документооборота и информацион-

ных взаимосвязей, распределения полномочий и ответственности управ-

ленческого персонала.

Однако этим организационное проектирование систем управления

далеко не исчерпывается. Более того, рациональное построение системы

управления и документальное информационное обеспечение управленче-

ской деятельности в значительной степени зависят от других элементов

системы управленческой деятельности.

В системе управленческой

деятельности, как и в любой системе

деятельности, обязательными элементами, помимо субъектной (кадровой)

составляющей, являются: организационная техника (компьютеры, средст-

ва связи, множительная техника, техника передачи, хранения, уничтоже-

ния информации и т. п.), мебель, организационные и бытовые условия

деятельности, информация, материально-ресурсное обеспечение и финан-

совые средства.

Таким образом, в структуре организационного проекта

системы

управления должны найти свое отражение проектные решения по основ-

ным элементам системы управления и по организации рабочих мест. Эф-

фективность функционирования теоретической модели системы управле-

ния может быть обеспечена только при наполнении ее кадровым ресур-

сом, соответствующим формальным требованиям. Для этого необходимо

осуществить кадровое проектирование системы управления исходя из

на-

личного кадрового ресурса (11).

В связи с тем, что наличный кадровый ресурс всегда отличается в

той или иной степени от формализованных требований проектной систе-

мы управления, необходимо провести коррекцию теоретической модели

системы управления применительно к конкретным индивидуальным каче-

ствам наличного управленческого персонала, которая осуществляется в

форме организационно-кадрового проектирования (12).

Завершается организационно

-кадровое проектирование систем

управления расчетом экономической эффективности проектных решений

и разработкой рабочей документации организационного проекта (13), в

состав которой входят положения об основных структурных подразделе-

ниях системы управления, должностные инструкции, схемы организации

рабочих мест, проект технического оснащения системы управления, рабо-

чие формы документов и т. п.

Вопросы анализа динамики внутреннего состояния,

анализа и про-

гноза динамики внешней ситуации, определение и декомпозиция целей

социальных систем различных типов и классов рассматривались в преды-

дущих разделах работы, поэтому проектирование систем управления нач-

нем с определения содержания управленческой деятельности.

564

Общая методологическая схема проектирования систем управления

производственных организаций и территориальных образований одинако-

ва. Проектирование систем управления производственных организаций и

территориальных образований принципиально отличается только содер-

жанием управленческой деятельности, обусловленным объектами и пред-

метами управленческой деятельности, требованиями к личностным харак-

теристикам высшего управленческого персонала.

Сложность и особенность совершенствования действующих сис-

тем

управления проявляются в том, что для анализа (исследования) дей-

ствующей системы управления, выявления недостатков и формирования

проектных рекомендаций по их устранению необходимо предварительно

иметь теоретически идеальный проект системы управления, так как ана-

литические и проектные операции предполагают предварительное зна-

ние идеального, т. е. научно обоснованного, представления об эффек-

тивной организации управленческой

деятельности социальных систем

различных типов и классов. Поэтому для организационного анализа и

проектирования необходимо четкое системное знание теории управле-

ния применительно к теории социальной организации жизнедеятельно-

сти общества в различных формах. В связи с этим совершенствование

действующих систем управления последовательно проводится в логике

указанной принципиальной схемы организационно-кадрового проекти-

рования,

однако при этом проектные и аналитические работы осуществ-

ляются одновременно на каждом этапе. То же самое относится и к кад-

ровому проектированию.

Системное представление теории управления применительно к раз-

личным типам и классам социальных организованных систем позволяет

не только сформировать в организационном проекте системы управления

научно обоснованное «идеальное» описание содержания управленческой

деятельности различных типов и классов, но и методологически более

грамотно сформулировать модельные нормативные требования к управ-

ленческому персоналу на различных уровнях управления при кадровом

проектировании.

Особенности организационно-кадрового проектирования систем

управления территориальных образований заключаются в том, что все со-

циальные системы территориального типа — это многоуровневые систе-

мы с различным уровнем

иерархии производственных организаций, со-

ставляющих экономическую основу урбанизированных и сельских посе-

лений. Наличие на их территории производственных организаций регио-

нального или федерального значения затрудняет формулировку целей со-

ответствующих территориальных образований, качественно меняет нор-

мативные требования к мировоззренческому уровню высшего управлен-

565

ческого персонала урбанизированных и сельских поселений. Объективно

недостаточно четкая иерархия взаимосвязей социальных организованных

систем разных типов и классов вынуждает в некоторых случаях рассмат-

ривать вопросы теории социальной организации жизнедеятельности об-

щества, далеко выходящие за рамки производственных организаций и

конкретных территориальных образований.

9.2. Методология проектирования содержания

функциональной управленческой деятельности

Проектирование содержания управленческой деятельности мож-

но рассматривать как проектирование информационного обеспечения

управленческой деятельности. Спроектировать можно только содер-

жание функциональной (формализованной, регламентированной)

управленческой деятельности и только применительно к документиро-

ванной информации. Более того, проектирование информационного

обеспечения управленческой деятельности обязательно предполагает

использование системы организационно-технических средств, что су-

щественно изменяет содержание управленческого труда

. Принципи-

альная схема проектирования документированного информационного

обеспечения территориальных систем управления приведена на

рис. 30.

Проектирование содержания управленческой деятельности осу-

ществляется в два этапа. На первом — формируется формализованное

теоретическое (научно обоснованное) описание содержания управлен-

ческой деятельности. Этот этап можно обозначить как организацион-

ное (формализованное) проектирование информационного обеспече-

ния управленческой деятельности. На втором

этапе проектируется соб-

ственно содержание управленческой деятельности непосредственно

конкретной системы управления. Проектирование содержания управ-

ленческой деятельности конкретных систем управления осуществляет-

ся путем «привязки» теоретической проектной модели (организацион-

ного проекта информационного обеспечения управленческой деятель-

ности) к конкретным объектам (основным элементам производствен-

ной деятельности в организациях или отраслевым организациям сфер

жизнедеятельности, реализуемым на

территории) и предметам управ-

ления (основным технико-экономическим показателям объектов

управления в соответствии с декомпозированными целями динамики

конкретных социальных систем).

566

1 Определение состава общих функций управ-

ления, осуществляемых в организации

2 Определение состава специфических функ-

ций и задач системы управления

Классификатор

функциональ-

ной

управленче-

ской

деятельности

3 Определение операционального содержания

функциональной управленческой деятельно-

сти

4 Формирование предварительного перечня

документов, обеспечивающих выполнение

специфических функций управления

Макеты

рабочих форм

документов

5 Проектирование информационного обеспече-

ния системы управления

6 Определение нормативной трудоемкости до-

кументальных операций

7 Нормативное проектирование функциональ-

ной управленческой деятельности

Проект

технического

обеспечения

системы

управления

8 Определение нормативной численности

функционального управленческого персонала

9 Предварительное определение состава струк-

турных функциональных подразделений сис-

темы управления

Рис. 30. Принципиальная схема проектирования содержания

функциональной управленческой деятельности

Таким образом, проектирование содержания управленческой дея-

тельности включает:

— составление формализованного модельного теоретического опи-

сания информационного обеспечения (содержания) управленческой дея-

тельности;

— определение объектов управленческой деятельности на основе

анализа динамики внутреннего состояния системы — основных элемен-

тов деятельности производственных организаций и отраслевых производ-

567

ственных организаций основных сфер жизнедеятельности территориаль-

ных образований;

— определение предметов управленческой деятельности, т. е. ос-

новных технико-экономических показателей (характеристик) элементов

деятельности производственных организаций и производственной дея-

тельности отраслевых организаций территориальных образований;

— проектирование конкретного содержания управленческой дея-

тельности, т. е. определение основных функциональных задач системы

управления путем соединения формального

модельного описания инфор-

мационного обеспечения с объектами и предметами управленческой дея-

тельности конкретной организации или территории на основе стратегиче-

ских целей и их декомпозиции.

Таким образом, проектирование содержания управленческой дея-

тельности конкретных систем управления осуществляется путем «привяз-

ки» теоретической проектной модели (организационного проекта инфор-

мационного обеспечения управленческой деятельности) к конкретным

объектам

и предметам конкретных социальных организованных систем.

Как уже указывалось, в самом общем виде с теоретической точки

зрения содержание управления производственных организаций представ-

ляет собой систему различных классов и видов стратегического, текущего

и оперативного управления. В качестве классов стратегического управле-

ния выступают анализ динамики внутреннего состояния системы, анализ

и прогноз динамики

внешней ситуации, определение и декомпозиция це-

ли, разработка целевых специализированных программ и разработка про-

ектов реализации целевых специализированных программ; в качестве

классов текущего управления — соответственно, функции планирования,

организации, отчета и анализа; в качестве оперативного управления —

функции оперативного контроля, учета и руководства. При этом опера-

тивный контроль и руководство, осуществляемые бездокументально, не

проектируются.

Классификация управленческой деятельности применительно к

объектам управления — основным элементам производственной деятель-

ности (производственным процессам, техническим средствам, материаль-

ным ресурсам, кадрам, организационным и социально-экономическим ус-

ловиям деятельности, готовой продукции, финансам) — позволяет полу-

чить видовое описание содержания управленческой деятельности.

Таким образом, если в принципиальной схеме классификации и видовой

специализации управленческой

деятельности (см. табл. 3)

(в гр. «Объекты

Вопросы классификации и видовой специализации управления производственных

организаций рассматривались в п. 3.2.

568

управления») представить конкретные производственные процессы, перечень

основного технологического оборудования, материально-сырьевых, кадровых

ресурсов и т. д. и по ним выделить этапы «жизненных циклов», реализуемых в

рамках организации (гр. «Предмет управления»), то в структуре видов управ-

ленческой деятельности (гр. 3–11) в соответствии со стратегическими целями,

декомпозированными по основным элементам производственной деятельно-

сти,

получим перечень функциональных задач, которые должны решаться в

системе управления организации.

Аналогичным образом с теоретической точки зрения содержание

управленческой деятельности в территориальных образованиях также

представляет собой систему различных классов и видов стратегического,

текущего и оперативного управления. Однако в качестве классов текуще-

го управления реализуются только функции планирования, отчета и ана-

лиза

. Классификация управленческой деятельности применительно к объ-

ектам управления — производственным организациям основных отраслей

жизнедеятельности территории — позволяет получить видовое описание

содержания управленческой деятельности.

Если в принципиальной схеме классификации и видовой специали-

зации управленческой деятельности территориальных образований

(см. табл. 5)

в гр. 1 выделить отрасли, которые реализуются в данном тер-

риториальном образовании, а в гр. 3 — конкретные отраслевые организа-

ции и основные технико-экономические показатели их деятельности, то в

структуре видов управленческой деятельности (гр. 3–11) в соответствии

со стратегической социально-экономической политикой и приоритетами

отраслевых организаций получим достаточно полный укрупненный пере-

чень функциональных

задач

, которые должны решаться в системе

управления территориального образования.

На основании полученных перечней функциональных задач можно

спроектировать полное содержание функциональной деятельности систе-

мы управления. Решение отдельных функциональных задач представляет

собой поэтапную обработку информации в виде отдельных операций

(сбор исходных данных, анализ информации, первичная обработка и т. п.),

которые могут производиться на

отдельных рабочих местах в рамках

должностных позиций системы управления. Естественно, чем подробнее

Вопросы классификации и видовой специализации управления территориальными

образований рассматривались в п. 3.3.

Под задачей понимается формализованный способ решения вопросов по извест-

ным (установленным) правилам и алгоритмам (схемам, формулам) на основе вполне опреде-

ленных исходных данных. В отличие от задачи, проблемы не имеют четкой формулировки,

четких границ и алгоритмов решения. Проблемы решаются путем их преобразования в сис-

тему задач.

569

составлены классификаторы функциональных задач, тем полнее может

быть описано операциональное содержание функциональной управленче-

ской деятельности и тем качественнее можно осуществить организацион-

ное проектирование систем управления.

Поскольку все функциональные задачи отражаются в определенной

системе документов, для проектирования содержания функциональной

управленческой деятельности необходимо предварительно спроектиро-

вать информационное обеспечение системы управления.

Прежде всего

необходимо отметить, что спроектировать информацион-

ное обеспечение можно только для функциональной управленческой деятель-

ности, которая вследствие возможности ее формализации может быть отраже-

на в виде документированной информации. Если в классификатор функцио-

нальных задач ввести полный комплект документации, разрабатываемой по

каждой специфической функциональной задаче, то можно получить докумен-

тированное описание информационной системы

функциональной управленче-

ской деятельности, отражаемой в документах. Если же подобное описание до-

полнить операциональным содержанием по каждому документу, то можно по-

лучить формализованное, достаточно полное (операциональное) описание со-

держания функциональной управленческой деятельности.

Таким образом, общую методологическую схему проектирования

содержания функциональной управленческой деятельности можно пред-

ставить в следующем виде. Для получения

полного описания содержания

функциональной управленческой деятельности необходимо все функцио-

нальные задачи представить в форме документов, которые следует опи-

сать в операциональном разрезе. Для этого можно воспользоваться клас-

сификатором управленческих операций (Приложение 6).

При составлении предварительного перечня документов, необхо-

димых для решения основных функциональных задач, можно использо-

вать стандартные унифицированные формы документов,

рекомендован-

ные для применения. В тех случаях, когда необходимые формы докумен-

тов отсутствуют или стандартные формы непригодны вследствие специ-

фики деятельности социальной системы, разрабатываются макеты форм

рабочих документов. Для разработки форм документов, состава и содер-

жания реквизитов и показателей, содержащихся в документах, предлага-

ется использовать метод матричного проектирования.

Суть метода заключается

в использовании системы матриц, отражаю-

щих функциональные взаимосвязи как самих документов (матрицы «Доку-

мент — Документ», «Документ — Реквизит», «Документ — Показатель»)

, так

Под «реквизитами» документа понимаются такие данные, которые придают доку-

менту юридический статус, законную силу и отражают принятое управленческое решение,

570

и показателей и реквизитов, в них содержащихся (матрицы «Реквизит — Рек-

визит», «Реквизит — Показатель», «Показатель — Показатель») (табл. 28).

Таблица 28

Система матриц, необходимых для проектирования

информационного документированного обеспечения

системы управления

Документ Реквизит Показатель

Документ

• • •

Реквизит

• •

Показатель

•

Соответственно, в матрице «Документ — Документ» отражаются

взаимосвязи документов между собой. Это своего рода схема документообо-

рота, если в матрице показать последовательность составления документов. В

матрице «Документ — Показатель» отражается распределение всех технико-

экономиче-ских показателей по документам. В матрице «Документ — Рекви-

зит» отражаются взаимосвязи всех документов по источникам их разработки

и использования

, а также временная (календарная) структура документаци-

онного обеспечения. В матрице «Показатель — Показатель» отражаются

функциональные формализованные взаимосвязи всех выходных, промежу-

точных и исходных показателей между собой. В матрице «Показатель — Ре-

квизит» отражаются взаимосвязи технико-экономических показателей с рек-

визитами разработчиков и потребителей документов. В матрице «Реквизит —

Реквизит» отражаются взаимосвязи реквизитов всех

подразделений и управ-

ленческого персонала в разрезе календарного времени.

Использование подобного метода позволяет сократить или полно-

стью исключить дублирование информации (кроме показателей строгой

статистической и финансовой отчетности) и тем самым существенно со-

кратить трудоемкость управленческой деятельности и, соответственно,

численность управленческого персонала, повысить эффективность управ-

ленческих связей за счет рационализации информационных и

докумен-

тальных потоков. Для этого все матрицы размещают в наиболее эконо-

мичной форме матричных взаимосвязей, показанных на рис. 31, позво-

направленное на исполнение. К такого рода данным относятся: реквизиты (адреса, наимено-

вание, телефоны и иные данные, характеризующие изготовителя — лица, утвердившего до-

кумент, и получателя (пользователя) документа (должность, фамилия, И. О., наименование

отдела, структурного или производственного подразделения и т.п.), дата изготовления и ут-

верждения документа, календарный срок действия документа.

Под «показателями

» документа понимаются такие данные, которые отражают опре-

деленные технико-технологические, ресурсные, технико-экономические и другие характери-

стики (содержание) процессов деятельности организации.