Соколов Б, Рукин В. Системы внутреннего контроля (организация, методики, практика)

Подождите немного. Документ загружается.

Подразделение Направление взаимодействия

Отдел снабжения и

сбыта,

материальный

склад

СВА в отделе снабжения и сбыта контролирует со-

стояние материально-технической базы, эффективность

заключенных сделок по приобретению материально-

производственных запасов и договоров на реализацию

продукции, отчеты о расходовании материалов на

производство, отпуск материалов на сторону, акты

приемки и списания товарно-материальных ценностей

(ТМЦ), документы по претензиям и искам в связи с

поставкой продукции. Она подтверждает обоснованность

прихода и списания ТМЦ, консультирует по вопросам

составления договоров, заполнения бланков учета и

отчетности, проведения и оформления результатов

инвентаризации.

СВА на материальном складе проверяет карточки

складского учета, оформление первичных документов,

договоры о материальной ответственности, сохранность

ТМЦ, исправность весоизмерительного оборудования.

Она представляет аналитические справки и предложения

по совершенствованию работы отдела снабжения и сбыта

и материального склада

Производственный

отдел и

производственные

цеха

СВА в производственном отделе получаст сводки

выполнения плана выпуска продукции (работ, услуг),

данные об остатках незавершенного производства,

нормах расхода материальных ресурсов, рекламации на

некачественную продукцию. Она представляет

материалы проверок и анализа использования

материальных ресурсов. СВА в производственных цехах

проверяет отчеты, правильность оформления накладных,

соответствие фактического выхода продукции

установленным нормам, обоснованность применения

норм естественной убыли, изучает законность отнесения

затрат на производство продукции (работ, услуг),

заполнение производственных журналов, соблюдение

технологической дисциплины, своевременность отраже-

ния произведенных операций в первичных документах.

Она информирует об изменениях норм, нормативов и

плановой себестоимости единицы продукции (работ,

услуг)

Продолжение табл. 4

1.6.

Основные

требования к содержанию

итог овых

документов

по результатам проверки

По результатам проверки СВА составляется отчет (акт) с выводами и

предложениями. Он может состоять из двух частей. Общая часть

включает в себя следующие сведения;

1)состав проверочной группы СВА с указанием фамилии, инициалов,

должности, места работы каждого специалиста, обязанностей в ходе

проведения проверки;

2)реквизиты объекта проверки;

3)перечень должностных лиц (фамилии, инициалы, должности),

ответственных за финансово-хозяйственную деятельность объекта

проверки;

4)период времени, к которому относится документация, проверенная

в ходе внутреннего аудита.

Аналитическая часть отчета (акта) содержит:

1)перечень выявленных отклонений, превышающих уровень

существенности ошибок и обстоятельств, их обусловивших;

2)оценку выявленных отклонений с точки зрения их влияния на

финансово-экономические показатели работы объекта проверки;

3)рекомендации по возможным путям устранения отрицательных

отклонений или усиления действия положительных отклонений;

4)качественную или количественную оценку влияния внедрения

рекомендаций СВА на финансово-экономические показатели работы

объекта проверки;

5)конструктивные предложения (при их наличии) по совер-

шенствованию управления объектом проверки;

6)сведения обо всех выявленных существенных нарушениях в

бухгалтерском или управленческом учете, искажающих отчетность.

Этот материал, и особенно содержащиеся в нем предложения,

рекомендации и замечания, должны быть обоснованными, ясными для

понимания и не допускать двойного толкования формулировок.

Выполнение этого требования СВА обеспечивает более объективное

рассмотрение отчета внутреннего аудитора органами управления

коммерческой организации и облегчает принятие по нему конкретных

решений. Это способствует повышению результативности проверок и

одновременно росту авторитета СВА.

При составлении отчета (акта) внутренним аудиторам необходимо

соблюдать определенные принципы, такие, как объективность,

понятность, краткость, конструктивность и своевременность.

Объективность отчета основывается на фактах, которые опи-

сываются беспристрастно, а выводы и рекомендации формируются без

предубеждения.

Понятность отчета подразумевает, что его содержание изложено

просто и логично, не изобилует профессиональной терминологией и

характеризуется высокой информативностью.

Краткость отчета характеризуется уместностью изложения ма-

териала, отсутствием избыточных подробностей, полнотой выражения

мысли при минимальном количестве слов.

Конструктивность отчета определяется тем, что он своим со-

держанием, выводами и рекомендациями оказывает помощь про-

веренному подразделению.

Своевременность отчета подразумевает, что он формируется без

неоправданных задержек, что позволяет принять срочные и эффективные

меры.

Следует отметить, что подготовленные внутренними аудиторами

выводы и предложения для включения в аналитическую часть отчета

целесообразно до составления его окончательной редакции обсудить с

руководителями объекта проверки. Такие обсуждения гарантируют

отсутствие неверного понимания в истолковании выявленных фактов, К

обсуждению, как правило, приглашаются все заинтересованные

руководители, имеющие право санкционировать начало исправительных

операций и хорошо осведомленные о работе объекта проверки.

По результатам проведения внутренней аудиторской проверки

аудитор составляет отчет, который в обязательном порядке проверяет и

утверждает руководитель СВА. Отчет (акт) составляется как минимум в

трех экземплярах. Один из них передается руководству объекта

проверки, второй — в адрес заказчика проверки, а третий — сдается в

архив СВА. Все три экземпляра отчета имеют одинаковую силу.

Количество экземпляров отчетов и их адресаты определяются

руководством организации с учетом их конфиденциальности.

Необходимо, чтобы органы управления организации по результатам

проведенной СВА проверки давали четкие письменные ответы на

замечания и предложения, изложенные в отчете, с указанием того, какие

из них будут реализованы, а какие нет и по какой причине.

СВА, как правило, организует так называемый последующий

контроль после проверки, чтобы убедиться, что по изложенным в отчете

(акте) недостаткам и нарушениям приняты соответствующие меры,

обеспечивающие их исправление и устранение или

3 ClICIVMU Bill I pt'H НОШ tiOljJpvix

усиление причин, обусловивших их появление. Можно сказать, что такой

контроль — это действия аудиторов и контролеров, при помощи которых

они устанавливают адекватность, эффективность и своевременность мер,

принятых руководителями объектов проверок по материалам отчетов

(актов).

При последующих проверках на объекте аудиторам необходимо

давать оценку и анализ полноты устранения недостатков, выявленных

предыдущими проверками, и результативности принятых мер.

Факторами, влияющими на организацию последующего контроля,

являются существенность изложенных в отчете данных о недостатках и

нарушениях, размер финансовых и трудовых затрат, необходимых для

исправления положения, неблагоприятные последствия, которые могут

возникнуть в случае недостаточных мер по устранению этих нарушений

и недостатков.

Как показывает практика, СВА обычно имеет график последующего

контроля, который является составной частью годового плана ее работы.

Этот график формируется с учетом временных рамок устранения

недостатков и нарушений, а также срока, когда должен быть получен

ответ руководителей объекта проверки.

В качестве приемов последующего контроля могут применяться:

1)направление выписок из отчета (акта), содержащих информацию о

выявленных недостатках, руководителям объекта проверки,

ответственным за принятие мер по исправлению этих недостатков;

2)получение и оценка ответов руководителей с точки зрения

эффективности предлагаемых мер по устранению недостатков;

3)поэтапное, в случае необходимости, получение от руководителей

организации или ее структурных подразделений уточненных

сведений по ходу устранения выявленных проверкой недостатков.

По результатам последующего контроля составляется служебная

записка или акт, где отражаются своевременность и полнота исполнения

мероприятий по устранению выявленных внутренними аудиторами

недостатков и нарушений.

Следует отметить, что действенной формой внутриведомственного

контроля зарекомендовали себя проверки, проводимые балансовыми

комиссиями по периодической или годовой отчетности филиалов или

дочерних организаций,* где наряду с другими вопросами

рассматривается выполнение решений по итогам проверок внутреннего

аудита.

1.7. Основные требования к современной системе управления

персоналом СВА

Изучение теории и практики работы систем управления СВА показывает,

что наиболее часто в них применяется так называемая управленческая

модель. Она состоит из таких основных элементов, как планирование

работы СВА, организация работы с кадрами и их методическое и

техническое обеспечение, организация управления персоналом,

координация деятельности между СВА и внешними контролирующими

органами, организация внутреннего контроля. Описание вышеуказанных

элементов, позволяющих создать эффективную систему управления

СВА, приведено в табл. 5.

Т а б л и ц а 5

Функция

управленияХарактеристикаПланированиеВыбор

функций и средств для их реализации,

обеспечивающих достижение целей внутреннего аудита

на этапе формирования СВА

Определение в соответствии с этими функциями

необходимой квалификации персонала СВА и

формирование подразделений этой службы или

команд, решающих определенные группы контрольных

задач на этапе формирования СВА.

Составление календарных планов, охватывающих все

направления работы

СВАОрганизацияАдминистративное

регламентирование (Положение о СВА, должностные

инструкции, внутренние стандарты деятельности и др.).

Подбор штатного персонала с использованием

квалификационного тестирования, его расстановка,

информирование о предъявляемых требованиях,

проведение воспитательной работы. Ознакомление

штатного персонала с внутренними стандартами,

методиками и информацией, необходимой для

проведения проверок, а также обеспечение

Основные элементы

Функция управления Характеристика

Внедрение современных внутренних стандартов ау-

диторской деятельности и методик проведения проверок.

Составление общих планов и программ проведения

проверок.

Определение и учет показателей работы СВА и се

сотрудников.

Организация СВА качества аудиторской деятельности

(разработка методов контроля качества работы аудиторов

в ходе проверок; контроль качества работы внутренних

аудиторов на соответствие внутренним стандартам

аудиторской деятельности и эффективности

применяемой технологии проверок; контроль и анализ

результативности проводимых проверок и выявление

возможностей для улучшения работы). Организация

контроля над эффективным использованием рабочего

времени сотрудниками СВА и выполнения ими

организационно-распорядительных документов и

системы формирования рационального использования

рабочего времени

Координация

Обеспечение взаимодействия с внешними аудиторами.

Взаимодействие с подразделениями организации, в

структуре которой находится СВА, и оказание им

консультационных услуг.

Корректировка планов и программ с учетом фактических

данных, полученных при проверках

Соблюдение этих элементов в полном объеме создает предпосылки

для формирования современной системы управления трудом в СВА,

которая обеспечивает рациональную расстановку и использование

штатного персонала, укрепление трудовой дисциплины,

совершенствование форм и методов проведения контрольной

деятельности, повышение квалификации специалистов и аудиторов этой

службы. Реализация на практике этих предпосылок позволит повысить

эффективность как коллективного труда указанных специалистов и

аудиторов, так и их индивидуального труда.

Современная система организации коллективного труда аудиторов в

организации, элементы которой приведены в табл. 5, должна отвечать

следующим требованиям:

Продолжение табл. 5

1)установление рациональной структуры СВА, учитывающей

особенности бизнеса коммерческой организации;

2)внедрение системы нормирования труда и оптимизация чис-

ленности СБА с учетом количества и сложности проводимых про-

верок;

3)интеграция и дифференциация труда внутренних аудиторов и

специалистов, означающие возможность проведения как ком-

плексных, так и специализированных проверок;

4)рациональное распределение прав и обязанностей среди штатных

работников СВА с учетом квалификации и личных качеств;

5)нормирование и эффективное использование бюджета рабочего

времени аудиторов (установление обоснованных норм затрат времени

по видам работ и объектам проверок, их правильная организация,

исключающая незапланированные временные затраты);

6)упорядочение делопроизводства и всех видов информационного и

правового обеспечения (непрерывность, своевременность и четкость

сбора актуальных данных, применение автоматизированных способов

поиска и обработки информации);

7)унификация, стандартизация и упрощение оформления

документации и информации по контрольной работе, позволяющие

сократить число документов, обеспечить соблюдение четкой

регламентации проведения проверок, разгрузить высо-

коквалифицированный персонал от выполнения технических

операций, улучшить качество оформления материалов проверок и их

обработку;

8)применение в процессе проверок современных методик, а также

методов финансового и экономического анализа;

9)повышение уровня автоматизации контрольной деятельности;

10)совершенствование системы организации подбора, подготовки и

повышения квалификации специалистов СВА, воспитание у них

необходимых профессиональных качеств и навыков делового

общения;

11)создание благоприятных условий труда и отдыха;

12)внедрение рациональных форм и методов материального и

морального поощрения;

13)разработка и внедрение основных принципов и показателей

эффективности и качества аудиторской деятельности, позволяющих

объективно оценить коллективную и индивидуальную Деятельность

специалистов СВА.

Последний пункт весьма важен для роста эффективности дея-

тельности СВА, которая определяется степенью достижения по-

ставленных перед ней задач и выполнением отведенных функций. Этот

показатель характеризуется достаточно широким кругом факторов,

например:

1.Превентивный эффект как предотвращение возможных нарушений

и злоупотреблений, достигаемый проведением организационных

мероприятий по инициативе работников СВА.

2.Повышение обоснованности принимаемых управленческих

решений.

3.Прямой количественный эффект — количество и сумма вы-

явленных нарушений.

4.Косвенный количественный эффект — снижение стоимости

внешнего аудита и затрат на оказание сопутствующих аудиту услуг.

Количественная оценка вышеперечисленных факторов представляет

собой сложную задачу. Поэтому на практике сложилась система оценки

по количеству выполненных проверок, сумме выявленных незаконных

выплат и хищений, соблюдению сроков проведения проверок и числе

проведенных профилактических мероприятий. Эта действующая система,

безусловно, требует своего усовершенствования.

В качестве возможного направления такого усовершенствования

можно предложить систему коэффициентов, характеризующих работу

СВА в целом по следующим направлениям:

1)уровень управления СВА должен характеризоваться дина-

мическими показателями количественного и качественного состава ее

штатных работников (укомплектованность, образование,

профессиональный опыт, повышение квалификации и т.д.), ис-

пользованием рабочего времени, обеспеченностью методическими и

информационными материалами, степенью занятости аудиторов в

целом и по отдельным видам выполняемых работ;

2)оценка результатов эффективности СВА должна выражаться в

числовых показателях объема контроля (количестве проведенных

аудиторских проверок), его результатах (сумма выявленных недостач,

незаконного и нецелевого расходования средств и др.), а также в

показателях эффективности результатов проведенных проверок

(взыскание материального ущерба, сокращение излишних

ассигнований, выработка оптимальной учетной политики,

сокращение штрафных санкций налоговых органов, сокращение

отдельных видов расходов, наказание виновных лиц и др.) с учетом

качественных показателей;

3)наличие потенциальных возможностей повышения эффективности

(оптимизация использования рабочего времени, активизация

профессиональной подготовки и переподготовки, улучшение

применяемых методик контроля, информационно-правового

обеспечения и т.д.);

4)системный внешний и внутренний мониторинг организации и

эффективности СВА.

При разработке вышеуказанной системы коэффициентов необходимо

учитывать, что в комплексе они должны количественно и качественно

характеризовать эффективность труда внутренних аудиторов,

мотивировать их на повышение эффективности их работы.

Поскольку нормативных коэффициентов, характеризующих работу

СВА, не существует, можно для ее оценки применять средние показатели

(средние затраты времени на одну проверку, среднее число проверок на

одного аудитора), которые в динамике за ряд лет должны

характеризовать уровень работы и полезность каждого аудитора, а также

СВА в целом.

Необходимо отметить важную роль, которую играет в совер-

шенствовании управления СВА внутренняя система контроля качества

аудиторской деятельности. Эта система должна предусматривать

наличие программы гарантии качества, по которой на системной основе

проводится аттестация аудиторов, обеспечивающая заказчикам

аудиторских проверок уверенность в том, что они проводились в

соответствии с внутренними стандартами и методиками аудиторской

деятельности с соблюдением требований профессиональной этики.

Эта программа включает в себя надзор, внутренний и внешний

контроль качества проверки.

Как показывает практика, надзор за работой аудиторов должен

проводиться на постоянной основе и включать в себя следующее:

1)планирование проверки;

2)обеспечение проверки необходимыми инструкциями, методиками и

информационными материалами;

3)контроль СВА над полнотой и качеством выполнения программы

проверки;

4)подтверждение рабочей документацией аудитора выявленных

фактов нарушений;

5)наличие в отчете или ином документе по результатам проверки

обоснованных выводов и рекомендаций.

В целях оценки качества аудиторской деятельности и соблюдения

профессиональной этики целесообразно осуществлять плановые

внутренние проверки для самооценки СВА в целом или от-

дельных направлений ее деятельности руководителями или на-

значенными ими специалистами. При оценке используются анкеты

обратной связи, заполняемые после каждой проверки или выборочно

руководителями проверенного объекта.

Для определения качества деятельности СВА целесообразно не реже

одного раза в три года проводить внешние проверки силами независимых

специалистов (внешних аудиторов или консультантов). При наличии

существенных замечаний руководитель СВА утверждает план

мероприятий по их исправлению и обеспечивает его выполнение.

1.8. Внешнее регулирование деятельности внутренних аудиторов

Деятельность СВА, как отмечалось ранее, законодательством не

регулируется. Их проблемами должны заниматься саморегулируемые

профессиональные объединения внутренних аудиторов, которые в

России пока не получили широкого распространения. Определенную

помощь оказывает Институт внутренних аудиторов. Он обеспечил

перевод на русский язык Кодекса этики внутреннего аудитора и правил

(стандартов) аудиторской деятельности, разработанных Международным

институтом внутренних аудиторов, расположенным в США (далее —

Институт). Следует, однако, отметить, что эти стандарты перед их

применением на практике необходимо адаптировать к российским

реалиям. Дело в том, что ряд позиций правил (стандартов) относится к

юридическим лицам, которые оказывают организациям услуги по

проведению внутреннего аудита. В отечественной практике в подавляю-

щем большинстве случаев СВА — это структурные подразделения

организаций.

Кодекс этики внутреннего аудитора

Действие этого документа официально распространяется только на

членов организаций, под которыми понимаются обладатели

профессиональных сертификатов Института внутренних аудиторов или

кандидаты на их получение и те, кто оказывает соответствующие услуги

в рамках определения профессии внутреннего аудитора. Представляется,

однако, что применение содержащихся в кодексе положений было бы

полезно для всех СВА организаций, поскольку они в значительной

степени соответствуют требованиям профессиональной этики, которыми

руководствуются аудито-