Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

241

Лідерське становище компанії Primavera на ринку відчувається

досить-таки вагоме. Її системи найбільш функціональні, проте

мають і найвищу вартість на ринку, тому не популярні серед мене-

джерів, що працюють над невеликими проектами. Пакет Primavera

по-справжньому ефективний в тих проектах, де зайнято понад

350 учасників. У подібних випадках продукту Primavera рівних

немає — широкі можливості щодо настройки оптимізації, а також

безліч способів контролю роблять SureTrak Project Manager оптима-

льним вибором для великих проектів з чисельністю підрядчиків і

тривалим терміном реалізації.

4.5. Програмні продукти Artemis Views

(Фірма Artemis International)

Традиційно програмні продукти сімейства Artemis (Artemis

2000, Artemis 9000, потім Prestige) використовувалися для управлін-

ня великими інженерними проектами. На сьогодні корпорація

Artemis International поширює під цією торговою маркою серію про-

грам що має загальну назву ArtemisViews.

Сімейство ArtemisViews складається з набору модулів, що авто-

матизують різні аспекти управління проектами: ProjectView,

ResourceView, TrackView, CostView. Всі модулі сумісні за даними,

працюють в архітектурі клієнт/сервер, підтримують ODBC стандарт

і легко інтегруються з популярними СУБД Oracle, SQLBase,

SQLServer, Sybase.

Кожен модуль може працювати як незалежно, так і в комбінації з

іншим програмним забезпеченням. Ціна на ці, традиційно недешеві

системи, обчислюється, виходячи з конфігурації, що замовляється.

ProjectView (від $16000 на одного користувача) дозволяє реалі-

зувати мультипроектну та розраховану на багато користувачів

систему планування і контролю проектів в організації. ProjectView

дозволяє розділяти проектні дані (календарі, кодифікатори, списки

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

242

ресурсів) між користувачами або групами для користувачів, забезпе-

чує засоби безпеки при одночасній роботі користувачів з проектом.

Система дозволяє одержувати значну кількість різних звітів за допо-

могою власних засобів або з використанням спеціалізованого

програмного забезпечення (наприклад, Quest). У комбінації із засо-

бами управління ресурсами ResourceView дозволяє побудувати ін-

тегрований підхід до управління проектними роботами і поточними

операціями.

ResourceView ($6000 на робоче місце) — спеціалізована систе-

ма для планування і контролю використання ресурсів як в проектно-

му або матричному середовищі управління, так і для поточних

робіт. У системі реалізовані засоби підтримки узгодження керівни-

ками розподілу ресурсів між роботами. Графічна панель управління

ресурсами дозволяє менеджерам планувати, контролювати і оптимі-

зувати їх завантаження за рахунок перерозподілу черги робіт відпо-

відно до наявності ресурсів.

TrackView (від $1500 за робоче місце) надає засоби ведення

фактичної інформації щодо виконаних обсягів робіт, контролю за

станом виконання і вартістю поточних робіт (проектних і зовні-про-

ектних). Система дозволяє інтегрувати дані для різних рівнів управ-

ління в організації від рядових виконавців, які ведуть інформацію

щодо своїх завдань, до вищого керівництва, яке може одержати

укрупнені дані з фактичних витрат і обсягів робіт.

CostView ($12000) забезпечує підтримку центрального депози-

тарію для інформації щодо всіх витрат і доходів проектів. Пакет

дозволяє аналізувати економічну ефективність контрактів, складати

таблиці грошових потоків, передбачати витрати і розраховувати

показники внутрішньої норми рентабельності проектів. Безумовно,

ArtemisViews дозволяє створити могутнє інтегроване рішення,

проте, витрати, пов’язані з придбанням і упровадженням даного

програмного забезпечення, істотно обмежують коло потенційних

користувачів.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

243

4.6. Інформаційна система УП Spider Project

(Spider Technologies Group, Росія)

Російська розробка — Spider Project ($948). За інформацією,

одержаною від фахівців, які розробляють і підтримують пакет

(Spider Technologies Group), система була інстальована для управ-

ління декількома десятками великих проектів.

Даний пакет має кілька особливостей, що дозволяють йому

конкурувати із західними системами на великих промислових

проектах.

По-перше, це могутні алгоритми планування використання об-

межених ресурсів. Тестування відомих пакетів УП (Artemis Views

не тестувався) показало перевагу алгоритмів Spider Project за якіс-

тю планів виконання робіт, що складаються, при обмеженості на-

явних ресурсів. Для 32 з 100 проектів, що брали участь у тестуванні,

Spider Project склав оптимальний термін виконання робіт, а для ін-

ших 68 його не поступалися аналогам, що були складені західними

пакетами.

У пакеті реалізована можливість використання при складанні

розкладу робіт взаємозамінних ресурсів (пулі ресурсів), яка також

дозволяє одержати коротші розклади. Використання ресурсних пу-

лів позбавляє менеджера необхідності жорстко призначати виконав-

ців на роботи проекту. Йому достатньо вказати загальну кількість

необхідних для виробництва робіт ресурсів і з яких ресурсів цю

кількість вибирати. Це дозволяє і скоротити непродуктивні простої

ресурсів, і полегшити роботу проектного менеджера, позбавляючи

його необхідності проводити втомливі на великих проектах оцінки

«що якщо».

Ще однією особливістю пакету є можливість використання нор-

мативно-довідкової інформації — про продуктивність ресурсів з

тих або інших видів робіт, витрати матеріалів, вартість робіт і ресур-

сів. Spider Project дозволяє необмежено нарощувати число показ-

ників, що враховуються в проектах, створювати і використовувати

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

244

в розрахунках будь-які додаткові табличні документи і бази даних,

вводити будь-які формули розрахунку. Можливість настройки сис-

теми дозволяє користувачам одержувати від пакету не тільки роз-

клад робіт, графіки завантаження ресурсів і вартісні характеристики

проекту, але і технологічні характеристики складених розкладів.

Так, наприклад, в гірничодобувній промисловості користувачі

Spider Project отримали можливість планувати не тільки порядок

добування обсягів руди, але і враховувати обсяги окремих компоне-

нтів, що містяться в руді.

Перевершуючи багато західних пакетів за потужністю і гнуч-

кістю окремих функцій, Spider Project, в цілому поступається в сфері

програмної реалізації (використання стандартів обміну даними, при-

значений для користувача інтерфейс і т. д.). На сьогодні не заверше-

не повне переведення системи в середовище Windows. Пакет має

Windows надбудову, введення і відображення даних в діаграмах

Гантт і PERT. Для створення призначених для користувача таблич-

них звітів за проектом необхідно використовувати програму елект-

ронних таблиць, яка входить в поставку Spider Project.

4.7. Програмні продукти

Open Plan Welcom Software

Однією з основних відмінностей системи є могутні засоби ре-

сурсного і вартісного планування, які дозволяють значно полегшити

завдання знаходження найефективнішого розподілу ресурсів і скла-

дання їх робочого розкладу. Крім того, користувачами інтегрованої

системи управління проектами організації є як професійні менедже-

ри, що здійснюють узгодження і оптимізацію планів проектів, аналіз

ризиків, прогнозування і т.ін., так і учасники проектів, які викону-

ють збирання, уточнення і актуалізацію даних, які готують звіти.

Якщо для професіоналів важливою є універсальність і гнучкість фун-

кцій планування і аналізу стану проектів, що надаються системою, то

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

245

для решти користувачів важливіші простота і прозорість системи.

Тільки Open Plan забезпечує сьогодні як повну інтеграцію між про-

фесійною і «настільною» версіями системи, так і відвертість для об-

міну даними із зовнішніми додатками.

Open Plan поставляється в двох варіантах — Professional і

Desktop — кожний з яких відповідає різним потребам виконавців,

менеджерів та інших учасників проекту. Обидві версії працюють з

однією базою даних — немає необхідності в обміні даними. Спільне

використання професійної і «полегшеної» версій системи управлін-

ня проектами дозволяє не тільки врахувати потреби всіх груп корис-

тувачів, але і значно знизити вартість рішення.

До основних переваг Open Plan відноситься те, що він може

працювати з даними будь-якого профілю, що мають відношення до

життєдіяльності підприємства. Програмне забезпечення Welcom

можна налаштувати на роботу з різноманітними базами даних завдя-

ки об’єктно-орієнтованій і клієнт-серверній архітектурі. Open Plan

володіє прямим доступом до SQL баз даних. Користувач може ви-

брати в якому форматі зберігати дані за проектами (у власному фор-

маті Open Plan, у форматах Oracle, SQL Server, Sybase, xBase).

Open Plan забезпечує обмеження доступу до даних проекту, до-

зволяючи надавати різні права на доступ до певних даних, роблячи

їх доступними обмеженому колу осіб і регулюючи їх спільне вико-

ристання. Засіб «Директор управління проектами», вмонтоване в

Open Plan, дозволяє упорядкувати застосування стандартних елеме-

нтів проектів і процедур. У Open Plan пропонується 65 моделей, по-

будованих на базі керівництва PMI (Інституту Проектного Менедж-

менту, США), яке можна вмонтувати для створення документів, що

відповідають вимогам C/SCSC і ISO стандартів.

Не зважаючи на різноманітність систем, представлених на рин-

ку АСУПП, всі вони мають такі складові:

• засоби для календарно-мережевого планування;

• засоби для вирішення приватних завдань (передпроектний ана-

ліз, розроблення бюджетів, аналіз ризиків, управління контрак-

тами, часом, фінансами);

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

246

• засоби для спрощеного доступу до проектних даних;

• засоби для організації комунікацій;

• засоби для інтеграції з іншими додатками.

Засоби календарно-мережевого планування можуть бути пред-

ставлені у вигляді модулів для складання розкладів і комплексних си-

стем. Перші орієнтовані на тих керівників, яким час від часу дово-

диться планувати прості проекти. Це програмне забезпечення (ПО)

дозволяє задавати взаємозв’язки між роботами, будувати діаграми

Гантта, розраховувати критичний шлях, спрощено оцінювати заванта-

ження ресурсів, вартість проекту і так далі. На жаль, на нашому рин-

ку продуктів даного класу, що локалізуються, поки не представлено.

Комплексні системи коштують значно дорожче. І якщо попере-

дній клас ПО орієнтований на менеджерів практично будь-якої

компанії, то комплексні системи розраховані саме на працівників

проектно-орієнтованих компаній. Вони містять не тільки професійні

інструменти для планування, аналізу і контролю над виконанням

проектів, але і всі необхідні засоби для організації ефективних кому-

нікацій між учасниками проектних команд та інтеграції з комплекс-

ними АСУП. Програмне забезпечення такого класу випускають ком-

панії Artemis Management Systems, Primavera Systems, Welcom

Software Technologies.

Серед них програми як початкового рівня, які спираються на

легкість застосування, так і системи з розширеною функціональніс-

тю. Більшість з них містить засоби для інтеграції з іншими додатка-

ми і організації ефективних комунікацій в проектній команді: обмін

інформацією електронною поштою, видалений доступ через веб з

можливістю оновлення даних, майстри для створення веб-звітів та

інші функції. Як приклад таких систем можна назвати MS Project

(Microsoft), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Spider

Project Management Technologies (Spider) — всі вони дозволяють

ефективно планувати проекти практично будь-якої складності. За

допомогою АСУПП даної цінової категорії можна визначати етапи і

список робіт проекту, створювати розклади, задавати календарні

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

247

терміни виконання завдань і трудовитрати, призначати пріоритети,

встановлювати взаємозв’язки, розраховувати критичні шляхи і т. ін.

Окрім цього, є можливість підтримувати множинне розбиття робіт

на структурні частини, що відповідають різним поданням проекту і

враховують його специфіку. Кожний з пакетів має свої особливості

в забезпеченні операцій планування.

Нова модель управління проектами, запропонована компанією

Primavera Systems, отримала назву «Концентричного управління

проектами» (Concentric Project Management — CPM). Не вдаючись

глибоко в деталі даної моделі, слід відмітити, що CPM має 4 важливі

переваги у порівнянні з тими підходами, які існували раніше: візуа-

лізацію (модель забезпечує всіх учасників проекту тією реальною

інформацією, яка для них необхідна з урахуванням ролі в проекті і

права доступу до інформації), координацію (модель дозволяє скоор-

динувати дії всіх учасників проекту — від керівників до субпідряд-

ників), посилення (постійний взаємозв’язок всіх учасників проекту і

моніторинг всіх його змін посилює відповідальність кожного учас-

ника за своєчасне і якісне виконання своєї частини роботи) і конку-

рентні переваги (якісно покращується і прискорюється процес при-

йняття рішень на всіх етапах реалізації проекту, процеси оптимізації

дозволяють вибирати найкращий за критеріями, що вимагаються,

варіант развитку подій).

Інструменти Primavera дозволяють організовувати більш ніж

один зв’язок між двома роботами, тоді як MS Project і Spider — ли-

ше одну. Також продукти Primavera вимагають від менеджера ство-

рити структурну схему перш, ніж почати календарне планування,

тоді як MS Project і Spider дозволяють одержати мережевий графік

як побічний результат календарного планування. Spider при визна-

ченні роботи разом із стандартними параметрами, прийнятими в

західному світі (тривалість, трудовитрати, витрата ресурсів), надає

можливість задати її обсяг в умовних одиницях (для організацій, які

ведуть документацію за старими правилами, прийнятими за ра-

дянських часів).

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

248

У всіх системах організовані розвинені можливості оптимізації

ходу виконання робіт за часом, бюджету і використанням ресурсів,

зокрема трудових. І хоча подібна оптимізація передбачає активну

самостійну корекцію завдань і призначень ресурсів, інструментальні

засоби планування наочно показують, що підлягає оптимізації, а що

ні. В результаті менеджеру залишається тільки перевірити ідеологіч-

ну можливість оптимізації, і якщо це реально, внести відповідні

зміни. За таким сценарієм діють пакети від Primavera і Microsoft.

Розробники інших програм вважають, що більш ефективна скрупу-

льозна настройка майстра оптимізації з подальшим ввімкненням йо-

го функціонування одним натисненням кнопки.

Хоча планування ризиків — процес, що по суті малооптимі-

зується, непогані засоби щодо структуризації ризиків є у всіх

проектних програмних модулях. Наприклад, непогані майстри,

вбудовані в пакети вже на первинному етапі проектування, мо-

жуть підказати менеджеру, які ризики здатні негативно вплинути

на проект. Так, дані системи забезпечують ідентифікацію потен-

ційних ризиків у бюджетній сфері, ризиків щодо доставки ресур-

сів та інших. Крім того, ПЗ від Primavera і Microsoft дозволяє мо-

делювати наслідки спрацювання ризиків (вплив на календарний

план, бюджет, витрати за проектом) за допомогою могутніх аналі-

тичних засобів. Для цього застосовуються імітаційні сценарії «як-

що.., то…», а також враховуються вірогідність ризику і фінансові

наслідки його спрацювання для кожної окремої роботи в проекті.

На відміну від них додаткові можливості Spider у сфері плануван-

ня ризиків зводяться до статистичного аналізу вірогідності закін-

чення проекту в межах встановлених календарних, бюджетних і

ресурсних обмежень.

Що стосується планування забезпечення проекту ресурсами, в

даній сфері описуване ПЗ дуже схоже. Всі АСУПП здатні вести пла-

нування призначень індивідуальних виконавців на роботи, облік не-

повного завантаження, планування витрат матеріальних ресурсів на

окремих етапах.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

249

У всіх трьох системах непогано розвинене планування ви-

трат: надається можливість підтримки обліку вартості окремих

робіт, часу роботи виконавців, використання одиниці матеріаль-

ного ресурсу або годин експлуатації устаткування, а також статті

фіксованих витрат. До того ж інструменти від Primavera і

Microsoft, на відміну від Spider, дозволяють враховувати окремо

вартість нормової і наднормової роботи виконавців. Одночасно

Spider допускає використання фіксованих витрат, не пов’язаних з

тривалістю і обсягом роботи.

Що стосується моніторингу та аналізу виконання проекту, тут

можливості описуваного ПЗ також знаходяться на високому рівні.

Системи придатні для контролю і управління календарними термі-

нами і витратою ресурсів. Крім того, вони дозволяють контролюва-

ти відхилення реального графіка проекту від базового, проводити

аналіз освоєних обсягів, а також створюють зрозумілі інформатив-

ні звіти.

Досить важливим моментом у роботі сучасного АСУПП є фун-

кція колективного управління проектом. Наприклад, декілька мене-

джерів, що ведуть справи проекту, повинні мати нагоду не тільки

паралельно працювати в розрахованому на багато користувачів

режимі, але й одночасно пропонувати свої рішення на суд оптиміза-

ційних модулів програми.

Технологічно програмний модуль проектної оптимізації роз-

робки Spider, функціонуючи в мулькористувальному режимі,

створює набір файлів, який розсилається через FTP всім менедже-

рам проекту. Таким чином, кожний з учасників робіт постійно

знаходиться в курсі виконаного обсягу завдань. Аналогічно діють

і ПЗ Primavera і MS Project. Вони використовують СУБД. Доступ

до останніх здійснюється через глобальні і локальні мережі (пра-

вила доступу чітко регламентуються). Додаткова зручність MS

Project — здатність підтримувати інтегрований документообіг у

проектній групі, завдяки тісній інтеграції з серверними продукта-

ми компанії.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

250

4.8. Система розробки бізнеспланів Project Expert

Система дозволяє вирішувати завдання проектування розвитку

бізнесу, аналізу ризиків і ефективності інвестиційних проектів під-

приємств найрізноманітнішого профілю, галузевої приналежності та

масштабів діяльності на основі створення фінансової моделі їх функ-

ціонування з урахуванням змінного економічного оточення.

Для керівника підприємства програма допоможе проаналізува-

ти альтернативи для вибору стратегії розвитку бізнесу. Фінансовий

директор з великим успіхом ухвалюватиме рішення у сфері форму-

вання структури капіталу підприємства і залучення інвестицій. Про-

гнозувати граничні витрати і беззбитковість виробництва продукції,

а також контролювати хід реалізації плану — завдання керівника

планового відділу підприємства. Фінансовий менеджер може «про-

гравати» альтернативні варіанти організації виробництва. Потенцій-

ним інвесторам або кредиторам, які вирішують проблему вибору

напряму вкладення засобів Project Expert допоможе:

• спроектувати розвиток бізнесу;

• проаналізувати альтернативні стратегії досягнення цілей розви-

тку підприємства і вибрати оптимальну;

• оцінити запас міцності бізнесу як похідну ризику зміни най-

важливіших чинників, що впливають на реалізацію проекту

розвитку;

• оцінити, як виконання проекту вплине на ефективність діяль-

ності підприємства,

• розрахувати термін окупності проекту,

• спрогнозувати загальні показники ефективності для групи про-

ектів, що фінансуються із загального бюджету;

• залучити інвестиції і кредитні засоби та оцінити ефективність

їх надання.

Система дозволяє створити бездоганний бізнес-план, що від-

повідає міжнародним стандартам, і підготувати пропозиції для ре-

гіональної інвестиційної програми і/або стратегічного інвестора,