Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

221

Перегляд різних полів в уявленні

При плануванні та відстеженні календарного плану буває кори-

сним переглядати різні комбінації даних. Змінивши таблицю, вжива-

ну до подання листа, можна змінювати колонки або поля даних, які

відображаються в конкретному уявленні.

1. У меню Вигляд виберіть потрібне уявлення.

2. Для використання уявлення, відсутнього в меню Вигляд, вибе-

ріть команду Інші уявлення, виберіть необхідне уявлення із

списку Уявлення і натисніть кнопку Застосувати.

3. У меню Вигляд виберіть команду Таблиця, а потім виберіть

таблицю, яку необхідно застосувати.

4. Щоб вибрати таблицю, відсутню

в підменю Таблиця, виберіть

команду Інші таблиці, виберіть необхідну таблицю завдань або

ресурсів, а потім натисніть кнопку Застосувати.

Відображення конкретних відомостей за допомогою фільтру

При необхідності зосередитися на певних завданнях або ресур-

сах в поточному уявленні можна застосувати до цього уявлення

фільтр. Можна відобразити або виділити за допомогою фільтру

тільки ті завдання або ресурси, які відповідають вказаним умовам

відбору.

1. Щоб відібрати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд

команду Діаграма Ганта або інше подання завдань.

2. Щоб відібрати відомості про ресурс, виберіть в меню Вигляд

команду Лист ресурсів або інше подання ресурсів.

3. У меню Проект виберіть команду Фільтр, а потім виберіть

фільтр, який необхідно застосувати.

4. Щоб застосувати фільтр

, відсутній в підміню Фільтр, або вико-

ристовувати фільтр виділення, виберіть команду Інші фільтри.

5. Щоб увімкнути фільтр, натисніть кнопку Застосувати, а щоб

увімкнути фільтр виділення, натисніть кнопку Виділити.

6. При застосуванні інтерактивного фільтру введіть необхідні зна-

чення і натисніть кнопку OK.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

222

7. Щоб відключити фільтр, виберіть команду Фільтр в меню

Проект, а потім виберіть команду Всі завдання або Всі ресурси.

Сортування даних в уявленні

Сортування завдань і ресурсів може бути виконано за таких

умов, як назва завдання, кінцева дата і назва ресурсу. Це зручно,

якщо вимагається переглянути завдання в певній послідовності.

Наприклад, завдання можна сортувати за кінцевою датою або за як-

найменшою або найбільшою тривалістю.

1. Щоб відсортувати відомості про завдання, виберіть в меню

Вигляд уявлення Діаграма Ганта або інші варіанти подання

ресурсів.

2. Щоб відсортувати відомості про ресурси, виберіть в меню Вигляд

уявлення Лист ресурсів або інші варіанти подання ресурсів.

3. У меню Проект виберіть команду Сортування, а потім необ-

хідні параметри

сортування.

4. Щоб побудувати сортування, в меню Проект виберіть команди

Сортування і Сортувати за.

5. У групі Сортувати за виберіть поле, за яким вимагається вико-

нати сортування, потім виберіть параметр За збільшенням або

За убуванням, що визначає порядок сортування, і натисніть

кнопку Сортувати.

6. Визначте параметри сортування.

7. Щоб відсортувати дані за

додатковим полем, виберіть поле в

першій групі Потім за, виберіть параметр За збільшенням або

За убуванням, що визначає порядок сортування, і натисніть

кнопку Сортувати.

8. Щоб кожного разу перенумеровувати завдання або ресурси,

встановіть прапорець Перенумерувати завдання або Перену-

мерувати ресурси, а потім натисніть кнопку Сортування.

9. Щоб сортувати, зберігаючи їх структуру, щоб

підзавдання зали-

шалися в сумарних завданнях, встановіть прапорець Зберегти

структуру, а потім натисніть кнопку Сортувати.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

223

10. Щоб повернути порядок сортування за умовчанням, натисніть

кнопку Скидання.

Угрупування даних в уявленні

У більшості уявлень є можливість групувати відомості для за-

вдань або ресурсів, щоб зіставляти і порівнювати дані. Наприклад,

може виникнути необхідність погрупувати і переглянути всі завдан-

ня з однаковою тривалістю.

1. Щоб згрупувати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд

уявлення Діаграма Ганта або інше представлення завдань.

2. Щоб згрупувати відомості про ресурси, виберіть в меню Вигляд

уявлення Лист ресурсів або інше представлення ресурсів.

3. У меню Проект виберіть команду Угрупування, а потім вка-

жіть групу, яку необхідно

застосувати.

4. Щоб видалити угрупування, в полі із списком Угрупування ви-

беріть елемент Немає групи.

Корекція календарного плану

Після перегляду і аналізу календарного плану може виникнути

потреба внести певні зміни. Якщо з’ясовано, що кінцева дата проек-

ту може бути відстрочена, можна скоректувати завдання, щоб ско-

ротити календарний план.

Перевірка може знайти перевитрату бюджету. Можливо, потрі-

бно буде тільки переконатися у тому, що план точно відображає реа-

льне виконання проекту.

Чи можна почати завдання раніше? Скористайтеся терміном

випередження. Чи існує дата, до якої завдання повинно бути обо-

в’язково розпочате? Додайте . Чи є переобтяжені та незайняті рес-

урси? Для скорочення завдань перепризначайте ресурси.

Перевірка і корекція залежності завдань

Залежність завдань описує спосіб пов’язування завдання із по-

чатком або закінченням іншого завдання. Наприклад, багато завдань

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

224

не можуть бути розпочаті до завершення іншого завдання. Це залеж-

ність «Закінчення-початок», яка є найзагальнішою. Такі залежності

моделюються в плані проекту при скріпленні завдань.

За умовчанням в Microsoft Project при скріпленні завдань призна-

чається залежність типу «Закінчення-початок». Якщо завдання

моделюється іншим зв’язком, тип залежності можна змінити. Окрім

залежності «Закінчення-початок», завдання можуть бути пов’язані

залежністю «Початок-початок», «Початок-закінчення» або «Закін-

чення-закінчення».

5. У меню Вигляд виберіть уявлення Діаграма Ганта.

6. Двічі кликніть лінію зв’язку завдань, яку вимагається пере-

вірити.

7. Щоб змінити тип залежності завдань, двічі кликніть цей значок.

8. Буде відкрито діалогове вікно Залежність завдань. Якщо нато-

мість відкривається діалогове вікно Стилі відрізків, закрийте

це вікно і точніше двічі кликніть

лінію зв’язку завдань.

9. У полі із списком Тип перевірте залежність завдань.

10. Щоб змінити залежність, в полі із списком Тип виберіть потрі-

бний тип зв’язку завдань.

Перекриття або затримка завдань

Якщо є завдання, які можуть бути розпочаті раніше, ніж вказано

в графіку, до завдань-послідовників можна додати термін випере-

дження. Таким чином перекриваються завдання і точніше моделю-

ється виконання роботи.

Наприклад, електрики можуть почати підключення електрич-

них розеток до завершення оброблення стін і час може бути викори-

стано ефективніше, якщо завдання «Підключення електричних розе-

ток» буде почато, коли завершиться оброблення половини стін. Щоб

це зробити, слід визначити 50-відсотковий термін випередження між

закінченням завдань «Оброблення стін» і початок завдання «Під-

ключення електричних розеток».

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

225

11. У полі Назву завдання виберіть потрібне завдання — послідов-

ник, а потім натисніть кнопку Відомості про завдання.

12. Перейдіть на вкладку Попередники.

13. У полі Запізнювання введіть термін випередження як негатив-

не число або негативний відсоток, наприклад, –3д або –50 %.

Перевірка і корекція обмежень завдань

Обмеження завдання можуть бути зручні для створення точні-

шого плану шляхом пов’язування завдань з певними датами. Напри-

клад, можна визначити, що завдання повинно бути розпочате не ра-

ніше або завершене не пізніше певної дати. Щоб краще відобразити

час виконання завдання, можна змінити стандартне обмеження

завдання «Якомога раніше» на будь-яке з інших семи обмежень або

знов повернутися до стандартного.

1. У меню Вигляд виберіть уявлення Діаграма Ганта.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця та Інші таблиці.

3. У списку Таблиці виберіть Дати обмежень і натисніть кнопку

Застосувати.

4. У таблиці «Дати обмежень» подані назва завдання, тривалість,

тип всіх обмежень і дата обмеження, у міру застосування.

5. Якщо

потрібне поле не виведено на екран, натисніть клавішу

TAB, щоб перейти в нього.

6. Для кожного завдання з обмеженням, відмінним від стандарт-

ного «Якомога раніше», слід переглянути завдання-поперед-

ники і завдання — послідовники на діаграмі Ганта, щоб пере-

конатися в необхідності обмеження.

7. При необхідності змініть обмеження.

8. Щоб змінити тип обмеження,

в полі Тип обмеження кликніть

стрілкою, а потім виберіть відповідне обмеження.

9. Щоб змінити дату обмеження, введіть або виберіть дату в полі

Дата обмеження.

10. Щоб видалити зайве обмеження, замініть його на стандартне

«Якомога раніше».

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

226

• Якщо була введена початкова дата завдання або для зміни

початкової дати був переміщений відрізок на діаграмі Ган-

та, в Microsoft Project встановлюється обмеження «Початок

не раніше» на основі нової початкової дати. Якщо була

введена кінцева дата завдання, в Microsoft Project автома-

тично призначається обмеження «Закінчення не раніше».

Якщо це не потрібне, замініть ці обмеження на «Якомога

раніше».

• Якщо проект планується з кінцевої дати, то при введенні

початкової дати завдання або переміщенні відрізка діагра-

ми Ганта для зміни початкової дати встановлюється обме-

ження «Початок не пізніше». Якщо введена кінцева дата

завдання, в Microsoft Project автоматично призначається

обмеження «Закінчення не пізніше». Якщо це не потрібне,

замініть ці обмеження на «Якомога пізніше».

Фіксація тривалості завдання

Якщо завданню призначаються додаткові ресурси, в Microsoft

Project автоматично зменшується тривалість завдань. Наприклад,

для завдання з тривалістю один день і з одним призначеним ресур-

сом потрібно 8 годин роботи. При плануванні з фіксованим обся-

гом робіт, якщо призначити другий ресурс, для завдання збережеть-

ся значення 8 годин роботи, але його тривалість зменшиться до

половини дня. Якщо натомість вимагається змінити обсяг роботи,

можна відключити планування з фіксованим обсягом робіт і призна-

чити інший ресурс. Для завдання буде відведено 16 годин роботи, а

тривалість залишиться рівною одному дню.

1. У меню Вигляд виберіть уявлення Діаграма Ганта.

2. У полі Назва завдання виберіть завдання, для яких вимагається

відключити планування з фіксованим обсягом робіт.

3. Натисніть кнопку Відомості про завдання і виберіть вкладку

Додатково.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

227

4. Зніміть прапорець Фіксований обсяг робіт і натисніть кнопку

OK.

5. Після призначення додаткового ресурсу тривалість завдань не

зміниться.

Скорочення завдань шляхом додавання ресурсів

Якщо завданню спочатку призначені ресурси, а потім ресурси

додаються або відбираються, Microsoft Project за умовчанням пере-

лічує тривалість завдань. Наприклад, припустимо, що є завдання з

фіксованим обсягом робіт, тривалістю чотири дні і одним призна-

ченим ресурсом. Якщо потім додається інший ресурс, завдання ско-

рочується до двох днів. Якщо доступність ресурсів є гнучкішою, ніж

крайні терміни, додавання ресурсів може стати ефективним спосо-

бом скорочення графіка.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назва завдання виберіть завдання, якому вимагається

призначити додаткові ресурси, а потім натисніть кнопку При-

значити ресурси.

3. У полі Назва ресурсу виберіть ресурс, який потрібен призначи-

ти для завдання.

4. При необхідності в полі Назву ресурсу введіть назву нового

ресурсу.

5. Натисніть кнопку Призначити.

6. Позначка зліва від поля Назва ресурсу вказує, що ресурс при-

значений вибраному завданню.

Якщо тривалість завдання не змінюється при додаванні ре-

сурсів, перевірте, що параметри планування задають планування з

фіксованим обсягом робіт. Натисніть кнопку Відомості про

завдання і відкрийте вкладку Додатково. Переконайтеся, що

прапорець Фіксований обсяг робіт встановлений, а для завдання

вибраний тип Фіксований обсяг ресурсів або Фіксовані трудо-

витрати.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

228

Переривання завдання

Завдання можна перервати, а потім продовжити його виконання

за графіком пізніше. Це зручно, якщо вимагається тимчасово зупи-

нити роботу над одним завданням, щоб виконати інше завдання.

Завдання можна переривати стільки раз, скільки необхідно.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. Натисніть кнопку Перервати завдання.

3. Наведіть показник на відрізок завдання, яке вимагається пере-

рвати, а потім кликніть відрізок в тому місці, де вимагається

його перервати.

• Якщо кнопка Перервати завдання не відображається,

натисніть кнопку Інші кнопки, а потім натисніть кнопку

Перервати завдання.

• Розділення завдання на частини не є аналогом введення

завдання, що повторюється, яка виконується через певні

інтервали як, наприклад, збори колективу. Для таких подій

слід створити завдання, що повторюється.

Видалення завдання

При корекції календарного плану, щоб дотриматись кінцевої

дати, повернутися в рамки бюджету або усунути перевищення

доступності ресурсу, може виникнути потреба зменшити ділянку

охоплення проекту. Слід видалити завдання відповідно до скорочен-

ня ділянку охоплення.

1. У полі Ідентифікатор виберіть завдання, яке вимагається ви-

далити.

2. Натисніть клавішу DEL.

Збереження плану за ходом виконання

Після введення відомостей про завдання, ресурси або витрати

на проект можна зберегти поточну копію базового плану. В процесі

виконання проекту можна ввести фактичні відомості й скористатися

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

229

допомогою Microsoft Project для порівняння цих даних з базовим

планом.

Збереження базового плану

Коли введені всі відомості проекту і все готове для початку

фактичної роботи, можна зберегти дані проекту, щоб порівнювати

його з фактичним ходом його виконання. За допомогою базового

плану можна відстежувати хід виконання, переглядати відхилення і

вносити необхідні виправлення. Наприклад, можна знайти завдання,

розпочаті пізніше, ніж планувалося, з’ясувати обсяг фактично вико-

наної ресурсами роботи щодо призначеної, а також відстежувати

бюджет.

У плані проекту може бути збережено до 11 базових планів, а

також дозволяється зводити оновлені дані проекту в сумарні завдан-

ня. Вони називаються «Базовий план», «Базовий план1»,… «Базовий

план10». Згодом, порівнюючи відомості базових планів з поточним

графіком проекту, можна виявити і вирішити проблеми, а також то-

чніше планувати подібні проекти в майбутньому.

3. У меню Сервіс виберіть команду Відстеження, а потім — ко-

манду Зберегти базовий план.

4. Виберіть параметр всього проекту, щоб зберегти базовий план

проекту.

5. Виберіть параметр вибраних завдань, щоб додати нові завдання

в існуючий базовий план.

6. Натисніть кнопку OK.

Збереження проміжного плану

Після збереження даних базового плану проекту можна зберег-

ти до 10 як контрольні точки проекту.

1. У меню Сервіс виберіть команду Відстеження, а потім —

команду Зберегти базовий план.

2. Виберіть параметр Зберегти проміжний план.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

230

3. У полі із списком Скопіювати виберіть ім’я поточного проміж-

ного плану.

4. У полі В виберіть назву для наступного проміжного плану або

визначте нову назву

5. Виберіть параметр всього проекту, щоб зберегти проміжний

план для всього проекту.

6. Виберіть параметр вибраних завдань, щоб зберегти частину

плану.

7. Натисніть кнопку OK.

Відстеження і управління ходом виконання

При управлінні проектом необхідно відстежувати елементи

трикутника проекту: час, бюджет і ділянку охоплення. Корекція

одного елементу впливає на два інших. Такі події, як непередбачені

затримання, перевищення витрат і заміна ресурсів, можуть привести

до проблем в календарному плані.

Якщо дані проекту постійно обновляються, то завжди є можл-

ивість переглянути останній стан проекту. Можна відстежувати

фактичний хід виконання завдань, фактичні трудовитрати ресурсів,

порівнювати фактичні витрати із запланованим бюджетом і вирів-

нювати завантаження ресурсів. Все це дозволить вчасно визначити

потенційні проблеми, щоб знайти і застосувати правильне рішення.

Відстеження фактичного ходу виконання завдань

Після створення проекту і початку роботи можна відстежувати

фактичні дати початку і закінчення, відсоток виконання завдань або

фактичні трудовитрати. Фактичні дані показують вплив змін на інші

завдання і, зрештою, на дату закінчення проекту.

Визначте один або два показники ходу виконання для

використання в проекті. Наприклад, ресурси можуть швидко уявити

звіт про відсоток виконання трудовитрат щодо завдань, що дозволяє

одержати загальне уявлення про хід виконання завдань. Або, навпа-

ки, ресурси можуть звітувати про години роботи над кожним