Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

191

Запитання і завдання для обговорення

1. Як можна визначити поняття автоматизоване робоче місце

2. Які види забезпечення АРМ ви можете назвати?

3. Що включає інформаційне забезпечення?

4. Види класифікації АРМ за функціональною ознакою?

5. Яку мету переслідує автоматизація управління підприємст

вом?

6. Які етапи автоматизації підприємства можна визначити?

7. Які завдання вирішує інформаційна система керівника?

8. Які завдання вирішуються за допомогою АРМ «Управління пер

соналом»:

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

192

Системи мають тенден

цію рости та в міру зростан

ня взаєморозчиняються

Узагальнений принцип не

визначеності

1. Складні системи при

зводять до несподіваних нас

лідків.

2. Сукупну поведінку

великих систем передбачити

не можна.

Інші формулювання

Інформація, що веде до

обов’язкової зміни проекту,

надійде до автора цього проекту тоді і тільки тоді, коли крес

лення вже виконані.

Перший закон корекції

Культура управління проектами із застосуванням автоматизова-

них засобів давно стала невід’ємною частиною культури ведення

всього бізнесу. Перехід від безсистемного виконання проектів до гра-

мотно організованого управління ними дозволяє компанії залишити у

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ

ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

193

минулому практику штурмівщини, постійного зриву або перенесен-

ня термінів закінчення робіт, порушення технології, постійні

проблеми фінансування, порушення термінів постачань і комплект-

ності всіх необхідних ресурсів та інше.

Сьогодні на ринку автоматизованих систем управління проек-

тами найбільш активні кілька гравців: лідер світового ринку про-

грамного забезпечення даного класу — Primavera Systems, компанія

Microsoft зі своїм пакетом Project і російський розробник Spider

Project Management Technologies, продукт якого відображає локаль-

ну специфіку. Про переваги і недоліки їх рішень ми і поговоримо.

Перш ніж почати аналіз можливостей продуктів, розглянемо

середовище, в якому вони покликані функціонувати, а також його

потреби. Наведена нижче класифікація користувачів узята з до-

слідження Welcom Software Technologies. Отже, виділяють три основні

категорії — всі вони беруть участь у процесі управління діяльністю

проектно-орієнтованої компанії і, відповідно, впливають на хід

управління проектом. Саме на цих користувачів в основному розра-

ховані автоматизовані системи управління підприємством і проек-

том (АСУПП).

В першу чергу, — це вище керівництво компанії, навіть не бе-

ручи участь у проекті, воно може істотно вплинути на його виконан-

ня. Як правило, до даної групи належать фахівці, що відповідають за

планування діяльності організації, постановку цілей і завдань, а та-

кож за оцінку їх виконання. Користувачі управлінської категорії від-

дають перевагу легким в управлінні програмним модулям, які в змо-

зі видавати демонстраційні звіти у будь-який момент виконання

проекту. Крім того, вони вимагають наявності не тільки могутніх

можливостей узагальнення оперативних відомостей, але і засобів

для інтеграції з даними інших програмних додатків.

Друга категорія — менеджери, відповідальні за розроблення де-

тальних планів досягнення цілей, поставлених керівництвом. Вони

розподіляють роботу за конкретними виконавцями, забезпечують пла-

нування використання ресурсів і здійснюють контроль над виконанням

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

194

планів і підготовку підсумкових звітів для керівництва. Від АСУПП

даний клас користувачів вимагає розширених можливостей аналізу

ризиків. І для менеджерів можливість інтеграції АСУПП з іншими

додатками важлива не менше, ніж для керівництва.

Третя категорія користувачів АСУПП — фахівці на місцях,

відповідальні за виконання робіт, визначених проектним графіком.

Їм доручається надання звітів про стан робіт, які виконуються, їх

якість, доступність, завантаження ресурсів та інші параметри. Для

користувачів даного рівня дуже важлива простота використання,

легкість вивчення, «прозорість» процедур введення даних, а також

наочність функціонування ПЗ.

Зрозуміло, запропонована класифікація вельми умовна. Так,

при реалізації нескладних проектів або в невеликих організаціях, рі-

вень детального планування буде представлений другою групою

співробітників — керівниками, для яких планування проектів не є

основною роботою. Це може бути директор невеликої фірми або за-

ступник керівника великої компанії, що планує поточну діяльність

свого підприємства, або начальники відділів, які планують заванта-

ження своїх співробітників. Для цієї групи управлінців більш важли-

ві такі характеристики системи, як простота використання і легкість

навчання.

4.1. Інформаційна система управління

проектами Microsoft Project

Microsoft Project є на сьогодні найпоширенішою в світі систе-

мою управління проектами. У багатьох західних компаніях MS

Project став звичним додатком до Microsoft Office навіть для ря-

дових співробітників, які використовують його для планування

графіків нескладних комплексів робіт. Особливістю пакету є його

простота. Розробники MS Project не прагнуть вкласти в пакет склад-

ні алгоритми календарного або ресурсного планування. В той же час

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

195

значна увага приділяється використанню сучасних стандартів, що

дозволяють ефективно інтегрувати пакет з іншими додатками. На-

приклад, підтримка стандартів ODBC і OLE 2.0 спрощує завдання

інтеграції бізнес-додатків.

Підтримка Microsoft Mail і Microsoft Exchange дозволяє полегши-

ти і систематизувати групову роботу з проектами. Настройка повід-

омлень для команди проекту включає можливість визначення складу

проектних даних, що пересилаються учасникам проекту електронною

поштою та установку обмежень на корекцію інформації, яка переси-

лається одержувачами. Зберігання проектів в папках Exchange забез-

печує додаткові засоби розмежування доступу до файлів проектів.

Для швидкого включення в роботу користувача-початківця MS

Project, надає, окрім звичних засобів допомоги, також можливість

розроблення проекту крок за кроком (Create Your First Project і Cue

Cards) і інтелектуальної підказки (Answer Wizard).

Позитивом пакету також слід зазначити достатньо зручні і гнучкі

засоби створення звітів. Основні типи звітів можуть бути вибрані із

заготівок (Report Gallery). Можливість одночасно мати до шести

планів для кожного проекту дозволяє підвищити ефективність аналі-

зу «що якщо». У той же час MS Project подає мінімальний набір за-

собів планування і управління ресурсами. Додаткові можливості

Project також включають імпорт/експорт даних у форматах ASCII,

CSV, Excel, Lotus 1-2-3, dBASE і FoxPro, засоби запису макроко-

манд, Visual Basic. Зазначимо також, що MS Project є 32-бітним

додатком, який ефективніше використовує ресурси Windows.

MS Project може бути рекомендований для планування простих

проектів користувачами непрофесіоналами і новачками. Одна з по-

зитивних якостей MS Project — могутня підтримка місцевих партне-

рів Microsoft. Не варто забувати і про те, що MS Project тісно пов’я-

заний з офісними пакетами Microsoft, а також Exchange Server. MS

Project гнучкий і може бути настроєний як за шаблоном, так і в ре-

жимі скрупульозного опрацьовування можливостей оптимізації

нового проекту.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

196

Управління проектами

Управління проектами — це процес планування, організації і

управління завданнями і ресурсами з метою досягнення певної

мети, зазвичай за наявності обмежень за часом, ресурсами або

витратами.

План проекту може бути простим, наприклад, містити написа-

ний в блокноті список завдань з часом їх початку і завершення.

План може бути складним, до нього можуть входити взаємопов’яза-

ні завдання і ресурси на сотні мільйонів гривень. Незалежно від

складності проекту, він складається з трьох основних етапів:

1. Побудова плану.

2. Спостереження ходу виконання проекту і управління.

3. Завершення проекту.

Чим успішніше виконуються окремі етапи, тим вірогідніший

успіх проекту в цілому.

Трикутник проекту

Якби тільки можна було уявити майбутнє проекту…

Це певною мірою можливе, якщо знати три чинники, які фор-

мують кожен проект.

Час. Час на виконання проекту, який відображений в його кале-

ндарному плані.

Гроші. Бюджет проекту, заснований на витратах на ресурси, тоб-

то персонал, устаткування і матеріали, необхідні для виконання завдань.

Область охоплення. Мета і завдання проекту, а також трудо-

витрати, необхідні для їх виконання.

Ця трійка — час, гроші і область охоплення — називається три-

кутником проекту. Корекція одного з цих елементів впливає на два

інші. Хоча важливі всі ці три елементи, звичайно, один з них робить

на проект більший вплив, ніж інші два.

Залежність між цими трьома елементами різна для кожного

проекту. Вона визначає і можливі проблеми, і допустимі рішення.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

197

Знання вузьких місць і можливостей для маневрування полегшує

планування і управління проектами.

Стратегія проекту

Перед розглядом завдань проекту або необхідних ресурсів слід

визначити його стратегію. Стратегія використовується для висвіт-

лення загальної картини проекту, щоб всі зацікавлені сторони були

чітко обізнані з проектом, що починається.

Важливо збирати і уточнювати такі відомості:

Цілі. Цілі та результати проекту повинні бути абсолютно ясні.

Пропозиції. Якщо робляться які-небудь припущення, які спри-

яють успішному досягненню мети проекту, вони повинні бути за-

фіксовані заздалегідь.

Обмеження. Будь-які обмежуючі або примусові чинники пови-

нні бути виявлені. Встановлення кордонів і обмежень також корисне

при плануванні дій на вирішення можливих проблем.

Ділянка охоплення. Ділянка охоплення визначає завдання і

кінцеві результати проекту.

Ці дані допомагають краще зрозуміти проект. Вони можуть бу-

ти також використані, якщо виникне необхідність відреагувати на

зміни, що відбулися в ході проекту.

Основні можливості Microsoft Project

Керівнику проекту необхідно стежити за безліччю деталей проекту,

не випускаючи з уваги кінцеву мету. Чи може допомогти в здійсненні

цього завдання програма Microsoft Project? По-перше, в базі даних

Microsoft Project зберігаються всі відомості про проект. Потім ці відо-

мості використовуються в Microsoft Project для обчислення календар-

ного плану і обліку витрат проекту; таким чином створюється план

проекту. Чим більше задано відомостей, тим більше точним буде план.

Введені і обчислені в Microsoft Project відомості зберігаються в

полях, які містять певні типи даних, наприклад назви або тривалості

завдань. У Microsoft Project кожне поле зазвичай відображається у

вигляді стовпця.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

198

Результати розрахунків в Microsoft Project негайно відобража-

ються у форматі, аналогічному електронній таблиці. Якщо введені всі

відомості про завдання, можна дізнатися про початкову та кінцеву

дати даного завдання, потреби в ресурсах та кінцеву дату проекту.

Планування проекту

Після створення плану проекту Microsoft Project обчислює і

створює робочий графік на підставі наданих відомостей про завдан-

ня, які необхідно виконати, співробітників, що працюють над цими

завданнями, устаткування і матеріали, які використовуються для ви-

конання завдань, а також проведені витрати.

При створенні плану проекту вводяться такі типи відомостей:

• Завдання

• Тривалість

• Залежності завдань

• Ресурси

• Витрати

На підставі цих відомостей в Microsoft Project можуть бути об-

числені календарний план, витрати і завантаження ресурсів.

Спостереження за проектом

Після створення плану проекту необхідно управляти проектом і

стежити за ходом його виконання. Відстежуючи проект, можна вно-

сити необхідні зміни, щоб дотримуватися календарного плану і за-

лишатися в рамках бюджету.

В процесі управління проектом можуть бути використані такі

засоби:

• поля, що налаштовуються для введення особливих відомостей;

• уявлення і таблиці для відображення точних відомостей, які не-

обхідні для перегляду;

• фільтри і групи для виділення відомостей, які вимагають уваги;

Вводиться фактичний хід виконання завдань, фактичні дані порів-

нюються з початковим планом, відстежується баланс завантаження

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

199

ресурсів. Все це дозволяє ефективно вирішувати проблеми, що ви-

никають.

Публікація плану

Після створення плану проекту і в процесі управління може ви-

никнути потреба у наданні відомостей про проект іншим користува-

чам, наприклад зацікавленим сторонам або особам, які призначені

для виконання роботи. Для надання відомостей можуть бути вико-

ристані такі засоби:

Друкування і створення звіту для надання іншим користувачам

відомостей про проект на папері.

Публікація у форматі HTML або збереження плану проекту на

веб-сервері для надання іншим користувачам доступу до відомостей

про проект на веб-вузлі.

Сервер Microsoft Project Server або система електронної пошти

для надання відомостей про проект іншим користувачам.

Спільна робота в групі

Можна спростити і автоматизувати спостереження завантажен-

ня ресурсів та їх взаємодію за допомогою засобів інтерактивної спі-

льної роботи в групі, заснованих на електронному зв’язку. Крім

того, можна ввести в проект відомості, що обновляються, тобто вра-

ховувати в поточному плані останні дані. Передбачено два засоби

для інтерактивної спільної роботи в Microsoft Project.

Сервер Microsoft Project Server і його компонент веб-інтерфейс

Microsoft Project Web Access — додаткові програмні продукти, які

можуть бути використані для організації інтерактивної взаємодії

між членами групи, керівниками проекту та іншими зацікавленими

сторонами.

За допомогою серверу Microsoft Project Server і веб-інтерфейсу

Microsoft Project Web Access члени групи можуть проглядати влас-

ний список завдань або весь проект. Вони можуть створювати нові

завдання для плану проекту і делегувати завдання іншим членам.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

200

Керівник проекту може одержувати оновлення завдань і текстові

звіти про стан. Зацікавленим сторонам надається доступ до відомос-

тей про проект і можливість перегляду загальної картини.

Електронна пошта. Якщо вимоги для спільної роботи групи до-

сить прості, для обміну основними відомостями про завдання і про

стан справ з членами групи можна використовувати існуючу MAPI-

сумісну 32-розрядну систему електронної пошти. За наявності елек-

тронної пошти для призначення завдань, відправлення оновлень і

текстових звітів про стан проекту група може використовувати спе-

ціальні повідомлення, які створюються Microsoft Project.

Огляд необхідних відомостей

Спочатку розглянемо кінцеві терміни, а потім — витрати. У ба-

зі даних проекту міститься безліч відомостей, але в даний момент

необхідна тільки їх частина. Для доступу до відомостей використо-

вуються такі засоби:

Уявлення показують частину відомостей про проект у форматі,

простому для сприйняття. Наприклад, на діаграмі Ганта основні ві-

домості подаються стовпцями і відрізками на графіку.

Таблиці визначають колонки, що відображаються.

Фільтри призначені для відбирання певних завдань або ресурсів.

Подібно каналам телебачення, в кожному уявленні виводиться

різна інформація. Таблиці та фільтри забезпечують тонке налашту-

вання. Так само, як при перемиканні каналів, інформація не віддаля-

ється, але зміна уявлень, таблиць або фільтрів може приховати час-

тину відомостей. Всі вони продовжують зберігатися в базі даних і

обновлятися.

Крім того, для перегляду розподілених або впорядкованих відо-

мостей їх можна групувати і сортувати так, як це потрібно.

Створення плану проекту

Якщо визначені цілі проекту і виділені основні його етапи, мож-

на почати створення плану цього проекту.