Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

171

поточної обстановки. Через деякий час задача реалізоване, і вияви-

лося, що середовище вже змінилося (або керівник неправильно по-

ставив завдання), звіти неактуальні, попереднє рішення виявилося

неправильним, потрібна подальша модернізація КІС. Це дорого і

може продовжуватися до безкінечності.

Якщо ж керівник дав паралельно завдання підготувати необхід-

ні оперативні звіти і фінансовому відділу, то, можливо, що в процесі

їх формування за допомогою базового програмного забезпечення

будуть знайдені помилки в поставленому завданні і ці звіти впли-

нуть на прийняте рішення. Та й вартість модернізації КІС для гене-

рації періодичних звітів може виявитися неефективною. Тому можна

зробити висновок, що при організації процесу підготовки нестандар-

тних звітів можливе застосування не тільки КІС, як така, а й комбі-

нації різних інформаційних засобів, що допомагають виконати робо-

ту оперативно і якісно. Важливий чинник — наскільки оперативно і

якісно? Це залежить вже від конкретних фахівців, від знання ними

інформаційних технологій і можливостей їх застосування.

Чомусь помічають, що важка монотонна фізична праця не пре-

стижна і на таку роботу мало охочих. Але мало хто помічає, що є

важкою є й монотонна інтелектуальна праця. Інтелектуальною вона

називається тому, що для її виконання від працівника часто виникає

необхідна наявності вищої освіти і при прийомі на роботу обов’яз-

кове вміння застосування комп’ютера. Чому важкий? Тому що при

збільшених потоках інформації і документообігу існують такі ж гро-

міздкі норми виконання. Монотонна — тому що одна і та ж примі-

тивна робота. По можливості фізичну працю намагаються механізу-

вати, якщо це призводить до збільшення ефективності діяльності

підприємства. А інтелектуальна? Теж автоматизувати! Але тільки за

умови, якщо це призведе до тієї ж ефективності.

На практиці часто можна спостерігати картину. Кожне «інтелек-

туальне» робоче місце оснащене комп’ютером, який механічно вклю-

чають на початку робочого дня і вимикають також механічно в кінці

роботи. Вся ж робота проводиться за допомогою ручки і калькулятора,

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

172

або ще гірше калькулятор активізується в базовій версії ПЗ. Тобто

економічний ефект повністю негативний: вартість комп’ютера, об-

слуговування, електроенергія на сам комп’ютер і на кондиціонер,

який охолоджує нагріте монітором повітря.

Часто пояснення цьому досить просте. На підприємстві встано-

влена КІС, але якийсь процес не автоматизований через різні обста-

вини: немає ефективності від автоматизації, руки не дійшли, статус

підрозділу (працівника) в неформальних відносинах низький. Пра-

цівник 95 % часу зайнятий поточною роботою, звик до цього, поволі

тупіє і не ставиться до роботи творчо. Та й навіщо йому це робити

якщо компанія часто хоче протилежного? Але якщо організована

виробнича атмосфера так, щоб робота стала кроком на шляху до

чогось нового, то ставлення до неї докорінно зміниться. Робота на-

буде нового значення (2-й пункт концепції менеджменту управління —

організація). Ось тут те і допоможе «клаптева» автоматизація окре-

мих бізнес-процесів незалежно від того, чи висококваліфікований це

фахівець фінансового відділу або обліковець робочого часу.

Для цього необхідне тільки одне — комп’ютерна грамотність в

повному розумінні цього слова і автоматизоване робоче місце для

вирішення конкретного завдання даного співробітника.

Найважливіше на підприємстві — це люди. Від них залежить в

більшості випадків цінність компанії зокрема і бізнесу в цілому.

Одні підприємства притягують людей як магніт, на інших, не дивля-

чись на високий рівень заробітної платні, охочих працювати не бага-

то. Від атмосфери, створеної всередині підприємства, залежить

наскільки творчо і відповідально персонал підходить до реалізації

концепції: планування — організація — мотивація — контроль.

Адже кожен етап може проходити через десятки і сотні людей. А

звідси і складається вартість витрат, необхідних для отримання під-

приємством прибутку. І на одержуваний прибуток часто справляє

вирішальний вплив не технологічне оснащення виробництва або

уміння продавати, а планування і аналіз всього циклу виробництва і

реалізації. Адже можна успішно виробляти те, що не буде потім

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

173

продаватися і збільшувати продажі тієї продукції, яка наносить

збитки підприємству через неправильний аналіз собівартості про-

дукції. І чим більше продаєте, тим більший збиток. Парадокс! Але

на практиці він трапляється досить часто.

Тому ми більше уваги приділяємо фрагментам «клаптевої»

автоматизації окремих бізнес-процесів: від можливості побачити

проблему безпосередньо на своєму індивідуальному робочому місці,

усунути її, і як наслідок, перетворити роботу на творчість, а життя

на радість (рис.3.2.). Для підприємства це вигідно з позиції змен-

шення витрат на виконання такої роботи, оперативністю ухвалення

рішень, а, отже, збільшенням ефективності діяльності і отримання

додаткового прибутку.

Фахівець

Це, перш за все, людина, яка володіє активним багажем специ-

фічних знань, а також можливістю і умінням їх практичного засто-

сування. Багаж — це добре. Але з оптимальним застосуванням цих

знань виходить не завжди і не у всіх. Кожне підприємство прагне до

того, щоб цей фахівець був професіоналом. А професіоналізм — це

сукупність придбаних знань і життєвого досвіду, що застосовуються

з метою досягнення певної мети або вирішення практичних завдань

з можливо мінімальними витратами, як в часі, так і у фізичному (або

фінансовому) вимірюванні.

Незалежно від того, чи знаходиться ця людина в межах свого ка-

бінету або за його межами, їй доводиться приймати рішення і дії, про

наслідки яких вона дізнається лише згодом. Можливість приймати

зважено ці рішення або певним чином діяти багато в чому залежать

від того, як цей фахівець підходить до вирішення цих завдань.

Мінімізація тимчасових витрат щодо практичного застосування

наявних знань — ось те завдання, до якого слід прагнути.

Гармонійне поєднання всіх цих додатків напрямів створює мож-

ливість для продуктивної обробки інформації і отримання достовір-

ного результату за короткий проміжок часу. Це можуть бути розра-

хунки або ж підготовка будь-яких документів.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

174

Рис. 3.2.

Два шляхи вирішення проблеми

Зниження конкурентоспромож

ності підприємства на ринку

Банк

ру

тство

Проблема

Побачити проблему, завдання

Виникнення ідеї і знаходження

шляхів її матеріалізації

Ручний розрахунок

Механічна і монотонна робота,

що займає багато часу

Роз

обка алго

итм

Матеріалізація

Отримання результату, який

можна оцінити і в грошовому

вираженні

Низька продуктивність праці.

Помилки. Відсутність своєчасних

управлінських рішень

Незадоволення фахівця своєю

роботою.

Відсутність достовірного

результату

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

175

Але для цього фахівець повинен побачити проблему і знайти

шляхи її вирішення.

Головне побачити проблему

Дуже часто люди виконують одноманітну, рутинну роботу не намага-

ючись зробити спроб для автоматизації окремих операцій, що повторюють-

ся. Важливо визначити — наскільки можлива автоматизація цих процесів.

Визначення «проблеми» і шлях її усунення

Проблема, завдання

Ручний розрахунок, ручна обробка

Пош

к шляхів ви

ішення

Побачити п

облем

, завдання

Механічна і монотонна робота,

що займає багато часу

Роз

обка алго

итм

Мате

іалізація

Отримання результату, який

можна оцінити і в грошовому

вираженні

Одноманітна робота, низька

продуктивність праці. Помилки.

Відсутність своєчасних

управлінських рішень

Висока собівартість продукції.

Зниження конкурентоздатності

підприємства на ринку

Банкрутство

Ефективність роботи.

Задоволення фахівця своєю

роботою. Зниження

собівартості продукції

Рис. 3.3.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

176

Відомо, що діловодство займає досить багато робочого часу, не

зважаючи на його одноманітність. Як приклад розглянемо робоче місце

і роботу фахівця відділу кадрів щодо великої організації, який оформ-

ляє посвідчення на відрядження кільком десяткам людей на день.

Робоче місце цього фахівця відповідає описаному вище — ро-

бочий стіл, завалений різними паперами і комп’ютер, за яким пра-

цюють відносно рідко. Навіть якщо б його не було, то це практично

ніяк би не вплинуло на роботу цього фахівця.

Після надходження наказу на відрядження (рис.3.3), робота зводила-

ся до заповнення від руки посвідчення на відрядження, в яке вносилося:

• прізвище, ім’я, по батькові;

• посада і, можливо, найменування організації;

• місце і підприємство відрядження;

• термін відрядження;

• мета відрядження;

• дата і номер наказу;

• паспортні дані;

• номер і дата відрядження;

• дата вибуття.

Тут необхідно додати, що в деяких випадках, фахівець заповнює

форму документа не від руки, а на комп’ютері, вводячи дані безпосе-

редньо в саму форму документа. На жаль це зустрічається досить час-

то і, не зважаючи на використання комп’ютера, така робота вимагає

ще більше часу, ніж заповнення такого документа від руки.

Перед заповненням посвідчення здійснюється пошук паспорт-

них даних відряджуваного. Після оформлення посвідчень всі ці дані

потрібно внести в паперовий журнал реєстрації. Тобто, виконати ту

ж саму роботу з заповнення посвідчення ще раз, але вже заповнюю-

чи журнал. Якщо навіть хтось їздить у відрядження постійно, то час

заповнення його посвідчення в подальшому не зменшується, не зва-

жаючи на те, що відомості і вже неодноразово записувалися його:

• прізвище, ім’я, по батькові;

• посада і, можливо, найменування організації;

• паспортні дані.

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

177

Звісно, виконуючи цю роботу протягом багатьох годин день за

днем людина втомлюється, робота їй не подобається. Її оплата праці

лягає на собівартість продукції. У подальшому багато часу витрача-

ється на формування звітів: хто, з якого підрозділу і куди їздив і т. д. І

на кожному етапі виконання цієї роботи можливі помилки. Ймовірно

така постановка цілком влаштовує керівництво і самого фахівця.

Бізнеспроцес при ручному виконанні роботи з оформлення

посвідчень на відрядження

Відділ кадрів.

Надійшов наказ на відрядження

Заповнення журналу реєстрації

посвідчень на відрядження.

Присвоєння посвідченню номера

Внесення присвоєного номера

в посвідчення на відрядження.

(

інші п

оцед

ур

и діловодства

)

Заповнення

від руки посвідчень на відрядження

Посвідчення видане

Рис. 3.4.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

178

У чому може полягати підвищення ефективності праці фахівця

на цьому робочому місці? Саме в тому, щоб побачити те, що, не зва-

жаючи на наявність комп’ютера, фахівець жодним чином його не

використовує. Він виконує рутинну і одноманітну роботу, не нама-

гаючись навіть якимсь чином полегшити свою працю і додати йому

елемент творчості. У цьому й полягає проблема, яку часто не бачить

ні сам фахівець, ні його пряме начальство.

Слідуючи принципам:

• те, що робиться більше двох разів, повинно бути автомати-

зоване;

• документ повинен бути «красивим»

в Excel може бути створена маленька програма — додаток, яка

допомагає виконати роботу з формування посвідчення про відря-

дження в 10 разів швидше і, звісно, якісно.

Перш ніж створювати додаток, необхідно вивчити бізнес-про-

цес з формування посвідчення про відрядження як документа. Перш

за все, потрібно визначити, що первинне — посвідчення або журнал

реєстрації. З позиції діловодства вторинний журнал, тому що він за-

повнюється на підставі виписаного посвідчення про відрядження,

яке заповнюється на підставі наказу. Але з іншого боку, якщо є за-

пис в журналі реєстрації, значить повинно бути і саме посвідчення з

ідентичними даними. Тому можна вважати, що це речі невіддільні.

Виходячи з цього, ті дані, які знаходяться в журналі, повинні авто-

матично генеруватися (експортуватися) і в посвідчення.

Журнал з позиції комп’ютера. Що це? Це, перш за все база да-

них (або список в Excel). Якщо людина їздить у відрядження постій-

но, то в цій базі даних зберігається необхідна інформація про неї.

Якщо ця інформація є, то вона може бути легко знайдена, і введена

повторно, але вже як новий запис при наступному відрядженні. Далі

залишається виправити:

• місце і підприємство відрядження;

• термін відрядження;

• мету відрядження;

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

179

• дату і номер наказу;

• номер і дату відрядження;

• дату вибуття.

Рис. 3.5.

Бізнеспроцес при автоматизованому виконанні роботи з

оформлення посвідчень для відрядження

Що тут можна помітити? Що номер і дата наказу, якщо вони од-

накові за цей робочий день на всі відрядження, вводяться в журнал

тільки один раз, якщо навіть сто співробітників їдуть у відрядження.

Переваги електронного журналу перед паперовим відомі. Перш

за все, це миттєвий пошук інформації в будь-якому, зручному для

Вас напрямі за допомогою, наприклад, функції фільтрації даних.

Виходячи з описаного вище, передбачається наступний алго-

ритм оформлення посвідчень на відрядження. Первинний журнал, а

Відділ кадрів.

Надійшов наказ на відрядження

Друкування посвідчення для відрядження

(інші процедури діловодства)

Заповнення журналу реєстрації

посвідчень для відрядження.

Присвоєння посвідченню номера

Посвідчення видане

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

180

вже з нього дані повинні експортуватися у форму посвідчення на

відрядження.

Отже, після отримання наказу визначається — чи є в базі даних

даний співробітник. Якщо є (їздив у відрядження раніше), то тоді

рядок з реквізитами цього співробітника копіюється і робиться по-

дальша вставка її в кінець списку. Після цього вводяться необхідні

виправлення.

Після заповнення рядків з усіма співробітниками, у всі ці рядки

однією операцією вводиться дата і номер наказу, і дата вибуття у

відрядження. Після заповнення журналу всі, вже автоматично запов-

нені, посвідчення на відрядження виводяться на друк.

А що ж може одержати підприємство в результаті звільнення

робочого часу фахівця? Який може бути економічний ефект? Вважа-

ється легко. В результаті автоматизації процесу нововведення звіль-

няється приблизно половина робочого дня фахівця. А це 10 робочих

днів в місяць або економія половини місячної зарплати фахівця.

Цьому фахівцю на робочий час, що звільнився, можна доручити ви-

конання додаткової роботи. Якщо ж мінімізувати витрати робочого

часу ще одного фахівця в цьому відділі, то звільниться робоче місце.

Не забудьте і про вартість утримання фізичного робочого місця.

Разом декілька тисяч доларів на рік! І це лише на одному прикладі, а

їх на підприємстві можна знайти велику кількість.

3.5. Програма «Галактика» як приклад

корпоративної інформаційної системи на базі

АРМів

У сучасному світі, який постійно змінюється, безперечним є

той факт, що успішна діяльність організації великого масштабу пря-

мо залежить від ефективного використання інформаційних техноло-

гій, які виконують особливу роль у вдосконаленні внутрішніх про-

цесів управління.