Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

151

оргтехніки і особистих речей (у шухлядах). Його розташовують пер-

пендикулярно до письмового столу, зліва від крісла керівника у ви-

гляді букви «Т». Замість такого столу може бути спеціальна тумба,

де зберігають особисті речі, предмети гігієни, медикаменти, міне-

ральну воду, документи, які використовуються рідко, канцелярське

приладдя і тому подібне.

Другий тип — безтумбовий стіл, за яким розташовуються

відвідувачі. Його встановлюють перпендикулярно до центральної

частини письмового столу і розрахований він для розташування

двох-чотирьох чоловік. Робоча поверхня приставного столу повинна

бути на одному рівні з робочою поверхнею письмового.

Стіл для засідань не повинен стояти поруч з письмовим столом,

його розміри визначаються максимальною кількістю запрошених на

засідання працівників. Навколо столу розміщують стільці або крісла.

У разі потреби на столі або приставці до нього розміщують проек-

тор, ноутбук. Крісла і стільці, які використовують в кабінеті, по-

винні бути зручними, а крісло керівника може бути пристосоване і

для короткочасного відпочинку.

Крісло менеджера повинне мати підйомно-поворотний меха-

нізм, який забезпечує вибір найзручнішої пози. Оптимальна висота

сидіння залежить від зросту людини і складає при зрості 161–170 см —

45 см; 171–180 см — 47 см.; понад 180 см — 49 см.

Шафи, полиці і бокси — невід’ємна приналежність кабінету.

Шафи можуть бути книжкові, для верхнього одягу, рідше — контор-

ські (для зберігання справ). Використовуючи типові елементи

збірно-розбірних меблів, можна здійснити необхідну компоновку

елементів, надаючи комплекту меблів форми, яка відповідає функ-

ціональному призначенню (зберігання справ, креслень, макетів,

зразків продукції і т. ін.).

Нерідко в кабінетах менеджерів є бокси для зберігання справ у

вертикальному або підвішеному положенні.

Якщо в кабінеті є сейф, доцільно, щоб він був прихований яко-

юсь перегородкою або знаходився поза увагою відвідувачів.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

152

У кабінеті може бути різноманітне устаткування для проведен-

ня нарад.

За необхідності, в кабінеті встановлюють кондиціонер, венти-

лятор, озонатор, сонцезахисні жалюзі, калорифер.

Якщо з фізичним робочим місцем більш менш все зрозуміло, як

правило, виникає неясність. Що це за місце, як його відчути? Адже

фізичне — це те, що можна відчути фізично, електронне ж — уявне.

Електронне місце можна охарактеризувати як сукупність ком-

п’ютерної техніки, інших технічних засобів і програмного забез-

печення, що дозволяє діяти з метою отримання достовірнішого

результату за короткий проміжок часу.

Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами,

номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які ви-

конує менеджер.

На робочому місці менеджера можуть бути: засоби для складан-

ня і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт,

зберігання і пошуку документів, обробки документів адміністратив-

ного зв’язку і сигналізації, відображення аудіовізуальної інформації,

засоби обчислювальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.

Найперспективнішим засобом складання і редагування тексто-

вих документів є комп’ютер. Він дає можливість автоматизувати

формування тексту, забезпечує запам’ятовування і пошук тексту,

можливість перегляду і корекцію друкарського документа на екрані.

Диктофонами називають прилади для магнітного записування

усної мови та її відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон

є різновидом магнітофона, має ряд важливих переваг — портатив-

ність, швидкий пошук па плівці необхідного запису, дистанційне ке-

рування, можливість зменшувати швидкість відтворення мови порі-

вняно зі швидкістю, з якою був зроблений запис. Останнє дуже важ-

ливе: текст незалежно від швидкості диктування відтворюється з

швидкістю, яка дає можливість чітко вловлювати слова і фрази та

друкувати їх. Секретар може регулювати швидкість відтворення

віщання.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

153

Застосування диктофона дає можливість досягти важливого

організаційного ефекту: практично повного розподілу творчих, логі-

чних операцій, які є прерогативою керівника (ухвалення рішень,

формулювання їх), і технічних операцій, які повинен виконувати

технічний персонал. Робота з диктофоном сприяє підвищенню куль-

тури спілкування, мобілізації уваги, виробленню навичок чіткого

віщання, точності і однозначності визначень. Достатній досвід вико-

ристання диктофонів вивільняє мову від слів і фраз, які не несуть

смислового навантаження, небажаних пауз.

Засоби адміністративного зв’язку і сигналізації. Найважливі-

ший елемент устаткування робочого місця менеджера — комплекс

технічних пристроїв, які забезпечують зв’язок менеджера з абонен-

том, як в межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв

належать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і

виклику, а також телефонна апаратура.

Різновидом системи сигналізації виклику є система передачі

працівнику візуальних або звукових сигналів, які мають певну інфо-

рмацію. Прикладом таких систем є пристрій, який зв’язує керівника

і секретаря. Натисненням кнопки керівник включає на світловому

табло, прихованому від очей відвідувачів, сигнал, який означає,

наприклад, одну з таких команд: «Прошу зайти», «Прошу покликати

до кабінету», «Зайнятий. Прохання не турбувати», «Прошу перемк-

нути телефон», «Запросіть головного бухгалтера» і т. ін.

Жодне сучасне підприємство не обходиться без факсимільних

засобів зв’язку. За короткий час можна передати в чорно-білому ва-

ріанті документи будь-якого обсягу, що дає можливість відмовитися

від послуг пошти, значно підвищити оперативність передачі інфор-

мації та її надійність.

На робочому місці часто встановлюється комп’ютер, як один із

фізичних предметів, що є необхідним атрибутом сучасного життя.

На відміну від інших предметів, комп’ютер може містити вбудова-

ний інтелект. Необхідною умовою для цього є або бажання самого

фахівця, або вимога роботодавця, яка часто не задовольняється. Під

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

154

інтелектом можна розуміти максимальну допомогу, закладених в

комп’ютер різних прикладних програм, що допомагає користувачу

або в ухваленні рішень, або в оптимізації використання робочого ча-

су. (Наприклад, органайзер з базами даних або міні програма, що

вказує, на можливо прогнозований рівень будь-якого податку або

витрат при проведенні фінансової операції)

Персональний комп’ютер дає можливість:

• успішно вирішувати так звані оптимізаційні завдання, коли з

багатьох варіантів потрібно вибрати найближчий до опти-

мального;

• здійснювати довгострокове і оперативне планування діяльності

підрозділу або своєї роботи;

• підтримувати зв’язок з суміжними підприємствами і підрозділа-

ми; проводити робочі наради;

• видавати, реєструвати і контролювати виконання доручень;

• враховувати і контролювати виконання зобов’язань підлеглих;

• складати звіти про виконану роботу, графіки і розклади вихо-

дів, відпусток, зустрічей, нарад і т.ін.;

• здійснювати оцінку роботи підлеглих;

• вести робочий календар, тримати в порядку особисті справи

підлеглих;

• складати, редагувати і передавати документи.

Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпечує

обмін даними між різними автоматизованими робочими місцями.

Таким чином, використання персонального комп’ютера значно

підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його працю,

допомагає ухвалювати оптимальні рішення в проблемних ситуаціях.

Часто буває, що фахівець використовує в своїй роботі тільки

один-два програмних продукти. Наприклад, тільки бухгалтерську

програму. Зрідка можливе додаткове застосування інших — тексто-

вого редактора або електронних таблиць. Або тільки двох останніх.

В більшості випадків це не дає економії робочого часу, тому що

відсутнє гармонійне використання всіх можливостей, на які спро-

можні сучасні інформаційні технології.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

155

Наприклад, підприємство займається наданням стандартних послуг,

і кожен день підписує з клієнтами безліч стандартних договорів, в яких

змінюються тільки деякі дані — реквізити, сума договору і т. д. Запов-

нення елементів договору реквізитами часто здійснюється вручну, не

зважаючи на те, що тут же на столі знаходиться комп’ютер і принтер,

або ж договір редагують безпосередньо в текстовому редакторі з подаль-

шим виведенням на принтер, що може спричинити за собою помилки. І,

крім того, як правило, в комп’ютері відсутня база даних укладених дого-

ворів або дані в неї вносяться потім з клавіатури, або ж ручкою в журнал

реєстрації. Як видно подвійна втрата часу і т.ін.

Але це тільки елементи діловодства. А ухвалення рішень на рів-

ні реалізації будь-яких проектів. Як відбувається цей процес? Як

правило, теж в режимі ручного розрахунку, за допомогою олівця і

аркуша паперу. Іноді можливе використання калькулятора. І це пра-

вильно з позиції елементарних розрахунків, але якщо в них наявно

більше двох змінних, то можливість введення помилки гарантована.

І практика доводить, що це дійсно так.

2.3.2. Електронне робоче місце

Як можна уявити собі його суть (рис. 2.18.).

В даному випадку його умовно можна розділити на три категорії:

• електронне робоче місце, яке, як правило, надає підприємство

за допомогою впровадження певного корпоративного програм-

ного продукту (системи);

• прикладні офісні системи;

• електронне місце, яке генерує кожного індивідуума, залежно

від його кваліфікації і потреб.

В даному випадку припустимо, що підприємство має корпора-

тивну інформаційну систему управління підприємством, і тоді місце

може бути: або тільки робочою станцією для перегляду і введення

певних даних. У такому разі на цій станції не встановлено нічого

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

156

зайвого з програмного забезпечення, і цей фахівець виконує тільки

ту роботу, яка передбачена його посадовою інструкцією.

У другому випадку фахівець може увійти до корпоративної

системи для пошуку потрібної інформації або введення даних, але

його комп’ютер повноцінний і фахівець має можливість інсталю-

вати додатково те програмне забезпечення, яке йому необхідне для

роботи.

У першому випадку це може бути робоча станція касира з прод-

ажу авіаквитків, в другому випадку робоче місце, наприклад, аналіт-

ика або фінансового директора.

Рис.2.18.

Електронне робоче місце фахівця

Робоче місце

для виконан9

ня багато9

паланової

роботи

Робоча

станція для

виконання

специфічної

роботи

Можливість та здатність

гармонійної і продуктивної

обробки інформації для отримання

достовірного результату за

короткий проміжок часу

Електронне робоче місце фахівця

Корпоративна

інформаційна

система управління

підприємством

Офісні

додатки

Інші

програмні

продукти

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

157

Другий елемент електронного місця — це офісні продукти. І

третій елемент — це ті додаткові програми, що існують на ринку

і які використовує кожен фахівець залежно від сфери своєї діяль-

ності. Це можуть бути, наприклад, бази даних, що містять довід-

кові дані.

До цієї ж категорії можна віднести спеціальні офісні додатки,

створені самим фахівцем. Це різні програми, що збільшують проду-

ктивність праці фахівця, для вирішення певних стандартних і специ-

фічних завдань, які сприяють правильному ухваленню рішень. Ці

додатки і програми є саме тим набором засобів, що збільшуються в

часі, без яких фахівець просто буде не в змозі виконувати роботу.

2.3.3. Забезпечення робочого місця менеджера

Персональний комп’ютер є універсальним засобом автоматиза-

ції операцій з переробки інформації і дозволяє виконувати різні дії,

вирішувати різні завдання управління. Персональний комп’ютер, що

оснащений сукупністю професійно орієнтованих функціональних

інформаційних технологій і розміщений на робочому місці, стали

називати автоматизованим робочим місцем (АРМ), призначення

якого — інформаційна підтримка рішень, які приймаються. Іншими

словами, АРМ є деякою частиною інформаційної системи, відособ-

леної відповідно до структури управління об’єктом і існуючою систе-

мою цілерозподілення. Воно й оформляється у вигляді самостійного

програмно-апаратного комплексу.

Під АРМ фахівця слід розуміти його робоче місце, що оснаще-

не персональним комп’ютером і є самостійним програмно-тех-

нічним комплексом індивідуального або колективного викорис-

тання, який дозволяє в діалозі або пакетному режимі вести

обробку інформації і одержувати всі необхідні вихідні дані у

вигляді екранних або друкарських форм (рис. 2.19.).

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

158

Рис. 2.19.

Автоматизоване робоче місце фахівця

Автоматизоване

обоче місце

ахівця

Повчальна

система

Комплекс програмних додатків для

обробки інформаці

Діалоговий

режим

Пакетний режим

Інтегрований рядок

підказок

Система закладок,

покажчиків і довідок

Вбудована система

прикладів

Гіпертекстова

система

документації, яка

включає керівництво

користувача і

керівництво

програміста

Система контролю

і виявлення

помилок

Введення інф9ції з

дискет, сканера,

за каналам зв’язку

(комп. мережа,

мод. зв’язок)

Автоматизовані

розрахунки,

обробка даних

Друк даних

Формування

архівів за звітний

період

Введення

з клавіат

ри

Обробка

інформації в

реальному часі

Виписка

документів із

бази даних

Виведення

аних за запитом

на принтер,

ек

ан

Робота з

архівами

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

159

Сервісні засоби

Експлуатація АРМ

Наст

ойка АРМ

Настройка значимості

реквізитів

Ергономічне

Забезпечення екранних

форм, настройка кольору

і звуку

Візитна картка

підприємства

Установка

системи доступу

до даних

Настройка алгоритмів

розрахунків

Настройка

таблиць

Настройка обладнання:

модем, принтер, сканер

Календар підготовки

та здачі звітності

Інструментарій для

прийому і передачі даних

за каналами зв’язку

Моніто

инг

Годинник,

таймер, калькулятор

Інструментарій для

копіювання і збереження

інформації

Введення

класифікаторів

Генератор звітних форм

Адміністратор

баз даних мережі

доступу.

Інструментарій

для усунення

наслідків аварій

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

160

Економічний ефект від упровадження автоматизації визнача-

ється шляхом зіставлення витрат праці і собівартості роботи при ав-

томатизації і при виконанні її ручним способом. Загальна собівар-

тість складається з таких елементів: суми заробітної платні, аморти-

заційних відрахувань, вартості допоміжних матеріалів і суми непря-

мих витрат. Дані про трудові витрати доповнюють даними про гро-

шові витрати, після чого розраховують економічну ефективність ав-

томатизації завдання управління.

Запитання і завдання для обговорення

1. Створіть в календарі подію, яка повторюється щорічно в

один і той же день.

2. Створіть в контактах записи про чотирьох осіб з повною ін

формацією про них.

3. Створіть контакт і вкажіть, що він належить до категорії

поважних осіб.

4. Сформулюйте завдання із зазначенням її високої важливості.

5. Опишіть правила користування візитними картками.

6. Дайте характеристику можливих варіантів візитних карток.

7. Які речі можуть бути діловим подарунком?

8. У чому полягає діловий стиль одягу?

9. Чому в бізнесі важливо дотримуватись статусних символів в

одязі?

10. Що таке респектабельність в одязі і чому вона впливає на ус

піх у справах?

11. Чому людям у бізнесі важливо стежити за модою?

12. Які вимоги пред’являються до устаткування робочого місця.

13. У чому полягає сутність організації робочого місця менеджера?

14. Розкрийте сутність планування робочого місця менеджера.

15. За якими напрямами можуть використовуватись технічні за

соби управління в організації?