Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

181

Основне призначення сучасної інформаційної системи полягає

в тому, щоб своєчасно надавати саме ту інформацію, яка необхідна

для виконання конкретно поставленого завдання. Така система

виходить за межі простого інструментального засобу і займає особ-

ливе місце в управлінській діяльності, постійно впливаючи на неї і

змінюючись під дією конкретних економічних умов.

Як забезпечити успішну роботу підприємства в умовах загост-

рення конкуренції, складної ринкової кон’юнктури, подорожчання

ресурсів? Найважливіша умова успіху — раціональний менеджмент,

заснований на сучасних інформаційних технологіях.

Сучасна система управління — це набір інтегрованих додат-

ків, які комплексно, в єдиному інформаційному просторі під-

тримують всі основні аспекти управлінської діяльності підпри-

ємств — планування ресурсів (фінансових, людських, матеріаль-

них) для виробництва товарів (послуг), оперативне управління

виконанням планів (включаючи постачання, збут, облік догово-

рів) і види обліку, аналіз результатів господарської діяльності.

Розглянемо для прикладу структуру інформаційної системи

управління підприємством «Галактика», яка є сукупністю АРМів

різних рівнів управління.

Єдиний інформаційний простір підприємства

На рис 3.6. подана структура типового підприємства і функціо-

нальні елементи системи «Галактика», які автоматизують управлін-

ня тим або іншим підрозділом.

3.5.1. АРМ керівника

Даний модуль призначений для керівників підприємств, холди-

нгів, корпорацій і підтримує управлінську діяльність топ-менедже-

рів, забезпечуючи ефективним інструментарієм для вирішення

завдань моніторингу і аналізу діяльності підприємства.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

182

— Функціональний

контур або модуль

системи «Галактика»

— Підрозділ типового

підпримства

— Підрозділ, діяльність

якого підтримується

даним контуром або

модулем

— Структура

управління

Рис. 3.6.

Єдиний інформаційний простір підприємства

Відділ

Контур

Умовні

позначення:

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

183

Система призначена для:

• забезпечення керівника засобами моніторингу оперативної дія-

льності підприємства (моніторинг може здійснюватися в будь-

яких розрізах, причому одночасно: підрозділів, відповідальних

осіб, проектів і т. д.);

• підвищення «інформаційної прозорості» підприємства, недо-

пуск можливості спотворення реальних даних;

• зниження витрат отримання інформації для ухвалення операти-

вних і стратегічних рішень;

Інформаційна система керівника вирішує завдання:

• процесів моніторингу;

• аналізу даних;

• моделювання і прогнозування ситуацій.

Для поліпшення сприйняття інформації застосовуються різні

візуальні засоби, зокрема популярна технологія «світлофорів», яка

використовує зміну колірної індикації об’єктів залежно від стану

системи.

АРМ дозволяє об’єднати всі інформаційні ресурси підприємст-

ва, забезпечуючи керівника оперативною інформацією. Як джерела

даних використовуються: ERP-системи, локальні модулі CRM-сис-

тем, системи АСУ ТП, локальні бази даних і т.ін. У системі є як уні-

версальні конвертери для перетворення даних до потрібного формату,

так і спеціалізовані «коннектори» (зокрема, для Галактики, SAP R/3,

MS Server 2000, Oracle Express, Informix MetaCube і багатьох інших).

Кожне підприємство і кожен окремий користувач одержує свій інди-

відуальний інтерфейс для роботи з даними.

3.5.2. АРМ менеджера відділу логістики

Призначений для автоматизації:

• Складських служб;

• Експедицій; Договірних відділів;

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

184

• Відділу постачання;

• Відділу збуту.

Склад АРМа:

• Модуль «Управління договорами».

• Модуль «Управління постачанням».

• Модуль «Управління збутом».

• Модуль «Складський облік».

• Модуль «Постачальники, одержувачі».

Контур логістики призначений для ефективного управління

матеріальними і пов’язаними з ними інформаційними та фінансови-

ми потоками у сфері виробництва й обігу.

До завдань логістики належать планування, організація і конт-

роль всіх видів діяльності щодо переміщення і складування, які

забезпечують проходження матеріального і пов’язаного з ним ін-

формаційного потоків від пункту закупівлі сировини до пункту кін-

цевого споживання.

Модулі, що входять у контур, можуть використовуватися мене-

джерами багатьох функціональних відділів виробничих і торгових

підприємств.

Реалізовані в системі функції дозволяють автоматизувати:

• формування господарських зв’язків щодо постачання товарів

або надання послуг;

• визначення обсягів і напрямів матеріальних потоків;

• визначення послідовності руху товарів до місць складування;

• розвиток, розміщення та організація складського господарства;

• здійснення перевезення, а також усіх необхідних операцій на

шляху прямування вантажів до пунктів призначення;

• виконання упаковки, маркування, навантаження і розванта-

ження;

• управління складськими операціями: здавання і приймання

вантажів, зберігання, підготовка необхідного покупцям асорти-

менту, організація доставки дрібними партіями і т. ін.

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

185

Рис. 3.7.

Модулі, що входять у контур логістики

Основною перевагою використання даного АРМа є те, що всі

завдання вирішуються комплексно. В процесі експлуатації його мо-

дулів створюються ланцюжки взаємопов’язаних документів, які, з

одного боку, дають цілісну картину руху матеріальних потоків, а з

іншого — обробляються фінансовими, виробничими і бухгалтерсь-

кими модулями і відповідно відображаються в показниках бюдже-

тів, планів, бухгалтерських звітів.

3.5.3. АРМ менеджера щодо роботи з персоналом

АРМ «Управління персоналом» призначене для кадрових служб

підприємств будь-якої організаційної структури (у тому числі і з відо-

собленими підрозділами або філіями, а також з географічно розгалуже-

ною мережею дилерів чи агентів) незалежно від форм власності і кількос-

ті співробітників. У базі можливе зберігання необмеженого за обсягом

архіву даних. АРМ дозволяє здійснювати оперативний кадровий облік і

Фінанси та

бухоблік

Вибір

споживача

Вибір

постачальника

Заку

півля

Сбут

ПОСТАЧАЛЬНИК

СПОЖИВАЧ

Складування

Обробка

Транспортування

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

186

планування, вирішувати управлінські завдання та одержувати будь-яку

звітність щодо персоналу. Вся інформація, необхідна для нарахування

заробітної платні, передається автоматично.

За допомогою АРМа «Управління персоналом» вирішуються

такі завдання:

• облік всіх традиційних кадрових питань щодо працевлаштуван-

ня: приймання, переведення, звільнення;

• робота з кандидатами на посади при прийманні на роботу,

ведення списків і здійснення відбору;

• створення і ведення корпоративної структури підприємства

будь-якої складності та формування ієрархії підлеглості підроз-

ділів;

• формування штатних розписів (як діючих, так і тих, що плану-

ються) для структурних підрозділів підприємства;

• можливість введення (зняття) довільних доплат і надбавок

щодо кожної позиції штатного розпису і до групи;

• відстеження (в т. ч. перегляд історії) і внесення змін до штат-

ного розпису, як для підприємства в цілому, так і для кожної

структурної одиниці;

• підтримка роботи з окладами, погодинними ставками і тарифами;

• формування типових уніфікованих форм і довільних звітів за

штатним розписом і фактичним розміщенням персоналу;

• автоматичне формування первинної документації, як на кожно-

го співробітника, так і щодо групи працівників (всі види наказів

щодо особового складу, контракти, трудові договори та ін.);

• ведення особової картки в повному обсязі (адресні та паспортні

дані, відомості про родичів, попередні місця роботи і відомості

про трудовий стаж, освіту і т.ін.);

• планування і проведення атестації, підвищення кваліфікації,

присвоєння звань і рангів;

• введення даних про трудовий стаж для Пенсійного фонду і фор-

мування документів персоніфікованого обліку;

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

187

• розширення облікової інформації особової картки з використанням

додаткових відомостей («підшивання» посадових інструкцій,

різних анкет, додатків і фотографічних документів);

• оформлення наказів з будь-яких розпорядчих дій (заміна, суміс-

ництво, відпустка, відкликання з відпустки, зміна режиму робо-

ти, нагородження, продовження контракту, складання наказів

та ін.) їх затвердження і друкування (як законодавчо затвердже-

них уніфікованих форм, так і в «довільній» формі);

• відстеження тимчасових призначень;

• формування індивідуальних доплат (стимулювання працівників

персонально, незалежно від передбачених штатним розписом

надбавок);

• планування, облік і контроль всіх видів відпусток, зокрема

складання планового графіка щорічних відпусток відповідно до

положень законодавства і трудового договору;

• введення записів про непрацездатність і укладання журналу

лікарняних листів;

• автоматичне складання табеля обліку робочого часу (з ураху-

ванням фактично наданих відпусток і записів у лікарняних листах,

а також нез’явлення на роботу і будь-які відхилення від робочо-

го графіка);

• формування звітів про наповнення штату, зайняті ставки, і

закриті одиниці штатного розпису, перелік вакансій і т.ін.

Додаткові можливості і переваги АРМа:

• велика кількість пакетних операцій, сервісних можливостей і

функцій адміністрування, що здійснюють коректування або пе-

ревірку записів з видачею інформації про помилки або некорек-

тності;

• перегляд списку днів народжень працівників;

• інформація щодо кадрів зберігається тривалий час, доступна по

кожному підрозділу і по звільнених працівниках;

• переведення в архів особових карток звільнених працівників

здійснюється як пакетно, так і індивідуально, а також швидкий

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

188

витяг особової справи з архіву для перегляду всієї інформації,

введеної раніше;

• можливе повторне працевлаштування без заповнення картотеки;

• документи персоніфікованого обліку можуть бути сформовані в

потрібному форматі для передачі їх до пенсійного фонду на

магнітних носіях;

• формування різних довідок та звітів для зовнішніх і внутрішніх

потреб;

• друк всіх форм наказів і звітів здійснюється з текстового редак-

тора «Галактики», з MS Word або Excel;

• настройка обмеженого доступу користувачів до різного роду

інформації;

• автоматична передача всієї необхідної інформації для нараху-

вання заробітку та її обробка в модулі «Заробітна платня».

3.5.4. АРМ фінансового менеджера

АРМ управління фінансами надає надійні і гнучкі засоби

автоматизації управління фінансовими ресурсами компанії, що під-

тримують класичний управлінський цикл: планування фінансів, опе-

ративний фінансовий менеджмент, фінансовий аналіз. Забезпечує

формування бюджету і моделювання різних варіантів бюджетів,

узгодження та затвердження бюджетів, формування фактичних по-

казників бюджетів.

Підтримує оперативну діяльність щодо виконання бюджетів,

контроль лімітної статті. Містить розвинені засоби для консолідації

фінансової звітності центрів відповідальності (підрозділів) в підсум-

кову звітність підприємства, розрахунку, інтерпретації і аналізу

фінансових показників, аналізу та оцінки фінансового стану підпри-

ємства з довільних методик, що налаштовуються, на основі опера-

тивних і бухгалтерських даних.

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

189

3.5.5. АРМ бухгалтерського обліку

АРМ Бухгалтерський облік підтримує автоматизацію всього

комплексу завдань бухгалтерського обліку, зокрема в територіально

розподілених компаніях, холдингах, на підприємствах різних галу-

зей і масштабів діяльності. Дозволяє вести бухгалтерський облік в

повній відповідності з економічним законодавством.

Реалізована настройка на законодавства України, Росії, Білору-

сі, Казахстану, Молдови, Узбекистану.

Єдиний інформаційний простір системи забезпечує автома-

тизоване відображення в бухгалтерському обліку всіх господарсь-

ких операцій за допомогою універсального механізму типових го-

сподарських операцій. Реалізована підтримка паралельного облі-

ку в декількох планах рахунків бухгалтерського обліку, тобто

багатоплановість рахунків. На цій можливості базуються розвине-

ні засоби для окремого ведення бухгалтерського і податкового

обліку. Передбачені також регістри управлінського обліку, що ві-

дображають планові і фактично проведені фінансові операції. По-

казники в цих регістрах формуються на підставі первинних доку-

ментів і служать джерелом для розрахунку і контролю виконання

бюджетів.

Особливість системи «Галактика» — гнучка настройка аналіти-

чного обліку. Аналітичний облік можна вести як за елементами

більшості таблиць бази даних, так і за сформованими вручну доку-

ментами. Передбачене ведення аналітичного обліку як за рахунками,

так і за субрахунками.

3.5.6. АРМ технологічними процесами

Контур управління виробництвом — рішення для управління

господарською діяльністю підприємства з урахуванням сучасних

стандартів управління ресурсами: MRP, MRP II.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

190

У системі «Галактика» реалізовані основні функціональні еле-

менти системи, що підтримує стандарт MRP II:

• формування плану виробництва (MPS) на підставі портфеля за-

мовлень і прогнозу збуту готової продукції за періодами;

• попередня оцінка виконання плану виробництва за ключовими

ресурсами підприємства (устаткування, трудові ресурси, мате-

ріали);

• коректування плану виробництва через брак ресурсів або оцінка

обсягів поповнення ресурсів: закупівля устаткування, наймання

робочої сили, наднормові роботи, субпідряд і т. д.;

• розрахунок чистих потреб в продукції і напівфабрикатах на всіх

стадіях виробництва, розрахунок обсягів виробничих замовлень

і термінів їх виконання з урахуванням календарно-планових

нормативів (правил поповнення, розмірів партій, тривалості

циклів і т. д.);

• формування плану-графіка запуску-випуску партій деталей, на-

півфабрикатів, готових виробів на підставі плану виробництва,

а також формування плану-графіка закупівлі матеріалів, ком-

плектуючих та заявок на закупівлю відповідно до договорів;

• контроль виконання планів збуту, виробництва і постачання;

• розрахунок нормативних і фактичних витрат на виробництво,

нормативної і фактичної собівартості продукції, аналіз відхи-

лень у витратах і собівартості;

• оцінка економічних і фінансових показників діяльності під-

приємства.

Контур управління виробництвом може використовуватися на

різноманітних підприємствах: від молочного комбінату до приладо-

будівного заводу. Розвинені засоби настройки дозволяють кінцевому

користувачу працювати із звичною термінологією, зручним подан-

ням даних, використовувати традиційний документообіг і порядок

обробки інформації.