Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

201

Спочатку створюється новий план проекту, в який вводиться і

упорядковується список завдань для виконання, до якого входить

тривалість кожного завдання і залежність завдання.

Рис.4.1.

План проекту

Потім до плану додаються співробітники, устаткування, матері-

али і витрати на них, після цього завданням призначаються ресурси.

На основі цих відомостей про ресурси і задачі Microsoft Project ство-

рює календарний план. Якщо виникає необхідність, план можна пе-

ревіряти і коректувати.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

202

Настройка проекту

Першими кроками при створенні календарного плану є: запуск

нового плану проекту, визначення початкової або кінцевої дати про-

екту, а також введення загальних відомостей про проект.

Після закінчення цього уроку буде створений план Microsoft

Project, що містить назву проекту і інші ключові відомості, початкову

або кінцеву дату і календар проекту.

Створення нового проекту

Починаючи новий проект в Microsoft Project, можна ввести по-

чаткову, або кінцеву дату проекту, але не обидві. Рекомендується

вводити тільки початкову дату проекту, а кінцева дата буде розрахо-

вана в Microsoft Project після введення і планування завдань.

Якщо проект повинен бути завершений до певної дати, слід

ввести тільки кінцеву дату проекту. Первинне планування слід вико-

нувати з кінцевої дати, щоб визначити дату, коли необхідно почати

проект. Якщо відома якнайкраща початкова дата і робота почата,

ефективніше виконувати планування з початкової дати.

1. Натисніть кнопку Створити. Кнопка Створити може бути

тимчасово прихована. Вона може не відображатися, якщо для

відображення всіх кнопок недостатньо місця. Натисніть кнопку

Параметри панелей інструментів, а потім натисніть кнопку

Створити.

2. У меню Проект виберіть команду Відомості про проект. Вве-

діть чи виберіть початкову або

кінцеву дату проекту і натисніть

кнопку OK.

3. Натисніть кнопку Зберегти.

4. У полі Ім’я файлу введіть ім’я проекту, а потім натисніть кно-

пку Зберегти.

Введення ключових відомостей про проект

У кожному проекті міститься унікальний набір компонентів:

мета проекту, певні завдання, а також особи, які їх виконують. Щоб

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

203

пам’ятати всі важливі відомості та їх взаємозв’язок, слід вводити

дані про проект і звертатися до них при необхідності.

1. У меню Файл виберіть команду Властивості й відкрийте

вкладку Документ.

2. Введіть будь-які відомості про проект, наприклад, вкажіть осіб,

які ним управлятимуть і вестимуть файл проекту, опишіть мету

проекту, відомі обмеження і введіть інші загальні зауваження

про проект.

3. Натисніть кнопку

OK.

Настройка календаря проекту

Календар проекту можна змінювати, щоб відображати робочі дні

і години для кожного учасника проекту. Стандартний календар з поне-

ділка до п’ятниці, з 9:00 до 18:00, з годинною обідньою перервою.

Можна визначити і неробочий час, наприклад вихідні або ніч-

ний час, а також спеціальні вихідні дні, наприклад свята.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У меню Сервіс виберіть команду Змінити робочий час.

3. Виберіть дату в календарі.

• Щоб змінити один день тижня у всьому календарі (напри-

клад, задати закінчення роботи щоп’ятниці о 16:00), вибе-

ріть скорочене позначення цього дня зверху на календарі.

• Щоб змінити всі робочі дні, наприклад, щоб починати робо-

ту з вівторка до п’ятниці в 10:00, виберіть позначення цього

дня (наприклад, «Вт» для вівторка) для першого робочого

дня тижня, а потім, утримуючи клавішу SHIFT, виберіть

позначення останнього робочого дня («Пт» для п’ятниці).

• Виберіть параметр неробочий час для вихідних днів або

нестандартний робочий час для зміни годин роботи.

4. Якщо вибраний параметр нестандартний робочий час на кроці

3, введіть необхідний час початку роботи в полі З і час закін-

чення в полі По.

5. Натисніть кнопку OK.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

204

Введення і організація списку завдань

Коли створений план проекту, його можна заповнити завданнями.

Спочатку перелічіть кроки, необхідні для досягнення мети проекту.

Простіше за все почати з великих частин роботи, а потім поділити

кожну частину на завдання з окремими результатами. Додайте віхи.

І, нарешті, оцініть і введіть зразкову тривалість.

Після введення відомостей про завдання створюється структура,

яка допомагає при логічній організації завдань і огляду структури

всього проекту.

Введення завдань та їх тривалості

Звичний проект є набором зв’язаних завдань. Завдання визна-

чається обсягом роботи і конкретними результатами; воно повинно

бути досить коротким, щоб можна було систематично відстежувати

хід його виконання. Тривалість завдання, звичайно, повинна лежати

в інтервалі від одного дня до двох тижнів.

1. Введіть завдання у порядку їх виникнення. Потім оцініть трива-

лість кожного завдання і введіть цю оцінку як тривалість. Три-

валості використовуються в Microsoft Project для обчислення

обсягу роботи, який необхідно виконати в рамках кожного за-

вдання.

2. Не слід для кожного завдання вводити дати в

поля Початок і

Закінчення. У Microsoft Project початкова і кінцева дати обчис-

люється з урахуванням зв’язків між завданнями, про які буде

розказано далі.

3. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

4. У полі Назва завдання введіть назву завдання і натисніть клаві-

шу TAB.

5. Microsoft Project вводить із знаком питання зразкову тривалість

завдання, рівну одному

дню.

6. У полі Тривалість введіть час, необхідний для виконання за-

дачі в місяцях, тижнях, днях, годиннику або хвилинах, без

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

205

урахування неробочих днів. Можна використовувати наступні

скорочення:

• місяці = м

• тижні = т

• дні = д

• годинник = г

• хвилини = хв

7. Щоб задати зразкову тривалість, введіть після неї знак питання.

8. Натисніть клавішу ENTER.

9. У наступних рядках введіть додаткові завдання, необхідні для

виконання проекту. Про те, як їх організувати і змінювати, буде

розказано пізніше.

Також можна додавати замітки для завдання. У полі Назва

завдання виберіть завдання і натисніть кнопку Замітки завдання.

Введіть відомості в полі Замітки і натисніть кнопку OK.

Кнопка панелі інструментів може бути тимчасово прихована.

Вона може не відображатися, якщо для всіх кнопок недосить місця.

Натисніть кнопку Параметри панелей інструментів, а потім натис-

ніть кнопку Замітки завдання.

Крім того, для швидкого створення нового проекту може бути

використана бокова ділянка Список завдань.

На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдан-

ня, а потім кликніть посилання Введення завдань проекту. Дотри-

муйтесь інструкцій в боковій ділянці.

Створення віхи

Віха — це завдання, які використовуються для позначення по-

дій календарного плану, які мають значення, наприклад, завер-

шення основного етапу робіт.

При введенні нульової тривалості для завдання в Microsoft

Project на діаграмі Ганта на початку відповідного дня відображаєть-

ся символ віхи.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

206

1. У полі Тривалість кликніть тривалість того завдання, яке ви-

магається зробити віхою, а потім введіть значення 0д.

2. Натисніть клавішу ENTER.

Завдання з нульовою тривалістю автоматично позначається як

віха, але зроблене віхою може бути будь-яке завдання. Щоб помітити

завдання як віху, виберіть завдання в полі Назва завдання. Натисніть

кнопку Відомості про завдання, виберіть вкладку Додатково, а

потім встановіть прапорець Помітити завдання як віху.

Створення завдань, що повторюються

Завдання, що повторюються, — це завдання, які систематично

повторюються, наприклад, щотижневі збори.

1. У полі Назва завдання виберіть рядок, де повинно знаходи-

тись завдання, що повторюється.

2. У меню Вставка виберіть команду завдання, що Повторюється.

3. У полі Назва завдання введіть назву завдання.

4. У полі Тривалість введіть або виберіть тривалість одного при-

мірника завдання.

5. У групі Повторювати виберіть періодичність

Щодня, Щонеділі,

Щомісячно або Щорічно.

6. У полі праворуч від параметра Щоденно, Щонеділі, Щомісяч-

но або Щорічно визначте частоту завдання.

7. У групі Межі повторення введіть дату початку в полі Початок

і потім виберіть параметр Закінчення після або Закінчення.

Якщо вибраний параметр Закінчення після, введіть число

повторень завдання.

Якщо вибраний параметр Закінчення, введіть дату, до якої да-

не завдання, що повторюється, повинне закінчитися.

8. Натисніть кнопку OK.

Організація завдань в логічну структуру

Структуризація допомагає організувати завдання в зручніші

для управління компоненти. Створивши ієрархію, можна об’єднати

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

207

зв’язані завдання в узагальнене завдання. Узагальнені завдання

називаються сумарними завданнями; завдання, об’єднані під су-

марними завданнями, називаються підзавданнями. Початкова і кін-

цева дата сумарного завдання визначається початковою і кінцевою

датами першого і останнього його підзавдання.

Щоб організувати структуру, слід використовувати кнопки

структури:.

• Відступ,

• Виступ,

• Показати підзавдання,

• Приховати під завдання.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. (рис.4.2.).

2. Якщо виникне необхідність, введіть завдання для проекту.

3. Виберіть перше завдання, яке вимагається зробити підзавданням.

4. У меню Вставка виберіть команду Нове завдання.

5. У вставленому рядку введіть назву нового сумарного завдання

в полі Назва завдання.

6. У полі Назва завдання

виберіть завдання, які необхідно зроби-

ти підзавданнями.

7. Натисніть кнопку Відступ, щоб розташувати завдання з відступом.

Зміна списку завдань

Якщо створений список завдань, може виникнути потреба змі-

нити розташування завдань, скопіювати набір завдань або видалити

завдання, в яких більше немає потреби.

1. У полі Ідентифікатор (крайнє ліве поле) виберіть завдання, яке

вимагається скопіювати, перемістити або видалити.

2. Щоб виділити рядок, кликніть ідентифікаційний номер за-

вдання.

3. Щоб виділити декілька сусідніх рядків, утримуючи натиснутою

клавішу SHIFT, кликніть номери першого і останнього рядка в

потрібному діапазоні.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

208

4. Щоб виділити кілька рядків уроздріб, натисніть клавішу CTRL і,

утримуючи її, кликніть почергово ідентифікаційні номери завдань.

5. Скопіюйте, перемістіть або видаліть завдання.

6. Щоб скопіювати завдання, натисніть кнопку Копіювати.

7. Щоб перемістити завдання, натисніть кнопку Вирізувати.

8. Щоб видалити завдання, натисніть клавішу DEL.

9. Щоб перемістити вирізаний блок або вставити скопійований

блок, виберіть

рядки, в які його вимагається вставити.

10. Переконайтеся, що вибрані необхідні рядки.

Натисніть кнопку Вставити.

Рис. 4.2.

Діаграма Ганта

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

209

Якщо в рядках, в які виконується вставка, знаходяться відомос-

ті, нові рядки будуть вставлені над цими рядками.

Час початку і завершення завдань

Після створення і структуризації списку завдань слід перевіри-

ти, як завдання співвідносяться одне з одним і як вони відповідають

важливим датам. Можна пов’язати завдання, щоб відобразити їх

залежність, наприклад, вказавши, що одне завдання починається піс-

ля закінчення іншого. Ці зв’язки називаються залежностями

завдань. Разом з тривалістю та іншими чинниками планування зале-

жності завдань грають в Microsoft Project важливу роль при обчис-

ленні початкової і кінцевої дати завдань.

Якщо змінився графік зв’язаного завдання, перепланування

пов’язаних з ним завдань проводиться автоматично. Уточнити ка-

лендарні плани завдань можна за допомогою конкретних обмежень

дат і крайніх термінів.

Створення взаємозв’язків між завданнями

Одним з найнадійніших способів планування завдань є встанов-

лення взаємозв’язків між ними, тобто залежностей завдань. Залеж-

ності завдань відображають обумовленість подальших завдань, або

послідовників, попередні завдання, або попередниками. Наприклад,

якщо завдання «Пофарбувати стіну» повинно бути виконане до

завдання «Повісити годинник», можна пов’язати два завдання, щоб

завдання «Пофарбувати стіну» стало попередником, а завдання «По-

вісити годинник» — послідовником.

Після того, як завдання пов’язані, зміна дат попередника впли-

ває на зміну дат послідовників. У Microsoft Project за умовчанням

створюється залежність завдань типу «Закінчення-початок». Проте,

оскільки залежність «Закінчення-початок» підходить не для кожно-

го випадку, для реального моделювання проекту зв’язок завдань

можна змінити на «Початок-початку», «Закінчення-закінчення» або

«Початок-закінчення».

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

210

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. Щоб пов’язати два або більш завдання одне з одним, виберіть

їх в полі Назва завдання, причому в тому ж порядку, в якому

вони повинні бути пов’язані.

3. Щоб вибрати кілька завдань підряд, натисніть клавішу SHIFT і,

утримуючи її, кликніть перше і

останнє завдання. Щоб вибрати

кілька завдань уроздріб, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи

її, кликніть почергово потрібні завдання.

4. Натисніть кнопку Пов’язати завдання.

5. Щоб змінити зв’язок завдань, двічі кликніть лінію зв’язку між

завданнями, яку вимагається змінити.

6. Буде відкрито діалогове вікно Залежність завдань. Якщо буде

відкрито діалогове вікно Стилі

відрізків, ви кликніть не лінію

зв’язку; необхідно закрити це діалогове вікно і знову двічі кли-

кніть зв’язок завдань.

7. У полі із списком Тип виберіть потрібний тип зв’язку між за-

вданнями і натисніть кнопку OK.

Установка певної початкової або кінцевої дати завдання

Ефективніше планування завдань може бути досягнуте шляхом

розрахунку початкових і кінцевих дат за допомогою додатку

Microsoft Project на основі їх тривалості і залежностей. Проте при

необхідності можна самостійно встановлювати певну початкову або

кінцеву дату завдання.

Обмеження, які прив’язують завдання до певних дат, назива-

ються жорсткими обмеженнями; найжорсткіші обмеження задають

дати початку або закінчення. Оскільки в Microsoft Project обмеження

враховуються при обчисленні календарного плану, жорсткі обме-

ження слід вводити, тільки якщо завдання необхідно почати або

завершити до певної дати.

1. У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагаєть-

ся встановити початкову або кінцеву дату, а потім натисніть

кнопку Відомості про завдання.