Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

231

завданням за тижнями. Це займе більше часу, але дасть детальну

картину ходу робіт. Вибір індикаторів залежить від ваших переваг і

пріоритетів.

Відстеження ходу виконання

за допомогою майстра відстеження

Майстер відстеження, що є частиною консультанта, допомагає

створити таблицю, в якій можна будь-яким зручним способом об-

новляти відомості про хід виконання завдань. Використовуйте

таблицю відстеження, що налаштовується, для ручного введення

відомостей про хід виконання або для ухвалення оновлень через

сервер Microsoft Project Server.

1. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Відсте-

ження.

2. Зліва виберіть посилання Підготовка до відстеження ходу робо-

ти над проектом.

3. Виберіть режим відстеження: вручну або за допомогою серверу

Microsoft Project Server.

4. Вкажіть, чи відстеження виконуватиметься шляхом вказівки

відсотка завершення щодо трудовитрат фактичних, чи трудови-

трат, що залишилися.

5. Далі відповідайте на

питання і виконуйте вказівки, що з’явля-

ються на боковій частині.

6. У Microsoft Project в поточному представленні завдань створю-

ється і відображається таблиця відстеження, що налаштовується.

7. Після завершення виберіть посилання Зберегти і закінчити роботу.

Порівняння ходу виконання завдань з планом

Щоб визначити завдання, дати яких істотно відрізняються від

дат в базовому плані, використовуйте уявлення «Діаграма Ганта з

відстеження». Після цього можна скоректувати залежності завдань,

наново призначити ресурси або видалити певні завдання, щоб не по-

рушувалися крайні терміни.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

232

В уявленні «Діаграма Ганта з відстеженням» кожен відрізок

завдання відображає дату початку і закінчення за базовим планом

разом з поточними датами завдання і закінчення.

У міру введення фактичних даних верхній відрізок може пе-

реміщатися, демонструючи відхилення від плану. Наприклад,

якщо дата початку завдання «Опис експонатів» зміщується на

два дні, а завдання виконано на 55 %, то червоний календарний

відрізок зсувається на два дні щодо нижнього відрізка базового

плану.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта з відсте-

женням.

2. Щоб проглядати поля відхилень, в меню Вигляд виберіть

команди Таблиця і Відхилення.

3. При необхідності натисніть клавішу TAB для перегляду полів

відхилень. Щоб відомості про відхилення були доступні, необ-

хідно мати збережений базовий план.

4. У меню Вигляд виберіть команди

Панелі інструментів і Від-

стеження.

5. Відновіть відомості про хід виконання завдань в проекті.

Якщо завдання було розпочато або закінчено відповідно до ка-

лендарного плану, виберіть його і натисніть кнопку Відновити за

графіком.

Введення фактичних дат початку і закінчення для завдання

Завдання, початок або закінчення яких запізнюється, можуть

стати причиною зривання календарного плану всього проекту через

затримання дат початку і закінчення пов’язаних завдань. Завдання,

розпочаті або завершені раніше накресленого терміну, можуть виві-

льнити ресурси для роботи над іншими завданнями, які відстають

від календарного плану. У Microsoft Project можна за допомогою

введених фактичних значень перепланувати календарний план для

частини проекту, що залишилася.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

233

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назву завдання виберіть завдання, які вимагається від-

новити за допомогою тих же значень.

3. У меню Сервіс виберіть команди Відстеження і Відновити завдання.

4. У групі Фактичні введіть або виберіть дату в полі Початок

або Закінчення.

5. Якщо вводиться дата закінчення, слід

переконатися у тому, що

завдання виконано на 100 %. У Microsoft Project ця дата при-

ймається як фактична дата закінчення завдання і відповідно до

неї переплановуються завдання-послідовники.

6. Натисніть кнопку OK.

При введенні фактичної дати початку або фактичної дати закін-

чення завдання змінюються відповідні дати календарного плану для

цього завдання. Дати базового плану не змінюються.

Введення фактичної тривалості завдань

Якщо відомо, за скільки днів повинно бути виконано завдання,

і якщо його виконання відбувається відповідно до плану, можна від-

стежувати хід завдання шляхом введення тривалості роботи ресурсу

над завданням.

При введенні фактичної тривалості завдання Microsoft Project

обновляє в календарному плані фактичну дату початку, відсоток ви-

конання завдання і тривалість, що залишилася.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагаєть-

ся ввести фактичну тривалість.

3. У меню Сервіс виберіть команди Відстеження і Відновити

завдання.

4. У полі Факт. тривалість введіть фактичну тривалість завдання.

5. Натисніть кнопку OK.

Якщо ви вважаєте, що завдання буде завершено раніше або піз-

ніше запланованої дати, можна ввести нове значення в полі Решта

тривалості.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

234

Якщо введена фактична тривалість більша або рівна плановій

тривалості, завдання стає виконаним на 100 %, а планова тривалість

прирівнюється до фактичної.

Оновлення ходу виконання завдання

у відсотковому вираженні

Хід виконання завдання можна показати шляхом введення

відсотка завершення для тривалості завдання. Вказівка відсотка за-

вершення завдання дозволяє при відстеженні порівнювати фактичні

дані з базовим планом, особливо для завдань з великою тривалістю.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагаєть-

ся відновити дані про хід виконання.

3. Натисніть кнопку Відомості про завдання і відкрийте вкладку

Загальні.

4. У полі Відсоток завершення введіть ціле число від

0 до 100.

5. Натисніть кнопку OK.

• За умовчанням в Microsoft Project відсоток завершення зада-

чі позначається тонкою чорною лінією, розташованою гори-

зонтально посередині кожного відрізка діаграми Ганта.

• Якщо завдання помічене як виконане на 100 %, в Microsoft

Project відображається позначка в полі Індикатори

Оновлення фактичних трудовитрат за проміжок часу

Фактичні трудовитрати за певний проміжок часу можна відсте-

жувати за допомогою почасових полів Microsoft Project. Цей спосіб

дозволяє вводити трудовитрати для окремого дня або тижня в кален-

дарному плані.

1. У меню Вигляд виберіть команду Використання завдань.

2. У меню Формат виберіть команди Подробиці і Фактичні трудо-

витрати.

3. У частині уявлення з почасовими даними в полі Факт. робота. введіть

фактичні значення трудовитрат для кожного призначеного ресурсу.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

235

Порівняння фактичних і планових трудовитрат

для завдань

При управлінні призначеннями в проекті необхідно переконатися

у тому, що завдання виконуються ресурсами відповідно до графіка.

Якщо був збережений базовий план проекту, можна одержати відо-

мості про відхилення.

Відхилення в календарному плані можуть бути сприятливими і

несприятливими, залежно від типу і величини відхилення. Наприклад,

якщо на завдання витрачено менше ресурсів, ніж заплановано, це доб-

ре, але одночасно це може означати, що ресурси виділені неефективно.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Трудовитрати.

3. При необхідності натисніть клавішу TAB для перегляду поля

Фактичні.

4. Порівняйте значення в полях Трудовитрати, Базовий план і

Фактичні.

Значення в полі Відхилення показують різницю між трудовит-

ратами за графіком і спочатку запланованими трудовитратами, збе-

реженими в базовому плані.

Порівняння фактичних відомостей про завдання

з базовим планом

Зберігши базовий план і надалі обновляючи календарний план,

можна порівнювати базовий план з фактичними даними для визна-

чення відхилень. Відхилення вказують на ті ділянки проекту, хід

виконання яких відрізняється від запланованого.

Щоб проект не виходив за рамки календарного плану, необхід-

но стежити за істотними відхиленнями дат початку і закінчення.

При необхідності можна скоректувати залежність завдань, заново

призначити ресурси або видалити певні завдання, щоб уникнути

перегляду крайніх термінів.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта з відсте-

женням.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

236

2. В уявленні «Діаграма Ганта з відстеженням» графічно відобра-

жаються відхилення завдань, що полегшує аналіз ходу виконання

календарного плану.

3. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Відхилення.

4. При необхідності натисніть клавішу TAB, щоб переглянути

поля відхилень.

Для відображення відхилень необхідно відновити фактичні да-

ти початку і закінчення завдання, фактичні значення трудовитрат

або фактичні тривалості. На основі введених даних в Microsoft

Project обчислюється решта даних про завдання.

4.2. Інформаційна система багатопроектного

планування Time Line 6.5 (Фірма Time Line

Solutions)

Основними особливостями Time Line 6.5 є реалізація концепції

багато-проектного планування в рамках організації, гнучкі засоби

підтримки формування звітів і засоби настройки на призначене для

користувача інформаційне середовище. У Time Line 6.5 немає обме-

жень щодо розміру проектів.

Time Line 6.5 дозволяє зберігати всі дані, що стосуються проек-

тів організації в єдиній SQL базі даних, яка, окрім опису проектів і

єдиного для організації списку ресурсів, містить всі елементи на-

стройок управлінського середовища прийнятих в компанії для робо-

ти з проектами. Всі основні об’єкти бази даних об’єднані у вікні

OverView у відповідних розділах. За допомогою даного вікна можна

переглянути структуру бази даних проекту і здійснити доступ до

будь-якого елементу, а також створити свої призначені для користу-

вача елементи в списках.

Time Line 6.5 пропонує достатньо могутні алгоритми роботи з

ресурсами, що включають засоби міжпроектного призначення і ви-

рівнювання перевантажень ресурсів, гнучкі можливості щодо опису

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

237

специфічних календарних графіків роботи ресурсів. Недоліком да-

них засобів є відсутність можливостей опису і відображення ієрархії

ресурсів організації.

Стандартні можливості генерації табличних звітів за проектом

доповнені можливостями Time Line 6.5 системи створення і гене-

рації звітів Cristal Reports 4, яка дозволяє створювати практично

будь-які види звітів, що містять дані як з бази даних Time Line, так і

з інших баз даних компанії, які включаються в поставку. Більше

30 заготівок стандартних звітів управління проектами у форматі

Cristal Reports включені в систему.

Корисною додатковою можливістю системи є засоби створення

власних формул в електронній таблиці Time Line.

Окремий модуль імпорту/експорту дозволяє обмінюватися

даними з іншими пакетами управління проектами (MS Project, CA-

SuperProject, Time Line 1.0 for Windows і 5.0 для DOS), базами даних

і електронними таблицями (Lotus). Time Line 6.5 підтримує стандар-

ти ODBC, OLE 2.0, DDE та макромову Symantec Basic.

Нині набуває розповсюдження англомовна версія системи.

Time Line 6.5 може бути рекомендований для планування проектів

середньої складності або комплексів малих проектів.

4.3. Управління середніми і великими проектами

за допомогою Primavera Project Planner (P3)

(Фірма Primavera Systems, Inc.)

Центральний програмний продукт сімейства Primavera,

Primavera Project Planner (P3), добре відомий в середовищі професій-

них менеджерів проектів у всьому світі. Сьогодні P3 застосовується

для управління середніми і великими проектами в різних галузях,

хоча найбільшого поширення даний продукт набув у сфері управ-

ління будівельними та інженерними проектами.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

238

Primavera Project Planner подає достатньо стандартний для всіх

подібних систем графічний інтерфейс, але у P3 є кілька додаткових

можливостей.

По-перше, це можливість згрупування і впорядковування робіт

за різними ознаками на різних рівнях деталізації проекту, що дозво-

ляє представити інформацію в зручнішому вигляді для конкретної

управлінської ситуації. Наприклад, використовуючи дані засоби,

всю інформацію за проектом можна згрупувати за фазою проекту на

першому рівні ієрархії, за відповідальним ресурсом на другому і від-

сортувати за датою початку робіт на третьому. Для кожної групи

можуть бути задані власні шрифт і колір (тексту і фону), розбива-

ється за кожною сторінкою.

Інша корисна особливість — це можливість розбиття екрану

по горизонталі на дві частини, кожна з яких може бути розглянута

незалежно. Це дає можливість одночасно переглядати різні частини

проекту.

Крім того, P3 має певні відмінності від інших пакетів у засобах

ресурсного планування.

При описі ресурсу можуть бути вказані нормальна і максималь-

на кількість наявності даного ресурсу, а також його ціна за шістьма

тимчасовими інтервалами. Ресурс може бути позначений як керів-

ник (обсяг призначення ресурсу на завдання впливатиме на трива-

лість її виконання). Наприклад, визначивши, що робітники — це

управляючий ресурс, а бригадир — ні, можна добитися скорочення

термінів виконання завдання прокладки траншеї за рахунок призна-

чення більшої кількості робітників. Збільшення ж кількості бригадирів

не вплине на тривалість роботи.

При плануванні завантаження ресурсів може виникнути необ-

хідність в описі нелінійного профілю споживання ресурсу окремим

завданням. P3 дає можливість описати різні криві розподілу ресурсу,

пропонуючи дев’ять стандартних кривих і можливість визначити

власний профіль споживання, розбивши тимчасову фазу завдання на

10 періодів.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

239

Засоби автоматичного перепланування завдань з урахуванням

обмежень на ресурси набувають особливої важливості для великих

проектів, коли менеджер не в змозі самостійно проаналізувати недо-

статність ресурсів і знайти рішення для кожної конкретної роботи.

P3 дозволяє оптимізувати розклад термінів виконання робіт. Серед

режимів перерахунку можна виділити вирівнювання наперед (визна-

чення можливої дати закінчення проекту при заданій початковій

даті); вирівнювання назад (визначення найпізнішої допустимої дати

початку проекту); згладжування перевантажень ресурсів в межах

тимчасових резервів робіт або в рамках заданого інтервалу. Крім

того, є можливість перерозподіляти призначення робіт між згрупо-

ваними ресурсами.

До недоліків засобів ресурсного планування можна віднести

обмеження щодо кількості календарів. Окрім головного календаря

проекту, P3 дозволяє описати лише 30 додаткових календарів, тоді

як можливість завдання індивідуальних графіків роботи для кожно-

го ресурсу вже стало нормою в сучасних пакетах управління проек-

тами. Інше обмеження пов’язане з кількістю ресурсів (не більш 120),

контрольованих при вирівнюванні профілю завантаження обмеже-

них ресурсів.

Засоби підтримки багатопроектного середовища управління в

P3 включають можливість визначення ієрархії і права доступу до

майстер-проекту та підпроектів. Менеджер-координатор проекту

має право редагувати майстер-проект і всі підпроекти. Менеджер

підпроекту має право додавати ресурси до словника ресурсів, але не

видаляти їх і не змінювати їх ціни. Якщо вирішення ресурсних кон-

фліктів в рамках підпроекту вимагає дані іншого підпроекту, мене-

джер може це зробити тільки при додатковому його уповноваженні

з боку менеджера-координатора проекту. Проте, ресурсне плануван-

ня за проектом в цілому може здійснюватися тільки менеджером-ко-

ординатором. Тільки він може визначити зв’язки між підпроектами.

В порівнянні з багатьма іншими програмними продуктами, які та-

кож дають можливість багатопроектного управління, особливістю

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

240

P3 є докладний опис принципів багатопроектного управління в доку-

ментації, де вони розглядаються з двох точок зору: менеджера-коор-

динатора проекту і менеджера підпроекту (хоча вважається, що тема

мультипроектного управління вимагає додаткового підручника).

Таким чином, працюючи спільно, системи P3 і SureTrak пропо-

нують підхід, що масштабується, до управління проектами різного

розміру і складності. Окрім вищеназваних продуктів із сімейства

Primavera може викликати інтерес система аналізу ризиків проекту

Monte Carlo for Primavera.

4.4. Інформаційна система SureTrak

(Фірма Primavera Systems, Inc.)

Окрім P3, компанією Primavera Systems постачається полегше-

на система для УП — SureTrak ($700). Цей програмний продукт орі-

єнтований на невеликі проекти, підпроекти, роботу конкретних ви-

конавців з фрагментами проектів. SureTrak має ті ж засоби, що і P3 в

плані організації проекту за кодами і фільтрацією інформації, вста-

новлення обмежень і розрахунку розкладу, але в той же час існує

ряд обмежень і додаткових можливостей.

З обмежень слід зазначити відсутність засобів багатопроектно-

го управління і фрагментації проектів, менший розмір проектів,

скромніші засоби створення звітів. Проте, в SureTrak з’явилися ка-

лендарі ресурсів і, як наслідок можливість розрахунку довготрива-

лості робіт з урахуванням узгодження календарів виконавців (очіку-

ється, що календарі ресурсів з’являться і в наступній версії P3). Крім

того, у ресурсів з’явилася додаткова категорія — дохід. SureTrak

відрізняється від всієї решти продуктів Primavera тим, що він повніс-

тю русифікований і постачається разом з інструкцією для користувача

російською мовою.

SureTrak здійснює імпорт/експорт файлів у форматах P3 і MS

Project.