Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

211

2. Виберіть вкладку Додатково.

3. У полі із списком Тип обмеження виберіть тип обмеження.

4. У полі із списком Дата обмеження введіть або виберіть дату, а

потім натисніть кнопку OK.

Якщо початкова дата вибирається в полі Початок в представлен-

ні діаграми Ганта або якщо для зміни початкової дати перетягується

відрізок Ганта, Microsoft Project встановлює обмеження Початок не

раніше на основі нової початкової дати. Якщо вибрана дата закін-

чення завдання, Microsoft Project автоматично призначає обмеження

Закінчення не раніше.

Додавання крайнього терміну завдання

Якщо для завдання призначений крайній термін, в Microsoft

Project відображається індикатор, якщо завершення завдання буде

заплановано пізніше за крайній термін.

Установка крайнього терміну не впливає на планування завдань.

Це тільки спосіб повідомлення за допомогою Microsoft Project про те,

що завдання буде завершено пізніше за крайній термін.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назва завдання виберіть завдання, якому вимагається

призначити крайній термін.

3. Натисніть кнопку Відомості про завдання і відкрийте вкладку

Додатково.

4. У групі Обмеження завдання введіть або виберіть дату край-

нього терміну в полі із

списком Крайній термін і натисніть

кнопку OK.

Призначення ресурсів

Завданням слід призначати ресурси, якщо вимагається викону-

вати наступні дії.

1. Відстеження обсягу робіт, виконаного призначеним завданням

співробітниками та устаткуванням, або відстежування матеріа-

лів, використаних для виконання завдання.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

212

2. Планування завдань з більшою гнучкістю.

3. Балансування завантаження ресурсів між тими ресурсами, яким

призначено мало роботи, і тими, яким призначено багато роботи.

4. Відстеження витрат на ресурси.

5. Без відомостей про ресурси календарний план в Microsoft

Project обчислюється на основі тривалості завдань, залежностей

і обмежень дати.

Якщо ресурси призначені, графік роботи і доступність ресурсів

використовуються при розрахунку календарного плану.

Створення списку ресурсів

Лист ресурсів Microsoft Project використовується для ство-

рення списку осіб, устаткування і матеріалів, що становлять робо-

чу групу і виконують завдання проекту. Список ресурсів містити-

ме робочі ресурси або матеріальні ресурси. Робочі ресурси —

це співробітники або устаткування; матеріальні ресурси — це

витратні матеріали або сировина, наприклад бетон, деревина або

цвяхи.

1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення.

3. У полі Назву ресурсу введіть назва ресурсу.

4. У полі Тип визначте тип ресурсу: робочий або матеріальний.

5. Щоб позначити групи ресурсів, в полі Група як назва ресурсу

введіть назву групи.

6. Для кожного робочого

ресурсу (співробітники або устаткування)

в поле Макс. одиниць введіть у відсотках максимальне число

одиниць, доступних для цього ресурсу. Наприклад, введіть

значення 300 %, щоб вказати, що доступні три одиниці повної

зайнятості певного ресурсу.

7. Для кожного матеріального ресурсу (матеріалу, що витрачаєть-

ся для проекту) в полі Одиниці вимірювання матеріалів вве-

діть одиниці вимірювання

матеріального ресурсу, наприклад

тонни.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

213

Зміна графіка роботи ресурсу

Робочий годинник і вихідні дні, вказані в календарі проекту

(рис.4.3.), є стандартними робочими годинами і вихідними днями

для кожного ресурсу.

Календар проекту

Якщо окремий ресурс працює зовсім за іншим графіком або

необхідно врахувати відпустку або простоювання устаткування,

можна змінити індивідуальний календар ресурсу.

1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів, а потім вибе-

ріть ресурс, графік якого вимагається змінити.

2. У меню Проект виберіть команду Відомості про ресурс і від-

крийте вкладку Робочий час.

Рис. 4.3.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

214

3. Виберіть в календарі дні, які вимагається змінити.

4. Щоб змінити день тижня для всього календаря, виберіть скоро-

чене позначення цього дня зверху календаря.

5. Виберіть параметр стандартний час, неробочий час або нестан-

дартний робочий час.

6. Якщо вибраний параметр стандартний час, для вибраних днів

за умовчанням використовується стандартний календар

Microsoft Project, тобто робота

з понеділка до п’ятниці, з

9:00 до 13:00 і з 14:00 до 18:00.

7. Якщо на кроці 4 вибраний параметр нестандартний робочий

час, введіть час початку роботи в поле З і час закінчення в по-

лі По.

8. Натисніть кнопку OK.

Призначення ресурсів завданням

Якщо завданню призначається ресурс, створюється призначен-

ня. Будь-якому завданню можна призначити будь-які ресурси, а та-

кож змінити призначення у будь-який момент.

Завданням можна призначити декілька ресурсів, а також визна-

чити, весь або не весь робочий час ресурс працює над завданням.

Якщо призначена ресурсу робота перевищує щоденну повну зайня-

тість, вказану в календарі робочого часу ресурсу, в Microsoft Project

в представленнях ресурсів назва переобтяженого ресурсу виділяєть-

ся червоним кольором.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назва завдання виберіть завдання, якому вимагається

призначити ресурс, а потім натисніть кнопку Призначити ресурси.

3. У полі Назва ресурсу виберіть ресурс, яку потрібно призначи-

ти завданню. (рис. 4.4.)

4. Щоб призначити неповну зайнятість ресурсу, в колонці Одини-

ці слід вибрати

або ввести значення менше 100 відсотків, які за-

дають частку робочого часу, яку ресурс повинен присвятити

цьому завданню.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

215

5. Щоб призначити кілька різних ресурсів, виберіть назви цих

ресурсів, утримуючи клавішу CTRL.

6. Щоб призначити кілька однакових ресурсів (наприклад двох

теслярів), в стовпці Одиниці введіть або виберіть значення

більше 100 відсотків. При необхідності в полі Назву ресурсу

введіть назву нового ресурсу.

7. Натисніть кнопку Призначити.

8. Галочка зліва від колонки Назву ресурсу вказує

, що ресурс

призначений вибраному завданню.

9. Натисніть кнопку Закрити.

Призначення ресурсів завданням

Перевірка і зміна призначень ресурсів

В уявленні «Використання ресурсів» відображаються ресурси

проекту і призначені ним завдання, згруповані під кожним ресур-

сом. За допомогою уявлення «Використання ресурсів» можна визна-

чити кількість часу, запланованого для роботи ресурсу над кожним

завданням, а також ресурси з перевищенням доступності. Крім

Рис. 4.4.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

216

того, визначається час, який може бути виділений кожному ресурсу

для додаткових трудовитрат.

1. У меню Вигляд виберіть команду Використовування ресурсів.

2. У колонці Назва ресурсу перегляньте призначення ресурсів.

3. Щоб замінити для завдання один призначений ресурс на інший,

виберіть потрібний рядок, встановіть показник на полі Іденти-

фікатор (лівий стовпець), а потім перетягніть завдання під но-

вий ресурс.

Введення витрат

Якщо вимагається врахувати витрати на кожне завдання або за-

гальні витрати на проект, введення норм витрат на роботу ресурсів

над завданнями або фіксованих витрат на завдання дозволяє побачи-

ти відхилення від бюджету.

Для ресурсів можна ввести норми на використання і наднормо-

ву роботу, планувати підвищення оплати ресурсу і вибрати термін

нарахування витрат. Крім того, відомості про витрати можна пере-

глядати різними способами.

Призначення витрат ресурсам

У Microsoft Project можливе призначення норм витрат на робо-

ту ресурсів і на матеріальні ресурси, тому допускається точне

управління витратами на проект. Для ресурсів можна призначити

стандартні норми витрат, норми витрат на наднормову роботу або

норми витрат на використання.

1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення.

3. У полі Назву ресурсу виберіть ресурс або введіть назву нового

ресурсу.

4. У полі Тип виберіть значення Трудовитрати, якщо ресурсом є

співробітник або механізм, або значення Матеріали, якщо ре-

сурсом

є матеріали, які витрачаються, або сировина (наприклад

цемент).

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

217

5. Для робочих ресурсів в полях Стандартна ставка, Ставка

наднормових робіт або Витрати на використання введіть

норми витрат на ресурс.

6. Для матеріальних ресурсів в полі Одиниці вимірювання мате-

ріалів введіть одиниці вимірювання матеріального ресурсу

(наприклад тонни), а в полях Стандартна ставка або Витрати

на використання введіть норму витрат.

7. Натисніть клавішу

ENTER.

Установка фіксованих витрат для завдань

Більшість витрат проекту пов’язана з ресурсами. Проте, деякі

витрати пов’язані із завданнями, наприклад витрати на поїздки і

друкування. Такі витрати є фіксованими витратами для завдань.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Витрати.

3. У полі Фіксовані витрати для завдання введіть витрати.

4. Натисніть клавішу ENTER.

Визначення моменту обчислення витрат

У Microsoft Project витрати на ресурси за умовчанням розподі-

ляються пропорційно, тобто їх нарахування розподіляється за трива-

лістю завдань. Проте є можливість змінити спосіб обчислення, щоб

врахувати витрати на ресурси на початку або в кінці завдання.

1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення.

3. У полі Нарахування виберіть необхідний спосіб обчислення.

Перегляд витрат на ресурси і завдання

Після призначення норм витрат для ресурсів або фіксованих

витрат для завдань можна переглянути загальні витрати цих призна-

чень, щоб переконатися в їх відповідності передбачуваним витра-

там. Якщо загальні витрати на ресурс або завдання перевищують

бюджет, можна перевірити витрати на окреме завдання або призна-

чення окремих ресурсів, щоб визначити можливі зниження витрат.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

218

1. Щоб переглянути витрати на ресурси, в меню Вигляд виберіть

команду Лист ресурсів. Щоб переглянути витрати на завдання,

в меню Вигляд виберіть команду Інші уявлення і виберіть

Лист завдань.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Витрати.

Перегляд витрат даного проекту

Є можливість проглянути поточні, базові, фактичні витрати

проекту, які залишились з метою визначення можливої перевитрати

бюджету. Витрати обновляються при кожному перерахунку проекту

в Microsoft Project.

1. У меню Проект виберіть команду Відомості про проект.

2. Натисніть кнопку Статистика.

3. У колонці Витрати рядка Поточні перегляньте загальні планові

витрати проекту.

Перегляд календарного плану і його детальних даних

Після введення основних даних проекту їх слід перевірити. Чи

дотримуються кінцеві терміни? Які ресурси використовуються пря-

мо зараз? Скільки буде витрачено бюджетних коштів? Спочатку

перегляньте картину в цілому: зверніть увагу на загальну початкову

і кінцеву дату і критичний шлях. Потім перевірте всі деталі. Для

цього відобразіть завдання і ресурси в потрібних уявленнях.

Якщо провести різносторонній аналіз проекту, можна точно

визначити його вузькі місця і вжити необхідних заходів для їх усу-

нення, перш ніж виникнуть серйозні проблеми.

Цей розділ розповість про способи вивчення загальних відомостей

про календарний план, а також про методи управління уявленнями і

полями для перегляду потрібних відомостей.

Відображення всього проекту на екрані

Переглянути початкову і кінцеву дати проекту, а також його ос-

новні фази можна за допомогою зміни масштабу діаграми Ганта.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

219

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У меню Вигляд виберіть команду Масштаб, виберіть параметр

Весь проект і натисніть кнопку OK.

Перевірка кінцевої або початкової дати проекту

Є можливість переглянути важливі відомості про проект, на-

приклад кінцеву дату, а також перевірити, чи задовольняє проект

очікування щодо поточного плану.

У меню Проект виберіть команду Відомості про проект і нати-

сніть кнопку Статистика.

Будуть показані початкова і кінцева дати проекту, а також зага-

льні трудовитрати, витрати і загальний відсоток виконання проекту.

Визначення критичного шляху

Критичний шлях є низкою завдань, які повинні бути виконані

до часу завершення проекту за календарним планом. Більшість за-

вдань в звичному проекті має певний часовий резерв і тому вони

можуть бути ненадовго затримані без порушення кінцевої дати

проекту. Ті завдання, які не можуть бути затримані без порушення

кінцевої дати проекту, є критичними завданнями. Якщо завдання

змінюються для скорочення календарного плану, пониження витрат,

усунення перевищення доступності, коректування ділянки охоп-

лення або з метою дозволу інших труднощів, слід пам’ятати про

критичні завдання. Внесення змін в критичні завдання впливає на

кінцеву дату проекту.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. Натисніть кнопку Майстер діаграм Ганта.

3. Щоб відформувати завдання критичного шляху, дотримуйтесь

інструкції майстра діаграм Ганта.

Перехід до іншого уявлення

Відомості про проект можна відобразити в поданнях завдань

або поданнях ресурсів. Деякі подання завдань і ресурсів є поданнями

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

220

листа, що містять колонки (звані полями) відповідних відомостей.

Таблицю в поданні листа можна змінити, щоб переглядати різні по-

ля відомостей. У інших уявленнях розміщення завдань або ресурсів

показане графічно (наприклад в уявленнях «Календар», «Мережевий

графік» і «Графік ресурсів») (рис.4.5.) або завдання і ресурси, пов’я-

зані з шкалою часу (наприклад в уявленнях «Використання завдань»

або «Використання ресурсів»).

У меню Вигляд виберіть потрібне подання завдань або ресур-

сів. Якщо необхідне уявлення відсутнє в меню Вигляд, виберіть ко-

манду Інші уявлення, потім виберіть уявлення в списку Уявлення

і натисніть кнопку Застосувати.

Мережевий графік.

Рис. 4.5.