Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

161

Діюча складна система не

змінно утворюється з діючої

простої системи

/15й закон системантики/

1. Все — система.

2. Все — частина ще біль

шої системи.

/Основні постулати розви

неної теорії систем/

Всередині кожного великого

завдання сидить маленьке, яке на

магається пробитися назовні.

Сучасний етап автоматизації управління суспільним виробниц-

твом характерний розвитком розподіленої обробки економічної

інформації. Найперспективнішою сферою використання концепції

розподіленої обробки економічної інформації є автоматизація

планово-управлінських функцій на базі персональних ЕОМ, встано-

влених безпосередньо на робочих місцях фахівців. Ці системи набу-

ли широкого поширення в організаційному управлінні під назвою

автоматизованих робочих місць (АРМ).

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ:

ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

Закон великих задач Хоара

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

162

3.1. Призначення АРМ

Автоматизоване робоче місце (АРМ) є робочим місцем персо-

налу автоматизованої системи управління, обладнане засобами, що

забезпечують участь людини в реалізації функцій управління. Сто-

совно вимог систем організаційного управління.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) можна визначити як

комплекс інформаційних ресурсів, програмно-технічних і орга-

нізаційно-технологічних засобів індивідуального або колектив-

ного користування, об’єднаних для виконання певних функцій

професійного працівника управління.

За допомогою АРМ фахівець може обробляти тексти, посилати

і приймати повідомлення, що зберігаються в пам’яті персонального

комп’ютера, брати участь у нарадах, організовувати і вести особисті

архіви документів, виконувати розрахунки і одержувати готові ре-

зультати в табличній або графічній формі. Зазвичай процеси ухва-

лення рішень і управління в цілому реалізуються колективно, але

необхідна проблемна орієнтація АРМ управлінського персоналу, що

відповідає різним рівням управління і реалізованим функціям. Під-

готовка інформації для ухвалення рішень, власне ухвалення рішень

та їх реалізація можуть мати багато загального в різних економічних

службах підприємства. Це дозволяє створювати гнучкі структури

управління. Локальні мережі, на основі яких можуть функціонувати

різні комплекси АРМ як в межах окремих підрозділів, так і на рівні

суміжних функцій, що виконуються, реалізованих різними підрозді-

лами, є базою для організації взаємозв’язку окремих АРМ в систему

збору, обробки інформації та ухвалення рішень у сфері управління

конкретним об’єктом.

В основу конструювання АРМ встановлені такі основні принципи:

• максимальна орієнтація на кінцевого користувача, що досяга-

ється створенням інструментальних засобів адаптації АРМ до

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

163

рівня підготовки користувача, можливостей його навчання і са-

монавчання;

• проблемна орієнтація АРМ на вирішення певного класу

завдань, об’єднаних загальною технологією обробки інформа-

ції, єдністю режимів роботи й експлуатації, що характерно для

фахівців економічних служб;

• формалізація професійних знань, тобто можливість надання за

допомогою АРМ самостійно автоматизувати нові функції і ви-

рішувати нові завдання в процесі накопичення досвіду роботи з

системою;

• модульна побудова, що забезпечує сполучення АРМ з іншими

елементами системи обробки інформації, а також модифікацію

і нарощування можливостей АРМ без переривання його функ-

ціонування;

• ергономічність, тобто створення для користувача комфортних

умов праці і дружнього інтерфейсу спілкування з системою.

3.2. Типова структура АРМ

Створення АРМ для систем організаційного управління пе-

редбачає проведення їх структуризації і параметризації на стадії

проектування. Структуризація АРМ включає опис середовища функ-

ціонування:

• функціональних підсистем, які забезпечують зв’язки між ними;

• інтерфейсів з користувачем і технічними засобами;

• засобів програмного і інформаційного забезпечення.

Параметризація передбачає виділення і дослідження параметрів

технічних, програмних і інформаційних засобів, що задовольняють

вимоги і обмеженням, сформовані при структуризації.

Структурно АРМ включає функціональну і забезпечуючу частини.

Функціональна частина визначає зміст конкретного АРМ і

включає опис сукупності взаємопов’язаних завдань, що відображають

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

164

особливості автоматизованих функцій діяльності користувача. В ос-

нові розробки функціонального забезпечення є вимоги користувача

до АРМ і його функціональна специфікація, що включає опис ввід-

ної і вихідної інформації, засобів і методів досягнення достовірності

і якості інформації, носіїв, що застосовують інтерфейс зв’язок.

Сюди ж відносять описи засобів захисту від несанкціонованого

доступу, відновлення системи в збійних ситуаціях, управління в не-

стандартних випадках.

Забезпечуюча частина включає традиційні види забезпечен-

ня: інформаційне, програмне, технічне, технологічне, лінгвістич-

не та ін.

Інформаційне забезпечення включає опис організації інфор-

маційної бази, регламентує інформаційні зв’язки, зумовлює

склад і зміст всієї системи інформаційного відображення.

Програмне забезпечення (ПЗ) АРМ підрозділяється на загальне

і функціональне.

Загальне ПЗ поставляється в комплекті з ПК і включає опера-

ційні системи, прикладні програми, що розширюють можливос-

ті операційних систем, програмні засоби діалогу та ін.

Загальне ПЗ призначено для управління роботою процесора, ор-

ганізації доступу до пам’яті, периферійних пристроїв, запуску й

управління процесором, виконання прикладних програм, забезпе-

чення виконання програм на мовах високого рівня.

Функціональне ПЗ призначено для автоматизації вирішення

функціональних завдань, включає універсальні програми і фун-

кціональні пакети. При проектуванні цих програмних засобів

необхідно дотримуватись принципів орієнтації розробки на

конкретного користувача.

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

165

Сукупність вимог до програмного і технічного забезпечення

відображається на великій кількості функцій користувача, і це

дозволяє вирішувати проблему професійної орієнтації на користувача.

Технічне забезпечення АРМ є комплексом технічних засобів

обробки інформації на базі ПК, що призначений для автомати-

зації функцій фахівця в предметній і проблемній областях його

професійних інтересів.

АРМ фахівця сфери організаційного управління, звичайно,

базується на персональному комп’ютері індивідуального або колек-

тивного користування, а також, що знаходиться у складі локальних

мереж.

Технологічне забезпечення АРМ призначене для організації

технологічного процесу використання АРМ стосовно комплек-

су вирішуваних завдань, що відповідають функціям фахівця.

Технологічний процес є сукупністю функціональних робіт, що

включають забезпечення введення, контролю, редагування і маніпу-

лювання даними, накопиченням, зберіганням, пошуком, захистом,

отриманням вихідних документів. У зв’язку з тим, що користувач,

як правило, належить до певного колективу і виконує в ньому певну

роботу, необхідно передбачити технологічну взаємодію виконавців

при вирішенні завдань, забезпечити умови спільної роботи фахівців.

Ці положення повинні відображатися в кваліфікаційних вимогах і

посадових інструкціях користувачів АРМ.

Лінгвістичне забезпечення АРМ визначається системою ви-

мог до мови спілкування користувача із засобами АРМ.

Ці мови повинні бути простими у вивченні і використанні.

Рівень і якість інформаційного і смислового навантаження мовних

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

166

засобів залежать від того, наскільки їх синтаксичні і семантичні

конструкції наближаються до відповідних конструкцій природної

мови фахівця.

3.3. Класифікація АРМ

Основу класифікації АРМ становить ряд класифікаційних

ознак. З урахуванням сфер застосування можлива класифікація

АРМ за функціональною ознакою:

• АРМ адміністративно-управлінського персоналу;

• АРМ проектувальника автоматизованих систем управління і т. д.;

• АРМ фахівця в області економіки, математики, фізики, медици-

ни і т. д.;

• АРМ виробничо-технологічного призначення.

Важливою класифікаційною ознакою АРМ є режим його екс-

плуатації, за яким виділяються:

• одиничний режим експлуатації;

• груповий режим експлуатації;

• мережений режим експлуатації.

У першому випадку АРМ реалізується на відособленому персо-

нальному комп’ютері (ПК), всі ресурси якого знаходяться в моно-

польному розпорядженні користувача. Таке робоче місце орієнтова-

не на вирішення нестандартних, специфічних завдань, і для його

реалізації застосовують ПК невеликої потужності. При груповому

режимі експлуатації на базі одного ПК реалізується декілька робо-

чих місць, об’єднаних за принципами адміністративної або функціо-

нальної спільності. В цьому випадку потрібні вже потужніші ПК і

достатньо складне програмне забезпечення. Груповий режим екс-

плуатації, звичайно, використовується для організації розподіленої

обробки даних в межах окремого підрозділу або організації для об-

слуговування стабільних груп фахівців і керівників. Мережевий ре-

жим експлуатації АРМ об’єднує переваги першого і другого режиму.

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

167

В цьому випадку кожне АРМ створюється на базі одного ПК і може

експлуатуватися автономно, але в цей же час є можливість викорис-

товувати деякі загальні ресурси обчислювальної мережі.

Класифікація АРМ повинна враховувати також вельми

широкий діапазон користувачів за ступенем підготовленості до

роботи з ПК:

• користувачі, що володіють програмуванням;

• користувачі, що одержали спеціальну підготовку з використо-

вування інструментальних засобів АРМ і освоїли роботу на

конкретному ПК;

• користувачі, що не одержали спеціальних знань, але мають пев-

ні навички роботи на конкретному ПК;

• користувачі, що не мають знань у області ПК і не уміють на

них працювати.

Одним із підходів до класифікації АРМ є їх систематизація за

видами вирішуваних завдань. Можливі такі групи АРМ:

• для вирішення інформаційно-обчислювальних задач;

• для вирішення задач підготовки і введення даних;

• для вирішення інформаційно-довідкових задач;

• для вирішення задач бухгалтерського обліку;

• для вирішення задач статистичної обробки даних;

• для вирішення задач аналітичних розрахунків та ін.

Обґрунтоване віднесення АРМ до певної групи сприятиме

глибшому і ретельнішому аналізу, можливості порівняльної оцінки

різних однотипних АРМ з метою вибору найкращого. Життєздат-

ність конкретного АРМ значною мірою визначається можливістю

«вбудовування» елементів нових інформаційних технологій в сис-

тему управління. Основним змістом стає не стільки використання

сучасних засобів обчислювальної і організаційної техніки, скільки

вивчення нових взаємостосунків між фахівцями, що залучені в

автоматизований технологічний процес обробки і використання ін-

формації.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

168

3.4. Завдання управління

Для досягнення поставлених цілей організацією необхідно

управляти. Завдання управління — результативне і ефективне вико-

нання реальної роботи членами групи організації для досягнення по-

ставленої мети.

З позиції процесорного підходу, процес управління є поєд-

нанням усіх управлінських функцій. У свою чергу управлінська

функція — це серія безперервних взаємопов’язаних дій (процес).

Кожна управлінська функція також є процесом і складається з се-

рії взаємопов’язаних функцій. Якщо організація збирається доби-

тися успіху, то виконання управлінських функцій є обов’язковою

умовою.

Управління — це процес планування, організації, мотивації і

контролю, необхідний для того, щоб сформулювати і досягти мети

організації (рис. 3.1.).

Безперервний процес управління

Організація

Планування

Мотивація

Контроль

Де ми знаходи

мося?

Куди ми хочемо

рухатись?

Як ми це

зробимо?

Організація

структури

і делегування

повноважень

для виконання

конкретних

зав

ань

Задоволення

потреб

виконавців за

виконання

делегованих

ним

повноважень

Порівняння

досягнутого

за певні

моменти часу

з плановими

показниками

Рис. 3.1.

Частина 3

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ: ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ, ПРИЗНАЧЕННЯ

169

Планування. Майбутнє практично завжди невизначене і тому

планування повинно здійснюватися безперервно. За допомогою пла-

нування менеджери забезпечують єдиний напрям зусиль всіх членів

організації до досягнення ефективності. Основа планування —

визначення становища, в якому знаходиться підприємство в даний

момент, інакше сам факт планування вже не може бути реальним.

Як видно з практики, правління підприємством і реальне його стано-

вище на даний момент часу стає відомо через місяці (тижні, дні),

коли що-небудь виправити практично неможливо.

Організація. Це створення деяких організаційних структур, з

метою виконання поставлених перед ними завдань і надання їм

відповідних повноважень. Це можуть бути як окремі фахівці і ор-

ганізовані для них робочі місця, так і цілі підприємства. З позиції

інформаційних систем розглядаємо цю функцію, як організацію

праці окремих фахівців і потоків інформації, з якою їм належить

працювати.

Мотивація. Це ефективне виконання поставлених перед спів-

робітниками (підрозділами) завдань за винагороду, що сприяє задо-

воленню їх потреб. Важливий чинник — отримання морального

задоволення працівником від виконання дорученої йому роботи.

Контроль. Це вимірювання досягнутого результату за певні

проміжки часу з метою корекції відхилень, можливо допущених при

виконанні планових показників або виправлення самих планових

показників.

Виходячи з матеріалів цієї книги розглянемо можливість міні-

мізації витрат при автоматизації виконання окремих процесів управ-

ління підприємством.

Принцип автоматизації управління

Автоматизація управління підприємством переслідує тільки од-

ну мету — своєчасне ухвалення менеджером правильного організа-

ційного рішення, яке буде реалізоване і проконтрольоване, на під-

ставі чого буде прийняте подальше рішення. Важливими чинниками

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

170

для ухвалення рішень є: збір і аналіз достовірної інформації, підго-

товка альтернативних варіантів подальшого розвитку подій, безпо-

середньо ухвалення рішення, організація його реалізації, контроль

виконання, аналіз одержаного результату, корекція.

Етапи автоматизації підприємства

Підприємство в своєму розвитку може проходити такі етапи:

• процес створення, коли загальне управління бізнесом здійсню-

ється за допомогою калькулятора. Комп’ютери оснащені тільки

офісними продуктами і необхідні більше для діловодства: роз-

друкування договорів, листів, платіжних доручень та ін.;

• підприємство досягло деякого рівня, коли необхідна локальна

бухгалтерська програма, документообіг збільшився і вимагає

додаткових ресурсів, але аналіз діяльності і планування ще

здійснюється за допомогою дідівських методів і заснований

більше на підрахунках готівки;

• підприємство стає некерованим, упроваджується мережева бух-

галтерська програма, співробітники переобтяжені поточною ро-

ботою, починає упроваджуватися «клаптева» автоматизація,

процес аналізу і планування утруднений через двозначність і

довгу підготовку звітів, що надаються, різними відділами;

• упровадження дорогої корпоративної інформаційної системи

управління підприємством (КІС). Процес упровадження (модер-

нізації) КІС через внутрішнє і зовнішнє середовище, що постій-

но змінюється, може тривати десятиліттями.

Людський чинник

Проходження підприємством всіх цих етапів пов’язане з людсь-

ким чинником, з можливістю конкретної людини сприймати і пере-

робляти потоки інформації, які проходять через неї, незалежно від

того ким вона є керівником або виконавцем.

Наприклад, керівник ставить перед IT-відділом завдання гене-

рації системи фінансових звітів в КІС, необхідних для аналізу якоїсь