Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

141

наприклад, щось красиве і досить складне. А далі перебирайте, що

це може бути.

Можна сформулювати «Шість правил правильного подарунка»

Щоб ваш подарунок визнали, він повинен торкнутися шести ос-

новних відчуттів людини:

1. Подарунок повинен бути яскравим, красивим, приємним для

очей.

2. Він повинен видавати якийсь звук: наприклад, приємно шаруді-

ти папером або його вручення повинно відбуватися під звуки

петард і феєрверків.

3. Непогано, якщо подарунок спокушатиме ароматом або дарува-

тиметься з пахощами.

4. Чудово, якщо подарунок приємний на дотик або діє

на певні

точки. Яскравий приклад — сеанс тайського масажу в пода-

рунок.

5. Подарунок не повинен бути позбавленим смаку, їстівний він чи ні.

6. І найголовніше, що ви прагнете закласти в подарунки, — це

якесь «шосте» відчуття. Коли подарунком вдається занурити

людину в спогади, у відчуття дежа в’ю, в мрію, в сон,

то вва-

жайте, що ви досягли мети.

Не варто забувати і про правильне вручення подарунків.

Адже некоректне, недоречне або невчасне вручення може обернути-

ся великими проблемами, як для дарувальника, так і для адресата.

Відчуття незручності і збентеження, зіпсовані відносини з клієнта-

ми, незадоволеність партнерів — ось далеко не повний перелік мож-

ливих негативних наслідків.

Тому насамперед потрібно дізнатися, як прийнято в компа-

нії-партнера вручати подарунки, особливо якщо йдеться про

державні установи або великі західні корпорації. У деяких органі-

заціях, наприклад, прийнято приймати подарунки виключно через

секретаріат, в інших — тільки після узгодження з керівництвом.

Про ці нюанси краще знати наперед, щоб не одержати презент на-

зад з кур’єром.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

142

Якщо ж подарунок призначається корпорації в цілому (а не пер-

сонально керівнику), то його краще вручати урочисто у присутності

більшості співробітників. У випадку, якщо привітання адресується

особисто керівнику компанії-партнера, то подарунок слід вручати в

неформальній робочій обстановці. Звичайно, секрету з цього не роб-

лять, але краще наперед поцікавитися, чи захоче керівник афішувати

таке вручення. І найголовніше: якщо подарунок вручається публіч-

но, він обов’язково повинен супроводжуватися словами вдячності і

подяки на адресу того, кого вітають. Бажано описати, чому вибра-

ний саме цей подарунок, додати побажання від імені всієї компанії.

Кращий час для вручення подарунків колегам і співробіт-

никам — корпоративне свято. Найголовніше в цьому випадку: по-

дарунок повинен бути корисним і приємним його одержувачу. Не

варто вручати подарунки під час роботи, особливо в моменти «авра-

лів». Необхідно обережно публічно вручати так звані «нерівноз-

начні подарунки» — це може викликати ревнощі і заздрість в коле-

ктиві. Якщо все-таки передбачені різні нагороди, то краще, якщо

співробітники самі вибиратимуть подарунки на певну суму балів,

що відповідно їх досягненням. Якщо подарунки приблизно однакові

за вартістю, але все одно різні, то правильніше використовувати

метод «випадкової вибірки» — діставати подарунки навмання «з

мішка» у присутності всіх співробітників, щоб нікого не виділяти і

випадково не образити.

Не можна залишати «ні з чим» менш успішних співробітників —

вони відчують себе непотрібними, і навряд чи надалі працювати-

муть краще.

З подарунком повинні піти всі — тоді подібна процедура мо-

же стати ефективним засобом заохочення персоналу, а не приво-

дом для образ і причиною розбрату в колективі.

Подарунки колегам

Пам’ятайте, що подарунки прийнято розпаковувати у присутно-

сті оточуючих. Потурбуйтесь про те, щоб ваші добрі наміри не були

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

143

витлумачені хибно. Для одруженого товариша по службі — нічого

особистого: підтяжок, кухлів з двозначними написами і т.ін. Ділові

відносини дозволяють дарувати різні канцтовари (ручки, блокноти,

календарі, кишенькові калькулятори), книги, відеокасети і диски,

рамки для фото та інші дрібниці. Брак уяви спокутуватиме гумор:

при врученні пожартуєте на тему «як складно робити подарунки чо-

ловікам» або «чого вам в житті ще не вистачає». Презенти не пови-

нні бути дорогими, незалежно від ваших фінансових можливостей.

Презент співробітниці — квітка, улюблені ласощі, невеликий

сувенір, хороша книга, канцелярське приладдя. Подарунок началь-

нику — оригінально оформлене фото, аксесуари для кабінету, кан-

целярське приладдя для ділової людини. Такий подарунок повинен

бути одночасно нейтральним і тим, що демонструє пошану. Його

вартість може бути будь-якою залежно від ваших доходів. Але не

потрібно віддавати останні гроші, щоб піднести шефу розкішний

подарунок. Він чудово знає ваші фінансові можливості, і надмірна

щедрість може призвести до протилежного результату. Не слід дару-

вати особисті речі, парфумерію, білизну. Ці подарунки при робочих

взаємостосунках недоречні.

Презент#жарт

Щоб зробити презент-жарт, необхідно добре знати характер і

звички людини, якій призначається подарунок, інакше ризикуєте

пошитися в дурні. Можливий варіант: даруючи презент, а усно

сповістіть про подарунок в жартівливому тоні. Жартувати потрібно

м’яко і по-доброму. Адже навіть кращий друг може образитися за

недоречний жарт. А з колегами необхідно бути уважними вдвічі:

це стосується карикатур, ляльок-двійників, частівок і т. ін. Тому

перш, ніж вибирати подарунок, визначтеся, які у вас з цією люди-

ною стосунки.

Подарунок часто має символічне значення — це своєрідна форма

виразу почуттів. При мінімальній вартості, зроблений з умислом, він

може мати величезну цінність для того, кому подарунок підносять.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

144

Виходячи з того, що подарунок цінний, як знак уваги, з нього

обов’язково знімають ярлик з ціною. Всі подарунки, за винятком

квітів, підносять в упаковці. Вручивши його, скромно вислуховують

слова подяки, не вступаючи в обговорення. Якщо подарунок переда-

ють особисто, його зразу ж розпаковують у присутності того, хто

подарував, виражають задоволення і дякують. Неввічливо відкласти

подарунок убік, не поглянувши на нього.

Не слід виявляти незадоволення за невміло вибраний подару-

нок. В особливих випадках (при близьких відносинах), відчувши,

що подарунок виявився не дуже вдалим, можна запропонувати обмі-

няти його (чек про всяк випадок потрібно зберегти). Відмовитися

від подарунка можна тоді, коли він змушує відчувати себе боржни-

ком. При відмові висловлюють вдячність за увагу і мотивують свою

відмову.

Даруйте, дивуйте і радуйте людей, які поряд. Можливо, саме

ваш презент дасть колезі ту енергію, якої їй не вистачає, яка виді-

лить цей день не тільки в роботі, а і в житті. Даруйте!

Подарунок начальнику

Подарунок начальнику — непросте, але захоплююче завдання,

яке дозволить вам багато чого відкрити у власному характері, харак-

тері начальника, а також безмежних можливостях, які на сьогодні є

у кожного для вираження суперечливих почуттів, що викликані ним:

улюбленим, ненависним, підступним, наївним, невловимим і всюди-

сущим — загалом, вашим керівником.

Правила:

1. Доцільність подарунка цінується набагато більше, ніж його вар-

тість. Вивчайте свого начальника.

2. Дотримання дистанції ніколи не шкодить. Ваш подарунок пови-

нен бути приємним, але не фамільярним.

3. Якщо ваш подарунок дуже відверто говорить про бажання від-

чепитися, то не чекайте особливої уваги керівництва до власної

персони. Принаймні, до наступного

свята.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

145

VIP-подарунки займають особливе місце в системі подарун-

кових «жанрів». Якщо рекламні сувеніри, корпоративні і бізнес-по-

дарунки постійно підштовхують до укладення нових контрактів,

розширення співпраці та інших суто комерційних дій, то з VIP-пода-

рунками все по-іншому.

VIP-подарунки схожі на жертвоприношення богам, які нас вже

облагодіяли і тепер ми готові будь-яким чином виразити свою вдяч-

ність. Принаймні так це повинно виглядати. Перш за все вони пови-

нні бути достатньо VIP. При цьому не з вашої точки зору, а того,

кому подарунок підносять.

Бізнес-подарунки краще всього шукати задовго до того моменту,

коли настане час їх піднести. Чим жорстокішою стає конкуренція на

нашому молодому і від цього вельми кровожерному ринку, тим

більшого значення набувають бізнес-подарунки. Вчора обличчя

вашого партнера сяяло тільки при слові «подарунок», сьогодні він

вередливо вип’ячує губу і безсоромно дає вам зрозуміти, що дарова-

ному коневі дивляться в зуби, та ще з якою пристрастю: Бізнес-по-

дарунки стали особливою мовою спілкування, не гірше за танець

індійської танцівниці або японської ікебани.

До корпоративних подарунків належать всі презенти, які роб-

ляться від імені компанії, на честь компанії і на кошти компанії.

Під корпоративними подарунками мається на увазі те, що ко-

жен предмет нагадуватиме про компанію-дарувальника довгі роки

завдяки нанесеному на ньому логотипу, фірмовій упаковці і тому

подібному.

Все більше компаній розуміє, що про своїх співробітників тре-

ба піклуватися, оскільки вони — головне надбання бізнесу. Співро-

бітникам можна дарувати подарунки в дні народжень, в дні свят,

ювілеїв і просто так. Просто не забувайте, що ваші співробітники

теж люблять одержувати подарунки і в цьому нітрохи не відрізня-

ються від вас самих. Незалежно від віку, освіти і статі керівники лю-

блять такі корпоративні подарунки, які підкреслюють винятко-

вість їх становища і неповторність їх особи, або хоча б одне з двох.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

146

Тому тут ніяких штампів і стандартів. Їм повинен бути притаманний

стиль, рівень, елітарність, ексклюзивність.

Корпоративні подарунки клієнтам і партнерам ви не просто дарує-

те, а робите інвестиції в майбутнє свого бізнесу. Подарунок може стати

вашою кращою комерційною пропозицією за весь час ваших взаємо-

стосунків. Постарайтеся зробити так, щоб ваш подарунок став дійсно

дорогою річчю в житті замовника і партнера, хай він кожен день нага-

дує про те, наскільки корисною виявилася співпраця з вами не тільки

для компанії, але і для того, хто особисто одержав ваш подарунок.

2.3. Робоче місце менеджера

Ефективність праці керівників всіх категорій залежить від того,

яким чином організоване робоче місце. Важливе не тільки те, як воно

обладнане відповідно до змісту і характеру роботи, але і наскільки

комфортно можна відчувати себе на роботі.

Праця менеджера — це не тільки суто розумова діяльність. В

процесі виконання своєї роботи керівник працює на комп’ютері, ко-

ристується різними засобами комунікацій.

Всі ті завдання, які доводиться виконувати керівнику зумовили

важливість раціональної організації робочого місця.

Розглядаючи загальні питання організації праці керівника, не-

обхідно перш за все звернути увагу на те, наскільки робоче місце

відповідає основним вимогам, яким чином воно обладнане, відпові-

дність розмірів меблів антропометричним даним працівника. Саме

ці характеристики забезпечують оптимальний робочий стан, а будь-

яка невідповідність їх робить розумову працю важкою, продуктив-

ність праці низькою, працівник швидко втомлюється.

Виходячи з того, що діяльність керівника різноманітна, наведе-

мо умовний розподіл його робочого місця на дві складові:

• фізичне робоче місце фахівця;

• електронне робоче місце фахівця.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

147

2.3.1. Фізичне робоче місце фахівця

Робоче місце керівника — кабінет або частина загального при-

міщення, в якому працює керівник повинен бути обладнаним відпо-

відно до змісту робіт, що виконуються.

Правильна організація робочого місця дає можливість менеджеру:

• раціонально, з найменшими трудовитратами виконувати свої

функції;

• ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;

• підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

Робоче місце менеджера повинне відповідати певним вимогам:

• площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам;

• меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід роз-

міщувати з урахуванням взаємозв’язків менеджера з підлегли-

ми і послідовності робіт, які виконуються;

• меблі, устаткування робочого місця, кількість і номенклатура

знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям робо-

ти, що виконується (наприклад, прийом відвідувачів, проведен-

ня нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивіду-

альна творча робота).

Розміщення меблів і засобів оргтехніки повинне забезпечувати

їх зручне використання.

Організація робочого місця менеджера передбачає:

• планування приміщення, в якому воно знаходиться;

• вибір і устаткування робочого місця засобами і предметами праці;

• розміщення предметів праці на робочому місці в певному

порядку.

Робоче місце керівника, який здійснює прийом працівників в

службових і особистих справах, проводить на робочому місці нара-

ди, приймає і передає конфіденційну інформацію, розташовують, як

правило, в окремому приміщенні (кабінеті).

Для кабінету використовують кімнати з природним освітлен-

ням прямокутної форми зі співвідношенням сторін 1: 1,3 або 1: 1,5 і

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

148

граничне 1:2. Квадратні приміщення менш зручні для кабінету.

Площа кабінету повинна коливатися від 12 до 40 м. кв. Вона визна-

чається функціями, суспільним становищем керівника і не повинна

перевищувати допустимих розмірів.

Робоче місце повинне виключати витрати часу, пов’язані з не-

доцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального

виконання менеджером своїх функцій і економне використання пло-

щі службового приміщення.

Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон:

• робочої зони;

• зони нарад;

• зони відпочинку.

Відповідно до цього є доцільним зональне розміщення основ-

них елементів устаткування робочого місця.

Робоча зона, як правило, обладнана двохтумбовим столом, сто-

лом-приставкою, підйомно-поворотним кріслом, бокс для докумен-

тів, шафа для книг або кабінетна стінка. У робочій зоні можуть бути

інші меблі і технічні засоби, що використовуються менеджером в

процесі роботи.

При плануванні робочої зони менеджера можна використовува-

ти такі рекомендації:

• письмовий стіл слід встановлювати перпендикулярно до вікна;

• вхідні двері повинні бути у полі зору менеджера;

• бажано, щоб вікно було зліва;

• письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела

тепла;

• меблі, як правило, за спиною керівника не розмішують, але ви-

нятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;

• якщо в одному кабінеті два робочі місця, то прохід між ними не

повинен бути менше 100-120 см;

• робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмісти-

ти так, щоб, не встаючи можна було дістати якомога більше

предметів.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

149

У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами)

і крісло для голови. Залежно від площі кабінету і чисельності пра-

цівників, які звичайно беруть участь в нарадах, ця зона може бути

організована самостійно або суміщена з основною робочою зоною.

В останньому випадку стіл для нарад встановлюють перпендикуляр-

но до письмового столу керівника. Кількість крісел за таким столом

не повинна перевищувати 4-5 з кожної сторони.

Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами

для відпочинку, мережами локального освітлення, телевізором, роз-

міщується вона, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна

робочій зоні.

Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється від-

повідно до вимог естетичної єдності устаткування, колірного офор-

млення і відповідного реквізиту. Оформлення повинне відповідати

смаку володаря кабінету. У кабінеті можуть бути портрети, картини,

скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на престиж-

них виставках, стилізовані або натуральні зразки продукції, макети

новітніх технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і

схеми міжнародних зв’язків підприємства, художньо виконані діаг-

рами і т. ін. Номенклатуру, чисельність і розміщення предметів

естетизації середовища встановлюють відповідно до інтер’єру кабі-

нету при консультації дизайнера.

У кабінеті керівника можуть бути квіти і декоративні рослини.

З них можна створити композиції, декоративні ансамблі.

При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на

письмовому столі або тумбі доцільно враховувати такі рекомендації:

• не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, на-

віть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки

все необхідне;

• все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва;

• таким же повинно бути і розміщення предметів в шухлядах

письмового столу;

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

150

• всі предмети розміщують так, щоб забезпечити найкращу

послідовність переміщення; при цьому слід прагнути дотриму-

ватись оптимальної їх послідовності;

• кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення пови-

нне бути постійним;

• письмовий стіл слід використовувати тільки для поточної робо-

ти, а не для складування книг, документів та інших матеріалів,

у тому числі і архівних;

• документи, які використовуються в поточній роботі, необхідно

розміщувати так, щоб забезпечити їх швидкий огляд і пошук;

• комп’ютер можна розміщувати як справа, так і зліва, а клавіату-

ру, як правило, справа або в центрі;

• засоби зв’язку (телефони, пристрої виклику та переговорні при-

строї) розміщують зліва від керівника на робочій поверхні сто-

лу або приставній тумбі, що дає можливість залишити праву

руку вільною для роботи;

• канцелярське приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з

роздільниками.

Меблі, які використовують для устаткування кабінету менедже-

ра, — столи, шафи, крісла, стільці, бокси, сейфи, полиці — можуть

бути різноманітної форми, кольору, розмірів і конструкцій.

Важливо, щоб всі елементи устаткування відповідали смаку мене-

джера, характеру його роботи, забезпечували комфортні умови праці.

Поверхня меблів повинна бути твердою, гладенькою, покритою

матеріалом, без будь-яких відблисків від природного і штучного

освітлення.

У кабінеті менеджера може бути декілька столів. Письмовий

стіл — основний елемент робочого місця. Шухляди столу повинні

бути пристосовані для зручного розміщення, пошуку справ, письмо-

вого приладдя, блокнотів і т. ін. Вони повинні бути обладнані при-

строєм для вертикального зберігання справ і мати секції.

Приставні столи бувають двох типів. Перший тип — одно —

або двохтумбовий стіл — призначений для розміщення засобів