Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

111

Щоденник Outlook — це універсальний засіб протоколювання

Вашої діяльності. В папці «Щоденник» (Journal) в хронологічному

порядку подається інформація про призначені зустрічі, завдання,

про файли додатків Microsoft Office, з якими Ви працювали, а також

інформація про відправлені і отримані Вами повідомлення і навіть

телефонні дзвінки. В термінології Outlook будь-яка інформація що-

денника називається записом.

Новий запис: у вікні Outlook розкрийте папку «Щоденник» →

КН «Створити» (New), після чого з’явиться форма «Запис» в щоден-

нику (Journal Entry). Іншим способом створення запису є подвійне

кликання в ділянці перегляду інформації. Далі необхідно заповнити

поля цієї форми.

Автоматичне ведення щоденника. Вище ми розглянули ручне

ведення щоденника, але у ряді випадків можна позбавити себе від

постійного ручного протоколювання. Щоденник Outlook сам ство-

рюватиме у фоновому режимі записи для подій Вашої діяльності.

Види протокольованої діяльності, які заносяться до щоденника,

можна встановити в діалоговому вікні «Параметри щоденника»

(Journal Options): М «Сервіс» → Параметри → Налаштування.

Кількість елементів, для яких щоденник Outlook може автома-

тично створювати записи, дещо менше ніж кількість елементів вве-

дення з клавіатури, але і їх цілком достатньо. Виберіть в полі «Автозапис

елементів» (Automatically record these items) ті, які не вимагають Ва-

шого втручання.

В розділі «Для наступних контактів» (For these contacts) вибе-

ріть ті, від яких протоколюватимуться вибрані вище повідомлення.

Щоденник Outlook надає зручний спосіб створення запису,

який містить відомості про контакт: виділіть контакт → М «Дії» →

зробіть новий запис в щоденнику → в ділянці «Записувати також

файли із» (Also record files from) вкажіть тип файлів, інформація про

роботу з якими записуватиметься в щоденник. Можна вибрати тіль-

ки типи файлів, сумісні з додатком Microsoft Office.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

112

2.2. Ділова атрибутика менеджера

2.2.1. Візитні картки

До недавнього часу візитні картки вважалися прерогативою ди-

пломатів і високих посадовців. Але останнім часом цей корисний

звичай набув ширшого розповсюдження.

Візитні картки почали використовувати досить давно, але до те-

пер склалися певні загальноприйняті норми користування ними. В їх

основі лежить просте розуміння, що ваша візитна картка — це те,

що залишається у вашого знайомого, співрозмовника, ділового парт-

нера після очної або заочної зустрічі з вами. Картка повинна не тіль-

ки містити ті відомості, які ви хотіли б про себе залишити, але і

сприяти збереженню у вашого партнера того іміджу, до створення

якого ви прагнете.

Як правило, візитна картка — це прямокутний шматок білого

напівщільного якісного картону, на якому друкарським спосо-

бом чітко і красиво віддруковані ваші прізвище, ім’я і (як пра-

вило) по батькові разом з іншими відомостями, які ви хочете

про себе повідомити.

Чітких правил відносно розмірів візитних карток немає, але

звичайно у чоловіків вони можуть бути трішки більшими, ніж у жі-

нок — скажімо, 90 х 50 мм і 80 х 40 мм (у Великобританії візитні ка-

ртки жінок більші, ніж у чоловіків). Візитна картка молодої дівчини

може бути ще меншою — як правило 70 х 35 мм. Візитні картки ве-

ликих розмірів поступово виходять з практики — з розповсюджен-

ням спеціальних альбомів для їх зберігання. Слід подумати про те,

щоб і ваша картка мала стандартний розмір, і її не довелося підгина-

ти або підрізати.

Загальні вимоги до шрифту візитних карток полягають у тому,

що він повинен легко читатися. Ім’я, як правило, виділяється трохи

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

113

більшим розміром, який буде легко читатися напівжирним шрифтом

злегка більшого розміру. Не рекомендується використовувати складні

готичні або декоративні шрифти. Будьте обережні з використанням

курсивного зображення шрифтів, особливо, якщо у вас рідкісне, або

те що важко вимовляється прізвище або ж йдеться про картку на

іноземній мові. (Рис.2.15.)

Двохсторонні картки

Як правило, візитна картка повинна мати чорний текст на біло-

му фоні, надрукований упоперек картки без будь-яких рамок або за-

витків. Останнім часом друкарні пропонують широку гамму кольо-

рових карток, карток на пластмасі або навіть на шкірі, але норми

етикету не рекомендують відходити від чорно-білої гамми. Важливі-

ше зосередитися на виборі відмінної якості паперу, який може бути

злегка тонований, мати поверхню. Прагніть уникати і глянцевої

Рис. 2.15.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

114

поверхні карток. Кольорові і незвичайні картки поки залишаються

прерогативою художників, друкарів, а також комівояжерів, праців-

ників служб сервісу і рекламних агентів. Чорна рамка на візитній

картці допускається на знак трауру.

У багатьох двомовних країнах широко застосовуються двохсто-

ронні картки — з текстом на іншій мові на зворотному боці. Якщо

дотримуватися суворих протокольних норм, то це не зовсім пра-

вильно. Адже зворотний бік призначений для того, щоб на ньому

можна було б зробити якісь записи. Якщо у вас є можливість, поста-

райтеся замовити окремі картки на українській, російській та іно-

земній мовах. Але, проте, двосторонні картки цілком допустимі —

головне дотриматись правил написання карток на іноземній мові.

Види візитних карток

У сучасній практиці використовуються ділові, особисті, корпо-

ративні і сімейні візитні картки. Трапляються випадки і комбінова-

них візитних карток, що містять як службові, так і особисті дані про

її власника.

Особиста візитна картка. Як правило, вона містить ім’я і прі-

звище власника. Телефонні номери, посади, адреси в ній не обов’яз-

кові. Характеризуються достатньо вільним стилем виконання. Тут

же може бути вказане ваше по батькові або просто ініціал — залеж-

но від вашого іміджу, віку, національних і культурних традицій. На

особистій візитній картці можна дати також ті додаткові відомості,

які ви хочете про себе повідомити (адреса, телефон (и), номер пей-

джера, адреса електронної пошти та ін.). Варто подумати, які міні-

мальні відомості ви хотіли б повідомляти про себе — номер телефо-

ну завжди можна дописати від руки. Додаткові відомості, як прави-

ло, друкуються дрібнішим шрифтом в правому нижньому куті. Осо-

биста картка може містити і відомості про ваше звання або вчений

ступінь (професор, доктор, генерал-майор, кандидат технічних наук

і т. ін.) — ці відомості зазначаються під ім’ям. Не дивуйтеся, якщо

на особистій картці вашого зарубіжного знайомого ви знайдете не

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

115

його домашню адресу, а адресу його клубу (буває, що зазначається як

клубна адреса — в лівому нижньому кутку, так і домашня — в право-

му нижньому кутку). Жінки звичайно не подають яких-небудь додат-

кових відомостей на своїй особистій візитній картці — тільки ім’я, по

батькові і прізвище. Решта даних може бути внесена від руки.

Різновидом особистої картки є сімейна візитна картка. Вона ви-

користовується при знайомстві, привітанні друзів сім’ї, додається до

подарунків. Необхідно пам’ятати, що ім’я дружини ставиться перед

ім’ям чоловіка. Адреса на сімейній візитці може не зазначатися.

Ділова візитна картка — це невід’ємний атрибут сучасного

ділового спілкування. Перше уявлення, як правило, починається з

обміну візитними картками. Особливе значення вони мають при спі-

лкуванні з іноземцями, людь-

ми, що не говорять на вашій

рідній мові. На діловій візитній

картці повинні бути чітко за-

значені ваші прізвище та ім’я

(по батькові), назва вашої фір-

ми або організації й ваша поса-

да, повна поштова адреса і інші

відомості. Також на ній цілком

доречним буде використання

логотипу вашої фірми або ор-

ганізації. У державних урядов-

ців, депутатів на візитній карт-

ці може бути зображення дер-

жавного прапора або герба. У

діловій візитці може зазнача-

тися ваше звання або титул,

сфера відповідальності в рам-

ках вашої організації, номери

телефону (телефонів), факсу,

телексу, електронної пошти.

Рис. 2.16.

Ділова візитна картка

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

116

Якщо у вас змінився телефон, то ви можете акуратно вписати новий

номер, закреслюючи старий. Закреслювати і вписувати нову назву

посади вважається неетично — слід потурбуватися про те, щоб як-

найскоріше замовити нові візитні картки. Ділова візитна картка

без адреси також не відповідає нормам етикету (виняток становлять

дипломати і вищі державні посадовці). Якщо у вас змінюється адре-

са, і ви ще не знаєте своїх нових телефонів, то краще вказати офіцій-

ну адресу вашої організації, телефон секретаріату або канцелярії.

У випадку, якщо організація має декілька філій, то на ділових

візитних картках її представників можуть бути вказані кілька адрес.

Ділові візитні картки співробітників магазинів, підприємств

сфери послуг і ін. за оформленням можуть відходити від суворих

норм етикету — по суті справи це не тільки інформаційна, але і рек-

ламна продукція. На таких картках на звороті може бути розміщена

невелика схема околиць, а також фотографія її власника, кольоро-

вий символ, девіз фірми.

Різновидом ділової і особистої візитки є комбінована візитна

картка, де разом із службовою адресою (у лівому нижньому куті) за-

значається і домашня адреса (у правому нижньому куті). Такі картки

доречні для наукових і творчих працівників, які часто працюють

удома. Жінки, як правило, не вказують на таких картках свою дома-

шню адресу, обмежуючись номером телефону.

Корпоративна візитна картка. Як правило, не містить імен і

прізвищ. У ній зазначається сфера діяльності фірми, перелік послуг,

контактні телефони, карта проїзду, адреса web-сторінки, використо-

вується фірмова символіка. Така візитка містить рекламний харак-

тер, в основному використовується на виставках. Часто їх роблять

двосторонніми, або книжечкою.

Використання візитної картки

Візитні картки широко використовуються для вираження доб-

рих слів поздоровлень, співчуття і т. д.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

117

Рис. 2.17.

Корпоративна візитна картка

Цілком доречно вкласти в конверт візитну картку разом з

вітальною листівкою або невеликим листом. На картці, як пра-

вило, простим олівцем можна написати кілька слів, звичайно в

третій особі.

Візитна картка з парою теплих слів, додана до букету квітів —

це високооцінюваний жест вдячності артисту, художнику або просто

доброму знайомому в особливий для нього день.

Широко застосовуються стандартні скорочення французьких

слів. Як правило, такі короткі написи робляться простим олівцем в

лівому нижньому куті картки.

• p. r. (Pour remercier) вираження подяки;

• p. f. (Pour feter) привітання з нагоди свята;

• p. f. c. (Pour faire connaissance) вираження задоволення знайом-

ством;

• p. f. N. A. (Pour feter Nouvel An) привітання з Новим роком;

• p. p. c. (Pour prendre congre) прощання при остаточному від’їзді;

• p. c. (Pour condoleance) вираження співчуття;

• p. p. (Pour presenter) з нагоди представлення.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

118

Етикет обміну візитними картками

Запам’ятайте: обмін візитками — це церемонія, сценарій, де

кожному відведена певна роль, яка не змінюється залежно від її ви-

конавців.

Обмінюються картками відповідно до етикетного старшинст-

ва: за рангами, починаючи з високопоставлених чинів (якщо ви

самі не зможете розібратися, хто є хто, поцікавтеся заздалегідь);

при рівності чинів беруть до уваги вік, потім враховуються жіно-

чі привілеї.

У першу чергу, візитні картки використовуються при знайомст-

ві — очному або заочному. При першій особистій зустрічі після слів

представлення ви можете передати своєму новому знайомому свою

візитну картку. Одержавши візитну картку свого співрозмовника,

уважно прочитайте його ім’я — особливо якщо його вимова викли-

кає труднощі.

У ході ділової бесіди або переговорів можна покласти перед со-

бою візитні картки ваших співрозмовників — це допомагає уникну-

ти помилок у вимові їх імен і посад.

Якщо у вас не виявилося з собою візитної картки — обов’язко-

во постарайтеся послати або передати її співрозмовнику.

Після вручення візитки її перевертають для читання: це свід-

чить про чемність і увагу до одержувача. Партнерам з Азії (напри-

клад, Японія, Сінгапур, Тайвань) візитку подають двома руками,

роблячи уклін. Чим важливіша персона, тим більший уклін. Пред-

ставникам Сереньої Азії візитку (як і подарунки, їжу) вручають

тільки правою рукою (за місцевими традиціями ліва рука вважається

брудною).

«Церемоніальне» вручення візитки виправдане і тим, що на ка-

ртці написане не тільки ім’я власника, але і назва його фірми! Це на-

гадує «Стихи о совенском паспорте»: «Я достаю из широких штанин

дубликатом бесценного груза. Читайте, завидуйте…». Мабуть, така

повага до свого ділового документа, яким є візитка, цілком зрозумі-

ла, але тільки з кишень штанів візитку діставати не можна. Кишені

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

119

чоловічих штанів призначені для особистих речей (носова хустка,

пігулки та ін.). Нагрудна кишеня піджака — тільки для декоративної

хустки, а не для ручок, гребінців і візиток. Ручки і гребінці носять у

внутрішній кишені, візиткам там теж не місце. Де ж їх тоді зберіга-

ти? Можна все, що не заборонене, — вибір за вами.

Не вручають візитки під час застілля (виключенням, мабуть, є

ділова зустріч в ресторані).

Одержувач, висловлюючи шанування, повинен уважно (хо-

ча і недовго) розглянути картку і обов’язково вимовити прізви-

ще, ім’я або посаду її власника. Це може бути фраза ввічливості:

«Спасибі, пане Кононов», «Дуже приємно, Маргарито Олексіївно».

Або просто: «Пане віце-президенте!». Признайтеся: ви так дієте?

Ні? На жаль, це етикетна демонстрація зневажливого ставлення до

партнера на мові символів. Тобто nonverbal communications — без-

словесне спілкування!

Проте уявіть собі: вам вручають візитку, на якій написано

Gochenour або Schlesinger. Чи зможете ви, глянувши на картку, з ле-

гкістю вимовити таке прізвище? Та ще якщо партнерів декілька! А

іноземець, ви вважаєте, без утруднень прочитає Shevchenco або

Pshenyshnyuk? Тому при врученні візитки іноземцю, звичайно на-

зивають себе — чітко, не поспішаючи. Якщо ви все ж таки не

розчули, і текст візитки також не допоміг вам, можна, вибачившись,

перепитати. Не бентежтеся! Неввічливо, якщо надалі ви називатиме-

те людину неправильно.

Йдучи куди-небудь з візитом, пам’ятайте: першими вручають

візитку господарі, а не відвідувачі. Але комерційний або рекламний

агент має право заперечити: «Таке правило етикету може перешко-

дити укласти угоду, якщо господар кабінету (майбутній замовник),

не вручивши своєї картки, скаже: «Так, ваші пропозиції непогані, ми

їх обдумаємо і звернемося до вашої фірми». Але ж відсоток від за-

мовлення хочу одержати я, і потрібно, щоб звернулися саме до мене,

а у партнера не залишиться моєї візитки!». Трохи терпіння — зараз

ми знайдемо вихід.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

120

Річ у тому, що, розраховуючи на встановлення контактів або

відправляючись куди-небудь, можна переслати картку (це буде

рівноцінно візиту) або залишити в офісі особисто (якщо є така мож-

ливість — це буде правильніше).

Припустимо, ви їдете на конференцію, але водночас хочете від-

відати ще кілька фірм і організацій, де про вас ще ніхто не знає. Роз-

рахувавши час приїзду, ви наперед, поштою, посилаєте в ці органі-

зації свої візитки, на яких у верхньому куті справа (при розробці ди-

зайну картки потрібно передбачити для цього вільне місце) зробите

напис «для кого» (наприклад: «пану Кравцову», «менеджеру зі збу-

ту» і т. ін.). Але чи зрозуміють одержувачі, з якою метою ви послали

їм візитку? Для цього буде необхідна ще одна позначка, але про це

йтиметься пізніше.

А поки докладніше зупинимося на іншому варіанті достав-

ки візитної картки — з помічником-колегою або із співробіт-

ником вашого партнера, який візьметься передати про вас необ-

хідну інформацію. У випадку якщо картку в організації залишаєте

не ви особисто, а помічник, потрібно загнути лівий край візитки.

Можна не указувати «для кого» — про це скаже уповноважена ва-

ми особа, а позначку про мету зробити все-таки доведеться. Але в

обох випадках картку треба вкласти в конверт (спеціальний фір-

мовий або будь-який інший). Заклеюють конверт лише у разі

передачі особистого послання, але не в офіційній сфері — це вар-

то взяти до узяти при передачі особистих візиток у світському

житті. Підписують конверт з візиткою, тільки якщо його відправ-

ляють із замовленим товаром з магазину. Норми етикету вимага-

ють, щоб особа, що одержала картку від свого заочного знайомого,

відіслала йому у відповідь візитну картку протягом доби. При за-

очному представленні в лівому нижньому куті картки можна олів-

цем зробити напис p. p.

Дипломати, що прибувають до нового місця служби, як прави-

ло, направляють свою візитну картку з написом p. p. тим співробіт-

никам міністерства закордонних справ країни перебування, з ким їм