Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

271

можна не встановлювати. У будь-якому випадку, при відкритті фай-

лу проекту програма запрошує пароль. Якщо пароль не введений

або введений невірно, доступ до проекту відкривається тільки в ре-

жимі актуалізації і перегляд даних після видачі попереджувального

повідомлення. Після установки пароля для редагування доступ до

модуля «Захист проекту» мають тільки користувачі, що відкривають

файл проекту з цим паролем, тобто, що належать до категорії «автор

проекту». Дана група користувачів має необмежені права у всіх роз-

ділах програми.

Автор проекту може обмежити можливості інших користувачів

вводити актуальні дані про реальний рух грошових коштів в ході ре-

алізації проекту. В цьому випадку в діалозі «Захист проекту» необ-

хідно встановити параметр «Пароль для перегляду і актуалізації» і

задати пароль для доступу до введення актуальних даних.

Менеджер проекту, який володіє цим паролем, відповідальний

щодо забезпечення контролю за ходом реалізації намічених планів,

може працювати без обмежень у розділі «Актуалізація», але не має

нагоди вносити зміни в проект.

Для того, щоб повністю виключити можливість несанкціонова-

ного доступу до проекту встановлюється пароль для користувачів ка-

тегорії «гість». З цією метою слід встановити в діалозі «Захист проек-

ту» параметр «Пароль для перегляду» і задати вибраний пароль.

Для відміни пароля якої-небудь групи користувачів необхідно

відмінити установку відповідного параметра в діалозі «Захист проек-

ту». При відміні пароля для редагування автоматично знімаються всі

інші паролі, тобто встановлюється безпарольний доступ до проекту.

Для заміни діючого пароля на новий слід зняти і знов встанови-

ти відповідний параметр в діалозі «Захист проекту». Після цього мо-

жна ввести новий пароль у вікні введення, що відкрилося.

Загальні правила захисту даних за допомогою пароля:

• для забезпечення конфіденційності при виборі пароля не слід

використовувати імена, дати народження, назву фірми, на-

йменування проекту та інші слова і числа, які легко з’ясувати;

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

272

• пароль необхідно записати і зберігати в місці, недоступному

для сторонніх;

• пароль слід обновляти не рідше одного разу на тиждень.

Розділ «Компанія»

У розділі «Компанія» виконується введення даних, що харак-

теризують фінансово-економічний стан підприємства на момент по-

чатку проекту. Розділ складається з чотирьох модулів:

• Стартовий баланс;

• Банк. Система обліку;

• Структура компанії;

• Рознесення витрат.

При побудові опису початкових умов реалізації проекту, мож-

ливий вибір одного з двох варіантів:

• для реалізації проекту створюється нова компанія, що має

«нульовий» стартовий баланс; в цьому випадку новостворю-

вані активи компанії описуються в розділі «Інвестиційний

план»;

• проект реалізується на основі підприємства, що функціонує;

при цьому необхідно описати стан його активів і пасивів на мо-

мент початку проекту; початковий фінансовий стан підприємст-

ва, що функціонує, відображається в діалозі «Стартовий ба-

ланс» розділу «Компанія».

Підприємство, що функціонує, до початку проекту може мати в

своєму розпорядженні рухоме і нерухоме майно, грошові кошти,

матеріальні запаси, а також може мати зобов’язання перед креди-

торами, і дебіторську заборгованість за реалізовані продукти або

послуги.

Початковий фінансовий стан підприємства, що функціонує,

відображається в діалозі «Стартовий баланс». У ньому детально

описуються статті активів і пасивів балансу на дату початку

проекту. Розділ «Стартовий баланс» відкривається натисненням

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

273

однойменної кнопки в розділі «Компанія». Діалог «Стартовий

баланс» складається з трьох розділів: «Активи» (рис.4.7.),

«Пасиви» і «Баланс». Перемикання між цими розділами здійс-

нюється вибором закладки у верхній частині діалогу. Дані щодо

кожної із статей активів і пасивів підприємства на початку реа-

лізації проекту вводяться в картки, які вибираються за допомо-

гою закладок в лівій частині кожного з розділів діалогу. Введені

дані відображаються в балансі підприємства, який можна пере-

глянути, вибравши закладку «Баланс». Розділ «Активи» містить

такі картки:

• Грошові кошти;

• Рахунки до отримання;

• Запаси готової продукції;

• Запаси комплектуючих;

• Витрати, з передплатою;

• Земля;

• Будівлі;

• Устаткування;

• Нематеріальні активи;

• Незавершені інвестиції;

• Цінні папери.

Розділ «Пасиви» містить такі картки:

• Відстрочені податки;

• Рахунки до оплати;

• Кредити;

• Акціонерний капітал;

• Резерви;

• Нерозподілений прибуток;

• Одержані аванси;

• Додатковий капітал.

Для оперативного перегляду інформації, що вводиться, в моду-

лі передбачена процедура відображення цих даних в балансі на

початок проекту (розділ «Баланс»).

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

274

Рис. 4.7.

Розділ Активи

Банк. Система обліку.

Діалог «Банк, система обліку» призначений для визначення ос-

новних правил обліку фінансової діяльності підприємства. Діалог

відкривається натисненням кнопки «Банк, система обліку» в розділі

«Компанія». У полі із списком, розміщеному у верхній частині діа-

логу, слід вибрати місяць, з якого починається фінансовий рік. Зага-

льноприйнятий порядок обліку визначає початок фінансового року в

січні. Від цього місяця ведеться відлік квартальних і річних пері-

одів, за які визначаються результати фінансової діяльності.

Принцип обліку запасів: FIFO, LIFO або «По середньому» вста-

новлюється в полі із списком, що знаходиться в центральній частині

діалогу. Вибір принципу обліку може помітно вплинути на фінансо-

ві результати в окремі періоди діяльності підприємства.

Параметр «Показувати в балансі устаткування, одержане в лі-

зинг» дозволяє відобразити специфіку обліку лізингових операцій.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

275

Законодавство деяких країн вимагає «постановки на баланс» лі-

зингового устаткування. Російські правила обліку до цього не зобо-

в’язують; порядок обліку визначається умовами операції. Опис лі-

зингових операцій, передбачених проектом, виконується в модулі

«Лізинг» в розділі «Фінансування».

Метод оцінювання запасів

за цінами перших закупівель (FIFO)

Це метод заснований на припущенні, що собівартість товарів,

придбаних, в першу чергу, повинна бути віднесена до товарів, про-

даних в першу чергу. Собівартість товарів на кінець періоду, відно-

ситься до останніх покупок, а собівартість реалізованих товарів

співвідноситься з попередніми покупками. Метод FIFO може бути

використаний підприємством будь-якого роду, незалежно від реаль-

ного фізичного руху товарів, тому що враховується рух вартості, а

не рух товарів.

Ефект від використання методу FIFO полягає у тому, що мате-

ріальні запаси на кінець періоду оцінюються за цінами останніх за-

купівель, а в собівартості реалізованої продукції використовуються

ціни перших покупок товарів. В період постійного зростання цін ме-

тод FIFO дає найвищий з можливих рівень чистого доходу. Це при-

зводить до того, що фірма прагне підвищити ціни реалізації при

зростанні поточних цін, не беручи до уваги той факт, що матеріальні

запаси могли бути придбані до моменту зростання цін. Відповідно в

період зниження цін спостерігається зворотний ефект. Тому основ-

ним недоліком методу FIFO є те, що він збільшує вплив циклу еко-

номічного розвитку на показник доходу.

Метод оцінювання запасів

за цінами останніх закупівель (LIFO)

Даний метод базується на тому, що собівартість товарів, при-

дбаних останніми, використовується для визначення вартості това-

рів, проданих в першу чергу, а собівартість запасів на кінець періоду

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

276

розраховується на основі собівартості товарів, придбаних першими.

Суть методу LIFO полягає у тому, що матеріальні запаси оцінюють-

ся за цінами ранніх закупівель, а собівартість реалізованої продукції

включає вартість останніх придбань. Безумовно, подібне припущен-

ня не співпадає з реальним рухом товару на багатьох підприємствах.

Проте, існує вагомий аргумент на користь даного методу, бо у

будь-якому випадку для функціонуючого підприємства необхідна

певна кількість матеріальних запасів. Коли матеріальні запаси реалі-

зовані, вони повинні бути заповнені. Прихильники методу LIFO

вважають, що найточніше визначення прибутку можливе тільки за

умови співвідношення поточної собівартості товарів з поточною

продажною ціною, не зважаючи на те, які саме товари фактично

продані. Як при підвищенні, так і зменшенні цін, метод LIFO припус-

кає, що собівартість реалізованої продукції відобразить витрати від-

повідно до рівня цін на момент продажу. В результаті метод LIFO

показує найменший чистий прибуток у період прояву інфляційних

процесів і відповідно великий чистий прибуток в період дефляцій-

них процесів, ніж будь-який інший метод. Використання даного ме-

тоду дозволяє згладжувати вплив циклів економічного розвитку

(підйомів і спадів). Важливим чинником при цьому є те, що при оцін-

ці матеріальних запасів інформація про рух собівартості і відповідне

визначення прибутку набуває важливої ролі, ніж визначення фізич-

ного руху товарів і оцінка балансу.

Негативною стороною використання методу LIFO є те, що матеріа-

льні запаси в балансі оцінені і відображені за цінами перших закупівель

(попередніми цінами), ця оцінка часто не співпадає з реальною вартістю

матеріальних запасів. Таким чином, такі балансові показники, як власні

оборотні кошти (working capital) і коефіцієнт покриття (сurrent ratio),

повинні аналізуватися з урахуванням всього сказаного вище.

Метод оцінювання запасів «за середнім»

Даний метод базується на тому, що собівартість товарів, придбаних

протягом періоду визначається як середня ціна закупівель за період.

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

277

Вартість матеріальних запасів на кінець періоду, визначена за

методом середньої вартості, враховує всі ціни, за якими отримува-

лися товари протягом звітного періоду, і тим самим згладжується

зростання і зниження цін.

Деякі фахівці критикують даний метод, вважаючи, що необхід-

но приділяти більше уваги самим останнім за часом цінам, оскільки

саме вони більш доречні в оцінці прибутку і при ухваленні управ-

лінських рішень.

Очевидно, що методи оцінки матеріальних запасів набувають

найважливіше значення під час тривалих періодів зміни цін в одно-

му напрямі, як у бік підвищення, так і у бік пониження. Прибуток,

що розраховується за методом середньої вартості, знаходиться десь

між величинами, підрахованими методами LIFO і FIFO.

Структура компанії. У тих випадках, коли метою проекту є

аналіз діяльності підрозділів компанії і оцінка їх внеску в загаль-

ний фінансовий результат, слід описати внутрішню структуру ком-

панії і ступінь участі кожного підрозділу у виробництві окремих

продуктів. Такий опис створюється за допомогою діалогу «Структу-

ра компанії».

Діалог «Структура компанії» відкривається натисненням од-

нойменної кнопки в розділі «Компанія». У поданому тут вікні струк-

тура компанії зображується у вигляді дерева. При першому звернен-

ні до даного діалогу опис складається з одного кореневого елементу

«Компанія». Його можна залишити без зміни, якщо в межах проекту

передбачається аналіз компанії як цілого. Для додавання в структу-

ру підприємства нового підрозділу необхідно кликнути правою

кнопкою миші по поверхні вікна і в меню, що з’явилося, вибрати

пункт «Додати підрозділ».

Після цього в дереві з’являється новий елемент під назвою «Пі-

дрозділ 1», з’єднаний з корінням «Компанія». Для зміни його назви

слід перейти в режим редагування рядка, двічі кликнувши по ньому

мишею. Таким чином, можна додати в опис нові підрозділи, що вхо-

дять до складу компанії. Для видалення підрозділу з опису компанії

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

278

необхідно звернутися до меню, що виникає за допомогою правої

кнопки миші і вибрати пункт «Видалити».

Опис структури компанії може бути багаторівневий, тобто пе-

редбачає включення до складу підрозділу інших підрозділів. Для

цього необхідно встановити покажчик миші на підрозділ, до складу

якого передбачається додати новий підрозділ, натиснути праву

кнопку миші і вибрати в меню, що з’явилося, команду «Додати під-

розділ». Потім можна змінити його назву, двічі кликнувши по ньому

мишею.

Включення в опис компанії продукту як елемент, пов’язаний з

деяким підрозділом, означає, що всі доходи і витрати, пов’язані з

випуском і збутом даного продукту враховуються при розрахунку

фінансових результатів підрозділу. Продукт може бути «розділе-

ний» між декількома підрозділами. В цьому випадку при розрахун-

ках враховується ступінь участь підрозділу у виробництві і збуті

продукту.

Для включення продукту в опис компанії слід вибрати підроз-

діл і натиснути праву кнопку миші. У меню, що з’явилося, необхід-

но виконати команду «Додати продукт…».

Продукти можна поєднати безпосередньо з корінням дерева,

тобто компанією. Для цього слід вибрати у вікні діалогу рядок

«Компанія» і виконати команду «Додати продукт…» у спливаючо-

му меню.

Після додавання продукту в опис структури компанії слід вка-

зати ступінь участі підрозділу у випуску даного продукту. У момент

включення продукту в список автоматично встановлюється величи-

на 100 %. Її можна змінити і ввести менше значення, якщо до випус-

ку продукту причетні й інші підрозділи. Якщо продукт, частково

закріплений за якими-небудь підрозділами, то його частка автома-

тично встановлюється максимально можливою так, щоб сума всіх

часток дорівнювала 100 %.

Опис структури компанії, сформований в даному діалозі, вико-

ристовується в модулі «Доходи підрозділів».

Частина 4

СУЧАСНІ ІНСТРУМЕНТИ ПРЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

279

Рознесення витрат

Для аналізу ефективності роботи підрозділів компанії і визна-

чення собівартості окремих видів продукції, необхідно описати по-

ходження всіх видів витрат і доходів, не пов’язаних з реалізацією

продукції. Для вирішення цього завдання призначений діалог «Роз-

несення витрат». Діалог «Рознесення витрат» відкривається натис-

ненням однойменної кнопки в розділі «Компанія». Поле із списком

у верхній частині діалогу містить перелік типів витрат і доходів.

Після вибору рядка в цьому списку, необхідно визначити тип обліку

за допомогою розташованого нижче перемикача. Вибраний тип

витрат можна віднести на всю компанію або рознести за «схемою»,

тобто за підрозділами і продуктами.

Схема, на підставі якої виробляється ті витрати, що розносять-

ся, формується в діалозі «Структура компанії» розділу «Компанія».

У разі вибору другого варіанту обліку, в таблиці, розташованій під

перемикачем, з’являється список витрат, в якому зазначається спо-

сіб їх рознесення:

• на компанію;

• за підрозділами;

• за продуктами.

Рознесення витрат визначається за допомогою перемикача, роз-

ташованого в розділі діалогу, під заголовком «Схема рознесення».

Для опису схеми рознесення витрат необхідно сформувати спи-

сок продуктів в таблиці, розміщеній в нижній частині діалогу. Для

цього використовуються кнопки «Додати» і «Видалити» або анало-

гічні команди спливаючого меню, що відкривається після клацання

правою кнопкою миші по полю таблиці.

Натисненням кнопки «Додати» відкривається список підрозді-

лів, якщо перемикач схеми розноситься встановлений в положення

«За підрозділами». У положенні перемикача «За продуктами» ця

кнопка відкриває список продуктів.

Вибраний вид витрат може бути віднесений до підрозділів або

продуктів, зазначених у списку, двома способами: пропорційно

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

280

обороту або відповідно до заданих часток. Правило рознесення ви-

трат визначається в полі із списком, розміщеним під таблицею. У

разі вибору другого варіанту, в таблиці слід зазначити частку ви-

трат, віднесену на кожен продукт.

Розділ «Оточення»

У розділі «Оточення» описується фінансово-економічне середови-

ще, в якому планується реалізація проекту. Тут вводяться дані, що визна-

чають зовнішні умови господарської діяльності підприємства: параметри

валют для розрахунків на внутрішньому і зовнішньому ринках, ставки

рефінансування валют, показники інфляції, умови оподаткування.

Розділ «Оточення» (рис. 4.8.) активізується вибором закладки

«Оточення» в діалоговому вікні «Зміст».

Розділ Оточення

Рис. 4.8.