Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

дельцев кабинета). Количество создаваемых кабинетов зависит от принятой на

предприятии технологии делопроизводства.

Справочники системы

Все вышеизложенные правила, поддерживаемые системой и связанные с

передачей документа в определенные картотеки и перемещением документа

между кабинетами и папками, подразумевают, что в системе Дело должна хра-

ниться модель организационной структуры предприятия. Эта модель должна

отражать следующие ключевые моменты:

• сколько подразделении существует на предприятии и какова их струк-

турная подчиненность;

• какие из подразделений имеют собственную картотеку;

• списочный состав должностных лиц каждого подразделения;

• какие кабинеты и при каких картотеках (подразделениях) созданы, а

также кто является владельцами созданных кабинетов;

• поскольку должностное лицо, как правило, не является пользователем

системы, должен существовать списочный состав пользователей системы;

• какими правами доступа обладает каждый пользователь системы (какие

картотеки, кабинеты, папки, грифы допуска доступны пользователю).

Все эти данные содержатся в справочниках системы — списках, оформ-

ленных по определенным правилам. Настройка системы, осуществляемая си-

стемным технологом, как раз и заключается во вводе данных в эти справочни-

ки.

Наряду с системными справочниками существует еще целый ряд спра-

вочников, в которых содержится информация, используемая при заполнении

реквизитов РК. В этих справочниках хранятся все допустимые значения того

или иного реквизита РК. Таким образом, заполнение реквизита сводится к вы-

бору одного из значений в соответствующем справочнике, что исключает

ошибки при вводе информации, а также ускоряет процесс ввода. Так, например,

при заполнении реквизита РК Исполнители документа действия пользователя

сведутся к выбору требуемой фамилии из списка фамилий всех должностных

лиц предприятия.

Существует возможность редактирования значений справочников. Изме-

нения организационной структуры предприятия или его штатного расписания

отслеживаются путем добавления, удаления, изменения элементов справочника

(например путем удаления фамилий уволившихся сотрудников).

Справочник может иметь как линейную, так и иерархическую структуру.

Линейный справочник представляет собой простой список, каждый элемент ко-

торого является одним из возможных значений реквизита РК.

Иерархический справочник содержит списки нескольких уровней иерар-

хии. Например, при выборе фамилии исполнителя документа сначала формиру-

ется список верхнего уровня, состоящий из наименований подразделений пред-

приятия. При выборе какого-либо подразделения раскрывается список его отде-

лов, а уже после выбора отдела открывается список должностных лиц, сотруд-

ников выбранного отдела.

631

Элементы иерархического справочника, которые могут быть детализиро-

ваны списком значений более низкой степени иерархии, называются вершина-

ми. Конечные элементы справочника, то есть элементы, которые нельзя детали-

зировать (например фамилии должностных лиц), называются листьями.

Настройка системы в соответствии с правилами делопроизводства

К моменту внедрения системы Дело на предприятии уже могут существо-

вать устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можно отнести:

• порядок первичной регистрации документа;

• порядок формирования регистрационного номера документа;

• порядок отслеживания движения оригиналов документов между испол-

нителями;

• порядок списания документов в дело в соответствии с номенклатурой

дел;

• порядок рассылки исходящих документов.

Решения, заложенные в системе Дело для реализации правил делопроиз-

водства, ориентированы на российские стандарты.

Первичная регистрация документов

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп,

каждая из которых регистрируется отдельно, то есть имеет отличные от других

групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различ-

ный набор реквизитов. Система поддерживает три базовые группы:

• Входящие;

• Исходящие (внутренние);

• Письма и обращения граждан.

Группа Входящие предназначена для регистрации служебной корреспон-

денции, поступающей в организацию. Группа Исходящие (внутренние) предна-

значена для регистрации внутренних документов и корреспонденции, исходя-

щей из организации. Группа Письма и обращения граждан служит для реги-

страции поступающих в организацию писем граждан.

Система допускает разбиение каждой из групп документов на произволь-

ные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому призна-

ку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в

свою очередь, можно разбивать на более мелкие подгруппы и так далее. Напри-

мер, группу Исходящие можно разбить на подгруппы Отправляемые докумен-

ты и Внутренние документы, а подгруппу Внутренние документы — на под-

группы Приказы, Распоряжения и Инструкции и т. д.

Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота и

потребностями справочно-аналитической работы, а их состав и правила фор-

мирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике Груп-

пы документов.

В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК

содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп доку-

ментов также определяется действующими российскими стандартами. При

632

этом возможности автоматизации привносят некоторую специфику в работу с

РК.

1.Реквизиты заполняются путем выбора значений из справочников систе-

мы.

2.Практически все значения реквизитов РК являются ключами поиска до-

кумента. С их помощью система позволяет формировать достаточно сложные

поисковые запросы, результатом выполнения которых является подборка доку-

ментов, удовлетворяющих заданным параметрам.

Другой задачей, возникающей на этапе первичной регистрации, является

определение должностного лица, которому должен быть передан документ для

принятия по нему конкретного решения (вынесение резолюции, списание в

дело, перенаправление в другую организацию и т. п.). В системе Дело преду-

смотрены два основных сценария первичной регистрации.

Первый сценарий регистрации. Этот сценарий соответствует случаю,

когда в адрес предприятия ежедневно поступает большое количество корре-

спонденции и в задачи первичной регистрации входит присвоение документу

регистрационного номера и передача документа в подразделение или долж-

ностному лицу в соответствии с какими-либо формальными правилами. Так,

если на документе не проставлен адресат в явном виде (например,

«Директору»), то он может быть передан в какое-либо подразделение в соответ-

ствии со своей тематической направленностью (например, все дилерские дого-

вора передаются в отдел маркетинга). Обычно такой порядок принят в больших

организациях, имеющих экспедицию.

При реализации данного сценария системой Дело поддерживается режим

автоматической передачи документа в соответствии со значением, установлен-

ным в момент первичной регистрации для реквизита РК Кому (кому адресован

документ). При этом:

• если значением реквизита является наименование подразделения, то до-

кумент передается в кабинет, среди владельцев которого есть руководитель это-

го подразделения;

• если задана фамилия должностного лица, то документ передается в ка-

бинет данного должностного лица;

• если значение не задано (например, сотрудник, осуществляющий пер-

вичную регистрацию, не знает, кому передать документ), то документ передает-

ся в подразделение и кабинет, заданные в системе в параметрах регистрации.

После того как документ оказался в каком-либо кабинете, его дальнейшая

регистрация поручается более квалифицированному персоналу, в результате

чего документ либо перенаправляется в другое подразделение, либо начинается

его исполнение (по документу выносится резолюция и т. д.).

Чтобы системой поддерживался режим автоматической передачи документов, должно быть соблюдено следующее

формальное правило: пользователи, осуществляющие первичную регистрацию в какой-либо картотеке, не должны

иметь доступа к кабинетам данной картотеки.

Второй сценарий регистрации. Этот сценарий предусматривает модель

делопроизводства, в которой первичная регистрация документов производится

633

квалифицированными сотрудниками. В этом случае формирование основных

реквизитов

РК может сопровождаться одновременным принятием каких-либо реше-

ний по документу. Например, документ может быть сразу списан в дело или по

нему может быть вынесен проект резолюции.

Если же принимается решение о передаче документа другому должност-

ному лицу (например, для вынесения по нему резолюции), то, в отличие от пре-

дыдущего сценария, заполнение реквизита Кому не приводит к автоматической

передаче документа. Для того чтобы документ попал в другой кабинет, требует-

ся выполнить операцию пересылки документа, указав при этом фамилию оче-

редного должностного лица (или подразделения). Данный порядок отражает до-

статочно распространенный случай, когда в качестве адресата в РК документа

проставляется одно должностное лицо, а фактическое решение по документу

принимается другим.

Формирование регистрационного номера документа

Как уже отмечалось, при регистрации документ должен быть отнесен к

одной из групп (подгрупп) документов. При этом регистрационный номер до-

кумента формируется системой автоматически в соответствии с правилами, за-

данными при настройке системы.

Данные правила предусматривают возможность формирования номера из

следующих составных элементов:

• индекс группы документов — произвольное сочетание символов, позво-

ляющее определить, к какой группе относится документ (например, индекс Пр

для группы Приказы);

• порядковый номер документа внутри данной группы, формируемый си-

стемой автоматически;

• индекс дела по номенклатуре — в момент регистрации в номер доку-

мента может быть добавлен индекс дела (согласно номенклатуре дел), в кото-

рое документ должен быть списан по исполнении (как правило, применяется

для исходящих документов);

• индекс должностного лица, подписавшего исходящий или внутренний

документ (значение индекса может быть задано при формировании справочни-

ка Подразделения);

• индекс подразделения исполнителя — в момент назначения исполните-

ля исходящего или внутреннего документа в регистрационный номер докумен-

та может быть добавлен данный индекс (задается при формировании справоч-

ника Подразделения);

• разделители между отдельными элементами номера.

Кроме того, может быть установлен признак, позволяющий присваивать

документу порядковый номер вручную (не автоматически).

Таким образом, поддерживаемые системой правила позволяют настроить-

ся на любую из принятых в российском делопроизводстве систем формирова-

ния регистрационных номеров документов.

Отслеживание движения оригиналов документов

634

Данная возможность системы Дело ориентирована на такую технологию

делопроизводства, при которой должностные лица продолжают работать с бу-

мажными документами. В этом случае правила делопроизводства предписыва-

ют ведение журнала передачи документов, в котором отмечаются все переме-

щения оригинала и нумерованных копий документа от одного должностного

лица к другому. Такой порядок призван повысить исполнительскую дисципли-

ну и снизить вероятность утраты документа.

Система Дело поддерживает автоматизированное ведение такого журнала

по каждому из документов, зарегистрированных в системе.

Списание документов в дело

Исполненные документы списываются в дела в соответствии с номенкла-

турой дел. По установленным стандартам номенклатура дел отображает струк-

туру хранения исполненных документов. При этом наименования разделов но-

менклатуры должны совпадать с наименованиями структурных подразделений.

Далее внутри каждого раздела определяются заголовки дел, отражающие

основное содержание документа, и вводится индексация дел (индекс состоит из

цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела).

Таким образом, по индексу (номеру) дела можно судить, в каком подразделе-

нии был списан документ и к какой разновидности документов он относится.

Система Дело реализует вышеизложенный порядок составления номен-

клатуры дел в ходе настройки справочника Номенклатуры. Сама же процедура

списания документа в дело сводится к внесению отметки о списании в журнал

передачи документов, что сопровождается выбором значения индекса (номера)

дела из справочника Номенклатуры.

Рассылка документов

Документы, подлежащие отправке внешним адресатам, оформляются в

системе в виде списков, которые могут быть объединены в реестры рассылки.

Система поддерживает три стандартные выходные печатные формы реестров:

реестр почтовой рассылки, реестр фельдсвязи и реестр рассылки телеграмм, —

а также обеспечивает формирование отдельных расписок и печать надписей на

конвертах. В момент отправки документа в его РК вносится признак отправки

(проставляется дата отправки).

Признак отправки документа входит в параметры поиска документов, что

дает возможность контролировать процесс рассылки (например, может быть

сформирован запрос на поиск документов, подлежащих отправке, но еще не от-

правленных).

17.6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТУПА К ФУНКЦИЯМ СИСТЕМЫ

При работе с системой Дело различным категориям пользователей необ-

ходим доступ к определенному набору функций системы. Например, работа си-

стемного технолога сводится к настройке системы, что обусловливает необхо-

635

димость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в системные

справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей может

определяться должностными инструкциями и ограничиваться, например, толь-

ко регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов руко-

водству.

В связи с этим система Дело имеет модульную структуру, а каждый из

модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологи-

ческий этап работы с документами.

Каждый модуль оформлен как отдельное приложение системы Windows и

представляет собой подсистему. Система Дело состоит из следующих подси-

стем:

• подсистемы САДД;

• подсистемы Отчетные формы;

• подсистемы Справочники;

• подсистемы Пользователи.

Доступ пользователя к какой-либо из подсистем может быть закрыт в процессе наст ройки системы.

Например, пользователь, не являющийся системным технологом, не может иметь доступ к подсистемам

Справочники и Пользователи.

Подсистема САДД

Подсистема САДД (Система Автоматизации Делопроизводства и Доку-

ментооборота) реализует основные функциональные возможности системы

Дело. Подсистема поддерживает следующие технологические этапы обработки

документов:

• регистрацию документов;

• исполнение документов;

• поиск документов в картотеках;

• рассылку исходящих документов.

Обработка документов на каждом из этих этапов обеспечивается выпол-

нением набора команд, которые, в свою очередь, объединяются в модуль под-

системы — функцию. Так, запуск подсистемы САДД открывает доступ к следу-

ющим функциям системы.

• Функция Регистрация — команды функции обеспечивают ввод значе-

ний реквизитов РК, включая «прикрепление» к карточке файла с текстом доку-

мента, установку связей между документами, а также передачу документа в ка-

бинет (картотеку) для дальнейшего исполнения.

• Функция Кабинет — команды функции обеспечивают исполнение доку-

мента, попавшего в кабинет, включая вынесение по документу резолюций,

оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело. Вызов функции

обеспечивает доступ к содержимому папок текущего кабинета (например, к

папке На контроле для просмотра документов, поставленных на контроль ис-

полнения).

• Функция Поиск — команды функции обеспечивают поиск документов в

картотеке по значениям реквизитов их РК. Обнаружение документа с помощью

636

поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в каком из каби-

нетов находится документ. После того как документ найден, команды функции

обеспечивают исполнение документа (см. функцию Кабинет).

Результаты поиска также могут быть использованы как инструмент

контроля исполнения документов или формирования произвольных отчетных

сводок (например, формирование списка документов, не исполненных данным

должностным лицом);

• Функция Реестр — команды функции обеспечивают обработку доку-

ментов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандарт-

ных форм реестров рассылки.

При входе в подсистему САДД каждому пользователю предоставляется право работы только с

теми картотеками, кабинетами, папками и функциями системы, которые были для него определе-

ны как доступные в момент настройки системы. Например, для конкретного пользователя функции

Поиски Реестр могут оказаться закрытыми, а в доступном кабинете он «не увидит» одной или нескольких

папок (например, папки На контроле).

Подсистема Отчетные формы

Подсистемой Отчетные формы реализуется одна функция — формирова-

ние стандартных отчетов. В отличие от функции поиска подсистемы САДЦ,

данная функция формирует список документов в соответствии с заранее задан-

ными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм

(на основе разработанных шаблонов MS Word).

Подсистема поддерживает формирование следующих отчетов:

• сведения о документообороте (по отношению к подразделениям и долж-

ностным лицам);

• сводка об исполнении контрольных документов;

• сводка-напоминание об исполнении контрольных документов.

Подсистема Справочники

Подсистема реализует функции ввода значений в справочники системы,

то есть является средством настройки системы автоматизации делопроиз-

водства на сложившуюся организационную структуру предприятия и принятые

правила делопроизводства. Ввод значений в каждый из справочников реализу-

ется отдельной командой (отдельным режимом).

Подсистема Пользователи

Подсистема выполняет функции ведения списка пользователей. При ра-

боте с данным списком для каждого пользователя определяются:

• регистрационное имя и пароль;

• права доступа к картотекам системы;

• права доступа к кабинетам каждой из доступных картотек;

• права доступа к папкам внутри каждого из доступных кабинетов;

• права доступа к документам разных грифов допуска;

• права доступа к подсистемам и функциям системы.

637

ПОДГОТОВКА К ПРАКТИЧЕСКОМУ ЗАНЯТИЮ

Для проведения практических занятий с системами автоматизации дело-

производства необходимо иметь соответствующее программное обеспечение.

Мы воспользуемся тем фактом, что для проведения практических занятий

компания «Электронные офисные системы» бесплатно предоставляет де-

монстрационную версию системы Дело в двух вариантах: сетевом и однополь-

зовательским. При организации практических занятий можно воспользоваться

тем вариантом, который наиболее уместен по характеру используемого обору-

дования.

Порядок установки демонстрационной версии системы Дело

Для получения демонстрационной версии следует обратиться на Web-

узел компании по адресу wvjw.eos.ru. Сетевой вариант демонстрационной вер-

сии обладает функциональной полнотой системы, но ограничен по срокам экс-

плуатации тремя месяцами. Он рассчитан на работу с СУБД Oracle 7.3 , а также

MS SQL Server 7.0. Однопользовательский вариант ограничен по количеству за-

регистрированных документов.

В процессе установки системы создается новая папка системы Windows с

именем Дело Учебная, содержащая ярлыки для запуска подсистем.

Подсистема САДД (Система автоматизации документопроизводства и

документооборота). Подсистема поддерживает следующие функции:

регистрацию документов, работу в кабинетах, поиск и рассылку доку-

ментов.

Подсистема Отчетные формы. Поддерживает функцию контроля ис-

пол нения документа.

Подсистема Справочники. Подсистема поддерживает функции редак

тирования всех справочников системы, кроме справочника Пользова-

тели.

Подсистема Пользователи. Поддерживает функцию редактирования

справочника Пользователи.

Демонстрационная версия системы автоматизации делопроизводства

Дело поставляется вместе с примером, который содержит первоначальную на-

стройку всех справочников системы. Следовательно, в примере уже заданы, во-

первых, организационная структура предприятия, во-вторых, правила докумен-

тооборота на этом предприятии.

Организационная структура модельного предприятия

Демонстрационный пример предполагает следующую организационную

638

структуру предприятия по следующим подразделениям.

•Руководство • Канцелярия

• Плановый отдел • Производственный отдел

• Юридический отдел • Хозяйственный отдел

При этом в делопроизводственном процессе участвуют следующие долж-

ностные лица предприятия.

• От Руководства: Директор, председатель Совета директоров Иванов И. В.

Зам. председателя Петров П. Е.

Зам, председателя Сидоров С. И.

Зав. секретариатом Кратов К. В.

• От Канцелярии: начальник канцелярии Королев А. Н.

• От Планового отдела: начальник отдела Панов П. А.

•От Производственного отдела: начальник отдела Прокудин Р. О.

зам. начальника отдела — Пронин П. И.

технолог — Пименов В. А.

•От Юридического отдела: начальник отдела Дичевский Д. И.

•От Хозяйственного отдела: начальник отдела Янов В. Н.

Правила документооборота

В демонстрационной модели заложены следующие правила документоо-

борота.

1.Плановый, Производственный, Юридический и Хозяйственный отделы

имеют собственные картотеки. Также имеется картотека предприятия.

2.Создано пять кабинетов:

• Кабинет предприятия при Картотеке предприятия. Владельцами кабине-

та являются должностные лица — сотрудники подразделений Руководство и

Канцелярия;

• Кабинет Планового отдела при Картотеке Планового отдела;

•Кабинет Производственного отдела при Картотеке Производственного

отдела;

• Кабинет Юридического отдела при Картотеке Юридического отдела;

• Кабинет Хозяйственного отдела при Картотеке Хозяйственного отдела.

Владельцами четырех последних кабинетов являются начальники соот-

ветствующих отделов.

3.Все документы, подлежащие регистрации, делятся на две группы: Вхо-

дящие и Исходящие. В свою очередь документы группы Входящие делятся на

три подгруппы.

• Правительственные документы

• Служебная переписка

• Переписка с гражданами

Документы группы Исходящие делятся на четыре подгруппы.

• Инициативные документы

• Исходящие служебные

• Приказы, распоряжения

• Исходящие гражданские

639

4.Все подгруппы документов — номерообразующие, то есть нумерация

новых документов осуществляется внутри каждой подгруппы. Приняты следу-

ющие правила присвоения документу регистрационного номера: регистрацион-

ный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера, разделенных

дефисом. Буквенный индекс отражает принадлежность документа к одной из

возможных семи подгрупп. Значения индексов для каждой подгруппы приведе-

ны в табл. 17.1.

Таблица 17.1.

Регистрационные индексы подгрупп документов

Подгруппа документов Значение индекса Пример per. номера

Правительственные докумен-

ты

П П-1

Служебная переписка С С-34

Переписка с гражданами Г Г- 133

Инициативные документы и И-8

Исходящие служебные Ис Ис-20

Приказы, распоряжения Пр Пр-7

Исходящие гражданские Иг Иг-3

5. По исполнении документы списываются в дела согласно номенклатуре

дел. Номенклатура дел предусматривает привязку дел к подразделениям пред-

приятия, как указано в табл. 17.2.

Таблица 17.2.

Номенклатура дел

Подразжеления Номенклатура дела Индекс дела

Руководств Приказы кадровые 1-1

Приказы по основной деятельности 1-2

Канцелярия Письма и обращения всех отделов 2-1

Плановый отдел Вопросы планирования 3-1

Производтвенный отдел Производственные вопросы 4-1

Юридический отел Законодательная деятельность 5-1

Хозяйственный отдел Вопросы снабжения 6-1

В ходе обучения работа с системой может вестись от лица четырех мо-

дельных пользователей. При входе в систему запрашиваются имя и пароль. Их

значения для двух модельных пользователей приведены в табл. 17.3.

Таблица 17.3. Модельные пользователи системы

ФИО

пользователя

Имя Пароль Функции пользователя

Иванова

Ж.В.

K1 k1 Секретарь директора.

Званцева

Е.Г.

w1 w1

640