Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

15.По указанию преподавателя скопируйте свой файл личных папок Out-

look в назначенную папку для проверки.

Мы научились работать с папкой Дневник и организовывать ее взаимодействие с другими

элементами Outlook. Мы научились записывать в дневник разовые и повторяющиеся события.

Мы научились автоматически фиксировать в дневнике работу над документами в приложени-

ях Microsoft Office.

611

ГЛАВА 17 СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

17.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ТРАДИЦИОННОГО

ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Документирование

Деятельность любого предприятия регулируется действующим законода-

тельством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых

договоров, установленными правилами ведения операций, например торговых.

Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов — фиксированных на

бумаге текстов законов, постановлений, приказов, договоров. Исходя из этого

можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в после-

довательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благо-

получие предприятия.

В свою очередь успех исполнения документа во многом зависит от того,

насколько ясно в нем изложена информация, включая ее содержание, оформле-

ние и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом,

пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделе-

ны в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не вос-

приняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил подготовки, со-

ставления, оформления и изготовления документации — или, говоря иначе,

правил документирования.

Документооборот

Документ не только должен быть исполнен, но исполнен своевременно.

То есть, должна быть достигнута такая организация работ, при которой доку-

мент незамедлительно передается между исполнителями, а для них существуют

стимулы к исполнению документа в заданный срок. В России на протяжении

нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль

исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который собственно

в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно

не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает ис-

полнение документа.

Такой контроль формален. Он может преследовать только одну цель: от-

следить момент нарушения сроков исполнения документов. Это достигается

путем заведения на каждый документ регистрационной карточки — своеобраз-

ного паспорта документа, в котором фиксируются его основные данные (рекви-

зиты), включая фамилии исполнителей и сроки исполнения. Регистрационные

карточки группируются в картотеки, и работа контролера сводится к периоди-

ческому просмотру карточек в картотеке, напоминанию исполнителям о близо-

сти сроков исполнения, докладу руководству о срывах сроков и т. д. Помимо

этого система регистрации документов позволяет фиксировать последователь-

612

ность передач документа одним исполнителем другому в течение всего жизнен-

ного цикла документа — от издания и регистрации до сдачи в архив, что позво-

ляет снизить вероятность утери документа. По-видимому, последнее свойство

дало название всей системе правил организации исполнения документа — до-

кументообороту.

Делопроизводство

В свою очередь документооборот и документирование и составляют по-

нятие делопроизводства. Система делопроизводства предполагает, как уже от-

мечалось, наличие определенных норм.

В России — еще с прошлого века — сложилась определенная методика

организации работы с документами, закрепленная ныне в ГОСТ 6.38-90 «Уни-

фицированные системы документации» и других нормативных документах, в

традициях и практике отечественных учреждений. В соответствии с отече-

ственными нормативными требованиями документооборот организации охва-

тывает движение документов с момента их получения или создания до заверше-

ния исполнения, отправки или списания в дело. Основными этапами обработки

документов в организации являются: прием, регистрация, рассмотрение, пере-

дача, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение,

контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей,

передача в архив и т. д. Для обеспечения единого порядка обработки докумен-

тов в организациях предусматривается создание (наряду с делопроизводствен-

ным персоналом подразделений) централизованных делопроизводственных

служб (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п.).

Государственная система документационного обеспечения управления

(ГСДОУ) содержит совокупность требований к документированию управленче-

ской деятельности и организации работы с документами в органах государ-

ственного управления, а также на предприятиях, в учреждениях, в обществен-

ных организациях. Эти требования конкретизируются в инструкциях по дело-

производству ведомств и предприятий.

При этом необходимо отметить, что подходы к организации делопроиз-

водства в России и на Западе в корне различаются.

Российское делопроизводство

В России предполагается централизация обработки документов с целью

осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. То есть, доку-

менты сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до

руководства организации, и при этом формируется соответствующее управлен-

ческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям — до

конкретных исполнителей, все более детализируясь.

При традиционном бумажном документообороте исполнение документа,

включая вынесение по нему резолюции, связано с передачей оригинала доку-

мента или его копии одним должностным лицом другому. При этом любое

перемещение документа или действие над документом фиксируется соответ-

ствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками (делопроизво-

613

дителями) путем внесения соответствующих записей в регистрационную

карточку документа или регистрационный журнал. С момента регистрации

регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до

передачи документа в архив.

Когда возникает необходимость в получении справки о состоянии дел,

следует обращение к картотеке, «поднимаются» соответствующие карточки до-

кументов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени

исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов)

или о месте его нахождения.

Из приведенного примера (рис. 17.1) видно, что при исполнении доку-

мента возникает два информационных потока. Первый поток связан с движени-

ем самого

документа:

•документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;

• из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по

нему резолюции;

• после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его

копии рассылаются исполнителям;

• исполненный документ списывается в дело.

Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку

документа:

614

• в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты:

регистрационный номер, присвоенный документу, информация о корреспон-

дентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие дан-

ные общего характера (например, состав документа, примечания и т. п.);

• факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистра-

ционную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фами-

лий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного авто-

ром резолюции;

• по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются

тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;

•списание документа в дело сопровождается добавлением в регистраци-

онную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться ори-

гинал и копии исполненного документа.

Наличие двух информационных потоков является уникальной особенно-

стью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок,

когда одни сотрудники работают с документами, а другие — контролируют ход

исполнения документов по формальным признакам.

Зарубежное делопроизводство

Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей

степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что

должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организа-

ции, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими до-

кументами. Например, в отличие от приведенной выше схемы, документ после

его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен испол-

нителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросо-

вестности сотрудника. Естественно, подобная децентрализация работы с доку-

ментами существенно упрощает организацию документооборота.

Приходится признать, что российская модель делопроизводства порожда-

ет ряд проблем, главная из которых — противоречие между централизованным

контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом

собственно исполнения документов. В результате практически невозможно

централизованно отследить движение документов в реальном масштабе време-

ни без применения средств автоматизации: ведь это требует огромных трудоза-

трат не только на ведение регистрационных журналов и картотек в каждом

подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствую-

щей информации в единые реестры предприятия.

Отсутствие автоматизированной технологии управления документообо-

ротом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный

момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает

учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем

конкретно заняты исполнители.

615

17.2. СОВРЕМЕННЫЕ ПОДХОДЫ К АВТОМАТИЗАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Автоматизация документооборота

Первоначально внедрение компьютеров в делопроизводство касалось,

прежде всего, документирования — создания с помощью специальных при-

кладных программ (текстовых редакторов и процессоров) электронных версий

документов, которые в любой момент времени могли быть распечатаны на

принтере (см. гл. 11,12). Разработчики таких программ быстро уловили конъ-

юнктуру и стали снабжать их специальными средствами, облегчающими созда-

ние документа. Так появилась возможность ведения своих библиотек шаблонов

— заготовок документа, в определенные места которых надо было вносить со-

ответствующие данные. Поскольку многие документы оформляются в виде та-

блиц, были разработаны специальные табличные процессоры (см. гл. 13), поз-

воляющие не только отобразить табличную форму, но и осуществить подсчет

цифровых данных таблицы (например автоматически сформировать значение

последней строки таблицы Итого). Создание подобного рода специальных про-

грамм привело к возникновению отдельного класса информационных техноло-

гий работы с документами — технологий обработки электронных версий доку-

ментов (documentprocessing). При этом обмен документами может осуще-

ствляться не только путем распечатки и передачи бумажного документа, но и

путем передачи электронной версии на гибком магнитном носителе.

Как только развитие вычислительной техники привело к появлению ло-

кальных и глобальных вычислительных сетей, появилась возможность сетевого

обмена данными. На их базе были созданы специальные службы, например та-

кие, как электронная почта. Создание компьютерных сетей и служб обмена дан-

ными совершили революционный переворот в автоматизации делопроиз-

водства. Появилась возможность использовать сеть для перемещения докумен-

тов и централизованного слежения за ходом делопроизводственного процесса.

Правда, вместе с решениями появились и проблемы. Первой и, к сожале-

нию, до сих пор окончательно не решенной в России и многих зарубежных

странах стала проблема правового режима электронной копии документа. Тех-

ническое решение этой проблемы существует — любые данные, представлен-

ные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены электронной

цифровой подписью — специальным кодом, который не дает усомниться в ав-

торстве и правильности передачи документа (см. гл. 8). Данный подход позво-

лил говорить о возможности безбумажной технологии ведения делопроиз-

водства.

Второй существенной проблемой стала проблема разграничения прав до-

ступа к тем или иным документам при работе в сетевой среде. Она решается с

помощью системы специальных регистрационных имен пользователей и паро-

лей: именам пользователей сети ставится в соответствие ряд правил доступа к

данным, а правильный ввод пароля служит признаком того, что к работе при-

ступил пользователь, владеющий соответствующими правами.

616

Создание технологической базы для развития систем автоматизации де-

лопроизводства не могло не привести к разработке ряда оригинальных инфор-

мационных технологий работы с документами. При этом природа данных тех-

нологий определяется необходимостью обеспечения пользователя привычными

атрибутами традиционного делопроизводства.

Так, привычный порядок вещей, когда документы распределяются по

папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение

в системах управления документами {document management). Такие системы

обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно

отображает структуру хранения документов. При этом поиск какого-либо доку-

мента может полностью повторить порядок традиционного поиска: в своем

электронном «кабинете» исполнитель открывает свой электронный «шкаф»,

«папку» и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке

(например, по возрастанию регистрационных номеров), быстро находит нуж-

ный материал. Естественно, такие системы реализуют и другие способы поис-

ка, но зачастую визуальное отображение созданного пользователем «хранили-

ща» позволяет найти нужный документ быстрее.

Другая особенность правил документооборота, заключающаяся в том, что

какой-либо тип документа (например накладная) по правилам данного предпри-

ятия должен быть обязательно направлен конкретному сотруднику, породила

системы управления ходом работ (workflow management). Данные системы поз-

воляют строго регламентировать направления документопотока в зависимости

от типа документа и значений его реквизитов, автоматически направляя доку-

мент определенному исполнителю при возникновении заранее сформулирован-

ных условий. Например, если в платежном документе обозначена сумма до ты-

сячи долларов, то он направляется на подпись финансовому директору, а свыше

— только президенту компании. Примером среды разработки таких систем яв-

ляется, например, пакет Staffware (Staffware PLS).

С другой стороны, правила документооборота могут, наоборот, требовать

полной свободы в определении маршрута движения документа. При этом каж-

дый предыдущий исполнитель документа сам определяет, кому должен быть

передан документ на очередном этапе. Такой порядок характерен для предприя-

тий, в которых руководитель, вынося резолюцию, исходит из субъективных со-

ображений при назначении исполнителей. Технология, поддерживающая орга-

низацию групповой работы с документами, получила название workgroup man-

agement,

Постоянные организационные трудности несет с собой параллельная ра-

бота с документом нескольких исполнителей. Такая работа требует неоднократ-

ных передач друг другу проектов документов, особенно если содержание одной

части документа влияет на содержание другой. С появлением компьютерных

сетей у пользователей возникло естественное желание автоматизировать парал-

лельную работу с документом таким образом, чтобы, во-первых, несколько ис-

полнителей могли одновременно обратиться к одному и тому же документу, а,

во-вторых, изменения, внесенные кем-либо из исполнителей, немедленно ста-

новились известными другим участникам процесса. При кажущейся простоте

617

постановки вопроса обеспечение группового доступа к документу породило

множество проблем (например, как реагировать на одновременную правку од-

ного и того же фрагмента текста), которые нашли свое разрешение в системах,

реализующих технологию группового доступа (group-ware), например в пакетах

Group Wize и Lotus Notes (Lotus-IBM).

Какие же технологии необходимы для комплексной автоматизации дело-

производства? Во многих западных компаниях автоматизация базируется на

двух простых технологиях: электронной почте, позволяющей обмениваться

данными, и системе управления документооборотом, позволяющей осуще-

ствлять единый контроль над всеми документами организации.

Особенности российского документооборота

В России общегосударственная система документооборота сложилась за-

долго до появления современных информационных технологий. Как показыва-

ет опыт, для ее реализации необходимо использование различных информаци-

онных технологий работы с документами. С одной стороны, необходимость

централизованной концентрации данных о документах всей организации в со-

четании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно-контроль-

ных форм принципиально требует достаточно мощных средств управления до-

кументооборотом. Детальный анализ показывает, что для описания обобщен-

ной структуры данных документа требуется до нескольких десятков реляцион-

ных таблиц (см. гл. 15). Для эффективной реализации такой системы необходи-

ма СУБД масштаба предприятия и соответствующие средства проектирования.

С другой стороны, документооборот предполагает сложные многошаговые ал-

горитмы прохождения документов по организации, то есть, по сути, предпола-

гает технологии управления рабочими группами (см. гл. 16).

В связи с этим на российском рынке наряду с системами, разработанны-

ми на базе готовых западных продуктов одного из вышеперечисленных

классов, предлагаются оригинальные системы, разработанные специально для

автоматизации отечественного документооборота с использованием элементов

вышеперечисленных технологий.

17.3. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ

АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

С точки зрения традиционной технологии отечественного делопроиз-

водства, автоматизированными системами должны поддерживаться следующие

обязательные функции.

1.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

2.Возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу.

3. Возможность контроля исполнения резолюций, включая упредитель-

ный контроль.

4.Списание документа в дело.

5. Атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольно-

618

му сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа).

6. Возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм

без привлечения разработчика.

Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены

за счет ряда дополнительных функций, многие из которых являются обязатель-

ными при организации тендеров (конкурсов) на приобретение системы.

1.Возможность работы с электронной копией документа.

2.Интеграция со средствами пакета MS Office.

3. Автоматизированная регистрация документа, поступившего по элек-

тронной почте.

4.Поддержка средств электронной цифровой подписи.

5. Возможность задания логических связей между документами.

6. Полнотекстовый поиск по электронным копиям документов.

7. Разделение прав доступа пользователей к различным категориям доку-

ментов.

8. Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет).

9.Ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность

формирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати

описей вложений.

10. Ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных

документов между сотрудниками учреждения).

11. Возможность проектирования произвольных (связанных со сложной

логической обработкой) отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика.

12. Распознавание текстов отсканированных документов.

13. Ведение электронных архивов документов.

14. Поддержка средств криптографической защиты информации.

В ряде зарубежных систем автоматизации обеспечивается поддержка спе-

циальных функций, прежде всего связанных с лингвистическим анализом тек-

стов документов:

1.Автоаннотирование — автоматическое составление аннотации доку-

мента по его полному тексту.

2. Авторубрицирование — автоматическое отнесение документа к той

или иной тематической рубрике.

3. Автосвязывание — автоматическая установка гиперссылок между до-

кументами.

4. Семантический анализ, результатом которого может быть указание

пользователю о недостаточности информации для успешного поиска документа

в дальнейшем (например, в качестве аннотаций документов вводятся схожие

тексты).

5. Формирование связных текстов (отчетов) по заданной тематике на базе

архива хранимых документов (так называемое «копание данных»).

619

17.4. ОБЗОР СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОД

СТВА, ПРИСУТСТВУЮЩИХ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ

Две модели делопроизводства — две группы систем автоматизации

На отечественном рынке программного обеспечения присутствуют две

группы систем автоматизации делопроизводства. Они соответствуют двум мо-

делям делопроизводства. Их можно условно назвать российской и западной.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориенти-

рованы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и

сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной ор-

ганизации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения бумажного до-

кументооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке до-

кументов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки тра-

диционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки

документов в сети с использованием современных технологий, например work-

flow. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для

постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии делопроиз-

водства.

К системам автоматизации данной технологии относятся:

1. Дело (компания «Электронные офисные системы»);

2.Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция, НТЦ ИРМ, г.

Москва.

Программные системы западного направления ориентированы на макси-

мально полное использование электронных документов и средств коллективной

работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою оче-

редь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных про-

цессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с

документами.

Эти системы характеризуются активным вовлечением в процесс докумен-

тооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к

отказу от бумажных носителей информации. Основной особенностью западной

технологии является моделирование конкретных реальных процессов докумен-

тооборота и настройка на эти модели программных систем.

Как правило, система поставляется заказчику не в виде коробочного про-

дукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое реше-

ние. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персо-

нальные компьютеры работников (ролевоерабочее место) устанавливаются

необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определен-

ный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте

организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, опре-

деляющие документопотоки в организации.

К системам данного направления относятся:

1.Русифицированные версии популярных западных сред разработки:

• DocsOpen (PC DOCS);

620