Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

16.4. ИНТЕРФЕЙС MICROSOFT OUTLOOK

Окно программы имеет элементы, типичные для приложений Windows и

Microsoft Office, например строку меню и панели инструментов. Содержание

меню и состав отображаемых панелей инструментов можно изменить на соот-

ветствующих вкладках диалогового окна Настройка (Сервис > Настройка). Осо-

бенностью интерфейса Outlook является наличие специальной панели, на кото-

рой располагаются ярлыки (распределенные по группам), соответствующие ло-

гическим папкам, обслуживаемым программой (рис. 16.4).

В рабочем поле отображаются данные в форме, определяемой выбран-

ным вариантом представления. Интересной особенностью интерфейса Outlook

является возможность доступа к любым дискам (в том числе сетевым), папкам

и файлам непосредственно из программы. Отметим, что ярлыки Мой компью-

тер, Мои документы, Избранное находятся в группе Другие ярлыки. Таким об-

разом, при работе с Outlook используются папки двух типов: физические, то

есть находящиеся на дисках, и логические, то есть представляющие собой

фильтры базы данных Outlook.

Важным свойством интерфейса Outlook является возможность настройки

поддержки различных служб, используемых при работе в локальной сети и Ин-

тернете. Просмотр их параметров и настройка производятся в диалоговом окне

Службы (Сервис > Службы). Для полноценной работы в локальной сети реко-

мендуется установить следующие службы:

Рис. 16.4. Основные элементы интерфейса Outlook

• Microsoft Exchange Server; • Microsoft Mail;

• Microsoft Fax; • Адресная книга Outlook;

• Личная адресная книга; • Личные папки;

• Электронная почта Интернета.

591

Если Outlook используется на автономном компьютере без подключения

к локальной сети, первые две службы можно не устанавливать.

Службы Microsoft Outlook

Служба Microsoft Exchange Server обеспечивает совместный, а также уда-

ленный доступ к папкам Microsoft Outlook с удаленного (например мобильного)

компьютера. Компьютер, который использует службу Microsoft Exchange Serv-

er, должен быть подключен к локальной сети, работающей под управлением

операционной системы Windows NT/Windows 2000.

Параметры доступа (например, имя сервера, почтовое отделение, имя по-

чтового ящика) определяет администратор локальной сети. Как правило, такие

настройки проведены заранее и пользователю нет нужды вникать в эти тонко-

сти.

Служба Microsoft Mail работает совместно с сервером Microsoft Exchange

и обеспечивает обработку сообщений в почтовом ящике при доступе к нему с

удаленного компьютера. То есть, находясь в другом городе, можно через Ин-

тернет подключиться к локальной сети своего предприятия, прочитать, соста-

вить и отправить сообщения, дспользуя все средства Microsoft Outlook.

Служба Microsoft Fax обеспечивает отправку факсимильных сообщений.

Для ее работы необходимы либо модем, установленный на автономном

компьютере и подключенный к телефонной линии, либо подключение к локаль-

ной сети, имеющей выход в телефонную сеть.

Адресная книга Outlook позволяет хранить и обрабатывать адресные дан-

ные частных лиц и организаций. Доступ к данным адресной книги может быть

общим или ограниченным.

Личная адресная книга предназначена для выполнения тех же функций,

только доступ к ней, как правило, личный.

Служба Электронная почта Интернета обеспечивает обработку сообще-

ний электронной почты, поступающих в адрес учетной записи, открытой на

узле сервис-провайдера. Возможен доступ к своей учетной записи на узле сер-

вис-провайдера через локальную сеть, если это предусмотрено ее конфигураци-

ей.

Наличие или отсутствие перечисленных служб во многом определяет па-

раметры элементов интерфейса Outlook при работе с конкретными папками и

формами представлений.

16.5. ПРИЕМЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ OUTLOOK

Работа с папкой Контакты

Важнейшей частью, можно сказать, ядром Outlook являются адресные

книги. Как упоминалось выше, возможно ведение нескольких таких книг: ад-

ресной книги Outlook, личной адресной книги и глобального списка адресов

(автономной адресной книги сервера Microsoft Exchange).

Доступ ко всем типам адресных книг обеспечивается из папки Контакты.

592

Форма, извлекаемая из папки Контакты для заполнения адресных данных, еди-

на для всех адресных книг. Она представляет собой набор полей базы данных

Outlook, и потому все сведения, занесенные в форму, в дальнейшем могут быть

представлены в удобном виде по выбору пользователя.

Данные о людях и организациях можно упорядочивать в соответствии со

своими предпочтениями. Первый способ упорядочения — сортировка различ-

ными способами, второй способ — группировка по определенным признакам.

Например, часть данных удобно поместить в категорию Важные клиенты, а

другую часть — в категорию Международные контакты. В таком случае выбор-

ку адресов быстрее и удобнее проводить по категориям.

В крупных организациях количество записей в адресной книге может до-

стигать нескольких десятков тысяч. У лиц, занимающихся частной практикой,

— нескольких сотен или тысяч.

Правильно организованная адресная книга не только служит важным ис-

точником самих данных, но и может применяться как аналитический инстру-

мент. Само по себе заполнение полей формы папки Контакты сложности не

представляет. Гораздо труднее найти все перечисленные в ней данные. И если

фамилию и телефон практически все указывают на своей визитной карточке, то

спрашивается, как узнать имя супруги клиента или его псевдоним?

Обычно адресная книга наполняется информацией постепенно: сначала

основными данными, а затем и подробностями. Важным этапом в начале ее ис-

пользования является перенос данных из бумажных записных книжек, телефон-

ных справочников, визиток и прочих документов в электронную базу данных.

Чем полнее выполнено такое преобразование, тем заметнее полезная отдача от

адресной книги.

Иногда возникает проблема переноса адресных данных из других про-

грамм Microsoft Office или текстовых файлов. Для этой цели в Microsoft Out-

look имеются фильтры экспорта и импорта. Например, данные можно импорти-

ровать из таблицы Excel, программы cc:Mail и многих других приложений. Так-

же существуют специальные служебные программы сторонних разработчиков,

позволяющие конвертировать данные между десятками различных форматов

адресных книг.

Данные, внесенные в адресные книги Outlook, впоследствии можно ин-

тенсивно использовать самым различным образом. Наиболее распространенны-

ми, по-видимому, являются средства электронной связи: электронная почта, IP-

телефония и другие. Кроме того, Outlook позволяет использовать данные из ад-

ресных книг для других целей.

Так, например, малознакомая для многих функция слияния позволяет ав-

томатически печатать наклейки, письма, адресную часть конвертов. Если спи-

сок контактов составляют несколько сотен записей о людях и организациях,

правильное использование передовых возможностей адресных книг Outlook

способно повысить эффективность некоторых операций на порядок.

Для конкретного контакта обеспечена связь практически со всеми сред-

ствами Outlook. Попробуем перечислить возможные варианты использования

данных в адресной книге (при условии полного заполнения полей формы):

593

• создание и отправка сообщения электронной почты;

• создание и отправка факсимильного сообщения;

• создание и отправка приглашения на сетевую конференцию;

• создание и отправка электронной визитной карточки;

• переход на Web-страницу контактного лица;

• отметка о напоминании для события, связанного с контактным лицом;

• отслеживание задач, встреч, сообщений, документов, заметок, связан-

ных с контактным лицом;

• показ элементов Outlook, связанных с контактным лицом;

• запись даты и времени работы с контактным лицом;

• телефонный звонок контактному лицу (в том числе междугородний,

международный);

• вызов контактного лица с помощью программы NetMeeting;

• распечатка данных адресата на конверте, наклейке, в каталоге и в любом

другом документе.

Обслуживание задач

Как уже упоминалось ранее, в Microsoft Outlook задачами считаются по-

ручения личного и служебного плана, выполнение которых можно проследить с

помощью средств Outlook. Задачи могут иметь как разовый, так и регулярный

характер. Примером регулярной задачи личного плана является ежемесячная

оплата счетов за пользование телефоном. Примером разовой задачи служебного

плана является разработка документа PowerPoint.

Средства Outlook способны автоматически обрабатывать задачи регуляр-

ного характера. После постановки пользователем отметки о выполнении регу-

лярной задачи следующая ее копия создается Outlook без вмешательства чело-

века. Повторяющиеся задачи могут иметь либо регулярную периодичность

(например, рассылка раз в месяц клиентам информационных сообщений и сче-

тов за услуги), либо регулярную дату (например, поздравление клиентов с на-

циональными праздниками).

На основе задачи можно назначить поручение. Такое поручение при со-

здании задачи по умолчанию автоматически назначается пользователю, кото-

рый записан в реестре операционной системы как владелец компьютера. Пору-

чение другому человеку назначают, если он присутствует в списке контактов.

При этом можно указать необходимость представления отчета о выполнении

поручения и сроки напоминания автору задачи об этапах ее выполнения.

Для наглядного отображения текущего состояния различных задач они

показываются разным цветом в зависимости от выбора пользователя. Напри-

мер, просроченные задачи можно отмечать красным цветом, а выполненные —

зеленым.

Работа с Дневником

Прежде всего, дневник выполняет функции средства автоматического от-

слеживания событий, происходящих в среде Outlook и других приложений Mi-

crosoft Office. Однако в него можно заносить любые сведения, которые сочтет

594

нужным пользователь, — хоть почасовую хронологию собственной жизни. Ав-

томатически отслеживать и фиксировать допустимо действия со следующими

элементами Outlook:

• с сообщениями электронной почты;

• с приглашениями на собрания, в том числе и сетевые;

• с ответами на приглашения;

• с уведомлениями об отмене собраний;

• с поручениями;

• с отчетами о поручениях.

Кроме того, если пользователь посчитает необходимым, можно автомати-

чески учитывать работу с документами, созданными в приложениях Microsoft

Office: Access, Excel, PowerPoint, Word — и в других программах, совместимых

с Microsoft Office. При этом в дневник заносятся сведения о родительском при-

ложении документа, его название, дата каждого сеанса работы над документом,

время начала сеанса работы и его продолжительность. Если разработка доку-

мента была задана как поручение какому-либо лицу, имеющемуся в списке кон-

тактов, то автоматически указывается имя данного лица и категория, к которой

оно относится (к примеру, Подчиненные).

Для событий, принадлежащих элементам Outlook, указываются сведения,

характерные для конкретного элемента. Например, для собрания — тема, дата и

время начала, продолжительность; для сеанса связи с сервером электронной по-

чты — сообщение о сеансе, дата и время начала, продолжительность. Что ин-

тересно, при двойном щелчке на сообщении о сеансе связи открывается окно, в

котором содержится протокол сеанса: число ошибок; число отправленных, при-

нятых, удаленных, восстановленных сообщений и число загруженных заголов-

ков. Также фиксируется, к какому почтовому ящику и на каком почтовом сер-

вере происходило подключение.

Так как записи в дневнике функционально связаны с элементами Outlook,

становится возможной сортировка и группировка записей по многим критери-

ям, причем в других элементах, помимо дневника. Предположим, руководите-

лю необходимо выяснить, чем занимался некий сотрудник в прошедшем меся-

це. Для этого в списке контактов достаточно щелкнуть на его значке и выбрать

на вкладке Действие строку Дневник — появится перечень всех задач, которые

решал сотрудник в течение заданного периода времени.

Перечисленные, функции контроля организации и хода работы позволя-

ют рассматривать Outlook не только как персональное средство организации ра-

бот, но и как достаточно мощное средство автоматизации рабочего места руко-

водителя подразделения или небольшого предприятия. Полностью возможно-

сти Дневника Outlook проявляются, конечно, при объединении компьютеров

сотрудников предприятия в локальную сеть.

Если объединение рабочих мест коллектива производится средствами

Интернета, то реальной становится перспектива организации групповой работы

по принципу «виртуального офиса». В настоящем офисе находятся только ру-

ководство фирмы (необязательно), минимум служебного персонала и сетевой

сервер, а большинство сотрудников работают дома, на даче, в поезде, в автомо-

595

биле — в общем, в любом месте, откуда обеспечен доступ к Интернету. У тако-

го подхода есть экономическое обоснование. Исполнители готовы работать

больше при меньших ставках, если им не приходится ежедневно тратить время

на дорогу к месту работы и у них есть возможность гибко управлять своей тру-

дозагрузкой в течение суток (недели, месяца). В настоящее время в развитых

странах это новое направление организации труда развивается очень быстро, и

даже государственные органы принимают его на вооружение.

Дневник предлагает возможность записи времени и дат в той форме, ко-

торая более удобна пользователю. Известно, что в обыденной жизни мы редко

пользуемся формализованным точным указанием параметров времени. Чаще

избирается сокращенная форма, принятая большинством людей, например: де-

вять часов вечера вместо формализованной записи 21:00. Outlook понимает за-

пись «девять часов вечера» и самостоятельно преобразует ее в формат, приня-

тый для компьютерных систем. Также верно распознаются праздники с фикси-

рованной датой и указания периодичности (в течение, начиная с, через и дру-

гие).

Приведем примеры записи дат и времени, допустимые в дневнике Out-

look, которые автоматически преобразуются в формализованную запись:

•двадцать третье июля, 28 марта, первое сентября;

• три недели назад, следующая неделя;

• через один месяц;

• эта пятница, через два дня, шестьдесят дней спустя;

• девять часов утра, пять часов двадцать минут; « полдень, полночь;

• в течение, от, до;

• вчера, сегодня, завтра;

• на следующей, на прошлой;

• назад, за, начиная, предыдущий;

• сейчас;

• через, после, кончая, следующий; « День Конституции;

• День независимости;

• День победы;

• День смеха;

• Международный женский день; » Новый год;

• Первое мая;

• Рождество, сочельник.

Таким образом, указывать дату и время в Дневнике Outlook можно дей-

ствительно нормальным, человеческим способом, как мы и привыкли делать в

бумажных записных книжках и дневниках. Важная особенность локализован-

ной версии Outlook — правильное распознавание принятых в России государ-

ственных и церковных праздников. Правда, последнее касается только христи-

анской религии.

Запись в Дневнике является лишь связующим звеном с другими элемен-

тами. Поэтому при удалении записи, указывающей на иные элементы, они оста-

ются в неприкосновенности. Например, если отменено и удалено поручение,

связанное с контактом и документом, то ни контакт, ни документ не удаляются.

596

Верно и обратное — удаление документа, контакта, любого другого элемента,

зарегистрированного в Дневнике, никак не отражается на его записях.

Основным видом представления в Дневнике служит Временная шкала, но

его можно и изменить в соответствии с собственными предпочтениями. Для

этого служит диалоговое окно Поля (Вид к Текущее представление > Изменить

текущее представление > Поля). При выборе в раскрывающемся списке Группы

полей для выбора строки Все поля дневника в поле Имеющиеся поля будут

представлены все допустимые поля для отображения в представлении Дневни-

ка. Список достаточно велик, и нет необходимости перечислять все поля, тем

более что их названия говорят сами за себя. Тем самым, у пользователя всегда

есть возможность настроить представление по своему выбору.

Если представление в Дневнике выполнено как временная шкала, стано-

вится доступной функция изменения шага шкалы. Для этого достаточно щелк-

нуть правой кнопкой мыши в любом месте на шкале и в открывшемся контекст-

ном меню выбрать пункт День (или Неделя, или Месяц). В первом случае шаг

шкалы будет установлен равным одному часу, другие пункты позволяют задать

шаг, равный дню или неделе, соответственно. Доступ к настройке шага времен-

ной шкалы возможен и через меню Вид (Вид > День/Неделя/Месяц).

Таким образом, Дневник является организационным ядром Outlook, так

как позволяет планировать и отслеживать все события, происходящие с други-

ми элементами программы и, кроме того, с внешними приложениями.

Заметки

Видимо, можно с уверенностью утверждать, что Заметки являются самым

простым элементом Outlook. По своим функциям они являются эквивалентом

бумажного блокнота с отрывными страницами. Преимущества средства Замет-

ки проявляются при возникновении задач, которые трудно классифицировать,

то есть мгновенно •' отнести к какому-либо иному элементу Outlook.

Рассмотрим пример. Исполнителю позвонил начальник и распорядился

обсудить с новым клиентом юридические вопросы соглашения. Для полноцен-

ной отработки поручения необходимо внести данные о клиенте в Адресную

книгу (причем как данные о фирме, так и личные сведения о руководителях и

ответственных лицах). Далее следует создать задачу и определить этапы ее вы-

полнения. Если необходимо, следует распределить работу среди подчиненных

и назначить им поручения.

На все перечисленные действия необходимо определенное время. При

этом задей-ствуются многие элементы Outlook. Конечно, никто не в состоянии

выполнить такую организационную работу «с листа», за время телефонного

разговора. Очевидно, самым простым решением в данной ситуации является

использование средства Заметки. Достаточно щелкнуть на соответствующей

кнопке на панели ярлыков и в появившемся окне двойным щелчком открыть

новую заметку, куда внести прямо во время разговора важнейшие исходные

данные: название фирмы клиента, фамилию ответственного лица, контактный

телефон, адрес электронной почты, характер соглашения, сроки исполнения.

Для этого достаточно пары минут телефонного разговора.

597

Точно так же заметки пригодятся при желании срочно записать внезап-

ную идею, которую пока нет времени развивать по причине загруженности дру-

гой работой.

Рассмотрим еще один пример. Звонит клиент и сообщает об изменении

номера своего телефона. Предположим, в адресной книге содержатся сотни и

тысячи записей. Удобно ли просить клиента подождать, пока адресная книга

будет открыта, а записи отсортированы? Проще мгновенно сделать запись в за-

метке: Фирма «Триумф». Тел. 2222322, а позже, не заставляя человека ждать,

внести изменения в адресную книгу. Из таких мелочей складывается стиль об-

щения с клиентами, который во многом определяет лицо фирмы.

При отображении заметок в окне показываются несколько первых строк

записи. Для чтения всей записи достаточно щелкнуть на отображаемых стро-

ках. Удаляют заметку либо щелчком на кнопке Удалить, либо выбором пункта

Удалить в контекстном меню, открываемом щелчком правой кнопкой мыши на

заметке.

Все заметки сохраняются автоматически, но они не являются отдельными

файлами — это записи одной цельной базы данных. Поэтому при операции уда-

ления следует проявлять особую внимательность — запроса на подтверждение

операции не будет! Удаленная заметка сохраняется до конца текущего сеанса

работы с Outlook в папке Удаленные, но после окончания работы восстановить

ее никакими силами нельзя — не помогут и самые мощные программы типа

Norton Utilities.

Работа с сообщениями электронной почты

Как уже упоминалось, многие предпочитают использовать Outlook лишь

как клиента электронной почты. И хотя обработка сообщений не является

единственной функцией программы, со всеми задачами электронной коммуни-

кации Outlook справляется успешно.

Для работы с электронной почтой на автономном компьютере необходи-

мо иметь настроенное соединение с сервис-провайдером (то есть действующую

учетную запись в папке Удаленный доступ к сети), знать адрес сервера входя-

щей (РОРЗ) и исходящей (SMTP) электронной почты, иметь регистрационное

имя и пароль. Если компьютер подключен к локальной сети, соответствующую

учетную запись и задействованные службы обработки почтовых сообщений

определяет администратор сети. Так как вопросы настройки учетной записи вы-

ходят за рамки темы, советуем обратиться к главе 8.

Программа Outlook может быть настроена на автоматическое подключе-

ние к серверу входящей электронной почты при запуске, а также на проверку

поступивших сообщений по команде пользователя или через заданные интерва-

лы времени. При этом происходит обращение к почтовому серверу, и поступив-

шие сообщения автоматически переносятся в папку Входящие на панели ярлы-

ков Outlook.

Соответственно, все отправляемые сообщения автоматически переносят-

ся из папки Исходящие в папку Отправленные. Напомним, что физически ника-

ких перемещений файлов не происходит — все операции ведутся с полями за-

598

писей базы данных Outlook.

В полном соответствии с протоколом электронной почты могут быть от-

правлены и приняты практически любые данные: как собственно почтовые со-

общения, так и присоединенные к ним файлы. Однако многие сервис-провайде-

ры вводят ограничения на максимальный объем почтового ящика клиента, и по-

тому пересылка файлов очень больших размеров может быть невозможна.

Приемы работы с сообщениями электронной почты в программе Outlook

практически не отличаются от таковых в программе Outlook Express, рассмот-

ренной в главе 8. Даже интерфейс обоих приложений почти одинаков. Вместе с

тем, Outlook обладает некоторыми дополнительными возможностями, недо-

ступными в Outlook Express.

Например, программа Outlook позволяет отправить сообщение с требова-

нием автоматической высылки квитанции о его получении адресатом. В этом

случае подтверждение автоматически генерируется почтовым сервером получа-

теля, как только он скопировал или открыл сообщение. Почтовый клиент Out-

look Express такой функцией не обладает. Есть и другие незначительные от-

личия в функциях и интерфейсе этих почтовых клиентов.

Синхронизация данных и удаленный доступ

Поясним, что в Outlook предусмотрено несколько видов папок:

• автономные папки (находятся на

жестком диске компьютера, работающего авто-

номно или подключенного к локальной сети);

• общие папки (находятся на сервере ло-

кальной сети);

• служебные папки (находятся на сервере

локальной сети);

• сетевые папки (содержат данные, пред-

назначенные для открытой публикации в Ин-

тернете);

•личные папки.

Все виды папок представлены ярлыками

на панели ярлыков Outlook.

С автономными папками мы ежедневно имеем дело, когда работаем на

компьютере.

Доступ к общим папкам организуется администратором сети в соответ-

ствии с установленными правилами разграничения доступа. К примеру, подраз-

делению предприятия может быть выделена общая папка для приема входящих

сообщений электронной почты.

Служебные папки, как правило, организуют на сервере для размещения

информации, относящейся ко всем сотрудникам. Например, так может быть ре-

ализована единая адресная книга, содержащая регистрационные данные обо

всех клиентах фирмы.

Сетевые папки доступны для всех участников рабочей группы, которые

«подписаны» на доступ к ним.

599

Личные папки отличаются от автономных тем, что, как правило, создают-

ся либо на мобильном компьютере, либо временно на удаленном компьютере

для работы с электронной почтой через сервер Microsoft Exchange.

Предположим, у пользователя, находящегося в дальней командировке,

возникает необходимость поработать со своей электронной почтой, но мобиль-

ного компьютера для связи с Интернетом нет. Тогда он может обратиться в Ин-

тернет-кафе или в партнерскую организацию, где имеется подключение к Ин-

тернету. При наличии программы Outlook можно создать стандартные личные

папки, подключиться к серверу своей локальной сети (необходимые учетные

записи должны быть предоставлены администратором) и дать команду синхро-

низации папок. Через какое-то время у него на компьютере будет точная копия

содержимого автономных папок, в том числе и всех полученных сообщений

электронной почты в папке Входящие. Отправить сообщение можно, поместив

его в папку Исходящие и вновь дав команду Синхронизировать.

Личные папки хранятся в отдельном файле с расширением .pst. Поэтому с

ними можно проделывать те же операции, что и с обычными файлами. По окон-

чании работы на чужом компьютере можно перенести файл с расширением .pst

на гибкий диск.

Особенность децентрализованных систем делопроизводства

Организуя работу в локальной сети, руководитель подразделения может

постоянно отслеживать ее ход и быть уверенным в том, что ситуация находится

под контролем. Ориентация предприятий на электронный документооборот при

децентрализованной системе принятия решений приводит к тому, что большие

проекты порождают множество документов, с которыми одновременно работа-

ет большое число людей. В этом случае без помощи такой программы, как Out-

look, практически невозможно всегда знать реальное состояние дел по каждому

документу. Используя программу Outlook, руководитель предприятия может

полноценно организовать работу и контролировать ее этапы. Особенно ярко

эффективность Outlook проявляется при работе в локальной сети под управле-

нием операционных систем Windows NT или Windows 2000 с использованием

сервера Microsoft Exchange Server.

Руководитель назначает исполнителей отдельных частей проекта, коорди-

наторов рабочих групп, определяет их права. Затем он создает общие для рабо-

чих групп и для всего проекта папки, которые относятся к отдельным докумен-

там или даже их частям, наборам данных.

Во время совместной работы над документами отдельным исполнителям

достаточно регулярно (с заданной периодичностью) проводить синхронизацию

своих автономных папок с общими, чтобы иметь всегда самую последнюю вер-

сию документа. Руководитель может с помощью таких средств, как Дневник и

Задачи, не только контролировать отдельные этапы работ, но и знать, когда и

сколько времени работал конкретный сотрудник над данным документом.

Удаленный доступ к данным позволяет сотрудникам синхронизировать

свою работу, находясь в командировке или дома. Такая возможность является

основой построения работы в организациях, использующих надомный труд со-

600