Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

трудников в так называемых «домашних офисах» типа SOHO (Small Office —

Home Office). Как показывает практика, за счет экономии средств на аренду по-

мещений, транспортные расходы, приобретение оборудования, удается добить-

ся заметного повышения эффективности.

Групповая работа

Использование возможностей Microsoft Exchange Server позволяет орга-

низовать продуктивную коллективную работу над проектами. Для управления

групповой работой предусмотрены следующие функции сервера.

• Отправка, отзыв, замена сообщения.

•Электронное голосование.

•Разграничение доступа к папкам и назначение представителей.

• Групповое планирование.

• Создание общих Web-страниц.

• Автоматическое управление электронной почтой.

Для отправки, отзыва, замены сообщений необходимо иметь подключе-

ние к почтовому ящику на сервере Microsoft Exchange. В этом случае его содер-

жание автоматически синхронизируется с файлом автономных папок на локаль-

ном компьютере при его подключении к сети.

Таким образом, все входящие сообщения автоматически перенаправляют-

ся в папку Входящие на локальном компьютере. Использование почтового ящи-

ка подразумевает некоторые дополнительные возможности. Например, если

корреспондент еще не прочитал вашего сообщения (хотя оно уже и поступило в

его папку Входящие), можно попытаться отозвать или заменить его. В случае

успешной операции придет подтверждение с отчетом о результате. Точно так

же можно затребовать квитанцию о получении вашего сообщения адресатом.

Электронное голосование предполагает подготовку и отправку сообще-

ний, имеющих встроенные элементы управления форм (кнопки) для выражения

адресатом своего мнения. Средства Outlook позволяют автоматически собирать

и обрабатывать результаты голосования, после чего формировать итоговый от-

чет.

Установкой параметров правил для обработки различных событий регу-

лируют некоторые функции элементов Outlook. Обработка входящих сообще-

ний в соответствии с назначенными правилами возможна как на сервере Mi-

crosoft Exchange, так и в папке Входящие на автономном компьютере.

Не все правила могут быть выполнены на сервере, если локальный

компьютер временно отключен от сети. Невозможно, например, перемещение

копий сообщений между локальными и сетевыми папками. В этом случае пра-

вила выполняются после подключения локального компьютера к локальной

сети.

Общие папки, созданные на сервере локальной сети, могут содержать

вложенные папки. Права доступа к каждой папке определяет администратором

сети. Если какая-либо локальная (частная) папка предоставляется для общего

доступа, то правила доступа к ней определяет ее владелец. При доступе к сете-

вым и общим папкам возможны следующие роли пользователя.

601

•Владелец. • Ответственный редактор.

• Редактор. • Ответственный автор.

•Автор. • Читатель.

• Корреспондент. • Нет доступа.

Владелец может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и

файлы, создавать вложенные папки. Он имеет право устанавливать уровни прав

других пользователей для своей папки.

Ответственный редактор может создавать, читать, изменять и удалять лю-

бые элементы и файлы, создавать вложенные папки.

Редактор может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и

файлы.

Ответственный автор может читать, создавать любые элементы и файлы,

создавать вложенные папки, но изменять и удалять имеет право только создан-

ные им элементы и файлы.

Автор может создавать и читать любые элементы и файлы, изменять и

удалять собственные элементы и файлы.

Читатель может только читать элементы и файлы.

Корреспондент может создавать элементы и файлы, при этом остальное

содержимое папки ему не раскрывается.

При отсутствии прав доступа открыть папку нельзя.

Существуют также настраиваемые папки, в которых лицо, определяемое

администратором сети или владельцем папки, может совершать разрешенные

ему действия. То есть, набор таких действий не совпадает с какой-либо стан-

дартной ролью, описанной выше, и устанавливается индивидуально либо для

пользователя, либо по отношению к папке в целом.

Общие Web-страницы, размещенные в общей папке, публикуются в Ин-

тернете сервером Microsoft Exchange. Пользователи, имеющие соответствую-

щие права доступа к этим страницам, могут изменять их содержимое, вести

учет посещении, устанавливать правила обновления.

Представительство. В терминологии программы Microsoft Outlook

представителем называется пользователь, которому другим пользователем

передаются определенные права: на доступ к личным и общим папкам, доку-

ментам, элементам, в том числе право ответа на сообщения, приглашения на со-

брания, голосование. Конкретный набор прав представителя определяет владе-

ющий ими пользователь. Обычно права представителя передают секретарю-ре-

ференту, совладельцу фирмы, помощнику по определенному кругу вопросов

(например, юридическому консультанту), то есть лицу, с которым тесно со-

трудничают.

Автоматическое управление электронной почтой. С помощью Mi-

crosoft Exchange Server доступны некоторые дополнительные функции автома-

тизации работы с электронной почтой. Так, например, существует режим авто-

матической генерации ответов при отсутствии пользователя на рабочем месте.

Возможна переадресация сообщений по другому адресу, например во время

отпуска.

Групповое планирование. Смысл группового планирования заключается

602

в том, что любые задачи, например сетевые конференции, могут быть автомати-

чески (без участия людей) согласованы с другими участниками. Для этого необ-

ходимо, чтобы все участники рабочей группы, подключенные к сети, скрупу-

лезно соблюдали правила электронного документооборота и управления про-

цессом работы, принятые в Microsoft Outlook. Прежде всего, это означает необ-

ходимость аккуратно вести дневник, правильно назначать задачи и учитывать

реальные потребности в ресурсах.

В этом случае программа способна верно оценить занятость участников

мероприятия и автоматически определить лучшее время для его проведения.

Инициатору мероприятия достаточно подтвердить предложенный вариант, и

Outlook автоматически разошлет уведомления о мероприятии его участникам.

То же самое относится и к задачам, когда могут быть автоматически сгенериро-

ваны поручения подчиненным с учетом их, загрузки другими делами.

Приемы работы с сетевыми папками

Сетевыми называют такие папки Outlook, данные в которых доступны

для определенной группы пользователей Интернета. В сетевые папки можно

помещать практически любые данные: элементы Outlook (например, папку

Контакты или Календарь), сообщения электронной почты, документы. При ис-

пользовании сервера Microsoft Exchange сетевыми можно назначать только

личные папки. Кроме того, , недоступны для публикации папки Входящие, Ис-

ходящие, все папки Microsoft Exchange.

Пользователь, желающий получить доступ к сетевой папке, должен на

нее подписаться. Список подписчиков сетевой папки определяет ее владелец,

который устанавливает и права доступа для всех подписчиков. Адресату

направляется приглашение на подписку—для подтверждения ему достаточно

щелкнуть на кнопке Принять.

Копия совместно используемой сетевой папки автоматически вносится в

список папок Outlook на локальных компьютерах подписчиков.

Любые данные, помещенные в сетевую папку, в том числе элементы Out-

look, автоматически рассылаются подписчикам. Сообщения электронной почты

обрабатываются особым образом. Если подписчик имеет программу Outlook,

копии сообщений электронной почты помещаются в его копию сетевой папки.

Если же на его локальном компьютере приложение Outlook не установлено, то

сообщения попадают в папку Входящие клиента электронной почты, имеюще-

гося у подписчика. То же правило действует и в отношении отправляемых со-

общений.

Перечисленные свойства сетевых папок позволяют использовать их в ка-

честве сервера почтовой рассылки. То есть, сообщение, элемент Outlook, файл,

помещенные в сетевую папку, будут автоматически разосланы всем подписчи-

кам. Учитывая, что круг подписчиков определяет владелец папки, можно быть

достаточно уверенным, что пересылаемые файлы не имеют вредоносного со-

держания. В этом состоит основное преимущество сетевых папок Outlook перед

обычными клиентами электронной почты. Ведь, как говорилось в главе 8, при

получении сообщений электронной почты категорически не рекомендуется

603

открывать какие-либо вложенные файлы из-за опасности заражения вирусами.

16.6. ИНТЕГРАЦИЯ С WORLD WIDE WEB

Просмотр Web-страниц

Не все пользователи знают, что приложение Microsoft Outlook 2000

способно выполнять функции средства просмотра Web (броузера). Это стало

возможным благодаря тесной интеграции операционной системы Window's 98 и

более поздних с программой Internet Explorer 5.0. При демонстрации Web-стра-

ниц Microsoft Outlook 2000 использует многие средства Internet Explorer 5.0.

Для открытия Web-страницы в окне Outlook достаточно поместить ссылку на

нее на панель ярлыков или в меню Избранное. После щелчка на ссылке проис-

ходит открытие Web-страницы в рабочем поле при сохранении всех элементов

интерфейса Outlook.

Перемещение по Web-страницам происходит так же, как и в обычном

броузере: с помощью кнопок Вперед, Назад, вводом адреса URL в поле Адрес,

щелчком на гинер-ссылках самих Web-документов. Для этого необходимо, что-

бы была включена панель инструментов Web, имеющая необходимые инстру-

менты навигации.

Любая Web-страница, открытая в Outlook, может быть отправлена в каче-

стве сообщения электронной почты. В этом случае адресат получит Web-стра-

ницу в виде вложенного файла, который может быть открыт либо в Outlook,

либо в ином броузере.

Папкам, находящимся на панели ярлыков Outlook, может назначаться до-

машняя страница папки. В качестве таковой выступают Web-страницы Интер-

нета, страницы, опубликованные в корпоративной сети интранет, страницы,

размещенные на сервере администратором локальной сети, и, наконец, страни-

цы, имеющиеся на жестком диске локального компьютера.

Как можно с пользой применить такую функцию? Например, для бухгал-

тера предприятия полезно назначить в качестве домашней страницы папки Ка-

лендарь какой-либо Web-ресурс, публикующий календарь бухгалтера: сроки

уплаты налогов и сборов, представления отчетности и прочие данные. Отме-

тим, что назначение домашней страницы папке происходит через меню Дей-

ствие.

Создание гиперссылок

В приложении Microsoft Outlook 2000 имеется замечательная возмож-

ность размещать в тексте сообщений различные виды гиперссылок. Помимо об-

щеупотреби-мых в Интернете видов гиперссылок, имеются средства создания

ссылок на элементы самого приложения Outlook. Для перехода по гиперссылке,

имеющейся в тексте сообщения, получателю сообщения достаточно на ней

щелкнуть.

Однако следует иметь в виду, что броузер, установленный у получателя

сообщения, должен поддерживать службы и протоколы Интернета, задейство-

604

ванные в гиперссылках. Так, для перехода по гиперссылке, ведущей к ресурсу,

находящемуся на .FTP-сервере, необходимо наличие клиента службы FTP и

поддержка соответствующего протокола.

Программа Outlook позволяет создавать следующие основные виды ги-

перссылок:

• на файлы, размещенные в интрасети предприятия (file://);

• на файлы, расположенные на серверах FTP (ftp://);

•на Web-страницы (http://);

•на защищенные Web-страницы (https://);

• на адрес электронной почты отправителя (mailto:);

• на группы новостей Интернета (news:);

•на доступ к удаленному компьютеру (telnet://);

•на доступ к папкам, элементам, файлам Outlook (Outlook: или Outlook://).

Для указания доступа к элементам и файлам Outlook следует соблюдать

следующие правила написания гиперссылок.

•Для папки Входящие — Outlook:lnbox. Если ссылка требуется на кон-

кретное сообщение — Outlook: 1пЬох/~тема сообщения.

• Для папки Контакты — Outlook:Contacts. Если требуется ссылка на кон-

кретный контакт — Outiook:Contacts/~HMfl контактного лица.

•Для папки, находящейся в почтовом ящике сервера Microsoft Exchange

— Outlook:HM8 папки\имя вложенной папки.

•Для папки Календарь — Outlook:Calendar.

16.7. ВОПРОСЫ БЕЗОПАСНОСТИ

При наличии в локальной сети сервера Microsoft Exchange становятся до-

ступными несколько способов защиты данных от несанкционированного досту-

па. К ним относятся: цифровая подпись сообщений, гарантирующая их подлин-

ность; шифрование сообщений; скрытие отдельных личных сведений от лиц,

имеющих доступ к вашим папкам; отправка частных сообщений, не подлежа-

щих изменению; запрет доступа к общим папкам из Интернета.

Цифровая подпись является уникальным средством идентификации лич-

ности, владеть которым может только одно лицо. Пользователь либо получает

ее вместе с сертификатом открытого ключа у администратора локальной сети,

либо создает самостоятельно с помощью программного средства ЭЦП, после

чего получает сертификат на открытый ключ в уполномоченной организации

(см. главу 9).

Если сообщение должно быть отправлено в зашифрованном виде, его

шифруют с помощью открытого ключа получателя. Для этого необходимо

иметь копию этого ключа. Обычно этот ключ извлекается из сообщения, полу-

ченного от данного корреспондента. Он автоматически запоминается програм-

мой и в дальнейшем используется для шифрования сообщений, прочитать кото-

рые не сможет никто, кроме получателя.

Для обмена защищенными сообщениями в локальной сети (в том числе

605

при подключении к Интернету) необходимо выполнить настройку параметров

безопасности на уровне сервера Microsoft Exchange. Для этого необходимо

открыть диалоговое окно Настройка безопасности на сервере Exchange (Сервис

> Параметры > Безопасность > Получить цифровую подпись > Настройка без-

опасности на сервере Exchange). В поле Цифровое удостоверение следует вве-

сти регистрационное имя, в поле Секретный ключ — код, назначенный админи-

стратором сервера. В полях Пароль и Подтверждение вводят одно и то же соче-

тание символов. От сервера автоматически поступит запрос подтверждения па-

роля и времени его хранения системой Outlook. Затем в поступившем сообще-

нии Корневое хранилище удостоверений необходимо щелкнуть на кнопке Да.

После этого созданное цифровое удостоверение будет всегда использоваться

Microsoft Exchange Server при пересылке сообщений, работе с папками, доку-

ментами и файлами.

Прочие параметры безопасности, например для Интернета, настраивают

способами, стандартными для броузеров (см. главу 6).

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ

Упражнение 16.1. Изучение интерфейса Outlook

1.Запустите программу Outlook (Пуск > Программы > Microsoft

Outlook).

2.Щелкните на кнопке группы Ярлыки Outlook, если она свернута.

3.Щелкните правой кнопкой мыши в свободной области панели инстру-

ментов и установите флажки у всех панелей: Стандартная, Web, Дополнитель-

но, Удаленный доступ.

4.Щелкните на ярлыке Outlook сегодня и посмотрите, какие элементы

отображаются в рабочем поле.

5.Щелкните на свободном месте панели ярлыков правой кнопкой мыши и

в открывшемся контекстном меню выберите пункт Ярлык для панели Outlook.

6.В открывшемся диалоговом окне Добавить к панели Outlook выберите

недостающие элементы по своему усмотрению и щелчком на кнопке ОК за-

кройте окно.

7.Поочередно щелкая на ярлыках, заполните таблицу форм представле-

ния, принятых по умолчанию для элементов Outlook.

Элемент Значок Таблица Карточка Календарь

Временная

шкала

Входящие

Исходящие

Календарь

Контакты

Задачи

Заметки

606

Дневник

Черновики

Удаленные

8.Щелкните на группе Другие ярлыки на панели ярлыков.

9.Щелкните на ярлыке Мой компьютер и перейдите на жесткий диск, ука-

занный преподавателем.

10.Запустите способами, стандартными для Проводника Windows, какой-

либо исполняемый файл по указанию преподавателя.

11.Откройте способом, стандартным для Проводника Windows, какой-

либо документ, подготовленный средствами Microsoft Office, например доку-

мент Microsoft Word.

12.Закройте другие программы и документы (помимо Outlook) и щелчком

на группе Ярлыки Outlook откройте панель ярлыков.

13.Откройте окно Создание личных папок (Файл > Создать > Файл лич-

ных папок). Назначьте имя файлу личных папок по своей фамилии и щелкните

на кнопке Создать.

14.В появившемся окне Создание личных папок Microsoft введите пароль

(по своему усмотрению) и его подтверждение, установите переключатель Шиф-

рование со сжатием. В поле Имя введите свою фамилию. Установите флажок

Сохранить пароль в списке паролей. Закройте окно щелчком на кнопке ОК.

15. Щелчком правой кнопкой мыши в строке заголовка рабочего поля

откройте контекстное меню и выберите пункт Создать папку.

16. В открывшемся диалоговом окне Новая папка в поле Поместить папку

в: выберите название только что созданной личной папки.

17.В раскрывающемся списке Содержимое папки выберите вид папки,

присваивая ей соответствующее имя в поле Имя папки.

18.Подобным образом создайте полный набор папок всех типов. Заполни-

те таблицу именами созданных вами папок.

Имя файла личных папок (по своей фамилии).

Название папки с элементом типа Встреча.

Название папки с элементом типа Дневник.

Название папки с элементом типа Задача.

Название папки с элементом типа Заметки.

Название папки с элементом типа Контакт.

Название папки с элементом типа Почта.

19.Выйдите из программы Outlook и откройте любой файловый мене-

джер, например Проводник Windows.

20. Перейдите в папку C:\Windo-jvs\Local Settings\Application Data\Mi-

crosoft\Outlook и выберите файл с расширением .pst с именем, соответствую-

щим своей фамилии, — это файл созданных вами личных папок.

21.По указанию преподавателя скопируйте свой файл личных папок Out-

look в назначенную преподавателем папку для проверки.

Мы изучили основные элементы интерфейса Outlook, научились пользоваться пане лями

инструментов и меню программы. Мы создали личные папки и сформировали их в соответствии

607

с индивидуальными потребностями. Мы научились запускать программы и открывать документы не-

посредственно из программы Outlook.

Упражнение 16.2. Приемы работы с папкой Контакты

30 мин

1.Запустите программу Outlook (Пуск > Программы > Microsoft Outlook).

2. На панели ярлыков щелкните на ярлыке Контакты.

3.Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму Кон-

такт.

4. Заполните три формы на сотрудников: на Иванова (руководитель пред-

приятия), Петрова и Сидорова.

5.После этого в рабочем поля папки Контакты должны присутствовать

три адресные карточки: Иванова, Петрова и Сидорова. Установите курсор на

границу столбца в рабочем поле и протягиванием сдвиньте ее так, чтобы поме-

стились все данные, отображаемые на карточках.

6.Щелкните правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта

Иванов и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Новая встреча с

контактом.

7. В открывшейся форме Встреча заполните поля согласно указанию пре-

подавателя. Даты и время поставьте так, чтобы они приходились на будущий

период. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.

8.Щелкните правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта

Петров и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать задачу для

контакта. Заполните форму Задача согласно указанию преподавателя. Щелкни-

те на кнопке Сохранить и закрыть.

9. Щелкните правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта

Сидоров и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать сообще-

ние контакту. Заполните форму Сообщение по указанию преподавателя. Щелк-

ните на кнопке Отправить.

10. Выберите адресную карточку контакта Иванов. Щелкните правой

кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта Петров и в открывшемся

контекстном меню выберите пункт Переслать. Заполните форму Сообщение.

Даты и время поставьте по указанию преподавателя. Щелкните на кнопке От-

править. Тем самым мы отправили адресную карточку Иванова своему сотруд-

нику Петрову — он получил первичные данные.

11. Перейдите в папку C:\Windows\Local Settings\Application Data\Mi-

crosoft\Outlook и выберите файл с расширением .pst с именем, соответствую-

щим своей фамилии, — это файл созданных вами личных папок.

12.По указанию преподавателя скопируйте свой файл личных папок Out-

look в назначенную папку для проверки.

Мы научились правильно заполнять форму Контакты, пересылать данные контакта другим лицам, созда-

вать задачи для контакта и отправлять сообщения электронной почты.

Упражнение 16.3. Приемы работы с папками

608

Задачи и Календарь

30 мин

1.Запустите программу Outlook (Пуск > Программы > Microsoft Outlook).

2.На панели ярлыков щелкните на ярлыке Задачи.

3.В раскрывающемся списке Текущее представление выберите представ-

ление По ответственным.

4.Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму За-

дача.

5.Заполните форму Задача по указанию преподавателя.

6.Отправьте созданную задачу исполнителям Петрову и Сидорову (Дей-

ствия > Переслать).

7.Перейдите к папке Календарь щелчком на ярлыке Календарь.

8.В раскрывающемся списке Текущее представление выберите представ-

ление Активные встречи. Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля

откройте форму Собрание. Заполните форму согласно указанию преподавателя.

9.Выберите в раскрывающемся списке Текущее представление строку

День/ неделя/месяц и перейдите к числу, на которое назначено собрание. В ра-

бочем поле календаря должна отображаться строка с сообщением о собрании.

10. Перейдите к папке Контакты, откройте адресную карточку контакта

Иванов, уточните дату его дня рождения.

11. Вернитесь к папке Календарь и выберите дату, соответствующую дню

рождения контакта Иванов. Сейчас мы должны создать повторяющееся собы-

тие.

12. Щелкните в рабочем поле календаря правой кнопкой мыши и в

открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать повторяющееся со-

бытие.

13. В открывшейся форме Повторение встречи установите время начала и

окончания встречи (то есть празднования дня рождения вашего клиента Ивано-

ва), ее продолжительность. Установите переключатели: в группе Повторять —

ежегодно и каждого; в группе Пределы повторения — нет конечной даты.

14. Самостоятельное задание: заполнить в папке Календарь все оставшее-

ся от собрания рабочее время мероприятиями по своему усмотрению.

15. Перейдите в папку C:\Windows\Local Settings\Application Data\Mi-

crosoft\Outlook и выберите файл с расширением .pst с именем, соответствую-

щим своей фамилии, — это файл созданных вами личных папок.

16. По указанию преподавателя скопируйте свой файл личных папок Out-

look в назначенную папку для проверки.

Мы научились работать с папками Задачи и Календарь, создавать разовые и повторя ющиеся

события, организовывать собрания. Мы научились правильно заполнять формы, оповещать

участников собраний, планировать свой рабочий день.

Упражнение 16.4. Приемы работы с папкой Дневник

609

1. Запустите программу Outlook (Пуск > Программы > Microsoft Outlook).

2.На панели ярлыков щелкните на ярлыке Дневник.

3.В раскрывающемся списке Текущее представление выберите представ-

ление По типу.

4.Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму За-

пись дневника.

5.Заполните форму Запись дневника, указав тему Договор с фирмой Три

ключа. В поле Тип выберите строку Microsoft Word. Время поставьте по указа-

нию преподавателя.

6.Запустите текстовый процессор Microsoft Word, создайте пустой доку-

мент и сохраните его под именем ДоговорТриКлюча^ос. Закройте процессор и

вернитесь в программу Outlook.

7.Перейдите к папке Календарь щелчком на ярлыке Календарь.

8.Перейдите к дате, назначенной для собрания по обсуждению договора с

фирмой «Три ключа». Выделите эту запись и методом перетаскивания помести-

те на ярлык Дневник.

9.Перейдите к папке Задачи, выделите строку Разработка условий догово-

ра с фирмой Три Ключа и также методом перетаскивания поместите ее на яр-

лык Дневник.

10.Вернитесь к папке Дневник и проверьте, соответствуют ли записи за-

данию преподавателя. В дневнике должно содержаться три типа записей: Mi-

crosoft Word, Задача, Собрание. В каждом из разделов должны содержаться, со-

ответственно: ссылка на документ Договор с фирмой «Три Ключа», на задачу

Разработка условий договора с фирмой «Три ключа» и на собрание Обсуждение

условий договора.

11.Пользуясь навыками, полученными ранее, поместите в дневник запись

о праздновании дня рождения вашего клиента Иванова, присвоив ей тип Разго-

вор.

12.Пользуясь навыками, полученными ранее, поместите в дневник записи

о сообщениях, находящихся в папке Исходящие.

13.Заполните таблицу, что нашло отражение в вашем Дневнике (пред-

ставление по типу).

Тип записи Название записи

Microsoft Word

Задача

Запрос о собрании

Разговор

Собрание

Сообщение электронной почты

14.Перейдите в папку C:\Windows\Local Settings\Application Data\Mi-

crosoft\Outlook и выберите файл с расширением .pst с именем, соответствую-

щим своей фамилии, — это файл созданных вами личных папок.

610