Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

• LinkWorks (DEC);

• Staffware (Staffware PLS);

• Lotus Notes (Lotus-IBM).

2.Программные решения, созданные российскими компаниями на основе

западных систем:

• система Босс-Референт компании «Ай-Ти» (Lotus Notes);

• системы OfficeMedia и CompanyMedia компании ИнтерТраст, г. Москва

(Lotus Notes);

• система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, г. Москва, (Lotus Notes);

• решения компании «Весть — МетаТехнология», г. Москва (Staffware и

Workroute 2000).

3.Собственные разработки российских компаний:

• система LanDocs компании «Ланит»;

• система Эффект Офис компании «Гарант International»;

• система Optima WorkFlow компании «Оптима».

17.5. ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ ДЕЛО

Основные принципы построения системы

Система Дело предназначена для автоматизации традиционной модели

отечественного делопроизводства. Система обеспечивает пошаговое управле-

ние движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии,

в его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цик-

ла документов: от приема или создания до передачи в архив или уничтожения.

Система поддерживает технологию, полностью преемственную техноло-

гиям делопроизводства, традиционно сложившимся на российских предприяти-

ях, и соответствует нормативным требованиям в части регистрации докумен-

тов, их рассылки, контроля исполнения и т. д. Система позволяет создавать и

вести произвольное количество регистрационно-контрольных картотек в струк-

турных подразделениях предприятия, что облегчает ее настройку на любую

произвольную организационную структуру предприятия.

Система Дело, построенная на основе технологии «клиент—сервер», под-

держивает распределенную организацию корпоративного документооборота.

Наряду со структурированной информацией о документе (регистрационная

карточка) в системе обеспечивается работа с электронными версиями докумен-

та. В системе реализован механизм управления ходом работ (workflow manage-

ment) для управления прохождением документов по организации и определения

ролевых функций пользователей при работе над документами. Функции управ-

ления документами (хранение, поиск и т. д.) реализованы с использованием

современных систем управления базами данных масштаба предприятия (Oracle,

MS SQL Server). Для информационно-аналитической работы в системе реализо-

ван Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий простой и эффективный

доступ к данным о документах и самим документам для специалистов и руко-

водителей с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интер-

621

нет (корпоративную сеть интранет).

Ввод системы в действие не требует программирования. Достаточно уста-

новить ее в компьютерной сети, ввести параметры, описывающие структуру ор-

ганизации и принятые правила делопроизводства. Таким образом, систему

можно рассматривать как готовую и документированную технологию дело-

производства.

Система является открытой в полном соответствии с принятыми стандар-

тами. В частности, интерфейс прикладного программирования (API), поддер-

живающий промышленные стандарты ActiveX и MAPI, позволяет пользовате-

лям создавать собственные прикладные программы для расширения/модифика-

ции возможностей системы и интеграции с другими системами. Например,

пользователи могут интегрировать систему с клиентом электронной почты для

автоматической регистрации поступающей корреспонденции и автоматической

рассылки исходящей почты или самостоятельно формировать любые отчетные

формы в текстовых и табличных процессорах.

Пользователи системы ДЕЛО

Сотрудник предприятия, которому предоставлено право работы с систе-

мой Дело, является ее пользователем. При этом разным пользователям могут

предоставляться разные возможности. Например, одному пользователю может

быть разрешена регистрация документов, другому доступ к данному режиму

работы будет закрыт.

Совокупность правил работы в системе Дело для каждого пользователя

ставится в соответствие специальному имени пользователя — идентификатору,

значение которого хранится в системной таблице. Каждый сеанс работы начи-

нается с того, что пользователь вводит в систему свой идентификатор, в соот-

ветствии с которым ему предоставляются те или иные возможности. Чтобы

обеспечить защиту от несанкционированного доступа к системе, пользователь

обязан подтвердить свое право работы, набрав секретную комбинацию симво-

лов — пароль.

При автоматизации процесса делопроизводства с помощью системы Дело

могут быть реализованы различные подходы к распределению пользователь-

ских функций, которые предусматривают различную степень привлечения со-

трудников предприятия в качестве пользователей системы.

Так, если предусматривается порядок, при котором исполнители (см. рис.

17.1 на с. 626) продолжают работать с бумажными документами (оригиналами

и их копиями), а автоматизации подлежат лишь регистрационные и контроль-

ные функции, то в качестве пользователей системы Дело может быть привлечен

ограниченный круг делопроизводителей (в частном случае — один сотрудник),

в основные функции которых входит:

•регистрация документов (заведение электронных регистрационных

карточек);

•отслеживание момента вынесения резолюции по документу и ввод в

регистрационную карточку (РК) текста резолюции, фамилий автора резолюции

и исполнителей документа, а также срока исполнения документа;

622

•периодический поиск в картотеке и просмотр РК документов, находя-

щихся на исполнении (на контроле), с целью напоминания исполнителям о сро-

ках исполнения документов;

• получение формируемых системой стандартных отчетов о степени ис-

полнения документов для доклада руководству;

• отслеживание момента исполнения документа и ввод текста отчета ис-

полнителя в РК;

•отслеживание момента списания документа в дело и внесение в РК номе-

ра (наименования) дела согласно номенклатуре дел предприятия.

Нетрудно заметить, что выполнение приведенных выше делопроиз-

водственных функций может быть частично возложено на исполнителей доку-

мента. При этом оперативность системы значительно возрастает. Так, если ру-

ководители и исполнители готовы стать пользователями системы, то возможно

следующее перераспределение функций:

• одновременно с вынесением резолюции традиционным способом, руко-

водитель дублирует текст резолюции в РК документа, а также вносит в РК фа-

милии исполнителей документа и дату его исполнения;

• исполнитель самостоятельно просматривает картотеку и отслеживает

сроки исполнения направленных ему документов, а после того как работа по

документу завершена, вводит в РК текст отчета и номер дела, в которое списан

документ.

Если же целью автоматизации является переход к безбумажной техноло-

гии, то есть предусматривается работа исполнителей только с электронными

копиями документов, то пользователями системы должны стать все участники

делопроизводственного процесса, включая и руководителей, и исполнителей.

Наконец, обязательной категорией пользователей системы являются си-

стемные администраторы. В функции системного администратора входит наи-

более сложная и ответственная часть работы с системой Дело — настройка си-

стемы на конкретную организационную структуру предприятия, определение

правил делопроизводства и документооборота, которые будут поддерживаться

системой.

Система Дело устанавливается в локальной сети, и доступ к картотеке (к

поиску РК в картотеке) может быть осуществлен с любого из компьютеров,

объединенных в локальную сеть. В общем случае, целесообразно, чтобы коли-

чество компьютеров, объединяемых в локальную сеть, совпадало с количе-

ством пользователей системы Дело.

Настройка системы на организационную структуру предприятия

Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и доку-

ментооборота Дело является настраиваемостъ на ту уникальную схему доку-

ментооборота, которая сложилась на предприятии. В свою очередь схема доку-

ментооборота определяется организационной структурой предприятия и прави-

лами делопроизводства.

Под организационной структурой предприятия будем понимать состав и

организационную подчиненность подразделений предприятия, а также пере-

623

чень сотрудников подразделений, непосредственно участвующих в работе с до-

кументами, то есть обладающих правом резолюции либо являющихся исполни-

телями документов. Таких сотрудников в дальнейшем будем называть долж-

ностными лицами.

Настройка системы на организационную структуру предприятия, прежде

всего, позволяет упорядочить и локализовать поиск РК документов, исполняе-

мых различными должностными лицами.

На рис. 17.2 приведена упрощенная модель доступа к РК документов, ис-

полняемых в различных подразделениях. После того как документ зарегистри-

рован (будем считать, что это входящий документ), его РК оказывается в карто-

теке. Предположим, что в момент первичной регистрации документу присваи-

вается регистрационный номер и определяется должностное лицо (в РК вписы-

вается фамилия должностного лица), которому предстоит вынести резолюцию

по поступившему документу. Например, таким лицом может быть директор

предприятия.

Рис. 17.2. Схема создания кабинета в системе Дело

Факт вынесения резолюции отражается в РК документа путем ввода тек-

ста резолюции, для чего необходимо отыскать РК в картотеке. В общем случае

система позволяет осуществить поиск РК документа во всей картотеке, задав в

качестве критерия поиска регистрационный номер документа или фамилию

того лица, которому направлен документ. Но данный метод обладает тем суще-

ственным недостатком, что при достаточно большом количестве карточек в

картотеке такой поиск может занять много времени, включая время на фор-

мирование поискового запроса.

Кроме того, если доступ к карточкам будет осуществляться только через

поиск по всей картотеке, то пользователи будут иметь возможность доступа не

только к «своим», но и к «чужим» документам.

Чтобы избежать подобных проблем, система Дело предоставляет возмож-

ность автоматического выделения из всей совокупности РК, находящихся в

624

картотеке, тех РК документов, исполнение которых б текущий момент времени

зависит от определенных должностных лиц (или лица). Такая усеченная карто-

тека получила название кабинета, а должностные лица, относительно которых

происходит отбор документов, — владельцев кабинета.

Например, после вынесения руководством резолюций (и назначения ис-

полнителей) в картотеке появились карточки документов, среди исполнителей

которых обязательно есть кто-либо из сотрудников Подразделения 1 (на рис.

17.2 эти карточки выделены темным цветом). Создание кабинета, владельцами

которого являются все должностные лица подразделения, приведет к тому, что

в кабинет попадут дубликаты всех РК документов, исполнение которых требует

участия кого-либо из сотрудников подразделения. Но при необходимости мож-

но настроить систему так, что у кабинета будет произвольное число владель-

цев, например только один владелец. В этом случае в кабинет будут попадать

документы, относящиеся только к данному должностному лицу. Количество же

создаваемых кабинетов в системе не ограничено.

Последнее обстоятельство требует введения жесткого правила: одно и то же должно стное

лицо не может быть владельцем нескольких кабинетов, иначе процесс поиска документа по

признаку участия того или иного должностного лица в его исполнении теряет однозначность.

После того как кабинет создан, доступ пользователя к документам может

быть ограничен совокупностью РК, попавших в свой кабинет. Такой подход

очень удобен при внедрении безбумажной технологии: исполнитель «видит»

только предназначенные ему документы.

Можно провести аналогию между кабинетом и рабочим столом делопроизводителя, на кото-

ром скапливаются РК документов, ход исполнения которых данный делопроизводитель дол-

жен отследить. При этом в должностные обязанности делопроизводителя входит работа толь-

ко с документами, которые либо имеют резолюцию конкретных должностных лиц, либо исполняются

конкретными должностными лицами.

Как было показано выше, осуществить доступ к документу можно путем

поиска по всей картотеке. Но, как правило, удобнее при настройке системы по-

вторить организационную структуру предприятия, создав кабинеты, как мини-

мум, по количеству самостоятельных подразделений. В этом случае делопроиз-

водители различных подразделений будут обращаться за документами в свои

кабинеты.

Более того, для ускорения поиска и разграничения доступа к документам

целесообразно разбить одну большую картотеку на несколько картотек подраз-

делений. Подобное разбиение также может и должно производиться, если ка-

кое-либо подразделение ведет свое собственное делопроизводство, то есть до-

кумент может быть создан (зарегистрирован) внутри подразделения. В этом

случае кабинеты будут создаваться уже при картотеках подразделения. Пример

такой организации хранения РК продемонстрирован на рис. 17.3.

625

Так, в Картотеке 1 накапливаются регистрационные карточки докумен-

тов, требующих вынесения по ним резолюции руководства. Делопроизводи-

тель, отслеживающий действия руководства, находит карточки в Кабинете 1,

вводит текст резолюции и фамилии назначенных исполнителей. Как только ре-

золюция введена, соответствующая РК документа дублируется в картотеке

подразделения (Картотека 2 или Картотека 3), при которой создан кабинет, вла-

дельцем которого является назначенное исполнителем должностное лицо.

Одновременно карточка дублируется и в кабинете исполнителя. Если в

качестве исполнителя определено не конкретное должностное лицо, а подразде-

ление, то карточка окажется в кабинете, среди владельцев которого есть на-

чальник подразделения.

В ходе работ по одному и тому же документу может быть вынесено

несколько резолюций. На рис. 17.3 иллюстрируется случай, когда по докумен-

ту, попавшему в Кабинет 3, выносится очередная резолюция, в соответствии с

которой исполнителем является один из владельцев Кабинета 4 (например, со-

трудник Отдела 2). В этом случае РК документа дублируется в Картотеке 3 и,

соответственно, в Кабинете 4.

Если подразделение ведет собственное делопроизводство, то возникновение РК в картотеке

подразделения может быть связано не только с пересылкой документа исполнителю — со-

труднику данного подразделения, но и в результате создания документа (регистрации доку-

мента) внутри подразделения.

Из примера, приведенного на рис. 17.3, следует, что, например, все

карточки Картотеки 3 напрямую дублируются в Кабинете 4. Однако это не

означает, что создание кабинета в данном случае является бесполезным и лиш-

ним. Карточки, попадая в кабинет, не остаются без движения. В зависимости от

того, на каком этапе исполнения находится документ в текущий момент време-

626

ни, его РК попадает в отдельный массив — так называемую папку кабинета. Та-

ким образом, поиск требуемой карточки еще более локализуется, позволяя

пользователю обращаться непосредственно к интересующей его папке. С дру-

гой стороны, с точки зрения разграничения прав доступа к данным, доступ к

любой из папок кабинета для части пользователей может быть закрыт. Всего

таких папок в кабинете пять (рис. 17.4).

Папка поступивших документов

Попадая в кабинет из картотеки, РК документа ложится в папку Посту-

пившие. Таким образом, в папке накапливаются РК документов, требующих от

владельцев кабинета либо исполнения, либо вынесения резолюции.

Обратившись к папке (открыв папку), пользователь, имеющий доступ к

кабинету, увидит список, каждая строка которого содержит основные реквизи-

ты документа, включая:

• регистрационный номер;

• фамилию сотрудника — владельца кабинета, если документ попал в ка-

бинет согласно резолюции, в которой данный сотрудник значится исполни-

телем;

• фамилию автора резолюции, если документ попал в кабинет согласно

резолюции;

627

• плановую дату исполнения резолюции, если резолюция, согласно кото-

рой документ направлен в кабинет, является контрольной.

Запись о документе, направленном владельцу кабинета, появляется в папке в момент ввода

резолюции и, таким образом, может рассматриваться как уведомление о скором получении бу-

мажного документа.

Факт получения владельцем кабинета бумажного документа, то есть при-

нятия его к исполнению, сопровождается «перекладыванием» РК документа из

папки Поступившие в папку На исполнении.

Папка документов, находящихся на исполнении

В папке На исполнении хранятся РК документов, принятых владельцами

кабинета к исполнению и находящихся в работе. При этом по отношению к до-

кументу среди владельцев кабинета может быть выделено две группы:

• непосредственные исполнители документа, то есть те должностные

лица, фамилии которых указаны в вынесенной по документу резолюции в каче-

стве исполнителей документа;

•должностные лица, которые должны определить дальнейшую судьбу до-

кумента: либо вынести по нему резолюцию, либо перенаправить документ дру-

гому должностному лицу (если, например, документ попал к ним по ошибке),

либо списать документ в дело.

Если документ попал в кабинет по неконтрольной резолюции (фамилия

владельца кабинета указана в резолюции в качестве исполнителя документа), то

РК документа будет находиться в папке На исполнении до тех пор, пока поль-

зователь не сообщит системе о завершении работы с документом (об исполне-

нии документа). Выполнение этой процедуры сопровождается оформлением от-

чета о проделанной работе, после чего РК документа удаляется из папки и ка-

бинета. Таким образом, РК исполненного документа можно будет найти только

в картотеке.

Если же документ попал в кабинет по контрольной резолюции (документ

поставлен на контроль исполнения), то факт завершения работы исполнителем

является необходимым, но не достаточным условием. РК документа покинет

папку (и кабинет) только после того, как в системе будет отражено снятие доку-

мента с контроля автором резолюции, то есть после утверждения отчета испол-

нителя.

Если документ направлен владельцу кабинета для принятия им какого-

либо решения, то таким решением может быть одно из следующих.

• Списание документа в дело в том случае, если документ не требует ис-

полнения (например, направлен для ознакомления). Выполнение этой операции

сопровождается внесением в РК документа номера дела согласно номенклатуре

дел, после чего РК удаляется из папки На исполнении и из кабинета.

•Перенаправление документа другому должностному лицу в том случае,

если принятие решения по документу лежит вне компетенции данного владель-

ца кабинета. В результате выполнения этой операции РК документа покидает

628

папку На исполнении и кабинет, после чего ложится в папку Поступившие ка-

бинета, владельцем которого является другое должностное лицо.

•Вынесение неконтрольной резолюции. В результате выполнения этой

операции, заключающейся во внесении в РК документа текста резолюции и фа-

милий исполнителей, дубликаты РК ложатся в папку Поступившие тех кабине-

тов, владельцами которых являются должностные лица — исполнители доку-

мента. Поскольку документ с неконтрольной резолюцией не требует контроля

исполнения, то с вынесением резолюции работу владельца кабинета с докумен-

том. можно считать завершенной. Поэтому, чтобы РК документа покинула пап-

ку На исполнении, пользователю, имеющему доступ к кабинету, достаточно со-

общить системе о факте завершения работы с документом.

•Вынесение контрольной резолюции. В отличие от предыдущего случая,

наряду с пересылкой дубликатов РК в кабинеты исполнителей, РК ложится и в

папку На контроле. Тем самым в системе отражается факт, что на автора резо-

люции возлагается дополнительная функция — контроль исполнения докумен-

тов с его резолюцией. Следствием этого является то, что РК контрольного доку-

мента может покинуть папку На исполнении только после того, как документ

снят с контроля (то есть покинул папку На контроле).

•Вынесение проекта резолюции (контрольной или неконтрольной). Выне-

сение проекта резолюции сопровождается дублированием РК документа в пап-

ках У руководства и На рассмотрении. О назначении этих папок будет рассказа-

но ниже, а их взаимосвязь с папкой На исполнении заключается в том, что пока

РК документа находится в этих папках, документ не может быть исполнен (не

может быть удален из папки На исполнении).

Данный случай является достаточно редким и отражает порядок, при котором, напри мер, се-

кретарь-референт составляет текст проекта резолюции, а руководитель утверждает проект.

При этом и секретарь-референт, и руководитель должны быть владельцами одного и того же

кабинета.

Папка документов, находящихся на контроле

В папке На контроле хранятся РК документов, по которым владельцем

кабинета была вынесена контрольная резолюция, то есть резолюция, в которой

по сравнению с неконтрольной резолюцией помимо фамилий исполнителей

указывается срок исполнения документа.

Периодически открывая эту папку, пользователь может осуществлять

оперативный контроль исполнения резолюций, чему способствуют следующие

возможности системы: '

• строка списка хранящихся в папке РК документов, соответствующая

неисполненной в срок резолюции, окрашивается в красный цвет;

•в строке исполненной резолюции, то есть резолюции, по которой от всех

исполнителей, включая ответственного исполнителя, был получен отчет об ис-

полнении, появляется специальный маркер.

Если автор контрольной резолюции удовлетворен качеством работы ис-

полнителей, то исполненный документ снимается с контроля — в РК документа

вносится дата фактического исполнения документа. Выполнение данной опера-

629

ции приводит к тому, что:

• РК документа удаляется из папки На контроле;

•дубликаты РК документа удаляются из папок На исполнении тех кабине-

тов, владельцы которых являются исполнителями документа.

Папки документов, находящихся у руководства и на рассмотрении

Как уже отмечалось выше, данные папки задействуются в случае вынесе-

ния по документу проекта резолюции. При этом устанавливается следующий

порядок утверждения резолюции.

1. Должностное лицо (например секретарь-референт) принимает к испол-

нению документ (РК документа попадает в папку На исполнении) и выносит но

нему проект резолюции. В результате ввода в РК проекта резолюции дубликаты

РК одновременно оказываются в папках У руководства и На рассмотрении.

2.Руководитель знакомится с текстом проекта резолюции, в случае необ-

ходимости редактирует его и утверждает проект резолюции. Данные действия

руководителя отслеживаются в системе редактированием РК (текста проекта

резолюции) и удалением РК из папки На рассмотрении. Таким образом, данная

папка предназначена только для отслеживания работы руководства.

3.Пользователь периодически открывает папку На рассмотрении, в кото-

рой отображается список документов, находящихся на утверждении у руково-

дителя, — тем самым осуществляется оперативный контроль исполнения доку-

ментов на уровне руководства.

Как только руководитель утверждает проект резолюции, данный факт

отображается и в папке На рассмотрении — рядом с соответствующей строкой

списка РК появляется специальный маркер. Секретарь-референт для сведения

просматривает текст утвержденной резолюции и выполняет операцию рассыл-

ки документа, в результате которой РК документа удаляется из папки На

рассмотрении и помещается в папки Поступившие тех кабинетов, владельцы

которых назначены исполнителями документа.

Если резолюция контрольная, то РК документа также помещается и в папку На конт роле кабинета, вла-

дельцами которого являются секретарь-референт и руководитель. В дальнейшем контроль исполнения

осуществляется по вышеизложенным правилам.

Дополнительные замечания

На практике должностные лица, определенные в системе как владельцы

кабинета, не всегда являются пользователями системы и продолжают традици-

онно работать только с бумажными документами. В этом случае все вышеизло-

женные функции (внесение в РК текстов резолюций или отчетов исполнителей,

сообщение системе о фактах исполнения документа, снятие документа с

контроля и т. п.) осуществляет вместо них другой персонал. Этот персонал от-

слеживает движение бумажных документов и имеет доступ к кабинетам (пап-

кам кабинетов), а также к соответствующим функциям системы.

Создание кабинетов является обязательным условием для функциониро-

вания системы, так как автором резолюции может стать только владелец каби-

нета (при заполнении РК фамилия автора резолюции выбирается из списка вла-

630