Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

вниз): 50%; 21%; 11%; 11%; 7%. Выберите протягиванием мыши правый стол-

бец и с помощью кнопки По центру на панели инструментов задайте выравни-

вание по центру.

17.Перейдите к четвертому слайду. В поле заголовка введите текст Что

покупают в Сети. Удалите второй текстовый блок.

18.Щелкните на кнопке Добавление диаграммы на панели инструментов.

В появившемся окне Презентация — Таблица данных в левом столбце введите

следующие тексты (сверху вниз): Компьютеры и комплектующие; Книги; Оде-

жда; Музыка; Прочее. В ячейках с названиями кварталов замените их на значе-

ния: 1997; 1998; 1999; 2000.

19.В ячейках с данными введите следующие значения (сверху вниз, спра-

ва налево):

• 40,20,15,5,20;

• 38,22,15,5,20;

• 36,24,20,7,13;

• 5,25,20,8,12.

20.Перейдите к первому слайду. Выберите заголовок, щелчком правой

кнопкой мыши откройте интерактивное меню, выберите в нем пункт Настройка

анимации. Поставьте флажок в окне Объекты для анимации напротив строки

Заголовок 1. В раскрывающемся списке в группе Выберите звук и эффект на-

значьте эффект Вращение. В раскрывающемся списке в группе Появление тек-

ста выберите строку По словам. Щелчком на кнопке ОК закройте окно.

21.Откройте окно Смена слайдов (Показ слайдов > Смена слайдов). В

группе Эффект выберите эффект по своему усмотрению. В группе Продвиже-

ние установите флажок автоматически после и задайте время 10 секунд, сними-

те флажок по щелчку. Щелчком на кнопке Применить ко всем закройте окно.

22.Перейдите на последний слайд, выберите диаграмму, откройте окно

Настройка анимации. На вкладке Видоизменения в диаграмме самостоятельно

выберите эффекты анимации элементов диаграммы.

23.Вернитесь к первому слайду, запустите показ презентации (Показ

слайдов > Начать показ) и проверьте демонстрацию слайдов. Исправьте при

необходимости ошибки. Сохраните презентацию на диске под именем E_Com-

merce.

Мы научились создавать презентацию простыми и доступными средствами, вставлять табли-

цы, диаграммы, редактировать текст, применять эффекты анимации к объектам различного

типа, управлять сменой слайдов при показе презентации.

Упражнение 15.2. Улучшение оформления презентации

30 мин

Презентация на тему «Преимущества электронной торговли» в принципе

одобрена руководством вашей организации и дано задание улучшить ее оформ-

ление.

1.Запустите программу PowerPoint 2000 (Пуск > Программы > Microsoft

581

PowerPoint).

2.Откройте сохраненную презентацию E_Commerce (Файл > Открыть >

Имя файла).

3.Находясь в обычном режиме, откройте диалоговое окно Фон (Формат >

Фон). Установите флажок Исключить фон образца.

4.В группе Заливка фона в раскрывающемся списке выберите пункт

Способы заливки. В открывшемся диалоговом окне Способы заливки перейди-

те на вкладку Градиентная. В группе Цвета установите переключатель заготов-

ка. В раскрывающемся списке Название заготовки выберите пункт Поздний за-

кат. Щелчком на кнопке ОК закройте окно. В окне Фон щелкните на кнопке

Применить.

5.Перейдите ко второму слайду. Создайте другой фон, например Медь,

способом, описанным выше.

6.На третьем и четвертом слайдах создайте фон, выполненный другими

методами: Текстура и Узор. Убедитесь, что выбранный фон хорошо выглядит

на экране.

7.Перейдите на первый слайд. На панели инструментов WordArt щелкни-

те на кнопке Добавить объект WordArt. В окне Коллекция WordArt выберите

нужный стиль надписи и после щелчка на кнопке ОК в появившемся окне Из-

менение текста WordArt наберите текст заголовка презентации — Электронная

торговля. Назначьте размер шрифта 66 пунктов. Щелчком на кнопке ОК за-

кройте окно.

8.Удалите старый заголовок Электронная торговля и переместите на его

место созданный объект WordArt. Назначьте новому заголовку эффект анима-

ции Вращение.

9.Перейдите на второй слайд. Назначьте тексту, оформленному как нуме-

рованный список, эффект анимации Вылет с параметрами: справа, Все вместе,

по абзацам, 1-го уровня.

10.Перейдите на третий слайд. Выберите в таблице левый столбец, на-

значьте ему фон с градиентной заливкой на вкладке Заливка в окне Формат та-

блицы (формат > Цвета и линии). Подобным образом оформите правый стол-

бец.

11.Перейдите к четвертому слайду. Оформите фон диаграммы градиент-

ной заливкой (рис. 15.6).

12.Сохраните презентацию под прежним именем (E_Commerce).

Мы научились оформлять презентацию различными методами: изменением фона, заливок объектов,

применением объектов WordArt и прочими. Мы оформили различными эффектами анимации объекты

разного типа для улучшения восприятия презентации.

582

Упражнение 15.3. Подготовка и печать выдач

15 мин

Ваше руководство в восторге от подготовленной вами презентации на

тему «Преимущества электронной торговли» и просит подготовить выдачи для

раздачи менеджерам.

1.Запустите программу PowerPoint 2000 (Пуск > Программы > Microsoft

PowerPoint).

2.Откройте сохраненную презентацию EJDommerce (Файл > Открыть >

Имя файла).

3.На панели инструментов щелкните на кнопке Просмотр в оттенках се-

рого.

4.Просмотрите все слайды. Очевидно, что на третьем и четвертом

слайдах некоторые объекты читаются неразборчиво. Выберите все ячейки та-

блицы, щелкните правой кнопкой мыши и в интерактивном меню укажите

пункты Черно-белый > Оттенки серого. Таким же образом оформите диаграмму

на четвертом слайде.

5.Откройте образец выдач (Вид > Образец > Образец выдач).

6.На панели инструментов Выдачи щелкните на кнопке Показать разме-

щение при четырех слайдах на странице.

7.На странице в области верхнего колонтитула введите фамилию автора

презентации.

8.С помощью средства WordArt вставьте в центр страницы заголовок

Электронная торговля.

9.Вставьте подходящий рисунок из коллекции ClipArt (Вставка > Рисунок

> Картинки) и поместите его на задний план под текст заголовка.

583

10.Щелчком на кнопке Закрыть на панели инструментов Образец закрой-

те образец выдач.

11.Откройте диалоговое окно Печать (Файл > Печать). В раскрывающем-

ся списке Печатать выберите пункт Выдачи. Установите флажок оттенки серо-

го.

12.По указанию преподавателя распечатайте выдачи на принтере (по воз-

можности). Если такой возможности нет, распечатайте выдачи в файл PostScript

(по решению преподавателя), преобразуйте его с помощью программы Adobe

Acrobat Distiller в документ формата PDF, откройте и просмотрите его с помо-

щью программы Adobe Acrobat Reader.

Мы научились готовить выдачи для представления презентации в печатном виде. Мы научи-

лись преобразовывать цветовые схемы слайдов с учетом особенностей печати на черно-бе-

лых устройствах вывода.

584

ГЛАВА 16 ГРУППОВАЯ РАЗРАБОТКА

ДОКУМЕНТАЦИИ

16.1. MICROSOFT OUTLOOK КАК СРЕДСТВО

АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА РУКОВОДИТЕЛЯ

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ

Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) яв-

ляются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то

Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей органи-

зовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые

пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной

почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а электронная по-

чта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.

Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выпол-

няет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцеля-

рию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют

участия пользователя. В англоязычной литературе такие продукты относят к

классу систем управления ходом работ (workflow management).

Так как программа ориентирована на применение в корпоративных сетях,

она относится и к категории workgroup management, то есть является средством

организации групповой работы. Необходимо подчеркнуть, что полноценное ис-

пользование всех средств Outlook возможно только при работе в сети под

управлением операционной системы Windows NT и при наличии приложения

Microsoft Exchange Server. В противном случае (то есть на локальном компью-

тере или в одноранговой сети) некоторые функции Outlook будут недоступны.

Если подойти к настройке Outlook с ответственностью, не пожалеть вре-

мени на заполнение первичных данных и настройку инструментов, усилия

585

многократно окупаются, причем программа поможет справиться не только с ор-

ганизацией служебных, но и личных дел. К примеру, она может напоминать о

знаменательных датах в жизни родных и близких, с которыми их желательно

вовремя поздравлять, а также подсказывать адреса и телефоны друзей.

Для решения обширного круга задач по планированию и организации ра-

боты Outlook имеет следующие функциональные элементы:

Все перечисленные элементы способны непосредственно взаимодейство-

вать друг с другом, так как по сути дела представляют собой набор фильтров

единой базы данных Outlook. To есть, вся информация хранится в одном масси-

ве, работа с которым происходит на основе определенного набора полей, харак-

терного для данной функции. Физически не существует папок Календарь, Днев-

ник и прочих. Все это логические, а не физические структуры. Это важно знать,

если необходимо перенести данные из Outlook на другой диск или компьютер.

Стандартными средствами Outlook, Office или Windows такую операцию вы-

полнить невозможно. Но существуют специальные служебные средства, позво-

ляющие выполнить перенос данных и даже преобразовать их в другие форма-

ты.

Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими приложени-

ями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовать работу с доку-

ментами, разработанными в других программах Microsoft Office таким образом,

чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения работ, прове-

рялась синхронизация версий документов, устанавливалось соответствие меж-

ду документами и задачами, людьми, сроками.

16.2. ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ MICROSOFT OUTLOOK

Календарь

Календарь — это электронный аналог настольного перекидного календа-

ря, имеющий более широкие возможности (рис. 16.1). По умолчанию каждые

сутки в календаре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной

строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр, предлагающий на-

бор полей, ориентированных на организацию встреч (реальных или сетевых) с

людьми. Это похоже на запись в настольном календаре о теме, времени и участ-

никах какого-либо мероприятия. Однако Календарь Outlook, в отличие от на-

стольного, обладает рядом функций, связанных с автоматизацией. Так, напри-

мер, он способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматиче-

ски проверять запланированный распорядок дня и определять возможность уча-

стия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в

адресную книгу, программа может автоматически рассылать им предупрежде-

ния по локальной сети предприятия или средствами электронной почты.

С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в

виртуальном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети (се-

тевыми конференциями). Они удобны при обсуждении вопросов между участ-

никами, находящимися в разных офисах и даже в разных городах и странах.

586

Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и мероприятиями

происходит автоматически.

Организатор задач

Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook

кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования конкрет-

ных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются соответствую-

щие поля, позволяющие указать время начала и окончания работ, их тему,

предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состоя-

ние дел в текущий момент.

Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя

записи базы данных Outlook. Автоматически проводится синхронизация дей-

ствий пользователя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями,

внесенными в иные категории.

Обработчик сообщений

Этот компонент выполняет функции «центра связи» Outlook. Основным

видом обрабатываемых сообщений являются сообщения электронной почты.

Кроме того, обрабатываются сообщения и других служб, например почты на

основе Web и документов, отправленных по локальной сети.

В качестве клиента электронной почты Outlook обладает всеми основны-

ми функциями, рядом дополнительных и некоторыми специальными (см. главу

8), в том числе средствами фильтрации поступающих сообщений, управления

списками почтовой рассылки и другими. Однако следует знать, что специализи-

рованные почтовые клиенты (например The Bat!, Pegasus Mail и другие) распо-

лагают гораздо более широкими возможностями, и потому использовать про-

грамму Microsoft Outlook только в роли почтового клиента не всегда удобно.

К сожалению, высокая популярность Microsoft Outlook именно в качестве

почтового приложения влечет к ней пристальное внимание злоумышленников,

занимающихся разработкой программных средств, нарушающих нормальную

587

работу средств коммуникации. Необходимо периодически посещать сервер Mi-

crosoft и своевременно обновлять программу установкой дополнений, ликвиди-

рующих обнаруженные уязвимости.

Организатор контактов

Этот компонент является по своей сути адресной книгой с расширенными

возможностями (рис. 16.2). В него заносятся подробные сведения о людях и ор-

ганизациях. Данные из папки Контакты напрямую используются остальными

средствами Outlook и другими приложениями Microsoft Office. Набор фильтров

позволяет сортировать данные различными способами в зависимости от кон-

кретной задачи. Так, например, если известно только имя человека, с которым

необходимо связаться, его данные можно разыскать, включив сортировку по

имени.

Папка Контакты имеет некоторые полезные функции, необходимые при

интенсивной работе в Интернете. В частности, лицам (организациям) можно

ставить в соответствие сертификат открытого ключа электронной подписи, что

позволяет использовать защищенную связь во избежание подделки пересылае-

мых документов или доставки незатребованных сообщений.

Дневник

Дневник — это средство для внесения записей самого различного харак-

тера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практиче-

ски любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ре-

588

сурс, и личные заметки, и многое другое.

Вторая функция Дневника — автоматическая регистрация всех этапов ра-

боты над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Харак-

тер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных

Outlook настраиваемы — пользователь может ими управлять.

Записная книжка

Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Замет-

ки. Это средство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на ко-

торых часто записывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер яв-

ляется основным рабочим инструментом руководителя, Заметки помогут сохра-

нить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно

важной.

Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой,

компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook — запущена.

При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компью-

теров использование папки Заметки выглядит проблематичным.

Организатор собраний

Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в

Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах, в

частности, в Дневнике. Его функцией является назначение собраний, в том чис-

ле сетевых конференций, определение состава участников, рассылка извеще-

ний, получение ответов.

Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием

программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно

совместно работать над документами Microsoft Office, например над презента-

цией PowerPoint (см. главу 15). Во втором варианте предусмотрена лишь воз-

можность обмена сообщениями.

16.3. ВАРИАНТЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЙ

Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют

способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных

представлений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папки Mi-

crosoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, харак-

тер представления их содержимого определяется параметрами фильтра, исполь-

зуемого в данный момент. Ниже рассмотрены наиболее общие варианты пред-

ставлений.

Таблица

Данные размещаются в ячейках таблицы, состоящей из строк и столбцов.

В частности, таким способом отображаются записи в папках Задачи, Входящие

и прочих.

589

Рис. 163. В папке Дневник выбрана форма представления

Временная шкала

Представляет собой шкалу с датами и временем, располагающимися по

возрастанию слева направо. При таком способе представления информации

данные отображаются в виде значков (рис. 16.3).

Карточка

В этом представлении имитируется стандартная бумажная карточка, на

лицевой стороне которой указаны самые важные данные, содержащиеся в запи-

си. Используется, в частности, в папке Контакты.

Календарь

В этом представлении элементы записи отображаются в виде блоков на

поле, содержащем день, неделю и месяц. Применяется в папке Календарь.

Значок

Записи отображаются в виде значков, размещенных на рабочем поле. Та-

кое представление характерно для папки Заметки.

Прочие варианты представлений образуются из перечисленных выше

либо напрямую, либо их сочетанием. При этом название конкретному представ-

лению в каждой папке присваивается в соответствии с его предназначением, но

не вариантом. Например, и представление По предметам в папке Сообщения, и

представление Активные встречи в папке Календарь являются таблицами.

590