Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

7.В окне Книготорговля: база данных откройте панель Запросы и запусти-

те запрос Выбор книг — на экране появится диалоговое окно Введите значение

параметра (рис. 14.16).

Рис. 14.16. Пользователь сам вводит значение параметра

для условия отбора

8.Введите какое-либо число и щелкните на кнопке ОК. В зависимости от

того, что реально содержится в таблице Книги в продаже, по результатам

запроса будет сформирована результирующая таблица.

9.Закройте все объекты базы данных. Закройте программу Microsoft Ac-

cess.

Мы научились формировать запросы «с параметром» и узнали, что в основе этого вида

запросов лежат запросы на выборку, у которых в поле Условие отбора записан заключенный в

квадратные скобки текст, обращенный к пользователю.

Упражнение 14.5. Создание итогового запроса

45 мин

Если полностью заполнить данными таблицу Книги в продаже, введя па-

раметры всех книг, имеющихся в продаже, то можно узнать, например, средний

объем книги или среднюю цену. Запросы, выполняющие вычисления по всем

записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В

итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина средне-

го значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или мини-

мальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая

функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью

бланка запроса по образцу.

Предположим, что книготорговое предприятие реализует литературу трех

категорий: экономическую, юридическую и техническую. Наша задача — под-

готовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять среднюю

цену литературы в каждой из категорий и динамично ее отслеживать при изме-

нении ассортимента и поставщиков.

1.Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск > Программы > Mi-

crosoft Access).

2.В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных,

выберите ранее созданную базу Книготорговля и щелкните на кнопке ОК.

551

3.В окне Книготорговля: база данных откройте панель Таблицы. Выбери-

те таблицу Книги в продаже.

4.Щелчком на значке Конструктор откройте таблицу в режиме проекти-

рования — нам это необходимо для создания дополнительного поля Категория,

в котором будут храниться данные о том, к какой категории относится то или

иное издание.

5.В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите

первое поле (Наименование) и нажмите клавишу INSERT.

6.Введите имя нового поля — Категория и определите его тип — Тексто-

вый.

7.Закройте окно Конструктора. При закрытии подтвердите необходи-

мость изменить структуру таблицы.

8.Откройте таблицу Книги в продаже и наполните ее содержанием, введя

для каждой категории необходимые модельные данные. Цены на издания для

каждой категории проставьте произвольно. Прочие поля таблицы можно не за-

полнять — в формировании итогового запроса они участвовать не будут.

9.Закройте таблицу Книги в продаже.

10.Откройте панель Запросы щелчком на одноименной кнопке окна Кни-

готорговля: база данных.

11.Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме

конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите

таблицу Книги в продаже, на основе которой будет разрабатываться итоговый

запрос. Закройте окно Добавление таблицы.

12.В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы Книги в

продаже: Категория, Наименование, Цена.

13.Для поля Цена включите сортировку по возрастанию.

14.На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Группо-

вые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид > Групповые

операции).

Эта команда необходима для создания в нижней части бланка

строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итого-

вые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке

значение Группировка.

15.Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем

случае — Категория), оставьте в строке Групповые операции значение Группи-

ровка. Для остальных полей щелкните в этой строке — появится кнопка рас-

крывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для рас-

чета значений в данном поле.

16.Для поля Цена выберите итоговую функцию Avg для определения

средней стоимости изданий в категории.

17.Для поля Наименование выберите итоговую функцию Count, опреде-

ляющую общее количество записей, вошедших в группу. В нашем случае это

количество книг, относящихся к каждой из категорий.

18.Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Средняя цена кни-

ги. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.

552

19.Закройте все объекты базы данных. Завершите работу с программой

Microsoft Access.

Мы научились создавать так называемые итоговые запросы. Это запросы, производящие вы-

числения по всем значениям одного поля. Мы научились также выбирать используемую ито-

говую функцию.

553

ГЛАВА 15 СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ

ПРЕЗЕНТАЦИЙ

15.1. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК СРЕДСТВО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

ИДЕЙ

Один термин — два понятия

Презентации в широком смысле слова. У термина презентация два зна-

чения — широкое и узкое. В широком смысле слова презентация — это вы-

ступление, доклад, защита законченного или перспективного проекта, пред-

ставление на обсуждение бизнес-плана, технического предложения, эскизного

или рабочего проекта, готового товара и услуги, результатов внедрения,

контроля, испытаний и многое другое. В этом смысле защита курсовой или ди-

пломной работы — это тоже презентация. Ее цель — убедить экзаменационную

комиссию в том, что докладчик получил за время подготовки необходимый

уровень знаний, владеет терминами, понятиями, методами и приемами в той

научной области, в пределах которой он претендует на получение квалифика-

ции.

Презентации непрерывно сопровождают как производственный, так и

коммерческий цикл товаров и услуг. Утверждение бизнес-плана или техниче-

ского предложения — это презентация. Представление общественности нового

изделия или услуги — это тоже презентация. Говоря обобщенно, представление

идей, людей, изделий, материалов и услуг — это всегда презентация.

Давно отмечено, что с экономической точки зрения презентации являют-

ся очень дорогими мероприятиями. Одно совещание совета директоров между-

народного автомобильного концерна может стоить акционерам больше, чем

выпуск десятков дополнительных автомобилей, но оно может и дать больше,

чем выпуск сотен и тысяч изделий. Это вопрос эффективности. Презентации

должны быть эффективными в том смысле, что при оптимальных затратах всех

видов ресурсов они должны давать максимальную результативность.

Мы не будем подробно описывать факторы, влияющие на результатив-

ность презентаций, — это не тема данного пособия, но одно из направлений по-

вышения их эффективности отметим — это использование технических

средств. Наиболее очевидными техническими средствами сопровождения пре-

зентаций являются наглядные пособия (плакаты с графиками, диаграммами,

фотоматериалами). Если технические условия позволяют и это уместно по ха-

рактеру презентации, то в ней могут использоваться проекторы различных ти-

пов (кино-, видео- и диапозитивные), средства воспроизведения звукового ряда,

а также средства дистанционного управления.

Несмотря на то что чисто функционально компьютер способен заменить

любые технические средства проведения презентаций и, более того, дополняет

их свойства интерактивностью и автоматизацией, применение вычислительной

техники в качестве средств подготовки и сопровождения презентаций заметно

554

затянулось. Фактически, широкое внедрение компьютеров в этой сфере нача-

лось только после 1993-1994 гг., когда они обрели надлежащие мультимедий-

ные функции. Разумеется, до этого времени компьютеры тоже использовали

при проведении презентаций, например на выставках, но это относилось только

к презентациям аппаратных и программных средств самой вычислительной тех-

ники. Лишь начиная с 1995 г. вычислительную технику начали широко исполь-

зовать при подготовке и проведении произвольных презентаций.

Развитие Интернета тоже внесло свой вклад в расширение технологий

проведения презентаций. Расширение происходило в основном в двух направ-

лениях: Интернет стал удобным средством проведения дистанционных презен-

таций и способствовал полной автоматизации. Эти процессы начались в 1997-

1998 гг. и продолжаются по настоящее время. Сегодня в Интернете можно

найти множество презентаций, работающих в автоматическом режиме. Их со-

здатели уже не вынуждены разъезжать по миру, готовить доклады и выступать

перед большими аудиториями. Круглосуточно и бесперебойно автоматические

системы доносят авторские идеи и проекты до потенциальных инвесторов.

Презентации в узком смысле слова. В узком смысле слова презентации

— это электронные документы особого рода. Они отличаются комплексным

мультимедийным содержанием и особыми возможностями управления вос-

произведением. Воспроизведение может быть автоматическим или интерактив-

ным, в том числе и дистанционным. Документы этого типа готовят с помощью

специальных программных средств, но при этом широко используют и тради-

ционные универсальные средства, такие, как текстовые и табличные процессо-

ры, графические редакторы, средства обработки звуковой и видеоинформации

и другие.

Microsoft PowerPoint как средство создания презентаций

В презентации, подготовленной средствами вычислительной техники, как

и в любой другой презентации, основой успеха является оптимальный баланс

между содержанием и средствами его представления. В этом комплексе выбор

темы и подбор материала остаются творческими процессами автора и не авто-

матизируются. Автоматизации подлежат лишь процессы воплощения авторских

идей в готовый продукт и процессы его публичного воспроизведения.

Одним из таких средств автоматизации служит приложение Microsoft

PowerPoint, входящее в комплект поставки пакета Microsoft Office. Это универ-

сальное средство, предназначенное для создания и оформления презентаций,

призванных наглядно представить работу исполнителя (или группы исполни-

телей) вниманию других людей. Очевидно, что в основе документа PowerPoint

должна быть какая-либо уже проделанная работа. В качестве таковой может

выступать и огромный бизнес-проект с десятками и сотнями участников разра-

ботки, и индивидуально выполненная студенческая курсовая или дипломная ра-

бота.

Хотелось бы подчеркнуть, что с помощью инструментов PowerPoint мож-

но представить работу на любом из ее этапов: от концепции до итогов практи-

ческой реализации. Для этого в программе имеются все необходимые средства,

555

которые позволяют эффективно продемонстрировать как вполне материальные

объекты (например машины и механизмы), так и нематериальные идеи, мысли,

концепции и прочее.

Неочевидным, но, тем не менее, полезным свойством PowerPoint является

необходимость в процессе подготовки презентации четко структурировать свои

мысли и подводить промежуточные итоги этапов проделанной работы. Часто

это помогает своевременно увидеть проблемы и недостатки, после чего найти

новые направления развития проекта.

Из практического опыта следует, что основное содержание работы с

PowerPoint составляет вовсе не освоение интерфейса и инструментария про-

граммы, а осмысление целей презентации, ее аудитории, выявление и представ-

ление преимуществ своего проекта и другие действия творческого характера.

Конечно, при этом не стоить преуменьшать и значения полного овладения

средствами PowerPoint.

Применение нестандартных эффектов, оригинальных элементов, создан-

ных своими руками, воспринимается аудиторией как признак уважения к ее

вниманию, как свидетельство значимости проделанной работы. Такой подход

существенно повышает шансы на успех проекта, будь то просто авторская Web-

страница или кандидатская диссертация.

15.2. ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА POWERPOINT

Интеграция PowerPoint с Microsoft Office и другими программами

Хотя приложение PowerPoint обладает собственными средствами для со-

здания объектов различного типа (текст, таблицы, графики и прочие), благода-

ря тесной интеграции с другими компонентами пакета Microsoft Office испол-

нитель имеет возможность применять уже наработанные материалы, в том чис-

ле и созданные другими людьми. Например, текст может быть подготовлен в

текстовом процессоре Word, формулы — в приложении Microsoft Equation, та-

блицы — в табличном процессоре Microsoft Excel, диаграммы — в приложении

Microsoft Graph, художественные заголовки — в приложении Microsoft WordArt

и так далее. Кроме того, вся работа над проектом может быть организована с

помощью приложения Microsoft Outlook (рис. 15.1).

Сказанное отнюдь не означает, что при подготовке объектов для презен-

тации PowerPoint нельзя использовать другие программы. Напротив, некоторые

специализированные приложения позволяют создать более качественные

объекты, чем стандартные средства Microsoft Office. Например, растровую гра-

фику лучше готовить в графическом редакторе Adobe Photoshop, а векторную

— в векторном редакторе CorelDraw. Однако именно приложения, входящие в

состав Microsoft Office, являются наиболее тесно интегрированными и могут

обмениваться данными без риска потерь и искажений.

556

Рис. 15.1. Объекты внешних приложений на слайде PowerPoint

Степень взаимодействия внешних объектов, используемых в документе

PowerPoint, с породившими их приложениями зависит от уровня поддержки

программой-родителем технологии OLE и способа связи объекта с документом.

Далее мы приводим исчерпывающий ряд способов совместного использования

объектов приложениями Microsoft Office, в том числе PowerPoint. Если про-

граммы иных производителей в полной мере поддерживают технологию OLE,

нет никаких препятствий для полноценного использования созданных ими

объектов в документах PowerPoint.

Копирование и вставка. Объект создается в родительском приложении,

копируется в Буфер обмена и вставляется в документ PowerPoint. Этот способ

обычно применим к относительно простым объектам: текстам, растровой и век-

торной графике стандартных форматов, таблицам. При необходимости задать

особые свойства объекта следует применять пункт Специальная вставка меню

Правка, присутствующий во всех приложениях Microsoft Office.

Перетаскивание. Объект перемещается (копируется или переносится)

между родительским приложением и PowerPoint методом перетаскивания с по-

мощью мыши. Обе программы должны быть в этот момент открыты.

Импорт (экспорт). Объект вставляется в документ PowerPoint в каче-

стве файла, созданного в родительском приложении. В этом случае имеются

ограничения как на формат поддерживаемых типов файлов, так и на их содер-

жание. Кроме того, существуют ограничения на тип данных, содержащихся в

файле. Например, в файлах векторной графики CorelDraw (расширение имени

файла ,cdr) не воспроизводится градиентная заливка.

557

Гиперссылка (ярлык). Этот способ заключается в указании перехода к

содержимому файла другого приложения. Как правило, применяется в доку-

ментах, рассчитанных на публикацию в Интернете (в формате HTML) или на

представление на экране компьютера (с использованием формата PDF).

Гиперссылка является, прежде всего, средством перехода к другому доку-

менту (или другому месту в том же документе). Ярлык в основном применяют

для запуска внешнего приложения, способного корректно обрабатывать данные

определенного типа (например, воспроизведение музыки осуществляется стан-

дартной программой Media Player).

Связывание. Это специальное свойство объекта, указывающее на его вза-

имодействие с исходным файлом и родительским приложением. Как правило,

таким свойством обладают объекты, созданные в программах с полной под-

держкой технологии OLE. В большинстве случаев наличие связи необходимо

указывать явно. Связанный объект является клоном исходного файла и меняет-

ся в той же мере, что и исходный файл.

Внедрение. Это свойство указывает на то, что в документ встроена копия

исходного файла, после операции вставки никак с ним не связанная. Однако

при поддержке родительским приложением технологии OLE возможно редак-

тирование внедренного объекта средствами программы-источника.

Объекты некоторых типов, созданные средствами самого приложения

PowerPoint, допустимо экспортировать в другие приложения. Однако следует

учитывать, что гораздо проще и быстрее набирать текст, делать таблицы и ри-

сунки в специализированных программах. Поэтому задача экспорта данных

обычно связана с отправкой документа (презентации) другим людям или его

публикацией.

Ближайшими конкурентами PowerPoint являются программа Lotus Freel-

ance офисного пакета LotusNotes и специализированное приложение Harvard

Graphics. Согласно наметившейся в последнее время тенденции, предусмотрено

ограниченное взаимное преобразование данных между форматами программ-

соперниц. В частности, в форму LotusNotes может быть внедрена презентация

PowerPoint с корректным преобразованием полей документа. И наоборот, дан-

ные из таблицы Lotus 1 -2-3 могут быть импортированы в приложение Microsoft

Graph.

Основные возможности PowerPoint

PowerPoint, являясь специализированным программным средством, ко-

нечно же, не может охватить все элементы презентации. Ведь для полноценно-

го представления работы перед реальной аудиторией понадобятся и организа-

ционные усилия (рассылка приглашений и аренда помещения), и аппаратное

обеспечение (слайд-проектор или проекционная плазменная панель), и прочие

компоненты.

Вместе с тем, существуют отдельные виды презентаций, где средствами

PowerPoint создается практически законченный продукт. Прежде всего, это пре-

зентации, рассчитанные на публикацию в сетях Интернет/интранет или предна-

значенные для автономного просмотра на компьютере. Имеется вариант рас-

558

сылки презентации в виде печатного документа, который тоже можно считать

законченным продуктом.

Близким по характеру является вариант создания презентации для рас-

сылки средствами электронной почты с целью дальнейшего просмотра адреса-

тами на собственных компьютерах. Можно заметить, что во всех перечислен-

ных случаях презентации являются, скорее, «виртуальными», так как автор не

видит реальной аудитории и уже не может управлять ходом презентации.

Остальные виды презентаций относятся либо к реальным, происходящим

перед конкретной аудиторией, либо к псевдовиртуальным, когда документ

представляется в сети (локальной, Интернет, интранет) в режиме реального вре-

мени, но аудитория, как единое целое, существует лишь в виртуальном сетевом

пространстве.

Участники дистанционных презентаций могут быть разнесены на сотни и

тысячи километров. Характерным свойством таких типов презентаций является

возможность управления их ходом со стороны докладчика. Здесь под управле-

нием понимается скрытие или показ соответствующих данных, интерактивное

взаимодействие с участниками, ускорение или замедление демонстрации и дру-

гие способы воздействия на процесс презентации.

Для подготовки полноценной презентации необходимо четко представ-

лять возможности программного продукта, с помощью которого готовятся

вспомогательные материалы или разрабатывается законченный документ. В

сфере подготовки презентаций PowerPoint является одним из наиболее мощных

приложений и обеспечивает разработку следующих документов:

• вспомогательные материалы (как правило, цветные) презентации, рас-

считанные на распечатку на прозрачной пленке с целью их демонстрации через

оптический проектор;

• вспомогательные материалы (как правило, цветные) презентации, рас-

считанные на распечатку на 35-мм диапозитивной фотопленке с целью их де-

монстрации через оптический слайд-проектор;

• вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на воспроизве-

дение через компьютерный проектор или на демонстрационной панели (свето-

диодной, плазменной, LCD);

• материалы презентации для автономного показа на экране компьютера

или демонстрационной панели;

• материалы презентации для воспроизведения в сетевом окружении в ре-

жиме реального времени;.

• материалы презентации для публикации в сетевом окружении с после-

дующим автономным просмотром пользователями;

• материалы презентации для рассылки по электронной почте с последу-

ющим автономным просмотром адресатами;

• материалы презентации (как правило, черно-белые) для распечатки на

бумаге (именуются в PowerPoint выдачами) с целью последующей раздачи за-

интересованным лицам.

Идеальным вариантом при разработке документов в PowerPoint является

тот случай, когда тип презентации однозначно определен. Тогда есть возмож-

559

ность наиболее полно учесть все тонкости использования форматов графиче-

ских файлов, кодировок и стилей шрифтов, цветовых схем оформления и дру-

гих элементов документа.

Однако столь однозначный вариант встречается редко. Чаще необходимо

готовить презентацию для основного типа представления, имея в виду два-три

вспомогательных. Если необходимые типы существенно различаются по харак-

теру, приходится готовить отдельные варианты для каждого из них.

Самый простой пример — создание презентации в вариантах для публи-

кации в World Wide Web и для распечатки на 35-мм слайдах. Эти варианты су-

щественно различаются по требованиям к цветовым схемам оформления, фор-

мату и разрешению графики, используемым шрифтам. Получается, что при

одинаковом содержании придется затратить много времени на адаптацию пре-

зентации к специфическим требованиям типа представления.

Структура документов PowerPoint

Любой документ PowerPoint представляет собой набор отдельных, но вза-

имосвязанных кадров (страниц, по аналогии с книгой), называемых слайдами.

Таких слайдов в презентации может быть сколь угодно много (в разумных пре-

делах). Каждый слайд в документе имеет собственный уникальный номер, при-

сваиваемый по умолчанию в зависимости от его места (рис. 15.2).

Рис. 15.2. Последовательность слайдов презентации представлена

в режиме структуры

Последовательность слайдов (а следовательно и их связь, и нумерация) в

документе линейная. Такая линейность автоматически поддерживается Power-

Point независимо от действий пользователя. То есть, удаление, вставка, переме-

щение, скрытие или показ слайдов не нарушают линейной структуры докумен-

та. Таким образом, в PowerPoint невозможно построить иерархическую струк-

560