Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

ны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых ре-

зультирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм. В связи с таким

разделением существует два вида формирования структуры форм: на основе та-

блицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинированный подход. Это во-

прос творчества.

Автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые мы формировали

вручную, формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полно-

стью автоматическими являются средства, называемые автоформами. Суще-

ствует три вида автоформ: «в столбец», ленточные и табличные (рис. 14.14).

Как видно из рисунков, автоформа «в столбец» отображает все поля од-

ной записи — она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» ав-

тоформа отображает одновременно группу записей — ее удобно использовать

для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ни-

чем не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База дан-

ных и воспользоваться командной кнопкой Создать. В открывшемся диалого-

вом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос), на ко-

торой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется

автоматически и немедленно готова к работе, то есть к вводу или отображению

данных.

Обратите внимание на то, что автоформа основывается только на одном

объекте. Иные средства создания форм позволяют закладывать в основу струк-

туры формы поля нескольких таблиц или запросов. Если форма основывается

только на одном объекте, она называется простой формой. Если форма основы-

вается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и

541

представляет собой композицию из нескольких форм.

Создание форм с помощью мастера. Автоматизированные средства

предоставляет Мастер форм — специальное программное средство, создающее

структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запу-

стить из окна База данных щелчком на значке Создание формы с помощью ма-

стера на панели Формы.

1.На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы и поля, кото-

рые войдут в будущую форму.

2.На втором этапе выбирается внешний вид формы.

3.На третьем этапе выбирается стиль оформления формы.

4.На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным

именем. Здесь же можно включить переключатель Изменить макет формы, ко-

торый открывает только что созданную форму в режиме Конструктора. Этим

удобно воспользоваться в учебных целях, чтобы рассмотреть структуру формы

на готовом примере.

Структура формы. Как видно из рисунка 14.15, форма имеет три основ-

ных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Линии,

разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши — это

позволяет изменять размеры разделов так, как требуется.

Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначе-

ние — их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на кото-

ром основана форма. Раздел данных имеет содержательное значение — в нем

представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отобра-

жение данных или их ввод. Разработчик формы может разместить здесь допол-

нительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключа-

тели, флажки, списки и другие, типичные для приложений Windows).

Элементы управления формы. Элементы управления, которыми может

пользоваться разработчик, представлены на Панели эле-

ментов. Ее открывают щелчком на соответствующей

кнопке панели инструментов Microsoft Access или ко-

мандой Вид > Панель элементов.

Выбор элемента управления выполняется одним

щелчком на его значке в Панели элементов, после чего

следующим щелчком в поле формы отмечается место,

542

куда он должен быть поставлен. Вместе с элементом в поле формы вставляется

его присоединенная надпись. По умолчанию эта надпись стандартная, напри-

мер, для переключателей это Переключатель!, Переключатель2 и т. д. Редакти-

рованием свойства элемента управления (доступ к свойствам открывается через

контекстное меню) можно дать элементу управления более содержательную

подпись.

Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи

и рисунки. Для создания в форме текстовых надписей служат два элемента

управления: Надпись и Поле. В качестве надписи можно задать произвольный

текст. Элемент Поле отличается тем, что в нем отображается содержимое одно-

го из полей таблицы, на которой основана форма, то есть при переходе от запи-

си к записи текст может меняться.

Для создания графических элементов оформления служат элементы

управления Рисунок, Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объек-

та. Рисунок выбирается из графического файла и вставляется в форму. Элемент

Свободная рамка объекта отличается тем, что это не обязательно рисунок —

это может быть любой другой объект OLE, например мультимедийный. Эле-

мент Присоединенная рамка объекта тоже в какой-то степени может служить

для оформления формы, но его содержимое берется не из назначенного файла,

а непосредственно из таблицы базы данных (если она имеет поле объекта OLE).

Естественно, что при переходе между записями содержимое этого элемента бу-

дет меняться.

Дизайн формы. В то время как таблицы базы данных глубоко скрыты от

посторонних глаз, формы базы данных — это средства, с помощью которых с

ней общаются люди. Поэтому к формам предъявляются повышенные требова-

ния по дизайну.

В первую очередь, все элементы управления форм должны быть аккурат-

но выровнены. Это обеспечивается командой Формат > Выровнять. Если нужно

равномерно распределить элементы управления по полю формы, используют

средства меню Формат > Интервал по горизонтали или Формат > Интервал по

вертикали.

Ручное изменение размеров и положения элементов управления тоже воз-

можно, но редко приводит к качественным результатам. При работе вручную

используют перетаскивание маркеров, которые видны вокруг элемента управ-

ления в тот момент, когда он выделен. Особый статус имеет маркер левого

верхнего угла. Обычно элементы управления перетаскиваются вместе с присо-

единенными к ним надписями. Перетаскивание с помощью этого маркера поз-

воляет оторвать присоединенную надпись от элемента.

Существенную помощь при разработке дизайна формы оказывает вспо-

могательная сетка. Ее отображение включают командой Вид > Сетка. Автома-

тическую привязку элементов к узлам сетки включают командой Формат >

Привязать к сетке.

Управление последовательностью перехода. Пользователь, для которо-

го, собственно, и разрабатывается форма, ожидает, что ввод данных в нее дол-

жен происходить по элементам управления слева направо и сверху вниз. Одна-

543

ко при проектировании сложных форм, когда в процессе дизайна элементы

управления многократно перемещаются с места на место, очень легко перепу-

тать их последовательность и создать неудобный порядок ввода данных.

Физически последовательность пере-

хода — это порядок перехода к следу-

ющему полю по окончании работы с

предыдущим. Она легко проверяется с

помощью клавиши TAB. Если при по-

следовательных нажатиях этой клави-

ши фокус ввода «мечется» по всей

форме, значит, последовательность

перехода нерациональна и ее надо пра-

вить.

Для управления последовательностью

перехода служит диалоговое окно По-

следовательность перехода. В нем представлен список элементов управления

формы. Порядок элементов в списке соответствует текущему порядку перехо-

да. Изменение порядка перехода выполняется перетаскиванием в два приема:

• щелчком на кнопке маркера слева от названия выделяется элемент

управления (кнопка мыши отпускается);

• после повторного щелчка с перетаскиванием элемент перемещается на

новое место.

Закончив разработку макета формы, ее следует закрыть и сохранить под

заданным именем. После открытия формы в окне База данных с ней можно ра-

ботать: просматривать или редактировать данные из базовой таблицы. Про-

верку последовательности перехода выполняют клавишей TAB.

Работа со страницами доступа к данным

Страницы (страницы доступа к данным) — новый объект баз данных, во-

шедший в последнюю версию Microsoft Access 2000. Как и формы, этот объект

служит для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, но здесь речь

идет об удаленном доступе, например о доступе через Интернет или через кор-

поративную сеть интранет.

С помощью страниц доступа к данным решается вопрос передачи данных

из базы удаленному потребителю. Обычно базы данных имеют очень большие

размеры, и напрямую передавать их через медленные каналы связи непрактич-

но. В то же время, большинство современных Web-броузеров пока не имеют

функций для работы с базами данных, размещенными на серверах. Таким об-

разом, страницы доступа выполняют как бы посредническую функцию. Они

имеют небольшой размер, содержат удобные элементы управления для навига-

ции в базе данных, могут быть записаны в формате кода HTML, переданы по

медленным каналам связи и воспроизведены в стандартном броузере. В связи с

тем, что по формату они являются Web-документами, их нетрудно встроить в

любой Web-документ, например, разместить на Web-странице.

От прочих объектов базы данных страницы доступа отличаются тем, что

544

имеют двойную природу. Прочие объекты базы являются внутренними. Так,

например, мы не можем выделить ни таблицу, ни запрос, ни форму в виде само-

стоятельного файла. Эти объекты размещаются где-то внутри файла базы дан-

ных, но операционная система компьютера работать с ними не может, посколь-

ку это не файлы. С ними работает лишь сама система управления базой данных.

Страница же представлена двумя объектами: внутренним объектом базы (его

можно редактировать) и внешним объектом — файлом в формате HTML. За-

пись этого файла происходит при сохранении спроектированной страницы до-

ступа.

Создание страницы доступа к данным. Для страниц доступа, как и для

форм, важную роль играет внешний вид, поэтому создавать их удобно с помо-

щью мастера. Мастер страниц запускается щелчком на значке Создание страни-

цы доступа к данным с помощью мастера.

1.На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы (или запро-

сы), в их составе — поля, к которым должна обеспечить доступ страница.

2.Второй этап работы мастера предназначен для управления группиров-

кой данных. Эта возможность предусмотрена для доступа к базам, содержащим

большие объемы данных. Если значения в некотором поле часто повторяются,

имеет смысл объединить соответствующие им записи в группу. Так, например,

для страницы, обеспечивающей доступ к таблице Новые книги, в отдельные

группы могут быть собраны записи, относящиеся к экономической и юридиче-

ской литературе.

В результате группировки образуется иерархическая структура. Она мо-

жет иметь несколько уровней вложения. Так, например, внутри группы Юриди-

ческая литература могут быть созданы вложенные группы: Частное право, Пуб-

личное право и т. д.

Вторая страница мастера предоставляет элементы управления для выбора

полей, по которым производится группировка, и управления глубиной уровней

труппировки. Если просмотреть в режиме Конструктора страницу, имеющую

уровни группировки, то можно убедиться, что для каждого уровня группировки

в структуре объекта образуется отдельный раздел, то есть различные уровни

группировки могут быть дополнены различными элементами управления

экранной Web-формы.

3.На третьем этапе выбирается метод упорядочения отображаемых дан-

ных. Возможно задание до четырех полей сортировки, причем сортировка воз-

можна как по возрастанию, так и по убыванию.

4.На последнем этапе выполняется сохранение страницы под заданным

именем. Здесь же можно перейти в режим Конструктора, включив переключа-

тель Изменить макет страницы. В случае изменения макета к странице можно

применить одну из тем оформления, входящих в состав пакета Microsoft Office

2000. Темы оформления представляют собой совокупности стилей оформления

текстов, фоновых узоров и специфических элементов оформления страницы

(маркеров, линий и прочих).

Редактирование страницы доступа к данным. Редактирование создан-

ной страницы доступа выполняется в режиме Конструктора теми же приемами,

545

которые были описаны для форм. Основными отличиями являются:

• наличие большего количества разделов (связано с возможностью груп-

пировки);

• расширенный состав элементов управления на Панели элементов (Вид >

Панель элементов);

• иной механизм перетаскивания элементов управления и присоединен-

ных надписей (элементы управления перетаскиваются вместе с присоединен-

ными надписями, но присоединенные надписи перетаскиваются отдельно от

элементов управления).

Работа с отчетами

Отчеты во многом похожи на формы и страницы доступа к данным, но

имеют иное функциональное назначение — они служат для форматированного

вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны

учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам.

Здесь также существуют средства автоматического, автоматизированного и

ручного проектирования. Средства автоматического проектирования реализова-

ны автоотчетами (База данных » Создать > Новый отчет > Автоотчет в

столбец). Кроме автоотчетов «в столбец» существуют «ленточные» автоотчеты.

Разницу между ними нетрудно увидеть, поставив эксперимент.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отче-

тов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью

мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его

работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет ба-

зируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, вы-

бор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля

оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увели-

ченным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и дан-

ных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если

отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати слу-

жебной информации, например номеров страниц. Чем больше страниц занима-

ет отчет, тем важнее роль данных, выводимых на печать через эти разделы.

Если для каких-то полей отчета применена группировка, количество разделов

отчета увеличивается, поскольку оформление заголовков групп выполняется в

отдельных разделах.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора

(режим запускается кнопкой Конструктор в окне База данных). Приемы редак-

тирования те же, что и для форм. Элементы управления в данном случае выпол-

няют функции элементов оформления, поскольку печатный отчет не интерак-

тивный объект, в отличие от электронных форм и Web-страниц. Размещение

элементов управления выполняют с помощью Панели элементов (Вид > Панель

элементов), которая по составу практически не отличается от Панели элементов

формы. Важной особенностью отчетов является наличие средства для вставки в

546

область верхнего или нижнего колонтитула текущего номера страницы и пол-

ного количества страниц. Эту операцию выполняют с помощью диалогового

окна Номера страниц (Вставка > Номера страниц).

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ

Упражнение 14.1. Создание базовых таблиц

30 мин

Руководитель торгового предприятия, реализующего научную литерату-

ру, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах. Одна табли-

ца содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при оформле-

нии закупки, — в ней указаны розничные цены на книги. Вторая таблица пред-

назначена для анализа результатов деятельности предприятия — в ней содер-

жатся закупочные оптовые цены и краткая информация о поставщиках (покупа-

тели не имеют доступа к данным этой таблицы).

1.Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск > Программы > Mi-

crosoft Access).

2.В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных и

щелкните на кнопке ОК.

3.В окне Файл новой базы данных выберите папку \Мои документы и

дайте файлу имя: Книготорговля. Убедитесь, что в качестве типа файла выбра-

но Базы данных Microsoft Access, и щелкните на кнопке Создать. Откроется

окно новой базы — Книготорговля.

4.Откройте панель Таблицы.

5.Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора

— откроется бланк создания структуры таблицы.

6.Для первой таблицы введите следующие поля:

Имя поля Тип поля

Наименование Текстовый

Автор Текстовый

Объем Числовой

Цена Денежный

Примечание MEMO

7.Щелкните на поле Объем. В нижней части бланка задайте свойство

Число десятичных знаков равным 0.

8.Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле.

На уникальность может претендовать поле Наименование, но в больших базах

данных возможно появление разных книг с одинаковым названием. Поэтому

мы используем комбинацию полей Наименование и Автор. Выделите оба поля

в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки

мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

9.Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя

Книги в продаже.

10.Повторив действия пунктов 5-9, создайте таблицу Поставщики, в кото-

547

рую входят следующие поля:

Имя поля Тип поля

Наименование Текстовый

Автор Текстовый

Цена оптовая Денежный

Поставщик Текстовый

Телефон Текстовый

Адрес Текстовый

Примечание MEMO

Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым,

несмотря на то что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связа-

но с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не срав-

нивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т. д. Это типичное

текстовое поле.

Ключевое поле можно не задавать — для текущей задачи оно не требует-

ся.

11.В окне Книготорговля: база данных откройте по очереди созданные та-

блицы и наполните их экспериментальным содержанием (3-4 записи). Закончив

работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.

Мы научились создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей

и управлять их свойствами. Мы также освоили приемы наполнения таблиц конкретным содер-

жанием.

Упражнение 14.2. Создание межтабличных связей

15 мин

1.Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск t Программы > Mi-

crosoft Access).

2.В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных,

выберите ранее созданную базу Книготорговля и щелкните на кнопке ОК.

3.В окне Книготорговля: база данных откройте панель Таблицы. Убеди-

тесь, что на ней присутствуют значки ранее созданных таблиц Книги в продаже

и Поставщики.

4.Разыщите на панели инструментов кнопку Схема данных. Если есть

сложности, найдите команду строки меню: Сервис > Схема данных. Восполь-

зуйтесь любым из этих средств, чтобы открыть окно Схема данных. Одновре-

менно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление табли-

цы, на вкладке Таблицы которого можно выбрать таблицы, между которыми

создаются связи.

5.Щелчком на кнопке Добавить выберите таблицы Книги в продаже и По-

ставщики — в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц.

6.При нажатой клавише SHIFT выделите в таблице Книги в продаже два

поля: Наименование и Автор.

7.Перетащите эти поля на список полей таблицы Поставщики. При отпус-

кании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение свя-

548

зей.

8.На правой панели окна Изменение связей выберите поля Наименование

и Автор таблицы Книги в продаже, включаемые в связь. Не устанавливайте

флажок Обеспечение целостности данных — в данном упражнении это не тре-

буется, но может препятствовать постановке учебных опытов с таблицами.

9.Закройте диалоговое окно Изменение связей и в окне Схема данных

рассмотрите образовавшуюся связь. Убедитесь в том, что линию связи можно

выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши

открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактиро-

вать ее.

10. Закройте окно Схема данных. Закройте программу Microsoft Access.

Мы изучили условия, необходимые для создания взаимосвязанных таблиц, и приемы их созда-

ния. Мы познакомились с основными типами связей, образующихся между таблицами, и научи-

лись редактировать параметры связи.

Упражнение 14.3. Создание запроса на выборку

30 мин

В этом упражнении мы создадим запрос на выборку книг, имеющих

объем не менее 400 страниц при цене менее 80 рублей.

1. Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск t Программы t Mi-

crosoft Access).

2.В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных,

выберите ранее созданную базу Книги в продаже и щелкните на кнопке ОК.

3.В окне Книготорговля: база данных откройте панель Запросы. Дважды

щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется

бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно До-

бавление таблицы.

4.В окне Добавление таблицы выберите таблицу Книги в продаже и щел-

кните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

5.В списке полей таблицы Книги в продаже выберите поля, включаемые в

результирующую таблицу: Наименование, Автор, Объем, Цена. Выбор произ-

водите двойными щелчками на именах полей.

6.Задайте условие отбора для поля Объем. В соответствующую строку

введите: > 400. Из таблицы будут выбираться не все издания, а только те, объем

которых превышает 400 страниц.

7.Задайте условие отбора для поля Цена. В соответствующую строку вве-

дите: < 80. Теперь из таблицы будут выбираться только издания, имеющие цену

менее 80 рублей.

8.Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его

имя — Выбор изданий.

9.В окне Книготорговля: база данных откройте только что созданный

запрос и рассмотрите результирующую таблицу. Ее содержательность зависит

от того, что было введено в таблицу Книги в продаже при ее наполнении в

упражнении 14.1. Если ни одно издание не соответствует условию отбора и по-

549

лучившаяся результирующая таблица не имеет данных, откройте базовые та-

блицы и наполните их модельными данными, позволяющими проверить работу

запроса.

10. По окончании исследований закройте все открытые объекты и завер-

шите работу с программой Microsoft Access.

Мы научились создавать запрос на выборку, основанный на таблице. Мы научились формировать струк-

туру запроса путем выбора базовой таблицы и полей, а также формулировать условие отбора.

Упражнение 14.4. Создание запросов «с параметром»

30 мин

Выше мы рассмотрели, как действует условие отбора, но должны отме-

тить его существенный недостаток. Пользователь базы данных работает с

запросами, которые ему подготовил разработчик. Если, например, разработчик

предусмотрел запрос, отбирающий издания, имеющие цену менее 80 рублей, то

пользователь базы уже не в состоянии отобрать книги, цена которых менее 150

рублей, поскольку у него нет соответствующего запроса.

Специальный тип запросов, называемый запросами «с параметром», поз-

воляет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска

запроса. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой.

Создадим простой запрос, позволяющий отбирать издания, предельную

цену которых пользователь может задать сам при запуске запроса.

1.Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск > Программы > Mi-

crosoft Access).

2.В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных,

выберите ранее созданную базу Книготорговля и щелкните на кнопке ОК.

3.В окне Книготорговля: база данных откройте панель Запросы. Дважды

щелкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора — откроется

бланк запроса по образцу.

4.Согласно упражнению 14.3 создайте запрос на выборку, основанный на

таблице Книги в продаже, в который войдут следующие поля:

• Наименование;

• Автор;

• Цена;

• Поставщик.

5.Строку Условие отбора для поля Цена надо заполнить таким образом,

чтобы при запуске запроса пользователь получал предложение ввести нужное

значение.

Текст, обращенный к пользователю, должен быть заключен в квадратные

скобки. Если бы мы хотели отобрать книги, цена которых больше 100 рублей,

мы бы написали: >100. Если бы нам были нужны книги дешевле 80 рублей, мы

бы написали <80. Но если мы хотим дать пользователю возможность выбора,

мы должны написать: < [Введите максимальную цену].

6.Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Выбор книг.

550