Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

11.Подобно тому, как указано в п. 9, задайте светло-розовый фон для яче-

ек.

12.Щелкните на кнопке ОК. Фон ячейки А2 должен измениться, если со-

ответствующий студент не имеет троек или, напротив, имеет задолженность.

13.Выделите весь диапазон ячеек ведомости и дайте команду Формат >

Условное форматирование. Диалоговое окно Условное форматирование долж-

но содержать настройки, подготовленные для ячейки А2.

14.Щелкните на кнопке ОК. Условное форматирование распространится

на всю выделенную область с автоматической коррекцией относительных ссы-

лок. Убедитесь, что формат ведомости соответствует тому, что требовалось.

15.Сохраните рабочую книгу book.xls.

Мы научились условно форматировать документ Excel. При условном форматирова нии оформление

ячеек зависит от их содержания. Мы также научились распространять условное форматирование одной

ячейки на целый диапазон.

Упражнение 13.6. Построение диаграммы

20 мин

1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и

откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2.Откройте рабочий лист Дополнительные расходы по месяцам.

3.Методом протягивания выделите диапазон ячеек А2:С25.

4.Щелкните на значке Мастер диаграмм на стандартной панели инстру-

ментов.

5.В списке Тип выберите пункт Гистограмма (для отображения данных в

виде столбчатой диаграммы). В палитре Вид выберите нижний пункт в первом

столбце (трехмерная гистограмма). Щелкните на кнопке Далее.

6.Так как диапазон ячеек был выделен заранее, мастер диаграмм автома-

тически определяет расположение рядов данных. Убедитесь, что данные на

диаграмме выбраны правильно.

7.На вкладке Ряд выберите пункт Ряд1, щелкните в поле Имя, а затем на

ячейке В1. Аналогично, выберите пункт Ряд2 и щелкните сначала в поле Имя, а

затем на ячейке С1. Щелкните на кнопке Далее.

8.Выберите вкладку Заголовки. Задайте заголовок диаграммы, введя в

поле Название диаграммы текст Диаграмма расходов. Щелкните на кнопке Да-

лее.

9.Установите переключатель Отдельном. По желанию, задайте произ-

вольное имя добавляемого рабочего листа. Щелкните на кнопке Готово.

10.Убедитесь, что диаграмма построена и внедрена в новый рабочий

лист. Рассмотрите ее. Попробуйте навести указатель мыши на любой из элемен-

тов диаграммы. Убедитесь, что во всплывающем окне отображается точное зна-

чение данного элемента диаграммы.

11.Щелкните на одном из элементов ряда Нарастающий итог. Убедитесь,

что весь ряд выделен.

12.Дайте команду Формат > Выделенный ряд. Откройте вкладку Вид.

511

13.Щелкните на кнопке Способы заливки. Установите переключатель За-

готовка, в раскрывающемся списке выберите пункт Океан, задайте тип штри-

ховки диагональная 1. Щелкните на кнопке ОК и еще раз на кнопке ОК. По-

смотрите, как изменился вид ряда данных.

14.По своему усмотрению измените оформление ряда данных Расходы и

других элементов диаграммы.

15.Сохраните рабочую книгу book.xls.

Мы научились строить графики на основе данных, содержащихся на рабочем листе, настраи-

вать формат диаграммы, задавать отображаемые данные и оформлять получающуюся диа-

грамму. Мы также узнали, как можно изменить формат готовой диаграммы.

Упражнение 13.7. Простейшие операции с базой данных

30 мин

1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и

откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2.Создайте новый рабочий лист (Вставка»Лист), дважды щелкните на его

ярлычке и присвойте ему имя Сведения о поставках.

3.Предполагается, что предприятие получает пять видов материалов: бу-

магу, фанеру, картон, полиэтилен и ткань — от пяти поставщиков, находящих-

ся в Братске, Казани, Курске, Мурманске и Череповце. Каждый из поставщиков

может поставлять любой вид материалов. Поставки производятся не чаще раза

в месяц, единица измерения — тонна.

4.В ячейки А1-D1 введите заголовки полей базы данных, соответственно:

Месяц, Поставщик, Товар, Объем.

5.Введите несколько десятков записей, имеющих описанную выше струк-

туру. Реальные «объемы поставки» значения не имеют.

Примечание. Преподаватель может заранее подготовить стандартную

базу данных, содержащую «сведения о поставках». В этом случае ее можно

скопировать из заранее подготовленной рабочей книги. Чтобы скопировать ра-

бочий лист из одной книги в другую, надо открыть обе эти книги, щелкнуть на

ярлычке копируемого листа правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном

меню пункт Переместить/скопировать. В открывшемся диалоговом окне книга-

приемник выбирается в раскрывающемся списке, далее надо указать место но-

вого листа среди уже существующих, установить флажок Создавать копию и

щелкнуть на кнопке ОК.

6.Общая сортировка базы данных. Сделайте текущей любую ячейку базы

данных и дайте команду Данные > Сортировка. Убедитесь, что при этом выде-

ляется вся (кроме заголовков полей) база данных.

7.В списке Сортировать по выберите пункт Месяц и режим по возраста-

нию.

8.В списке Затем по (вторичная сортировка) выберите пункт Поставщик и

режим по возрастанию.

9.В списке В последнюю очередь, по выберите пункт Товар и режим по

512

возрастанию. Щелкните на кнопке ОК.

10.Убедитесь, что база данных отсортирована по указанным критериям.

11.Последовательная сортировка базы данных. С помощью кнопки Отме-

нить на панели инструментов восстановив прежний порядок записей базы дан-

ных. Того же порядка сортировки можно добиться другим способом.

12.Выберите любую ячейку в столбце Товар и щелкните на кнопке Сор-

тировка по возрастанию на панели инструментов.

13.Выберите любую ячейку в столбце Поставщик и щелкните на кнопке

Сортировка по возрастанию на панели инструментов.,

14.Выберите любую ячейку в столбце Месяц и щелкните на кнопке Сор-

тировка по возрастанию на панели инструментов. Убедитесь, что итоговый по-

рядок сортировки тот же, что и в предыдущем случае. Обратите внимание, что

в этом случае мы сначала провели третичную сортировку, затем вторичную и

на последнем этапе первичную.

15.Фильтрация данных. Чтобы включить режим фильтрации, дайте ко-

манду Данные > Фильтр > Автофильтр. Обратите внимание на появление рас-

крывающих кнопок у заголовков полей базы данных.

16.Чтобы отобрать только записи, описывающие поставки из Братска,

щелкните на раскрывающей кнопке у поля Поставщик и выберите в списке

пункт Братск. Обратите внимание на то, что раскрывающая кнопка действую-

щего фильтра и номера отобранных строк отображаются синим цветом. Чтобы

отменить текущий фильтр, еще раз щелкните на раскрывающей стрелке и выбе-

рите пункт Все.

17.Чтобы отобрать наиболее крупные разовые поставки, щелкните на рас-

крывающей стрелке у поля Объем и выберите в списке вариант Первые 10.

18.Выберите с помощью счетчика число 20 и далее пункт наибольших и

вариант % от количества элементов. Щелкните на кнопке ОК. В результате бу-

дет отобрано 20% записей, содержащих наибольшие значения объема поставок.

19.Чтобы отменить режим фильтрации записей, еще раз дайте команду

Данные > Фильтр > Автофильтр.

Мы научились использовать электронную таблицу Excel в качестве базы данных. Мы научи-

лись выполнять операции сортировки и фильтрации по какому-либо признаку. При этом возмо-

жен отбор как всех записей, отвечающих определенному условию, так и доли (определенного

количества) записей со значениями, экстремальными по определенному критерию.

Упражнение 13.8. Построение сводной таблицы

30 мин

1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и

откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2.Откройте рабочий лист Сведения о поставках.

3.Сделайте текущей ячейку в пределах базы данных. Дайте команду Дан-

ные > Сводная таблица.

4.Убедитесь, что установлены переключатели в списке или базе данных

Microsoft Excel и сводная таблица. Щелкните на кнопке Далее.

513

5.Убедитесь, что диапазон базы данных выбран правильно. Щелкните на

кнопке Далее.

6.Убедитесь, что установлен переключатель Новый лист. Щелкните на

кнопке Макет.

7.Перетащите кнопки в соответствующие области макета сводной табли-

цы: кнопку Месяц — в область Страница, кнопку Поставщик — в область

Столбец, кнопку Товар — в область Строка, кнопку Объем — в область Дан-

ные.

8.Кнопка в области Данные будет иметь вид Сумма по полю Объем. Нас

это устраивает. Щелкните на кнопке ОК.

9.Щелкните на кнопке Параметры. В поле Имя введите текст Сводная та-

блица поставок. Щелкните на кнопке ОК. Щелкните на кнопке Готово.

10.Переименуйте рабочий лист со сводной таблицей, дважды щелкнув на

его корешке. Дайте ему имя Сводная таблица поставок.

11.Посмотрите на готовую сводную таблицу. Она показывает, сколько

материалов определенного типа пришло от конкретного поставщика, независи-

мо от времени поставки. Дважды щелкните на любой из ячеек сводной табли-

цы, чтобы увидеть на новом рабочем листе записи, на основе которых сфор-

мированы данные в этой ячейке.

12.Раскрывающие кнопки рядом с именами полей таблицы позволяют вы-

полнить сортировку по соответствующему полю. Выберите конкретный месяц

в раскрывающемся списке Месяц, чтобы увидеть данные, относящиеся к этому

месяцу.

13.Перетащите кнопку Месяц в область Столбец, а кнопку Товар — в об-

ласть Страница. Сводная таблица автоматически перестроится в соответствии с

новой структурой.

14.Дважды щелкните на кнопке Сумма по полю объем. В открывшемся

диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы щелкните на кнопке До-

полнительно. В раскрывающемся списке Дополнительные вычисления выбери-

те пункт Доля от суммы по строке. Щелкните на кнопке ОК.

15.Посмотрите на новый вид сводной таблицы. Среди прочего, мы опре-

делили, какую долю в общем потоке поставок имеет каждый из поставщиков.

16.Сохраните рабочую книгу book.xls.

Мы научились создавать сводные таблицы для получения итоговых сведений на основе со-

держимого базы данных. Мы узнали, как выяснить, исходя из каких данных получен элемент

сводной таблицы. Мы также научились фильтровать данные сводной таблицы, динамически

перестраивать сводную таблицу, а также изменять способ отображения области данных.

Упражнение 13.9. Построение сводной диаграммы

20 мин

1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и

откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2.Откройте рабочий лист Сводная таблица поставок.

3.Щелкните на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Свод-

514

ная таблица. Сводная диаграмма строится автоматически на новом рабочем ли-

сте.

4.Переименуйте этот рабочий лист, дав ему имя Сводная диаграмма.

5.Поэкспериментируйте со сводной диаграммой, чтобы выяснить, какие

ее параметры можно изменять.

6.Выполните фильтрацию отображаемых данных.

7.Измените величину, отображаемую на диаграмме.

8.Переместите поле базы данных в другую область диаграммы.

9.Измените тип диаграммы.

10. Измените формат отображения элементов диаграммы.

Мы научились создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц. При прямом созда-

нии сводной диаграммы соответствующая сводная таблица создается в любом случае. Мы вы-

яснили, что при использовании сводной диаграммы нам доступны как операции, соответствую-

щие сводной таблице,так и те, которые применяют при построении диаграмм. Иными словами, свод-

ные диаграммы объединяют средства анализа и средства графического представления информации,

имеющейся в базе данных.

Упражнение 13.10. Настройка режима проверки вводимых данных

20 мин

1.Запустите программу Excel (Пуск > Программы > Microsoft Excel) и

откройте рабочую книгу book.xls, созданную ранее.

2.Откройте рабочий лист Сведения о поставках.

3.Предполагается, что у нас имеется фиксированный список поставщиков

и товаров, так что ручной ввод этих величин необязателен. Также будем счи-

тать, что разовая поставка любого материала не может превосходить 10 тонн.

4.Для последующих экспериментов внесите произвольные искажения в

базу данных: задайте в одной-двух записях неверное имя поставщика, в одной-

двух записях используйте неверное наименование материала, в одной двух за-

писях укажите завышенный объем поставки (более 10 тонн).

5.За пределами базы данных, например в столбце F, в ячейках F2-F6 ука-

жите имена поставщиков по одному в ячейке.

6.Аналогичным образом в ячейках G2-G6 укажите правильные наимено-

вания товаров.

7.Выделите все ячейки базы данных в столбце В (Поставщик), кроме за-

головка столбца. Дайте команду Данные > Проверка.

8.В раскрывающемся списке Тип данных выберите вариант Список.

Переключитесь на поле Источник и введите (или выберите) диапазон F2:F6.

Если диапазон выбран, ссылка автоматически берется как абсолютная. После

этого щелкните на кнопке ОК.

9.Аналогичным образом выберите допустимые значения для поля Товар.

В поле Источник необходимо указать диапазон G2:G6.

10.Выберите все ячейки в столбце D. Дайте команду Данные > Проверка.

В поле Тип данных выберите вариант Действительное. В полях Минимум и

Максимум укажите, соответственно, значения 0 и 10. Щелкните на кнопке ОК.

515

11.Сделайте текущей любую ячейку в столбце В. Убедитесь, что ввести в

нее произвольное значение, отсутствующее в списке, теперь невозможно. Щел-

кните на раскрывающей кнопке, чтобы выбрать допустимое значение из списка.

12.Аналогичным образом, попробуйте ввести недопустимое значение

(текстовое или выходящее за пределы заданного интервала) в ячейку столбца

D. Убедитесь, что это также невозможно.

13.Так как данные вводились в базу до включения проверки, они могут

содержать ошибки. Дайте команду Сервис > Зависимости > Панель зависимо-

стей.

14.Щелкните на кнопке Обвести неверные данные. Убедитесь, что ячейки

с ошибками (созданные в п. 4) обнаружены и обведены красным цветом.

15.Исправьте ошибки и еще раз щелкните на кнопке Обвести неверные

данные. Убедитесь, что пометки исчезли.

16.Сохраните рабочую книгу book.xls.

Мы научились использовать средства автоматической проверки вводимых данных. Мы узнали, что при

этом гарантируется соответствие введенных данных определенному условию. Мы также познакомились

с новым способом ввода данных при наличии ограничений. Мы научились находить ошибки в том случае,

если условие на данные задано уже после того, как данные были введены.

Упражнение 13.11. Решение задачи оптимизации

расходов предприятия

30 мин

Задача. Предприятие работает по недельному графику, требующему раз-

ного числа работников в разные дни недели. Необходимое число работников

приведено в таблице.

Понедель-

ник

Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресе-

нье

13 14 16 18 22 20 19

Можно использовать сотрудников с пятидневной рабочей неделей (вы-

ходные — любые два дня подряд, недельная заработная плата — 500 рублей) и

с шестидневной рабочей неделей (выходной — суббота или воскресенье, не-

дельная заработная плата — 700 рублей, то есть шестой рабочий день оплачи-

вается по двойной ставке). При этом требуется, чтобы использовались все вари-

анты расписания работы с двумя выходными (это позволяет при болезни одно-

го из работников привлечь на замену человека, который только что имел сво-

бодный день).

Необходимо составить график работы, обеспечивающий минимальные

расходы предприятия на заработную плату.

1.Запустите программу Excel и откройте рабочую книгу book.xls.

2.Создайте новый рабочий лист (Вставка * Лист), дважды щелкните на

его ярлычке и присвойте ему имя Заработная плата.

3.В первую строку рабочего листа введите заголовки столбцов: в ячейку

516

А1 — Выходные дни, в ячейку В1 — Работники, в ячейки D1-J1 — дни недели

(Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс).

4.В столбец А введите заголовки строк. В ячейках А2-А8 введите разре-

шенные пары выходных (от Понедельник, вторник до Воскресенье, понедель-

ник). В ячейки А9 и А10 введите одиночные выходные (Суббота и Воскресе-

нье). В ячейке А12 укажите заголовок Всего. Ячейка А15 должна содержать

фразу Недельная оплата работника, а ячейка А16 — текст Общий недельный

расход.

5.Введите фиксированные данные. В ячейке В13 напишите Всего требу-

ется и введите в ячейках D13-J13 требования к минимальному числу работни-

ков согласно заданной таблице. В ячейку В15 введите фиксированную недель-

ную оплату — 500 рублей.

6.В ячейках диапазона D2: Л 0 укажите 1, если для данного расписания

день является рабочим, и 0 — если выходным.

7.В ячейки В2-В10 введите нулевые (или иные произвольные) значения.

Предполагается, что в дальнейшем эти значения будут вычислены автоматиче-

ски.

8.В ячейку D12 введите следующую формулу:

=D8*$B8+D2*$B2+D3*$B3+D4*$B4+ +

D5*$B5+D6*$B6+D7*$B7+D10*$B10+D9*$B9. По ней рассчитывается число

работников, занятых в понедельник. Элементы абсолютной адресации исполь-

зованы для того, чтобы формулу можно было копировать.

9.Методом заполнения скопируйте только что введенную формулу в

ячейки диапазона Е12- Л 2.

10.В ячейку В12 введите формулу =СУММ(В2:В8)+СУММ(В9:В10)*1,4.

Для ввода имени функции используйте строку формул или Мастер формул. По

этой формуле вычисляется «приведенное» число сотрудников с учетом увели-

ченной заработной платы при шестидневной рабочей неделе.

11.В ячейку В16 введите формулу для исчисления итоговых расходов на

заработную плату за неделю: =В15*В 12. Именно это значение необходимо све-

сти к минимуму.

12.Запустите надстройку Поиск решения (Сервис > Поиск решения). Если

пункт Поиск решения в меню'отсутствует, значит, необходимо подключить эту

надстройку, дав команду Сервис > Надстройки и установив соответствующий

флажок.

13.В поле Установить целевую ячейку выберите ячейку В16.

14.Для переключателя Равной выберите вариант минимальному значе-

нию.

15.Щелкните на поле Ограничения и затем — на кнопке Добавить.

16.Щелкните на поле Ссылка на ячейку и выберите диапазон В2:В10. В

качестве ограничения выберите вариант цел. Щелкните на кнопке Добавить.

17.В поле Ссылка на ячейку выберите диапазон В2:В8. Выберите опера-

цию >= и значение 1 в поле Ограничение. Аналогичным образом для диапазона

В9:В10 выберите значение >=0.

18.В поле Ссылка на ячейку выберите диапазон D12:J12. Выберите опера-

517

цию >=. В поле Ограничение выберите диапазон D13:J13. Этим задается огра-

ничение на минимальное число работников. Щелкните на кнопке ОК.

19.Щелкните на кнопке Выполнить, чтобы провести поиск оптимального

варианта. По окончании расчета щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить

найденное решение.

20.Сохраните рабочую книгу book.xls.

Мы научились использовать программу Excel в задачах оптимального управления. Мы научи-

лись формулировать условия задачи табличным образом, формировать ограничения, кото-

рым должно удовлетворять решение, выполнять поиск оптимального варианта. Мы также по-

няли, что найти нужное решение подбором крайне сложно даже для самых простых задач.

518

ГЛАВА 14 ВВЕДЕНИЕ В ТЕХНОЛОГИЮ

БАЗ ДАННЫХ

14.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БАЗ ДАННЫХ

Базы данных и системы управления базами данных

База данных — это организованная структура, предназначенная для хра-

нения информации. Внимательный читатель, знающий из первой главы, что

данные и информация — понятия взаимосвязанные, но не тождественные, дол-

жен заметить несоответствие в этом определении. Его причины чисто истори-

ческие. В те годы, когда формировалось понятие баз данных, в них действи-

тельно хранились только данные. Однако сегодня большинство систем управле-

ния базами данных ( СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только

данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происхо-

дит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными

комплексами. Таким образом, мы можем говорить, что в современных базах

данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация.

Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу дан-

ных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их

адресах, кредитной истории, состоянии расчетных счетов, финансовых опера-

циях и т. д. Доступ к этой базе имеется у достаточно большого количества со-

трудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет до-

ступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее

произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства,

позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, ко-

торые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содер-

жащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется

информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах соб-

ственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления ба-

зой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для созда-

ния структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содер-

жимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы по-

нимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием,

их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода

или передача по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных. Не-

смотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предо-

ставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД

опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам

возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и мето-

ды на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД

Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office наряду с рассмотренными

ранее пакетами Microsoft Word и Microsoft Excel. В тех случаях, когда конкрет-

519

ные приемы операций зависят от используемой версии программы, мы будем

опираться на последнюю версию Microsoft Access 2000, хотя в основном речь

будет идти о таких обобщенных понятиях и методах, для которых различия

между конкретными версиями программ второстепенны.

Структура простейшей базы данных

Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это

все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение.

Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть — это структура

базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простей-

ший «некомпьютерный» вариант базы данных — деловой ежедневник, в кото-

ром каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не за-

писано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет струк-

туру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей

писчебумажной продукции.

Базы данных могут содержать различные объекты, но, забегая вперед,

скажем, что основными объектами любой базы данных являются ее таблицы.

Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, струк-

тура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Мы знаем, что структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки.

Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набо-

ром полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изме-

няем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы — они еще

определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежа-

щие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз

данных на примере СУБД Microsoft Access.

• Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля

при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей использу-

ются в качестве заголовков столбцов таблиц).

520