Шуткина Ж.А.(сост.) Методическая разработка по дисциплине делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

НИЖЕГОРОДСКИЙ ИНСТИТУТ

МЕНЕДЖМЕНТА И БИЗНЕСА

Методическая разработка по дисциплине

делопроизводство

Составитель Ж.А.Шуткина

Н.Новгород

2006

Рабочая программа

(автор Л.Н. Суворова)

1. Пояснительная записка.

Актуальность дисциплины. Управленческие решения и действия организаций и пред-

приятий фиксируются в служебных документах. В документах отражается и учитывается

деятельность организации, предприятия, поэтому ведение многих документов предписано

законами (организационные, кадровые и распорядительные документы и т.д.). При проверке

работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых

деятельность организации зафиксирована.

Уровень управления современной организацией зависит от того, насколько рацио-

нально и грамотно поставлена работа с документами в организации, т.е. насколько эффек-

тивно организовано делопроизводство (документационное обеспечение управления).

В современном мире, когда резко возросли потоки информации, функции документи-

рования, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, составляют огромный

процент от всех управленческих функций и требуют больших интеллектуальных и трудовых

затрат. Кроме того, составление, оформление документов и организация работы с ними рег-

ламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполне-

ние которых обязательны для каждого специалиста, имеющего дело с документами.

Цель изучения дисциплины. Изучение процедур составления и оформления доку-

ментов, отражающих управленческую деятельность предприятия, в соответствии с совре-

менными требованиями, а также организации работы с документами с момента их создания

или получения до завершения исполнения по ним и передаче на хранение.

Назначение дисциплины. Дисциплина «Делопроизводство» является вузовским (ре-

гиональным) компонентом. . Она дает полное представление о практике документирования

управленческой деятельности предприятия и организации документооборота в соответствии

с нормативными документами: рассмотрены современные требования к оформлению управ-

ленческих документов, технологические операции документооборота (прием, регистрация,

контроль, исполнение, систематизация, подготовка к хранению документов). Дисциплина

«Делопроизводство» будет интересна и студентам, и руководителям, т.к. любой современ-

ный специалист обязан грамотно работать с документами.

Адресность. Учебное пособие входит в состав учебно-методического комплекса дис-

циплины «Делопроизводство» по направлениям бакалавриата НИМБ. «Менеджмент», «Эко-

номика», и специальностям «Менеджмент организации», «Финансы и кредит», «Марке-

тинг», «Бухучет, анализ и аудит».

Контроль знаний осуществляется для студентов очной формы обучения — путем

выполнения заданий на практических занятиях с использованием ПК, Консультанта-плюс;

для студентов

заочной формы обучения - путем выполнения программированного задания.

Итоговой формой контроля является зачет.

Организация самостоятельной работы. Студенты самостоятельно изучают теоре-

тический материал, в случае пропуска практических занятий готовят и сдают преподавателю

изученный материал в письменном виде.

Литература. В качестве базовых учебников по курсу «Делопроизводство» рекомен-

дуются:

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.

Учебное пособие. М.: ИНФРА-М.,

Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005, 312 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного

обеспечения управления). Учебник для студентов вузов с грифом Министерства образова-

ния РФ - М. "ЮНИТИ", 2002, 359 с.

Медведева Т.А. Документирование управленческой деятельности. Конспект лекций.

СПб.: Политехника, 2004, 208 с.

Тематический план дисциплины "Делопроизводство"

Разделы и темы

Об-

щая

трудо-

ем-

кость,

Аудитор-

ные заня-

тия, час

Практиче-

ские заня-

тия,час

Самостоятельная

работа, час

очная заочная очная заочная очная заочная

Раздел 1. О

мление

28 7 4 7 - 14 24

Тема 1. Основные

понятия. Классифи-

кация и состав управ-

ленческих докумен-

2 1 0,5 1 1,5

Тема 2. Оформление

управленческих до-

кументов в соответ-

ствии с ГОСТ Р 6.30-

8 2 0,5 2 4 7,5

Тема 3. Правила оформ- 16 3 3 5 - 8 13

Тема 4. Требования к из- 2 1 - - - 1 2

Раздел 2. Составление

4 2 - - - 2 4

Тема 5. Требования к тек-

2 1 - - - 1 2

Тема 6. Особенности 1 1 - - - 1 2

Раздел 3. Особенности

подготовки и о

мле-

32 7 2 9 - 16 30

Тема 7. Основные

правила оформле-

ния организацион-

2 1 0,5 1 1,5

Тема 8. Правила оформ-

ления распорядительных

документов (приказ, ука-

8 2 0,5 2 4 7,5

Тема 9. Правила

оформления инфор-

мационно-

14 2 0,5 5 7 13,5

Тема 10. Докумен-

тирование деятель-

8 2 0,5 2 - 4 7,5

Раздел 4. Систе-

ма документа-

28 6 3 8 - 14 25

Тема 11. Виды кадровых

документов, правила их

4 2 1 - 2 3

Тема 12. Унифи-

цированные

10 1 1 4 5 9

Тема 13. Правила оформ-

4 1 0,5 1 2 3,5

Тема 14. Правила

оформления трудового

10 2 0,5 3 5 9,5

Раздел 5. О

ганизация

8 3 1 1

4 7

Тема 15. Понятие

документооборота и

его основные этапы.

2 1 0,5 1 1,5

Тема 16. Регистра-

ция и организация

4 1 - 1

2 4

Тема 17. Номенклатура

дел. Формирование и

2 1 0,5 - - 1 1,5

Раздел 6. Подготовка

2 1 - - - 1 2

Тема 18. Экспертиза

ценности документов.

2 1 - - - 1 2

Итоговое количество

часов

102 26 10 25 - 51 92

Форма контроля знаний

студентов

зачет зачет

накопитель-

ный рейтинг,

зачет

ПЗ ПЗ

Содержание программы (основные дидактические единицы)

Раздел 1. Оформление управленческих документов

Тема 1. Основные понятия в делопроизводстве

Делопроизводство, документ, документирование, документооборот. Классификация и со-

став управленческих документов. Функции управленческих документов. Унификация и

стандартизация документов. Унифицированная система организационно-распорядительной

документации (УСОРД). Стандартизация управленческих документов.

Тема 2. Оформление управленческих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Область применения стандарта. Состав реквизитов документов. Форматы бумаги и поля.

Бланки документов. Виды бланков. Способы расположения постоянных реквизитов в блан-

ках. Нумерация страниц.

Тема 3. Правила оформления реквизитов документов.; Реквизиты организационно-

распорядительных документов. Постоянные и переменные реквизиты. Расположение рек-

визитов на бланке. Согласование документов. Утверждение документов. Адресование до-

кументов. Подписание документов. Придание юридической силы документу.

Тема 4. Требования к изготовлению документов на компьютере Размеры межстрочных

интервалов при оформлении текста, для отделения друг от друга составных частей рекви-

зитов, для отделения реквизитов друг от друга, при подготовке текста документа к изда-

нию типографским способом. Стандартные положения табулятора при оформлении раз-

личных реквизитов документа. Подготовка документов на компьютере. Разработка шаб-

лонов документов, трафаретных текстов, таблиц.

Раздел 2. Составление документов

Тема 5. Требования к тексту документа

Аргументированность, достоверность и объективность, полнота информации, краткость и

ясность изложения в текстах документов. Язык документа. Тон документа. Структура тек-

ста.

Тема 6. Особенности языка и стиля служебных документов. Применение устойчивых

языковых формул. Правильность сочетания слов. "Применение сокращенных слов и слово-

сочетаний. Разделение текста на абзацы.

Раздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Тема 7. Основные правила оформления организационных документов.

Понятие положения и его структура. Устав организации, его назначение и структура. По-

нятие штатного расписания, структуры и штатной численности их оформление. Понятие и

назначение инструкции, виды инструкций, структура инструкции.

Тема 8. Правила оформления распорядительных документов.

Виды распорядительных документов. Подготовка, согласованиепроекта распорядительно-

го документа. Понятие приказа, виды приказов, правила оформления приказа, структура

текста приказа. Понятие указания и его оформление. Понятие распоряжения и его оформ-

ление. Понятие решения и его оформление. Оформление выписки из распорядительных

документов и придание ей юридической силы.

Тема 9. Правила оформления информационно-справочных документов. Понятие де-

лового письма, его назначение, виды писем, оформление письма на бланке организации,

структура текста письма. Понятие акта, виды актов, схема оформления акта, утверждение

акта. Понятие докладной записки и ее назначение, виды докладных записок и правила

оформления. Понятие объяснительной записки и ее назначение, виды объяснительных за-

писок и правила оформления. Понятие справки и виды справок, правила оформления. Те-

леграмма, телефонограмма, телефакс, правила их оформления.

Тема 10. Документирование деятельности коллегиальных органов Понятие протокола.

Виды протоколов. Оформление протокола. Структура текста протокола. Оформление вы-

писки из протокола и придание ей юридической силы.

Раздел 4. Система документации по личному составу (кадровые доку-

менты)

Тема 11. Виды кадровых документов, правила их оформления и хранения.

Виды кадровых документов. Требования к условиям хранения кадровых документов и

доступа. Приказы по кадрам, виды приказов, правила оформления, сроки хранения прика-

зов. Основания для издания приказов по кадрам. Понятие личного дела. Состав личного

дела, порядок формирования личного дела. Личный листок по учету кадров. Документы,

предъявляемые и оформляемые при приеме на работу.

Тема 12. Оформление трудового договора, заявлений, автобиографии, характеристи-

ки, резюме, доверенности. Понятие, назначение и структура трудового договора. Поня-

тие, назначение, оформление заявления работников, виды заявлений. Понятие, назначение

и оформление характеристики, автобиографии, резюме. Назначение и оформление дове-

ренности.

Тема 13. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда

и его оплаты. Унифицированные формы приказов о приеме, переводе на другую работу,

расторжении трудового договора, поощрении, предоставлении отпуска, командировании.

Правила их оформления. Личная карточка формы Т-2, назначение, особенности оформле-

ния, сроки хранения.

Тема 14. Правила оформления трудовых книжек.

Понятие трудовой книжки. Требования к оформлению и внесению записей в трудовую

книжку: оформление титульного листа, внесение сведений о трудовой деятельности, о по-

ощрениях и награждениях, изменений. Вкладыш в трудовую книжку, его оформление.

Дубликат трудовой книжки, порядок оформления. Оформление выдачи трудовой книжки.

Порядок учета трудовых книжек в организации. Сроки хранения трудовых книжек.

Раздел 5. Организация работы с документами

Тема 15. Документооборот.

Понятие документооборота Основные принципы документооборота. Основные документо-

потоки и маршруты их движения. Схема обработки входящих документов. Схема обработ-

ки исходящих документов. Особенности обработки внутренних документов.

Тема 16. Регистрация и организация контроля исполнения документов.

Значение и цели регистрации документов. Системы регистрации документов. Общие пра-

вила регистрации документов. Формы регистрации документов. Формы регистрационных

журналов, регистрационно-контрольных карточек. Значение и виды контроля исполнения

док

ментов. Виды с

окового конт

оля. Фо

мы конт

оля.

Тема 17. Текущее хранение документов.

Понятие дела и номенклатуры дел организации. Назначение номенклатуры дел. Общие

требования к номенклатуре дел. Виды номенклатуры. Порядок составления номенклатуры

дел. Порядок формирования и оформления дел. Организация текущего хранения дел.

Раздел 6. Подготовка дел к архивному хранению

Тема 18. Обработка дел для последующего хранения.

Понятие экспертизы ценности документов. Функции экспертных комиссий. Критерии

оценки документов. Деление документов на группы в зависимости от сроков хранения.

Оформление дел. Оформление обложек дел. Понятие описи дел и порядок их составления.

Виды дел, передающихся в архив. Порядок передачи дел в архив организации. Порядок пе-

редачи дел в государственный архив.

Примерный перечень контрольных вопросов,

выносимых на зачёт по курсу

«Делопроизводство»

1. Цели изучения и задачи курса делопроизводства, определение делопроизводства. Роль

документационного обеспечения в управлении.

2. Краткая характеристика приказного, коллежского и исполнительного делопроизводства в

России.

3. Нормативно-правовое обеспечение деятельности служб делопроизводства, структура и

содержание инструкции по делопроизводству на предприятии.

4. Понятие «документ», его функция. Классификация документов по основным признакам.

5. Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты.

6. Характеристика реквизитов заголовочной части документа, их перечень и требования к

оформлению.

7. Характеристика реквизитов содержательной части документа, их перечень и требования

к оформлению.

8. Характеристика реквизитов оформляющей части документа, их перечень и требования к

оформлению.

9. Бланк документа, виды бланков организационно-распорядительных документов. Требо-

вания к бланкам, размеры полей бланков.

10. Организационные документы, их назначение и роль. Основные виды и общие правила

оформления.

11. Общая характеристика должностной инструкции. Определение, структура содержания,

порядок оформления и основные реквизиты документа.

12. Штатное расписание. Общая характеристика документа; форма исполнения, структура

содержания, порядок оформления и реквизиты документа.

13. Распорядительные документы, их назначение и роль в управлении. Основные виды рас-

порядительных документов и общие правила оформления.

14. Приказ по основной деятельности. Структура текста приказа, порядок его разработки и

правила оформления реквизитов. Выписка из приказа.

15. Распоряжение. Структура текста, правила оформления реквизитов.

16. Указание. Общая характеристика документа, структура его текста, порядок и особенно-

сти оформления, реквизиты указания.

17. Информационно-справочные документы, их назначение и роль в управлении. Перечень

основных видов информационно-справочных документов. Общие требования к оформле-

нию.

18. Акт. Общая характеристика документа, структура текста, порядок разработки и оформле-

ния реквизитов акта.

19. Протокол. Общая характеристика протокола, структура текста, порядок разработки и

оформления

реквизитов протокола.

20. Докладная, объяснительная записка. Общая характеристика документов, порядок

оформления реквизитов служебных записок.

21. Справка. Виды справок Общая характеристика документа, реквизиты справок, особен-

ности оформления.

22. Служебное письмо. Виды писем. Структура, порядок оформления, требования к письму,

реквизиты письма.

23. Телеграмма и телефонограмма. Общая характеристика документов, порядок оформле-

ния реквизитов

24. Документы по личному составу. Перечень документов. Особенности этих документов.

25. Оформление кадровых приказов, выписка из приказа.

26. Оформление заявления, автобиографии, характеристики, резюме.

27. Трудовая книжка. Правила оформления трудовых книжек.

28. Документооборот. Основные этапы документооборота. Технология работы с входящи-

ми документами.

29. Технология обработки внутренних и исходящих документов.

30. Регистрация документов и контроль исполнения документов.

31. Номенклатура дел на предприятии, формирование и оформление дел.

32. Подготовка документов на архивное хранение.

33. Организация и особенности приёма посетителей руководителем.

34. Порядок работы с письменными обращениями граждан.

35. Подготовка и обслуживание совещаний.

Методические рекомендации

Практическое задание является основным, так как по уровню его выполнения опреде-

ляется уровень знаний и умений студента составлять конкретный вид документа. При вы-

полнении практического задания необходимо дать определение документа, указать последо-

вательность его разработки, кто, как правило, готовит этот документ. Раскрыть структуру

текста, реквизиты заголовочной, содержательной и оформляющих частей документа.

Задание требует разработать вариант документа. В заключительной части практиче-

ского задания целесообразно указать наиболее распространённые ошибки, допускаемые при

оформлении данного документа.

Вариант разработанного документа должен иметь все необходимые реквизиты и текст

без пропусков и пустых строк.

В заключительной части работы сделать выводы. Оформить список использованных

нормативных документов и литературы.

Практическое задание

Разработать проекты документов:

Приказ по основной деятельности;

Акт;

Протокол;

Справка;

Служебное письмо.

Содержание

ГЛАВА 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-

МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ.

1.1 ДОКУМЕНТЫ И ДЕЛОВПРОИЗВОДСТВО

1.2 ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.3 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ГЛАВА 2. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

2.1. ТРЕБОВАНИЯ

К ТЕКСТУ

2.2. ЭЛЕМЕНТЫ

ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

2.3.

ПОДГОТОВКА ТАБЛИЦ В ДОКУМЕНТАХ

ГЛАВА 3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

3.1 БЛАНКИ ДОКУМЕНТА

3.2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

ГЛАВА 4. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИХ СО-

СТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ.

4.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ - УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ

4.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ,

РАСПОЛРЯЖЕНИЯ

4.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ГЛАВА 5. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

5.1 ВИДЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.2 УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ

5.3 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ТРУДОВОГО ДОГОВОРА И ДР.

ГЛАВА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

6.2.

ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

6.3.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ

6.4. РЕГИСТРАЦИЯ

ДОКУМЕНТОВ

6.4.КОНТРОЛЬ

ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

ГЛАВА 7. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

7.1.НОМЕНКУЛАТУРЫ ДЕЛ

7.2.ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

7.3.ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

7.4.ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ГЛАВА 1.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-

МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

1.1. ДОКУМЕНТЫ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Делопроизводство-это специфическое направление деятельности, которое заключается в

составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означа-

ет сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в

ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую догово-

ренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, иска-

жено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собра-

ние документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово

"дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

В русском языке понятие "документ" (от латинского documentum - доказательство, свиде-

тельство) появилось в XVIII в. Петр I перевел его как "письменное свидетельство", под-

черкнув тем самым прежде всего правовое значение документа.

Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, не изме-

нилось и к XX в. Ф. Павленков в Энциклопедическом словаре 1913 г. дает следующее опре-

деление документа: "Документ - 1) всякая бумага, составленная законным порядком и мо-

гущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанно-

стей, 2) вообще всякое письменное доказательство".

Позже ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

вносит в понятие "документ" некоторые изменения: "Документ - это средство закрепления

различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях

объективной действительности и мыслительной деятельности человека". Здесь основную на-

грузку несут понятия "информации" и "средства ее закрепления" т.е. "носители".

Таким образом, понятие "документ" приобретает три основных подхода к формулирова-

нию:

1. Документ - как материальный объект,

2. Документ - как носитель информации,

3. Документ - как сама документированная информация.

К настоящему времени термин "информация" предполагает, прежде всего, возможность

ее идентификации через реквизиты. Именно эта ее особенность отличает документ от других

носителей информации.

Таким образом, в результате эволюции понятие документа приходит к его современному

официальному толкованию: "Документированная информация (документ), зафиксированная

на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ".

В современных условиях делопроизводство понимается

как отрасль деятельности, обес-

печивающая документирование и организацию работы с официальными документами; сино-

нимом делопроизводства государственный стандарт устанавливает докуметационное обес-

печение управления.

Функциями делопроизводства по действующим нормативным документам считаются:

1. установление правил процесса документирования и операций с документами на всех

участках деятельности;

2. непосредственное выполнение ряда операций, таких как создание, регистрация-учет,

передача, оперативное хранение документов, поиск, контроль исполнения и т.д.

В условиях научно – технической революции произошло резкое увеличение объемов инфор-

мации. В связи с этим возникла необходимость упорядочения информационных потоков.

Основным направлением совершенствования этого процесса является унификация и стан-

дартизация.

Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе,

форме, единооб-

разию".