Шуткина Ж.А.(сост.) Методическая разработка по дисциплине делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

УТВЕРЖДЕНЫ

Приказом Председателя Правления банка

30.09.2004 № 82

или

УТВЕРЖДЕН

Постановлением администрации области

12.03.2004 №375

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы доку-

мента.

Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению представлен в приложе-

нии.

17.Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п.,

зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим долж-

ностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполне-

ния, подпись и дату.

Например:

Зайцевой А.В. Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2004

Личная подпись 05.02.2004

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель,

а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На

документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указыва-

ется исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление ре-

золюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголов-

ке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названиемдокумента. Например: приказ

(о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2004 года»; протокол (чего?) «Заседания пе-

дагогического совета»; Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

19. Отметка

о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руко-

водителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или

как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или буквой «К».

20. Текст. Тексты документов пишут на государственном языке РФ при направлении их:

в федеральные органы государственной власти

, органы государственной власти субъек-

тов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного

субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Рос-

сийской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде

их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта

должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосоче-

танием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего време-

ни («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные

словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в

именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть прону-

мерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины,

основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы,

просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную

часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления

- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или

ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименова-

ние организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок

к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на раз-

делы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, дейст-

вующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству орга-

низации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю»,

«предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица

единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множест-

венного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «высту-

пили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных под-

разделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или вы-

воды (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного

или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»,

«комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмот-

рение»);

• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД счи-

тает возможным»).

21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тек-

сте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество

листов и экземпляров каждого. Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать

отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение № 2

к постановлению

администрации области

от 10.01.2004 №30

22.Подпись. В состав этого реквизита входит наименование должности лица, подписы-

вающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на доку-

менте, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Проектно-конструкторского

и технологического института

автоматизированных систем

управления Подпись А.А. Сергеев

Или

Директор института Подпись А.А. Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают

одну под другой в последовательности, соответсвующей занимаемой должности. Например:

Директор завода Подпись В.В. Волков

Главный бухгалтер Подпись В.М. Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи распо-

лагаются на одном уровне. Например:

Заместительминистра Заместитель министра

транспорта РФ связи РФ

Подпись А.А. Петров Подпись А.В. Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих

документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии Подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии: Подпись К.М. Ар-

темьева

Подпись С.П. Матвеев

Подпись В.А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указа-

нием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за»,

надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности ли-

ца, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной под-

писи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

начального профессионального

образования Министерства

образования РФ

_______________Е.Я. Бутко

подпись 12.02.2004

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма,

гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

педагогического совета

от 10.02.2004 №5

Или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ

от 10.02.2004 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе

согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны

указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ,

его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед на-

именованием должности

24. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность ли-

ца, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписа-

ния. Например:

Начальник общего отдела

Личная подпись О.Е. Матвоиенко

19.09.2003

При наличии замечаний к документу

визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.И. Ващук

19.09.2003

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в

нижней части лицевой стороны копии

отправляемого документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в ниж-

ней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается

по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати. На документах, удостоверяющих праве должностных лиц, фикси-

рующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специ-

ально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лиц; должна быть заве-

рена печатью (гербовой, круглой). Например:

Начальник

управления Печать Подпись Г.В.Сидоров

Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати должен быть четким и ста-

виться таким образом, чтобы он захватывал часть слов наименование должности и личной

подписи лица, подписывающего документ.

Примерный перечень документов, на которых ставиться печать организации представ-

лен в приложении.

26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже рек-

визита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности

лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Напри-

мер:

Верно

Инспектор отдела кадров подпись И.В. Смирнов

10.02.2004

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки завери-

тельную подпись удостоверяют печатью.

27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лице-

вой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в

левом нижнем углу.

Например:

В.А. Аксенов

225032

28. Отметка об исполнении документа и направлении его вдело должна включать сле-

дующие данные:

• краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссыл-

ку на его дату и номер;

• слова «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и

датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в ко-

тором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа

документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, да-

ту поступления документа, очередной порядковый номер.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул),

проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименова-

ние файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в ор-

ганизации.

ГЛАВА 4

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУ-

МЕНТЫ,

ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ

Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют реше-

ния административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимо-

действия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, органи-

заций и должностных лиц.

Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо соблюдение следующих правил:

- документ должен отвечать действующему законодательству;

- документ должен издаваться только в пределах своей компетенции;

- документ должен быть оформлен в соответствии с общегосударственными правилами

составления и оформления документов.

Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она

представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии

оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановле-

ния и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение

существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.

Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов

на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления, согласования и оформления распорядительного документа же-

лательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагается последовательность

работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юриди-

ческую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или не-

скольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработ-

ке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие

группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа

практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, доста-

точная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа,

тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина зна-

ния вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание

документа органами власти и управления,

конкретное поручение вышестоящего органа, не-

обходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуще-

ствления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение

может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо

вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого, -

определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить

. В зависимости от важности

управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и

решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распоряди-

тельных документов по данному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только

правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку про-

блем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов

позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов

и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой ин-

формации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые мате-

риалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания рас-

порядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание

следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения.

Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке со-

гласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей

- констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в су-

щество рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость

распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в кон-

статирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого из-

дается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются

вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые

(ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, ес-

ли нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, кото-

рая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается

словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" ("решил') - в реше-

нии; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного до-

кумента предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих

на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного

числа ("приказываю", "предлагаю"). В распорядительных документах коллегиальных орга-

нов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Слова "ПОСТАНОВЛЯЕТ ("ПОСТАНОВИЛ"), "РЕШАЕТ' ("РЕШИЛ'), "ПРЕДЛАГАЮ",

"ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зри-

тельно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распо-

рядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлени-

ях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллеги-

ального органа.

Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ

Коллегия РЕШАЕТ

К формулировкам постановляющей части документа предъявляются особенно жесткие

требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным

распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "уси-

лить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные та-

ким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и несколь-

ких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каж-

дом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное

должностное

лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Ис-

полнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ди-

ректорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом

в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "воз-

ложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать

объему предполагаемых

работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распоряди-

тельный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще

срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распо-

рядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежа-

щих изменению с изданием данного акта. Последним

пунктом в приказах, решениях, распо-

ряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соот-

ветствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроиз-

водству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятель-

но не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором кратко сформу-

лировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулиру-

ется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об утвер-

ждении...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет

(например, "Об итогах...", "О мерах...").

Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, ре-

организации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязан-

ностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штат-

ную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о

переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в ко-

торых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифици-

рованную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую

работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти формы

являются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными

Постановлением Госкомстата от 06 апреля 2001 г. № 26. При оформлении таких приказов

фактически только заполняются предложенные формы.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их со-

гласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересован-

ными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых

он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа со-

гласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта

и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в про-

екте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в

целом, юрисконсультом. Проекты докумен-тов, выполнение которых требует финансового

обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нор-

мативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требовани-

ям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении

должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных доку-

ментов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распо-

рядительного документа. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре

проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в про-

цессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному

согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом осо-

бое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами - по-

становлений и решений, - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в

них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утвер-

ждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Подписы-

вается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в рас-

порядительный документ после подписания не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения

до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта ука-

зываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. По-

становления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в

соответствии

со списком, подготовленным составителями проекта документа.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на шесть основных

групп.

1. Организационные документы: уставы, положения, правила и инструкции - докумен-

ты, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их рабо-

ты.

2. Распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения,

постановления, решения, указания.

3. Информационно-справочные документы: акты, протоколы, служебные письма,

справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы.

4. Документы по личному составу (кадровые документы): штатное расписание, прика-

зы по личному составу, трудовые договоры, должностные инструкции, трудовые книжки,

личные карточки.

5. Коммерческие документы: коммерческие договоры (контракты), а также другие до-

кументы, входящие в состав контракта в качестве приложений (спецификации, графики по-

ставок и т.п.)

6. Документы по обращениям граждан: Предложения, заявления, жалобы и документы

по их рассмотрению.

Рассмотрим оформление документов каждой группы более подробно.

4.1. ОГРАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ – УСТАВЫ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУК-

ЦИИ

Устав - это правовой акт, определяющий права, функции и структуру организации в сфе-

ре государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Основными видами уставов являются:

- устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом, например, ми-

нистерством, комитетом);

- устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администраци-

ей);

- устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собст-

венником имущества) и регистрируется государственным органом);

- устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников

организации).

Устав должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату (датой устава является дата его утверждения);

- гриф утверждения;

- отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);

место издания (город);

- текст

- подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секрета-

ря).

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, под-

пункт):

1. Общие положения;

2. Правовой статус;

3. Цели, задачи, предмет деятельности;

4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимо-

связи);

5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства,

порядок распоряжении ими);

6. Учет и отчетность;

7. Контроль финансово-хозяйственной деятельности;

8. Права и обязанности участников;

9. Порядок ликвидации и реорганизации.

Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру,

функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального

органа (комиссии).

Положения бывают двух видов:

- типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для

однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например, Типовое по-

ложение об отделе кадров);

- индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразде-

ления, комиссии, например, Положение о персонале ЗАО "Эверест").

Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных меро-

приятий: смотров-конкурсов, аукционов, тендеров.

Положение должно содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату (датой положения является дата его утверждения);

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения;

- текст;

- подписи составителей;

- печать (при необходимости).

Текст может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения;

2. Задачи и функции;

3. Управление и структура;

4. Права и обязанности;

5. Контроль деятельности;

6. Служебные контакты,

7. Ответственность.

Инструкция - это нормативный акт, регулирующий организационные, производствен-

ные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных

лиц.

Инструкции составляются на основе законодательства Россииской Федерации и могут

издаваться:

- органом государственного управления;

- отраслевым органом управления;

- муниципальным органом управления;

- руководством организации.

Инструкции бывают двух видов:

- типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для

однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например, Типовая ин-

струкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);

- индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразде-

ления, комиссии, например, Инструкция по делопроизводству ЗАО "Эверест").

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть ти-

повыми, индивидуальными и отраслевыми. Подробная информация о порядке составления

должностной инструкции представлена в разделе "Документы по личному составу".

Инструкция должна содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату (датой инструкции является дата ее утверждения);

- номер;