Шуткина Ж.А.(сост.) Методическая разработка по дисциплине делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в

отдельности.

В соответствии с требованиями "Государственной системы доку-ментационного обеспе-

чения управления", обработка дел и отбор их на государственное хранение должны произ-

водиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи надела, подлежащие постоянному хранению, составляется в каж-

дом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива

работником делопроизводственной службы, секретарем или лицом, ответственным за веде-

ние делопроизводства в структурном подразделении. Опись дел структурного подразделе-

ния должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в де-

лопроизводстве.

Например, годовой раздел описи надела, отложившиеся в 1995 году, „олжен быть пред-

ставлен не позднее 1997 г. В конце описи структурного подразделения после последней ста-

тьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество

дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особенности нумерации

дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел структурного

подразделения подписывается составителем с указанием должно-

сти, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утвер-

ждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение

крупное и в нем есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством

рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел структурного подразделения составляется в 2-х

(при наличии ЭК

- в 3-х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах структурного под-

разделения. Второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3-й будет под-

шит к протоколу ЭК).

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

Подпись расшивровка подписи дата

О П И С Ь №

название раздела

№ п/п Индекс де-

ла (тома,

части)

Заголовок дела

(тома, части)

Дата дела

(тома, час-

ти)

Кол-во лис-

тов в деле

(томе, части)

Срок хране-

ния дела (то-

ма, части)

Примечание

1 2 3 4 5 6* 7

В данную опись внесено дел с №

по №________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годо-

вые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет переда-

вать дела на постоянное хранение в Государственный архив в соответствии с установленны-

ми правилами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь.

Сдача дел в

ведомственный архив

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится

по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных под-

разделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться

ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному

составу принимаются архивом по описям.

Обработанные дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии ра-

ботника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого

дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого эк-

земпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактиче-

ского количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут.

Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществ-

лявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20

см. Дела укладываются по возрастанию номе ров, корешками на обе стороны. Дела в ведом-

ственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вме-

сте с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки,

включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклату-

ре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные

правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел "централизованной службой

делопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения срока их хранения, по-

сле чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения все имеющиеся до-

кументы формируются в дела, дела оформляются и передаются в архив, независимо от сро-

ков их хранения. Передача дел ведется по описям дел и номенклатуре дел.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в

государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно,

что их документы, "представляющие собой историческую, научную, социальную, экономи-

ческую, политическую или культурную ценность", составляют негосударственную часть Ар-

хивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов имеют право на пе-

редачу их по соглашению на хранение в государственные архивы.

ПРИЛОЖЕНИЯ 1

Виды бланков

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДЛД)

____ __________________ № ______________

Москва

Образец общего бланка

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивногодела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Тел./факс (495) 718-78-74

E-mail: hmail@vniidad.ru http://www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

______________________ №_____________

На №_________________ от_____________

Образец продольного бланка письма

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивногодела

(ВНИИДАД)

Заместитель директора

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Тел./факс (495) 718-78-74

E-mail: hmail@vniidad.ru http://www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

______________________ №_____________

На №_________________ от_____________

Образец бланка должностного лица

РОСАРХИВ

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного

дела (ВНИИДАД)

П РИ КАЗ

____________________ № __________

Москва

Образец конкретного вида документа

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Основные параметры оформления документов

(для формата А4)

1. Поля:

Левое –не менее 20 мм

Правое – не менее 10 мм

Верхнее – не менее 20 мм

Нижнее – не менее 20 мм

2. Размер шрифта:

для печати текста: 12-14 пт

для таблиц: 10 пт

3. Рекомендуемый шрифт:

Times New Roman

4. Межстрочный интервал:

полуторный(1,5 пт)

5. Абзацный отступ:

первое положение табулятора – 1,25 см от границы левого поля (5 печатных знаков при раз-

мере шрифта 12 пт)

6. Нумерация страниц:

Номера страниц проставляются в центре верхнего поля арабскими цифрами без знаков пре-

пинания (кавычек, тире, точек и т.п.) На первом листе документа номер не проставляется.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ,

списания, экспертизы и т.д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и

т.д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом со-

трудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.); Задания (на проектирование

объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические задания и т.д.);

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.); Заявления (на аккредитив; об отказе от ак-

цепта и т.д.);

Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в выс-

шую аттестационную комиссию; Исполнительные листы; Командировочные удостове-

рения; Нормы расхода на драгоценные металлы;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-

хозяйственных операций;

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получе-

ние и перевод валюты,, на импорт и т.д.); Положения о министерствах (ведомствах);

Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк); Смета расходов (на со-

держание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на

калькуляцию в договору; на капитальное строительство и т.д.);

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований

на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); Спецификации (изделий,

продукции и т.д.); Титульные списки; Штатные расписания и изменения к ним.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудо-

вания; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предпри-

ятий и т.д.);

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде по-

мещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответ-

ственности и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строи-

тельство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологи-

ческих работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управ-

ления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проек-

тирования

; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-

исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий,

на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в

деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения доку-

ментов и т.д.);

Планы

(производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, на-

учно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы

коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооруже-

ний, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства но-

вых изделий; на капитальное строительство);

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним.

100