Шуткина Ж.А.(сост.) Методическая разработка по дисциплине делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст

большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать ко-

торых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст

или большую часть его из таблицы.

Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невоз-

можно или когда площадь иллюстрации ненамного больше площади, занимаемой текстом в

других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив

иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (напри-

мер, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку,

можно без ущерба сэкономить место.

4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они зна-

чительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.

5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюст-

раций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намно-

го меньше показателей подлежащего.

6. Объединять соседние однотипные таблицы.

7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти све-

дения в тематический заголовок или в примечание к таблице.

8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осу-

ществимо, в боковике оказалось меньшее число строк.

Оформление нумерационного заголовка таблицы

Назначение нумерационного заголовка - упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста

с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка:

1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова Таблица с после-

дующим номером.

2. Перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с последующими номером и точ-

кой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конст-

рукция горизонтально центрируется.

3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с

заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально

центрируется.

4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.

5. Над продолжением таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Продол-

жение табл. с последующим номером и выравниванием вправо.

6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов Окончание

табл. с последующим номером и выравниванием вправо.

7. Стиль оформления нумерационного заголовка для

всех таблиц в рамках одного документа

должен быть единым.

Оформление тематического заголовка таблицы

Назначение тематического заголовка - дать возможность воспринять материал таблицы без

обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее:

1. Тематический заголовок необязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу

чтения документа.

2. Тематический заголовок не ставится

над продолжением и окончанием таблицы.

3. Тематический заголовок горизонтально центрируется.

Оформление граф в головке (шапке) таблицы

При оформлении граф в головке таблицы учитывается следующее:

1. Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как уп-

рощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк

боковике

2. Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми

(кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке:

а) словесное обозначение данных графы;

б) буквенное обозначение данных графы;

в) обозначение единицы измерения;

г) указание на ограничение (от, до, не более, не менее).

Например: Температура /, °С, не менее.

3. Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственном чис-

ле; во множественном числе - только в случаях, когда среди показателей графы некоторые

стоят во множественном числе, или когда заголовок графы - существительное, которое в

данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количе-

ственная характеристика группы объектов.

4. Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых

или принятых в тексте данного документа.

5. Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для

некоторых терминов - обозначения в виде специальных символов (градусы - °С, проценты -

%, доллары США - $ и т.п.).

6. Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах -

только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголов-

ку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних

ярусов пишутся со строчной буквы.

7. Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторя-

ется ее головка (шапка).

8. Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть

под другой на одной странице.

9. Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в

тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач.

Оформлять эти элементы таблицы необходимо с учетом следующего:

а) нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заго-

ловков граф;

б) в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать

прописными русскими буквами, а остальные графы - арабскими цифрами.

10. Графа «Номер по порядку» оформляется с учетом следующих требований:

а) данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на

строки таблицы;

б) графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике;

в) заголовок графы оформляется в виде: № п/п;

г) допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с после-

дующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике.

11. Представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям:

а) включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не допускается;

б) если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указы-

вается после тематического заголовка таблицы, будучи отделена от него запятой;

в) если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но

есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая

единица указывается после тематического заголовка, а остальные - после заголовков соот-

ветствующих граф;

г) если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указыва-

ются после заголовков соответствующих граф;

д) единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка стро-

ки в боковике таблицы.

12. Заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следующих требований:

а) как в боковике, так и в головке заголовок Итого относится

к частным, промежуточ-

ным итогам, заголовок Всего - к суммирующим частные итоги;

б) в боковике принято заголовки Итого и Всего выравнивать по левому краю.

Оформление заголовков боковика таблицы

Заголовки боковика оформляются с учетом следующих требований:

1. Заголовки боковика располагаются:

а) при одной ступени:

• от края боковика, если большинство умещается в 1 строку;

• с абзацного отступа, если они в 2-3 строки;

б) при нескольких ступенях:

• заголовки 1-й ступени - согласно п. а;

• заголовки последующих ступеней - с отступом от начала заголовков предшествующей сту-

пени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;

в) заголовок В том числе рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он от-

носится.

2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся

заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками стар-

шей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовка-

ми старшей ступени.

3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до

строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на сосед-

нюю строку прографки); отточие не является обязательным; при отсутствии его никаких зна-

ков препинания в конце заголовка не ставят или

ставят двоеточие, если далее следуют под-

чиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки вырав-

нивается по верхней строке заголовка боковика.

4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено

кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова То

же (при заголовках

в две и более строк), а затем уже кавычки.

Оформление прографки таблицы

Оформление значений данных в прографке таблицы должно осуществляться в соответствии

со следующими требованиями:

1. Указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим обра-

зом:

а) при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие

(...), либо слова Нет свед.;

б) при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире. 2. Обозначе-

ние ничтожно малых чисел оформляется следующим образом:

а) если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0;

б) если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т.д.

3. При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запя-

тыми в англоязычных документах) на группы по три цифры слева направо для целой части и

слева направо - для дробной части.

4. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требова-

ниям:

а) числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, вы-

равниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах);

б) числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центриру-

ются;

в) числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или

тире и выравниваются по разделителю;

г) при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих

все числа ряда, перед числами пишут от...до...включ.;

д) в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить

тире;

е) округление числовых значений до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака

для одного типа данных должно быть одинаковым.

5. Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика определяется сле-

дующим образом:

а) если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравни-

ваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика;

б) если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки про-

графки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

в) если боковик начинается с графы Номер по порядку, то рекомендуется выравнивать

строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

г) текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответ-

ствующего заголовка боковика.

6. Оформление текста в ячейках таблицы должно удовлетворять следующим требованиям:

а) текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит об-

разцом написания со строчной буквы);

б) точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;

в) при повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же

правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.

7. Линейки в прографке предназначены для разделения граф и оформляются следующим

образом:

а) линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы;

б) в сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть отделяется от другой

обычно двойными линейками

Оформление примечаний к таблице

Примечания к таблице оформляются следующим образом:

1. Если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то

они оформляются в виде отдельной графы. Если примечания относятся только к части строк

или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.

2. Если примечания

относятся только к части строк или они велики по объему, то они раз-

мещаются под таблицей.

3. Примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или

звездочками в виде верхних индексов).

4. Если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформля-

ются как внутритекстовые.

ГЛАВА 3

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Официальные документы, издаваемые предприятиями, учреждениями и организациями,

как правило, должны изготавливаться на бланках.

Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве российских учреждений с XIX

в. Первоначально они были рукописные, их писали каллиграфы, и они заготовлялись впрок

"для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников". Затем бланки

стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение блан-

ки, набранные в типографии.

Согласно терминологическому стандарту бланк документа -это лист бумаги с воспроиз-

веденной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для перемен-

ной.

Бланк дает сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как созда-

теля официального письменного документа.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами

юридического лица.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены дей-

ствующим стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

При получении документа в организации основное внимание, естественно, уделяется су-

ществу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид

документа - качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов,

композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспон-

денте, степени его солидности, престижности.

Наиболее часто оформление бланков коммерческих организаций характеризуется сле-

дующими ошибками:

• бланк не содержит справочных данных об авторе, его место нахождении; содержит их в

минимальном объеме, или они не соответствуют данным о государственной регистрации ор-

ганизации;

• указывается только сокращенное наименование организации-автора документа;

• отсутствует или не полностью указана организационно-правовая форма определение ор-

ганизационно-правовой формы не соответствует законодательно закрепленным формам (на-

пример: часто пишут АО, не уточняя тип акционерного общества);

• реквизиты бланка расположены произвольно и не соответствуют по своему составу

требованиям государственного стандарта;

• бланк "украшает" рисунок, который можно принять за эмблему, но он таковой не явля-

ется;

• пестрота в оформлении: перенасыщенность излишними элементами (разноцветными

рисунками, линиями, штрихами, вензелями и другими "художественными" украшениями).

Бланк призван придавать информации официальный характер. Кроме того, применение

бланков за счет наличия постоянной информации значительно ускоряет процесс создания

документа, а также упрощает его восприятие.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех

следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков в основном используют два формата бумаги: А4 (210x297 мм)

и А5 (210x148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавли-

ваемого документа. Формат А5 предназначен для документов, текст которых имеет неболь-

шой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает использование форматов АЗ (297x420 мм) и А6

(105x148 мм). Следует знать, что за рубежом в использовании распространены иные форма-

ты бумаги: ЬеКег (8 1/2 х 11 т, т.е. 21.59 х 27.94 см) и Ье§а1 (8 1/2 х 14 т, т.е. 21.59x35.56

см).

По рекомендации государственного стандарта бланки документов следует печатать на

белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета. Бланки для докумен-

тов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

Стандарт допускает изготовление бланков как типографским способом, так и с помощью

компьютера. Что касается последнего, то распечатка бланков с компьютера рациональна для

небольших организаций, где не создается большое количество документов. Компьютерная

форма бланка может быть легко изменена при изменении справочных данных об организа-

ции (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ экономичен, так как не воз-

никает ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что

воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) достаточно просто.

При печати бланков, как правило, используются шрифты размером от 6 до 16 пт кегля.

Реквизит "наименование организации" допускается печатать рисованными шрифтами от 6

до 24 пт кегля. Размер шрифта выбирается в зависимости от "длины" (т.е. от количества зна-

ков в наименовании организации-автора).

Государственным стандартом установлены следующие виды бланков:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа, кроме письма;

• бланк должностного лица.

Общий бланк может включать следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации; "

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации, ОГРН, ИНН/КПП;

• наименование организации;

• место составления или издания документа.

• Кроме этих реквизитов, на общем бланке могут размещаться ограничительные от-

метки для следующих реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле.

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в

организации большого количества Данных видов документов. При разработке этих бланков

используются все реквизиты общего бланка и реквизит "Наименование вида Документа".

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав

наименования организации.

Бланк письма может включать в себя следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблему организации или товардайэиак (знак обслуживания)

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика / Код причиныпостановки на учет

(ИНН/КПП);

• код формы документа;

• наименование организации;

• справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут размещаться ограничительные отметки

для следующих реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле.

Реквизит "Справочные данные об организации" включает в себя сведения о юридическом и

почтовом адресе организации, номерах телефонов, факса, расчетном счете, адресе элек-

тронной почты, сайте.

В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" раз-

мещается ниже реквизита "Наименование организации".

Государственным стандартом предусмотрено расположение реквизитов на бланках в двух

вариантах: продольном и угловом. Впервом случае все реквизиты бланка располагают вдоль

верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении

реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по

левому полю, либо поцентру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более эко-

номно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свобод-

ным для размещения грифа утверждения, адресования, а также написания резолюции. При-

меры углового и продольного бланков приведены на рис. 1 и 2.

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82. Москва, 117393

Тел.: (095) 334-46-46 Факс: (095) 718-78-74

Е-mail: mail@vniidad.ru

http://www.vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795.

ИНН/КПП 7708033140/771001001

______________ № ______ _.

на № __________ от ________

Рис. 1. Угловое расположение реквизитов в бланке

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения

(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва. 117393

Тел.: (095) 334-46-46 Факс: (095) 718-78-74

Е-mail: mail@vniidad.ru http://www.vniidad.ru

ОКПО 02842708. ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

Д '4/^

*^ ^4^

________________ № ______________

на № _______________ от _________________

Рис. 2. Продольное расположение реквизитов в бланке

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Россий-

ской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Изображение герба размещают

на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов над серединой строки с на-

именованием организации; при продольном расположении реквизитов в центре поля. Диа-

метр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации, являющейся автором документа, Должно соответствовать на-

именованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организа-

ции указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей ор-

ганизации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно за-

креплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)

помещают ниже полного. Наименование организаций субъектов Российской Федерации,

имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печа-

тают на двух языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке

субъекта РФ, справа - на русском. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех

случаях, когда оно закреплено в уставе или положении об организации. Наименование на

иностранном языке располагают ниже наименования на русском.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки для впечатывания от-

дельных реквизитов в виде уголков, штрихов, пунктиров или других обозначений (заголовка

к тексту, адресата и др.). Такие отметки не обязательно наносить на бланк, но следует знать,

что они значительно облегчают заполнение бланка.

Образцы бланков приведены в приложении.

3.2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от ла-

тинского reguisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отра-

жает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен

быть составлен в соответствии с формой, принятойдля данной категории документов. От

полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила,

так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в дей-

ствие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-

распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов орга-

низационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на

документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизве-

дением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской феде-

рации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в

федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от

27.11.2000 № 68.

В государственном стандарте определено 30 реквизитов (было 29).

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

01.Изображение

Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках

документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02.Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках докумен-

тов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03.Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках

организаций в соответствии с

уставом (положением об организации). Эмблему не воспроиз-

водят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или

герб субъекта Российской Федерации.

04.Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и

организаций (ОКПО).

05.Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица про-

ставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06.Идентификационный номер налогоплательщика I код причины постановки на учет

(ИИН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органа-

ми.

07.Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управлен-

ческой документации (ОКУД).

08.Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать

наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное

наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с рус-

ским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках -

русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в

учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают

ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено

в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают

ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного

подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором

документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09.Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и

другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес

электронной почты и др.).

10.Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламен-

тируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам докумен-

тов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных до-

кументов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). В письме наименование вида документа не

указывают.

11.Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - да-

та заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являют-

ся несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день ме-

сяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделен-

ными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2004 г. следует

оформлять: 01.09.2004. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Напри-

мер; 01 сентября 2004 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц,

день месяца. Например: 2004.09.01.

Дата документа является одним из

поисковых признаков документа. Кроме даты, про-

ставленной в документе, датируются также все стадии оформления и обработки документа

(согласование, визирование, утверждение, проставление резолюции, получение документа,

исполнение документа), где дата оформляется аналогично.

12.Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкового номера, который

можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, инфор

мацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, состав-

ленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров,

присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в

порядке указания авторов в документе.

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный

номер и дату документа, на который дается ответ.

14.Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено

его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об ор-

ганизации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административ-

но-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

15.В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, долж-

ностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому

лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного

подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

Администрация Энской области Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Напри-

мер:

Администрация Энской области

Контрольно-правовое управление

Главному специалисту А.С. Сидорову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько

структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. На-

пример:

Администрации районов,

городов Энской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Эле-

менты адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым

третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обяза-

тельно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки до-

кумента, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Редакция журнала «Новый мир»

Малый Путинковский переулок, д. ½

Центр

, Москва, 103006

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой

длинной строке. Например:

Директору ЗАО «Кристалл» Г.В.

Сидорову

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, а затем

почтовый адрес получателя. Например:

Гуляеву А.Н.

ул. Мира, д. 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом

(должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении доку-

мента должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕР-

ЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подпи-

си, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

Подпись А.А. Иванова

12.02.2004

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи распола-

гаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф ут-

верждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕ-

НЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его

даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом общего собрания акционеров

15.03.2004 № 12

или