Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
предприятия по представлению начальника отдела рекламы и по
согласованию с отделом кадров.
2. В состав отдела входят группы специалистов, отвечающие за
отдельные направления работы отдела: разработку рекламных
кампаний; подготовку рекламных текстов; творческое производство; пр.
3. Начальник отдела рекламы распределяет обязанности между
сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.
III. Задачи.
1. Определение направлений и планирование рекламных
кампаний.
2. Организация рекламных кампаний.
3. Разработка рекламных материалов.
IV. Функции.
1. Работа по рекламированию производимой предприятием
продукции или выполняемых услуг с целью их продвижения на рынки
сбыта.
2. Формирование рекламной стратегии, основанной на
перспективных направлениях дальнейшего организационного развития,
инновационной и инвестиционной деятельности.
3. Планирование работ по проведению рекламных кампаний:
3.1. Изучение сегментов рынка, на которых планируется
рекламировать товар.
3.2. Определение целей рекламной кампании.
3.3. Выработка основной идеи рекламной кампании.
3.4. Определение типов конкретных носителей рекламы (газеты,
журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимальное сочетание.
3.5. Выбор форм и методов рекламы в средствах массовой
информации, их текстового, цветового и музыкального оформления.
3.6. Прогнозирование сроков действия рекламы.
3.7. Определение затрат, необходимых для проведения рекламной
кампании.
4. Изучение рынка сбыта и покупательского спроса с целью
определения наилучшего времени и места размещения рекламы,
масштабов и сроков проведения рекламных кампаний, круга лиц, на
которые должна быть направлена реклама, ориентирование рекламы на
целевые группы по профессии, возрасту, покупательской способности,
полу.
5. Разработка рекламных текстов, эскизов и макетов каталогов,
буклетов проспектов, пр. и подготовка их для утверждения директором
предприятия.
6. Обеспечение при разработке рекламных материалов соблюдения
норм общественной морали, правил конкурентной борьбы, Закона РФ «О
рекламе».
7. Разработка фирменного стиля предприятия, подготовка
сувенирных рекламных продуктов полиграфического и промышленного
исполнения (блокнотов, календарей, канцелярских принадлежностей с
логотипами предприятия, пр.) для распределения их среди работников
предприятия, вступающих в деловые отношения с контрагентами.
8. Планирование участия предприятия в выставках, ярмарках:
8.1. Согласование с Генеральным директором перечня продукции,
которую следует выставить.
8.2. Разработка планов выставочных стендов.
8.3. Заключение договоров с оргкомитетами выставок, ярмарок.
8.4. Подготовка рекламных и информационных материалов.
8.5. Подбор и подготовка персонала, участвующего в выставках,
ярмарках.
8.6. Оформление аккредитаций, приглашений, пропусков на
выставки для деловых партнеров.
9. Заключение договоров по рекламированию продукции или услуг
со сторонними организациями в случаях полномасштабной рекламы на
телевидении, средствах массовой информации, городском общественном
транспорте пр.
10. Установление связей с деловыми партнерами и расширение
внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности.
11. Сбор и систематизация информации о рекламе продукции
предприятий-конкурентов.
12. Анализ влияния проведенных и проводимых рекламных
мероприятий на изменение спроса на производимую продукцию или
оказываемые услуги.
13. Составление сметы рекламных расходов.
V. Права.
Отдел рекламы имеет право:
1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по
вопросам, относящимся к компетенции отдела и вытекающим из
функций, которые перечислены в настоящем положении.
1.2. Требовать и получать от структурных подразделений
предприятия материалы, необходимые для деятельности отдела.
1.3. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию
отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.
1.4. Представительствовать в установленном порядке от имени
предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во
взаимоотношениях с государственными и муниципальными
организациями, а также другими предприятиями, организациями,
учреждениями.
1.5. По согласованию с директором предприятия привлекать
экспертов и специалистов в области рекламы для консультаций,
подготовки заключений, рекомендаций и предложений.
1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в
компетенцию отдела.
1.7. Проводить совещания по вопросам рекламы на предприятии и
участвовать в конференциях и семинарам по вопросам рекламы.
2. Начальник отдела рекламы подписывает все документы,
связанные с деятельностью отдела (планы, договоры, отчеты, сметы,
справки, пр.).
VI. Взаимоотношения (служебные связи).
1. Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных
настоящим Положением, отдел рекламы взаимодействует:
1.1. С главной бухгалтерией по вопросам:
• получения: нормативов на представительские, рекламные и
командировочные расходы;
• предоставления: отчетов о затратах, произведенных на
проведение рекламных разработок, рекламных мероприятий;
1.2. С финансовым отделом по вопросам:
• получения: согласованных смет расходов на проведение
рекламных кампаний; анализа затрат, произведенных отделом за месяц
(квартал, год) с приложением рекомендаций по экономному
расходованию средств;
• предоставления: смет расходов на проведение рекламных
кампаний и участие в выставках, ярмарках; рекламных планов;
результатов исследований эффективности рекламы;
1.3. С отделом маркетинга по вопросам:
• получения: обобщенной информации о спросе на производимую
продукцию; сведений о конкурентной среде; информации о состоянии
товарного рынка; проектов маркетинг-планов для подготовки отделом
рекламы разделов, связанных с рекламой продукции;
• предоставления: планов проведения рекламных кампаний;
проектов разделов маркетинг-планов в части рекламы; сведений о
рекламной политике конкурентов; анализа эффективности рекламных
мероприятий;
1.5. С отделом сбыта по вопросам:
• получения: сведений об основных группах потребителей
продукции, производимой предприятием; данных о спросе на продукцию
по отдельным позициям номенклатуры (ассортимента); отзывов
потребителей на поставляемую продукцию;
• предоставления: образцов рекламных продуктов; сувенирной
рекламной продукции предприятия; сведений о планируемых выставках,
ярмарках;
2. Отдел рекламы поддерживает необходимую связь с другими
структурными подразделениями предприятия в процессе разработки и
проведения рекламных мероприятий,
VII. Ответственность.
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение
функций отдела несет начальник отдела рекламы.
2. На начальника отдела рекламы возлагается персональная
ответственность в случае:
2.1. Несоответствия законодательству издаваемых отделом
инструкций, приказов.
2.2. Выпуска рекламы с нарушением законодательства,
использование которой привело к осложнению взаимоотношений с
контрагентами предприятия, уменьшению прибыли предприятия,
причинению ущерба деловой репутации предприятия, а также
привлечению предприятия к ответственности.
2.3. Необеспечения или ненадлежащего обеспечении руководства
предприятия информацией по вопросам работы отдела рекламы.
2.4. Несвоевременного, а также некачественного исполнения
документов и поручений руководства предприятия.
2.5. Утечки информации, являющейся коммерческой тайной.
2.6. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.
3. Ответственность сотрудников отдела рекламы устанавливается
должностными инструкциями.
Руководитель структурного подразделения _______ __Кавказцев
М.П.__
(подпись) (фамилия, инициалы)
09.08.2005
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
__________ _______________
(подпись) (фамилия, инициалы)
3.1.3. Должностная инструкция
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый
организацией в целях регламентации организационно-правового
положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.
Основное функциональное назначение должностной инструкции
состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации
повседневной деятельности должностных лиц (работников
соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь,
позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как
регламентирующую, или организационно-нормативную.
Работники предприятия обязаны руководствоваться
соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации
своих полномочий, а в случае нарушения их положений – нести за это
ответственность, предусмотренную законодательством и иными
нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными
актами предприятия.
Вспомогательное функциональное назначение должностной
инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на
предприятие работников, а также работников предприятия,
перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или
тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как
правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из
документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на
должность) знаний (контрольная функция). Наконец, в-третьих,
имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как
правило, используются в качестве информационно-методической основы
для их периодического уточнения (например, при изменении содержания
работы того ил
и иного должностного лица), а также для разработки
новых должностных инструкций, в том числе для работников
предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями
(информационно-методическая функция).
Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и
конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на
должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав,
ответственности вне зависимости от того, в какой отрасл
и
функционирует данная организация. Например, может быть создана
типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой
должностной инструкции не означает, что нет необходимости
разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие
должностные инструкции должны быть разработаны на все должности,
предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые
инструкции могут служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является фактическим описанием
должности, и она необходима для создания эффективных условий
работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед
структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция
как организационный документ закрепляет организационно-правовое
положение работника, является правовой основой для проведения
аттестации работника, определения его ответственности, а также для
решения трудовых споров, если они возникают между работником и
администрацией.
Должностная инструкция, как правило, не составляется на
категорию служащих «руководители» (организаций, структурных
подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность
данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации
или в положении о структурном подразделении в разделе
«Руководство».
Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также
для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут
также не составляться должностные инструкции по установленной
форме. В таких случаях могут быть разра
ботаны функциональные
обязанности, оформление которых не регламентировано действующими
нормативными документами.
Для главных специалистов могут быть разработаны должностные
положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его
назначение всегда одно и то же – регламентировать функции работника,
его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.
Должностные инструкции, как и остальные орг
анизационные
документы, являются документом длительного пользования и действуют
до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в
пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с
изменением структуры и функций подразделения и организации,
сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ.
Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются)
один раз в 3–5 лет. При составлении должностной инструкции за основу
берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их
отсутствии – тарифно-квалификационную характеристику должности из
Квалификационного справочника должностей руководителей,
специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет
отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит
всю информацию, необходимую для составления должностной
инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из
других организационных документов, таких как структура и штатная
численность, положение о структурном подразделении и др.
Должностная инструкция как любой официальный документ
должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида
документа.
Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель
руководителя, курирующий данное подразделение, или сам
руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель.
Пример должностной инструкции
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель «ЗАО Бизнесконсалт»
_____________ (_А.П.Игнатьев___)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря руководителя
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет
функциональные обязанности, права и ответственность секретаря
руководителя «ЗАО „Бизнесконсалт“ (далее – „Общество“).
1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и
освобождается от должности в установленном действующим трудовым
законодательством порядке приказом Руководителя Общества.
1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно
Генеральному директору Общества.
1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо,
имеющее высшее профессиональное образование без предъявления
требований к стажу работы или среднее профессиональное образование
и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие
материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности
предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий
состав предприятия и его подразделений; организацию
делопроизводства; методы оформления и обработки документов;
архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-
переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы
организационно-распорядительной документации; правила печатания
деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и
эстетики; правила делового общения; основы организации труда и
управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы
административного права и законодательства о труде; правила
внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия секретаря руководителя его
обязанности возлагаются на Гусеву И.Г – специалиста отдела
автоматизации.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
2.1. Секретарь руководителя осуществляет следующие
обязанности:
Осуществляет работу по организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности
руководителя предприятия.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для
использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора,
обработки и представления информации при подготовке и принятии
решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись
руководителя предприятия.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями
документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность
оформления подготовленных проектов документов, передаваемых
руководителю на подпись, обеспечивает качественное их
редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя,
записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его
сведения ее содержание, передает и принимает информацию по
приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а
также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения
информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие
документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их
регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на
контроль.
Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими