Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
Можно изменять размер шрифта, которым отображается текст на
Web-странице. В Internet Explorer для этого следует в меню Вид выбрать
пункт Размер шрифта. Затем надо выбрать размер шрифта в
открывающемся меню.
Зеркала
Путешествуя по Web, вы однажды столкнетесь с понятием зеркало
(mirror). Дело в том, что популярным Web-сайтам приходится
выдерживать тысячи и даже десятки тысяч обращений в день. Для
снижения нагрузки создаются полные или почти полные копии таких
сайтов на других серверах Сети. Эти копии называются зеркалами
исходного сайта. В принципе, желательно, конечно, выбирать то
зеркало, которое ближе всего к вам географически.
В России создаются также зеркала популярных зарубежных сайтов.
Так, например, у сайта TUCOWS (www.tucows.com), на котором
располагается самое разнообразное программное обеспечение,
наверное, больше сотни зеркал по всему миру, и в том числе есть и
российские. Если вы хотите зайти на сайт TUCOWS, то вам предлагают
сначала выбрать регион, а затем сервер в этом регионе.
7.3.2. Электронная почта
Почта на Яндексе
Чтобы завести ящик на Яндексе, нужно выбрать ссылку
Зарегистрироваться. Автоматически вы попадаете на 1 страничку
регистрации. Здесь вы должны ввести свой Логин (обязательно
латинскими буквами) – уникальное имя, идентификатор пользователя на
данном сайте. Двух пользователей с одинаковыми логинами на одном
сайте быть не может. Яндекс может посоветовать вам интересный
незанятый логин. Для этого достаточно указать фамилию и имя и нажать
кнопку Далее.
Обратите внимание: все поля, отмеченные *, обязательны
для заполнения!
Затем вы вводите пароль и подтверждаете его – вводите еще раз.
Он должен содержать не менее 4 символов и не может совпадать с
логином. Удобней всего вводить цифры, т. к. с буквами вы должны точно
запомнить какой был язык (анг. или рус.), были они заглавными или
строчными.
Будьте очень внимательны – вы должны запомнить все
символы, какие вводите, т. к. на экране они будут помечены
звездочками ****!
Потом выбираете контрольный вопрос и ответ на него и тоже
запоминаете. Эти данные нужны на случай, если вы забыли логин и/или
пароль, – это единственный безопасный способ открыть ваш ящик.
Вводите контрольные цифры – каждый раз они разные! И
нажимаете кнопку <ok>.
Сразу после регистрации на указанный e-mail вам будет выслано
письмо с просьбой о подтверждении адреса.
Чтобы в дальнейшем войти в свой ящик вы набираете в поле
Логин свой логин, в окне Пароль – пароль и нажимаете кнопку Войти.
Письма
Все написанные и полученные пользователем письма почтовая
программа раскладывает по папкам.
Входящие – содержит поступившие электронные письма;
Отправленные – содержит отправленные электронные письма, если
стоит галочка в окне Сохранить копию письма при отправке;
Удаленные – хранит те поступившие электронные письма, которые
после прочтения были удалены. Это своего рода «корзина».
Рассылки – в нее автоматически складываются письма, которые
были одновременно разосланы большому числу пользователей. Все
сообщения, попавшие в нее, могут быть удалены через две недели
Черновики – содержит заготовки электронных писем,
которые еще не готовы к отправке.
Спам – нежелательное письмо. Получив его, вы будете
недоумевать, как отправителю такого послания удалось раздобыть ваш
адрес. Как указывалось выше, его можно получить через cookie, или
иным путем, примерно так же, как и нежелательное сообщение по почте,
факсу или телефону, что бывает реже.
При входе в почту, открывается папка Входящие и вы увидите
список поступивших писем с указанием: от кого, тема, дата, размер.
Чтобы прочитать полученное письмо нужно нажать ссылку (тема).
Написать письмо
Чтобы написать письмо, нужно нажать на кнопку Написать.
Каждое электронное сообщение состоит из двух основных частей:
заголовка и тела.
Заголовок письма можно сравнить с обычным почтовым конвертом,
на котором написаны адреса отправителя и получателя. По сравнению с
обычными письмами сообщения, отправляемые по e-mail, имеют более
сложный заголовок, состоящий из нескольких полей:
От кого – электронный адрес отправителя – указывается
автоматически.
Кому – это обязательный атрибут электронного письма. Здесь
записывается адрес электронной почты, по которому будет отправлено
сообщение.
Копия — сюда вносятся адреса, на которые рассылаются копии
данного письма.
Скрытая копия – здесь указываются адреса людей, которым
копии письма доставляются втайне от первого адресата.
Тема – в этом поле излагается краткое содержание сообщения.
Оно не обязательно, но лучше без названия письма не отправлять.
При написании писем удобно пользоваться Адресной книгой. В
ней хранятся часто используемые адреса. Это удобно для рассылки
писем по отобранным адресам. В адресной книге вы можете добавить,
написать, удалить запись. Внести запись – Добавить – заполняете поля
имя, эл. адрес (они обязательны), телефон, день рождения, любой
комментарий и нажимаете Добавить.
Тело письма по аналогии с обычным письмом – листы бумаги,
которое вкладывают в конверт. Наберите текст письма в нижней области
окна. Можно вставить готовый текст из Word’а – выделить текст,
скопировать через буфер обмена, перейти в электронную почту и
вставить в тело письма (Правка – Вставить).
В Яндексе вы можете проверить орфографию (кнопка Проверить),
перевести русские буквы в латинские (транслитерация – Translit). В
помощь вам на почте Яндекса есть словарь (Словарь Лингво).
Если требуется вложить в письмо файл, их можно Присоединить к
вашему письму (не больше 3-х). Нажмите кнопку Обзор – появится окно
Выбор файла. Вы выбираете тот файл, котор
ый вам необходим и либо 2
раза щелкаете мышкой по нему, либо выделяете его и нажимаете
Открыть. Имя файла будет занесено в одну из строк поля
Присоединить – файл вложен.
Если вы хотите сохранить ваше письмо в папке Отправленные
поставьте галочку в окне Сохранить копию письма при отправке.
Если вы не готовы отправить эт
о письмо сохраните его в Черновике –
нажмите кнопку Сохранить как черновик.
Когда вы уже все заполнили, письмо нужно отправить – нажать
кнопку Отправить. После этого появится надпись, что ваше сообщение
отправлено.
Ответить на письмо.
Чтобы ответить на конкретное письмо – необходимо из папки
Входящие выбрать нужное и открыть. Затем на панели выбрать
Ответить. Если нужно ответить как автору письма, так и всем
адресатам, которым были разосланы его копии, выдайте команду
Ответить всем.
Пересылка письма
Если вы хотите, чтобы полученное письмо прочитали другие лица,
перешлите его им, не набирая это письмо заново. Выбрать из папки
Входящие нужное и открыть. Выберите команду Переслать. Откроется
окно Написать письмо. В окне будет содержаться пересылаемое
письмо. Заполните заголовок письма; если требуется, внесите в него
свои комментарии и отправьте.
При неформальной переписке по электронной почте допускается
использование так называемых Emoticons. Это схематическое
изображение человеческого лица для передачи эмоций (Smileys) и
слова, сформированные из первых букв словосочетаний, которое оно
заменяет (акронимы).
Smileys
:) – улыбка;
;) – подмигивание;
:(– хмуриться;
:– D – смех;
:– X без комментария;
: (– плач;
:-> – сарказм;
=:О– удивление.
Акронимы – это слова, сформированные из первых букв
словосочетания, которое оно заменяет, встречаются намного чаше при
деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только
в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся
несколько наиболее распространенных Акронимов:
ASAP (As soon as possible) – как можно скорее;
MSG (Message) – послание;
JIC (Just in case) – при случае;
CUL (See you later) – встретимся позднее;
FAQ (Frequently asked question) – часто задаваемый вопрос;
IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;
BTW(By the way) – между прочим;
<g> (Grin) – усмешка, ухмылка;
BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;
GTG (Got to go) – готов идти;
LOL (Laugh out loud) – заслуживает громкого смеха;
WTG (Way to go) – куда идти, направление;
JIC (Oh, I see) – мне все понятно;
TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.
Вложения
Одна из причин популярности электронной почты – это, вероятно,
возможность пересылки файлов. К любому почтовому сообщению можно
«прикрепить» один или несколько файлов разумного размера, а
получатель его может «открепить» и использовать их. Такие файлы
называются вложениями. Говоря о «разумном размере», имеют в виду,
что суммарный размер вложения не должен быть слишком большим.
Вложение до 300 Кбайт можно считать нормальным, от 300 до 900 Кбайт
– большим, от 900 Кбайт – очень большим. Если все же необходимо
отправит
ь большой файл, то лучше «разрезать» его на части по 100–200
Кбайт с помощью какой-нибудь подходящей программы, например ARJ, и
отправить в нескольких письмах. Избежать больших размеров вложения
помогает так же упаковка (архивирование) файлов. Некоторые файлы в
упакованном виде имеют размер, составляющий 2–5 % от исходного. В
Интернете чаще всего используют упаковщик ZIP.
Получе
нное вложение можно открыть или сохранить на жестком
диске компьютера. Для открытия вложения достаточно после щелчка
мышью на значке скрепки в Outlook Express или обозначением
прикрепленного файла после письма в почте Яндексе или Рамблере,
переместить указатель мыши на имя файла и щелкнуть еще раз.
Сохранить вложение можно двумя способами.
1. Для сохранения вложения можно открыть полученное сообщение
в отдельном окне. Для этого необходимо дважды щелкнуть на нем
мышью. Вложение будет находиться в нижнем текстовом поле под темой
сообщения. Далее надо щелкнуть на значке вложения правой кнопкой
мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Сохранить
как. Откроется окно Сохранить вложение как…, в котором
необх
одимо выбрать диск и папку для данного файла. Если в письме
содержится несколько вложенных файлов, то можно сохранять их по
одному, или выбрать пункт Сохранить все…
Если в папке Входящие выделить письмо, то в нижней части окна
появится текст письма. Если в письме есть вложение, то в правом
верхнем углу будет значок со скрепкой. Если щелкнуть на скрепке
мышью, то появится меню, в нижней части которого будет пункт
Сохранить вложения.– (см. рис. 5.59).
Кодировка
В Интернете сосуществуют несколько кодировок русского языка.
Эта проблема актуальна и для электронной почты. При наличии
затруднений с чтением письма надо сменить кодировку.
В Outlook Express для этого необходимо открыть сообщение в
отдельном окне, дважды щелкнув на нем мышью. Затем в этом окне в
меню Формат нужно выбрать пункт Вид кодировки 4. В следующем
открывш
емся меню текущая кодировка будет отмечена точкой.
Попробуйте выбрать другую кодировку кириллицы. Если в этом меню
нужной кодировки нет – переместите указатель мыши на пункт
Дополнительно 4. После выбора правильной кодировки письмо должно
стать читабельным.
К сожалению, иногда сообщения приходят в таком виде, что
никакие перекодировки не помогают.
Причина этого в том, что почт
овые серверы, через которые идет
сообщение к адресату, могут самостоятельно менять кодировку. На пути
к получателю сообщение может быть подвергнуто нескольким разным
перекодировкам на почтовых серверах. При этом речь идет не об
ошибках в их работе, а о «сознательных» действиях. Но эти действия не
всегда бывают корректными, и в итоге до получателя доходит полная
абракадабра благодаря нескольким перекодировкам. Следует отметить,
что перекодировки «вредят» только русскому тексту и совершенно не
затрагивают английский.
Программисты придумали такие программы, которые, анализируя
испорченный текст, могут попробовать его восстановить. Если при этих
перекодировках не произошло существенной потери информации, то
необходимо просто восстановить их последовательность.
Одна из популярных программ этого типа называется Mail Reader, и
с ней можно познакомиться в Сети по адресу:
http://www.agama.ru/mailreader.htm
Посетив этот сайт, можно получить пробную версию программы и
узнать условия ее приобретения.
По этому адресу http://www.design.ru/free/ decoder/ вы можете в
любое время бесплатно перекодировать испорченный текст. Для этого
достаточно перенести его через Буфер обмена Windows из окна вашей
почтовой программы в окно браузера и щелкнуть на кнопке Decode! в
окне браузера.
7.3.3. Поиск информации в Интернет
Поисковая система Яндекс
(http://www.yandex.ru)
Щелкните мышью на иконку (значок) браузера Internet Explorer,
расположенную на экране рабочего компьютера;
После загрузки Домашней страницы через Адрес выберите ссылку
на страницу поисковой системы Yandex и щелкните на нее курсором
мыши;
Происходит загрузка начальной страницы системы Yandex.
Начальная страница Яндекса включает в себя поисковое поле и
различные службы: каталог, новости, маркет, погоду и др.
Поисковое поле – это строка, куда вводятся ключевые слова
вашего запроса. Чтобы поиск начался, необходимо нажать кнопку Найти
или Enter.
Каталог Яндекса позволяет найти нужный сайт, сужая область
поиска. В дополнение к обычной рубрикации по темам (Бизнес и
экономика, Дом и семья, Развлечения и отдых и пр.), он предлагает
классификацию сайтов по типу содержащейся в них информации
(Справки, Товары и услуги, Публикации и пр.). Вы можете также
уточнить свой запрос по региону.
Темы. – Нажатием на ссылку вы ограничиваете список сайтов
выбранной темой.
Регионы. – Нажатием на ссылку вы ограничиваете список сайтов
выбранным регионом. Региональный признак имеет смысл, когда вам
нужно найти сайты компаний, расположенных в конкретном регионе или
связанных с конкретным регионом (например, История города Глупова,
Телефонный справочник города Глупова, Доставка пиццы города
Глупова, Интеренет-ресурс
ы города Глупова и т. д.).
Справки и ссылки
Каталоги и поиск – он-лайновые каталоги, собрания ссылок,
поисковики, общие и тематические.
Справочники и базы данных – телефонные и адресные
справочники, базы данных вакансий, прикладные справочники и пр.
Энциклопедии и словари – фундаментальные справочные
издания и языковые словари.
Советы – советы и инструкции, как что-то сделать.
Типы сайтов
Товары и услуги – сайты с предложениями товаров и услуг.
Частные объявления – предложения товаров и услуг от частных
лиц: доски объявлений, сайты газет объявлений, сайты индивидуальных
предпринимателей.
Организации — интернет-представительства разных организаций
и фирм.
Персоны и группы – личные сайты, домашние страницы, сайты,
созданные группами единомышленников, и пр.
Публикации – публикации различных материалов в сети. Нажав
на эту ссылку Вы в последствии сможете еще уточнить свой запрос,
выбрав нужный Вам жанр – научно-технический, художественный,
научно-популярный и т. п.
Общение – чаты, форумы, конференции.
Новости: сбор новостных лент ведущих информационных агентств
(несколько десятков партнеров). Обновление информации – каждые 15
минут.
Маркет — информационно-справочная система для тех, кто хочет
приобрести товар или услугу.
Энциклопедии — служба поиска по толковым словарям и
энциклопедиям. В общем случае поиск ведется по заголовкам и текстам
статей, а также по подписям к размещенным в них изображениям. Кроме
того, можно искать только по заголовкам статей, или только по подписям
к иллюстрациям.
Служба Яндекс. Картинки автоматически собирает картинки в
стандартных графических форматах (jpeg, gif и png), находящиеся в
Интернете. При поиске существует возможность задать желательный
размер картинки. Материалом для текстового поиска служат: подписи к
картинкам и ссылки на них; тексты коротких документов, обрамляющих
одиночную картинку; имена файлов.
Яндекс. Лингво – сетевой сервис перевода слов и словосочетаний
с русского на английский и с английского на русский по широкому
набору общелексических и специализированных словарей.
Служба Яндекс – Открытки позволяет отправлять любую
понравившуюся открытку сколько угодно раз бесплатно. Введите в поле
ввода запроса ключевые слова, отражающие суть производимого Вами
поиска.
Помните, что:
• в системе Yandex поле запроса остается на странице во время
просмотра результатов, и вы можете быстро уточнить запрос, введя
дополнительные ключевые слова, и организовать новый поиск;
• в системе Yandex результаты поиска отсортированы таким
образом, что в начале списка вы получите ссылки на документы,
наиболее полно удовлетворяющие вашему запросу. Например, если в
документе много раз встречаются слова запроса и несколько слов,
включенных в запрос, расположены в документе рядом, то такой
документ более полно удовлетворяет запросу. Если же слова
встречаются один раз и расположены в разных концах документа, то
такой документ в меньшей степени удовлетворяет запросу;
• в системе Yandex возможна произвольная форма запроса;
• не следует использовать предлоги, частицы, междометия,
местоимения как ключевые слова;
• при выполнении запроса поисковая система не ищет документы
непосредственно в Интернете. Она обращается к своей базе данных, где
в компактном виде собраны данные об информации в Интернете.
Возможно, что реальное состояние Интернета несколько отличается
оттого, что хранится в базе данных.