Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
Откройте окно базы данных.
Щелкните по ярлыку Запрос (Query).
Укажите курсором мыши имя Запроса и нажмите кнопку
Открыть(Open).
После этих действий на экране появится результат выполнения
запроса.
Подготовка отчетов
Создание отчетов – относительно несложный процесс, поскольку в
нем участвуют различные Мастера, помогающие выполнять задачу.
Для подготовки отчета по какой-либо из существующей баз данных
сделайте следующее:
Откройте окно базы данных.
Щелкните клавишей мыши по ярлыку Отчет (Report) и нажмите
кнопку Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание отчета
(New Report).
Выберите необходимую таблицу и затем нажмите кнопку Мастера
(Report Wizard). Откроется диалоговое окно Мастера по разработке
отчетов (Report Wizard) со списком в поле Выберите мастера: (Which
Wizard do you want).
В зависимости от целей отчета выберите наиболее подходящий
Мастер. Предварительно можно ознакомиться с назначением каждого.
Подсвечивайте курсором название каждого Мастера и читайте в нижней
части диалогового окна пояснение результатов, которых можно достичь
с помощью этого Мастера.
Осуществив выбор, нажмите ОК.
Откроется первое диалоговое окно указанного вами Мастера.
Дальнейшие действия по сути ничем не отличаются от использования
любой другой Мастер-программы MS Office. Следуйте указаниям
Мастера, передвигаясь по его диалоговым окнам с помощью кнопок
Далее> (Next>), <Назад (<Васк).
Если у вас возникнут затруднения – нажмите кнопку Совет (Hint) –
она присутствует во всех диалоговых окнах Мастеров по разработке
отчетов.
Закончив формирование отчета, нажмите кнопку Готово (Finish)
диалогового окна Мастера. Готовый отчет появится на экране.
Сохраните отчет с помощью команды Сохранить (Save) меню
Файл (File), напечатав его имя в открывшемся диалоговом окне
Сохранить как (Save As) и затем нажав ОК или <Enter>.
Теперь в любой момент вы можете распечатать отчет с помощью
команды Печать (Print) меню Файл (File).
7.2.2. Специальные программы
Служебные программы – это программы, предназначенные для
выполнения различных сервисных задач по управлению компьютером и
не входящие в состав операционной системы. Обычному
компьютерному пользователю полезно уметь работать со
следующими программами:
1) форматирование дисков;
2) проверка диска на наличие ошибок;
3) архивация данных.
Форматировать можно как новые диски, так и уже бывшие в
употреблении, при этом необходимо учитывать, что это операция
необратимая и вся информация, записанная на диске, при его
форматировании теряется. Можно форматировать диски доступных
флоппи-устройств, жесткие диски и диски других устройств,
допускающих эту процедуру. Исключение составляет системное
устройство, с которого была произведена загрузка системы. Обычно это
диск с именем С.
Для фор
матирования дисков используется стандартная программа
Windows, которая доступна при вызове контекстного меню
соответствующего устройства. В окне программы форматирования
указываются параметры форматирования.
Если дискета новая, ее необходимо полностью отформатировать.
Если дискета уже была форматирована (часто продаются уже
отформатированные дискеты), то можно воспользоваться быстрым
форматированием. Такой способ форматирования используется, если
необх
одимо быстро очистить дискету от всех записанных на нем файлов.
Стандартная служебная программа проверки диска используется
для обнаружения и исправления сбоев, возникающих в процессе записи
на диск.
Запуск осуществляется с помощью последовательности команд
Пуск – Программы – Стандартные – Служебные – Проверка диска. Она
позволяет проверить целостность файловой системы и поверхность
диска.
Программы – переводчики
Программы-переводчики – класс программ, достигших сегодня
достаточно высокого уровня и обеспечивающих удовлетворительное
качество при несравнимой с человеческой скорости работы.
Современные программы-переводчики работают с основными
европейскими языками и позволяют быстро получать переводы текстов
самой различной тематики вполне приемлемого качества. Единственное,
что остается сделать потом с таким текстом – это частично
отредактировать. Тем не менее, применение таких программ
существенно сокращает время и трудозатраты, особенно при постоянном
и значительном потоке документов на иностранном языке.
Система перевода PROMT
Система перевода PROMT представляет собой программный пакет,
в состав которого входит электронный переводчик PROMT, набор
подключаемых словарей, программа для просмотра Web-страниц
WebView, утилита пакетного перевода файлов File Translator, программа
быстрого перевода избираемого текста QTrans и общая оболочка для
запуска отдельных компонентов системы Интегратор PROMT.
Используя PROMT в комплекте с программами распознавания
образов FineReader или Cuneiform, вы можете добиться того, что, введя
со сканера «бумажный» текст на одном языке, на выходе получите
текстовый документ на другом.
Наиболее эффективен электронный переводчик при работе с
большим текстом или серией текстов по одной тематике.
ABBYY Lingvo
Комплекс словарного перевода, который осуществляет
моментальный перевод слов и словосочетаний с экрана и клавиатуры,
вставляет перевод в текст и т. п. программа проста в использовании и
доступна даже начинающим пользователям.
Возможности Lingvo:
• перевод слов с помощью drag-&-drop или погорячей клавише
прямо из редактора;
• одновременная работа с большим количеством словарей на
виртуальной «книжной полке» (мультисловарность);
• получение вариантов перевода в разных словарях;
• живое озвучивание наиболее употребляемых английских слов;
• вставка перевода в редактируемый текст с помощью drag-&-drop;
• полнотекстовый поиск слов и словосочетаний по статьям всех
словарей;
• пословный перевод фрагмента текста;
• варианты перевода для грамматических омонимов;
• создание и пополнение собственных словарей прямо из Lingvo с
помощью профессионального компилятора словарей.
Для изучающих язык: перевод слова из любой формы, просмотр
парадигмы слова (склонение, спряжение и пр.), подсказки правильного
написания слов, транскрипция более 50000 слов.
Сократ
Этот переводчик создан компанией «Арсенал», которая выпустила
целую серию офисных программ. Поэтому команда его запуска
помещается в группу меню Русский офис. Особенность данного
переводчика в том, что он переводит текст, находящийся в буфере
обмена. Когда Сократ запущен, его значок присутствует на панели
задач. Контекстное меню значка позволяет выбрать опции, а двойной
щелчок мыши на значке активизирует перевод. Направление перевода
выбирается автоматически. После завершения перевода на экран
выводится окно с текстом.
Распознавание текста
Программа Fine Reader, выпущенная ABBYY, позволяет выполнить
оптическое распознавание текстов, то есть преобразовывать текстовую
информацию из графического формата в символьный. Существует много
документов в графическом формате: факсимильные сообщения,
отсканированное тексты, графические файлы с текстом. В них буквы
являются элементами изображения, то есть представлены в виде точек.
В задачу программы входит анализ каждого символа и принятие
решения о том, что это за символ.
Особенностью программы является возможность работы с
различными графическими форматами в качестве исходного материала.
Это позволяет использовать для распознавания большинство
документов, так как их можно конвертировать в подходящий формат при
помощи графического редактора.
Основным источником данных для программы является
сканирование – перевод информации с бумажных носителей в
электронную форму. Процесс работы с программой можно разбить на
несколько этапов; сканирование, выделение блоков на изображении,
распознавание.
Современная техника дает возможность выполнить сканирование с
очень высоким качеством, поэтому все зависит от самого документа:
типа, размера и качества шрифта, насыщенности цвета, наличия фона и
т. д. Отсканированные страницы (или открытые файлы) отображаются в
виде значков страниц на левой панели окна.
На главной панели инструментов расположено несколько больших
кнопок-списков, с помощью которых выполняются все операции. Для
запуска сканирования используется большая кнопка Сканировать или
кнопка мастера Scan&Read. Перед работой с программой обязательно
раскройте списки всех больших кнопок и посмотрите, какие команды они
содержат.
Если изображение плохого качества, то есть содержит много
мелких точек (мусор), документ можно попытаться очистить при помощи
кнопки – Очистить изображение.
Перед тем как запускать распознавание, страницу надо разбить на
блоки. Программа работает эффективнее, если выделены участки с
текстом. В документе могут находиться рисунки, которые, естественно
«распознавать» не нужно. К тому же различные участки текста могут
иметь разный формат и разный язык. FineReader может выполнить
разбиение на блоки самостоятельно, после того как вы нажм
ете кнопку
Сегментировать открытую страницу. Но блоки можно создавать и
вручную. Для этого надо выделить часть текста мышью так, как
выделяют объекты в приложениях Windows: нажать левую кнопку и
обвести участок текста прямоугольной рамкой. Блок можно и удалить.
Для этого его надо выделить мышью и нажать клавишу Del. Для того
чтобы было удобнее работать с блоками, не забывайте изменять
масштаб: можно исп
ользовать режим уменьшения 50 % или 25 %.
Для работы с блоками можно использовать контекстное меню.
Например, важно определить для каждого блока его тип: текст, таблица,
картинка, штрих-код. Разумеется, если документ заполнен однородным
текстом, то выделять блоки не нужно.
Для всей страницы надо выбрать из списков на панели
инструментов язык и тип шрифта. Стандартных типов шрифта два:
«матричный принтер» и «пишущая машинка». Дело, конечно, не в том,
на чем отпечатан документ, а в том, как выглядят буквы. На матричном
принтере можно отпечатать текст так, что он будет иметь вид
машинописного. Если у вас есть сомнения, всегда можно
поэкспериментировать, благо распознавание проводится достаточно
быстро. Но по умолчанию программа выбирает автоматическое
определение типа шрифта, так что, возможно, эту задачу следует
оставить для нее.
Теперь можно включить распознавание большой кнопкой
Распознать открытую страницу. Проверьте результат. Если он
неудовлетворительный, значит надо изменить параметры и попробовать
еще раз.
Практика показывает, что лучше распознаются буквы в
полужирном начертании, нежели тонкие. Кроме того, более крупные
буквы распознаются лучше мелких. Но при прочих равных условиях
полужирное начертание имеет преимущество перед большим размером
букв.
После того как получен текст в символьном формате, можно сразу
проверить орфографию. Для этого есть кнопка Проверить. Затем можно
сохранить текст в виде отдельного документа. Большая кнопка Мастер
сохранения результатов позволяет выбрать один из популярных
текстовых форматов.
Архивация данных
Программы для сжатия информации и создания архивного файла
появились достаточно давно. Они позволяли сэкономить место на
жестком диске и при необходимости скопировать данные на гибкий диск,
записать файлы так, чтобы они уместились на возможно меньшем
количестве дискет. Со временем объемы жестких дисков возросли на
несколько порядков, появились съемные носители большой емкости, а
программы-архиваторы используются по-прежнему. Дело в том, что
объемы, занимаемые программным обеспечением и файлами
пользователя, тоже очень сильно выросли. Поэтому часто возникает
необходимость освободить место на диске, а сделать это проще всего,
запаковав ненужные пока файлы. К тому же новые съемные диски не
вытеснили окончательно старые добрые дискеты. И еще: на один
компакт-диск можно записать около 600 Мб данных, а в архивированном
виде на том же диске можно уместить гораздо больший объем.
Архив представляет собой файл особого типа, в котором находятся
другие файлы в компрессированном виде. Достоинство архива в том, что
он может занимать в несколько раз меньше места, нежели исходные
файлы. В любое время можно извлечь файл (файлы) из архива, то есть
«распаковать» их, или добавить в архив новые файлы.
Программы архивации, разработанные для MS-DOS, используются
до сих пор. Самыми распространенными являются программы WinZip,
WinRar, MS Backup.
Методы защиты информации
Большинство современных компьютеров обеспечивают
возможность использования пароля для защиты от
несанкционированного доступа. Такая парольная защита может быть
реализована как на аппаратном, так и программном уровне. В ряде
случаев без ввода пароля загрузить операционную систему и сделать
доступными жесткие диски с данными практически невозможно для
обычного пользователя, и может быть весьма сложным делом для
профессионала, особенно при отсутствии времени. В качестве первого
уровня защиты можно пользоваться этим.
Более эффективную защиту обеспечивают специализированные
программы или аппаратные средства, созданные и служащие
исключительно в целях предотвращения несанкционированного доступа.
Достаточно надежными и простыми для пользователя могут быть
программные средства. На сегодняшний день существует множество
систем, осуществляющих защиту информации, хранящейся на
компьютере, программным способом: с помощью шифрования,
кодирования, установки паролей и т. д. Степень их реальной защиты в
каждом случае различна. Однако с уверенностью можно сказать, что
многие программные системы защиты способны уберечь только от
пользователя среднего уровня, но не профессионала. Дело в том, что в
определенных секторах жесткого диска хранится служебная
информация, содержащая некоторые сервисные сведения. Эти сектора
недоступны для записи обычных файлов, но ряд защитных программ
пользуются этой частью диска. При некотором умении и наличии
специальных программных средств к ней легко можно получить доступ,
например, загрузившись с системной дискеты, и затем внести
определенные изменения и т. д., которые позволят обойти защиту и
открыть доступ к хранящейся на диске информации.
В качестве примера одной из таких программ можно привести
SteelBox — систему информационной безопасности. Она предназначена
для защиты части или всей информации на жестком диске компьютера от
несанкционированного доступа. Программа создает на жестком диске
один или несколько дополнительных логических дисков для хранения
конфиденциальной информации. Отличительное достоинство SteelBox
заключается в том, что исследование кода программы (один из
стандартных вариантов взлома защиты) абсолютно бесполезно и не
позволит злоумышленнику получить доступ к вашей защищенной
информации. Это объясняется тем, что SteelBox, в отличие от многих
других систем аналогичного назначения, не разграничивает доступ к
информации по паролю, а осуществляет прозрачное, незаметное для
пользователя динамическое шифрование данных, помещаемых в им же
созданные дополнительные логические диски. Таким образом,
информация хранится на жестком диске в зашифрованном виде и
автоматически расшифровывается только при легальном доступе, то есть
когда правильно введен ключ шифрования. Длина ключа в этой
программе – 16 символов, что соответствует десяти в двадцать девятой
степени вариантам ключа.
Другой, еще более простой, возможностью создания
пользовательской защиты является «закрытие» конкретных документов
штатными средствами программ, в которых они создаются.
Ряд продуктов MS Office предлагает для этих целей собственные
возможности защиты на уровне отдельных файлов.
Например, работая в MS Word, вы можете защитить документ,
установив пароль. Паролем в данном случае служит комбинация букв,
цифр, символов и пробелов длиной до 15 знаков.
Помните!
Регистр букв (Прописные, строчные) также имеет значение – вы не
сможете получить доступ к файлу, набрав вместо пароля «АПР»«Апр»!
Защищенный паролем документ невозможно будет открыть без
правильного ввода пароля.
Чтобы установить пароль на конкретный документ Word, вам
необходимо сделать следующее.
1. Откройте этот документ и выполните команду Сохранить как
(Save As…). Откроется диалоговое окно Сохранить как (Save As).
2. В этом диалоговом окне нажмите кнопку Опции.(Options).
Откроется окно Опции (Options). Убедитесь, что активна карточка
Сохранение (Save) или откройте ее щелчком мыши. Найдите внизу
раздел Опции доступа к (File-Sharing Options for).
3. Введите устанавливаемый пароль в поле этого раздела Пароль
защиты: (Protection Password:). Обратите внимание, что пароль
набирается звездочками, хотя вы вводите буквы или цифры – вдруг кто-
то подсматривает.
4. Нажмите кнопку ОК. Появится окно Подтверждение пароля
(Confirm Password).
5. В этом окне следует еще раз набрать пароль и нажать ОК
(пароль следует набирать абсолютно идентичный первому).
6. Снова появится окно Сохранить как (Save As), и если вы во
всем уверены, последний раз нажмите ОК.
Теперь файл сохранен с данным паролем. При его закрытии
получить доступ к нему заново можно будет, только введя правильный
пароль. В дальнейшем вы каждый раз будете получать сообщение в окне
Пароль (Password) о необходимости ввести пароль.
Аналогичная возможность существует и в MS Excel.
Антивирусы
Вирус – это программа, которая без ведома пользователя
выполняет действия, наносящие вред компьютеру и данным. По способу
работы вирусы разделяют на несколько типов.
Загрузочные (бутовые) вирусы могут копировать себя в
загрузочный сектор жесткого диска (Master Boot Record). Кроме этого
они внедряются в системную область дискет, с которых производится
загрузка операционной системы. Такие вирусы распространяются на
зараженных загрузочных дискетах. Борьба с ними заключается в
проверке данных соответствующих секторов дисков и установке
программ, которые препятствуют изменению данных загрузочных
секторов.
Файловые вирусы поражают программы, то есть файлы типа
СОМ или ЕХЕ, а также любые файлы, хранящие фрагменты исполняемых