Основы компьютерной грамотности. Базовый учебный курс

Подождите немного. Документ загружается.

Для использования какого-либо «инструмента» панели необходимо щелк-

нуть левой кнопкой мыши по его пиктограмме.

В MS Word имеется несколько встроенных панелей инструментов; кро-

ме того, пользователь может создавать собственные панели.

В окне может находиться несколько панелей инструментов. При работе

с MS Word чаще всего используются панели инструментов:

Стандартная

и Форматирование.

На панели инструментов Стандартная размещены кнопки общего на-

значения: создания, сохранения, открытия и печати текста, вставки, копи-

рования и т.д. (табл. 2.2).

2.2. Работа текстового процессора

131

Ñîçäàíèå íîâîãî äîêóìåíòà MS Word, èñïîëüçóåòñÿ òåêóùèé øàáëîí

îôîðìëåíèÿ

Ñîõðàíåíèå äîêóìåíòà. Åñëè äîêóìåíò ñîõðàíÿåòñÿ âïåðâûå, òî îò-

êðûâàåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî

Сохранить как…, èíà÷å ôàéë ñîõðàíÿ-

åòñÿ â ðàíåå óêàçàííîì êàòàëîãå ïîä ðàíåå óêàçàííûì èìåíåì

Îòïðàâèòü ñîîáùåíèå. Äàííûé äîêóìåíò ìîæåò áûòü îòïðàâëåí êàê

ïî÷òîâîå ñîîáùåíèå ïî óêàçàííîìó àäðåñó ýëåêòðîííîé ïî÷òû

Íàéòè. Ïîèñê ôàéëîâ, âåá-ñòðàíèö è îáúåêòîâ Microsoft Outlook ïî

çàäàííûì óñëîâèÿì

Íàéòè. Îòêðûâàåòñÿ îêíî ïîèñêà, ïîçâîëÿþùåå íàéòè òîò èëè èíîé

çàäàííûé îáðàçåö â òåêñòå

Ïå÷àòü äîêóìåíòà ñ òåêóùèìè óñòàíîâêàìè ïðèíòåðà. Åñëè íåîáõî-

äèìî íàïå÷àòàòü äîêóìåíò ñ äðóãèìè óñòàíîâêàìè, íóæíî èñïîëüçî-

âàòü ìåíþ

Файл → Печать

Ïðåäâàðèòåëüíûé ïðîñìîòð. Ïðîñìîòð îäíîé èëè íåñêîëüêèõ ñòðà-

íèö â òîì âèäå, â êàêîì îíè áóäóò âûâåäåíû íà ïå÷àòü. Âîçâðàò èç

ïðîñìîòðà – êíîïêà

Закрыть íà ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ

Âûðåçàòü. Âûäåëåííûé ôðàãìåíò òåêñòà ïåðåìåùàåòñÿ â áóôåð îá-

ìåíà, ïðè ýòîì îí ìîæåò áûòü â äàëüíåéøåì âñòàâëåí â ëþáîå ìåñ-

òî äîêóìåíòà

Âñòàâèòü. Íàõîäÿùèéñÿ â áóôåðå îáìåíà îáúåêò (òåêñò, ãðàôè÷å-

ñêîå èçîáðàæåíèå è ò.ä.) âñòàâëÿåòñÿ â òî ìåñòî äîêóìåíòà, ãäå ðàñ-

ïîëîæåí òåêñòîâûé êóðñîð

Ôîðìàò ïî îáðàçöó. Äëÿ îôîðìëåíèÿ ôðàãìåíòà òåêñòà ìîæåò áûòü

èñïîëüçîâàí ôîðìàò âûäåëåííîãî îáðàçöà. Äëÿ ìíîãîêðàòíîãî ïðè-

ìåíåíèÿ êíîïêà ôèêñèðóåòñÿ äâîéíûì ùåë÷êîì, ïîñëå ÷åãî îòæè-

ìàåòñÿ ùåë÷êîì ïî êíîïêå, à òàêæå êëàâèøàìè

Esc èëè Enter

Êîïèðîâàòü. Âûäåëåííûé ôðàãìåíò òåêñòà êîïèðóåòñÿ â áóôåð îáìåíà

Îòêðûòèå äîêóìåíòà

Таблица 2.2

Кнопки панели инструментов Стандартная

Пиктограмма

Функция

modul2.qxd 12/26/06 5:06 PM Page 131

Напомним, что справа на любой панели инструментов имеется значок ,

щелкнув по которому, можно добавить или удалить кнопки этой панели.

2.2.3. Панель инструментов Форматирование.

Основные и вспомогательные инструменты

Инструменты панели Форматирование предназначены для оформле-

ния как отдельных элементов текста, так и всего документа в целом.

Приведем краткий обзор кнопок, вынесенных на соответствующую па-

нель (табл. 2.3).

Модуль 2. Основы обработки текста

132

Пиктограмма

Функция

Îòìåíèòü îäíî èëè íåñêîëüêî ïðåäûäóùèõ äåéñòâèé. Åñëè íåîáõî-

äèìî îòìåíèòü íå ïîñëåäíèå äåéñòâèÿ, òî îíè âûáèðàþòñÿ èç ðàñ-

êðûâàþùåãîñÿ ñïèñêà

Äîáàâèòü ãèïåðññûëêó. Âêëþ÷èòü â äîêóìåíò ãèïåðññûëêó íà äðóãîé

äîêóìåíò, íàõîäÿùèéñÿ â êîìïüþòåðå, ëîêàëüíîé ñåòè èëè â Èíòåðíåòå

Âåðíóòü îòìåíåííûå äåéñòâèÿ

Äîáàâëåíèå ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Таблицы и границы

Äîáàâëåíèå òàáëèöû MS Excel

Äîáàâëåíèå òàáëèöû ñ âûáðàííûì êîëè÷åñòâîì ñòðîê è ñòîëáöîâ

Ðàçäåëåíèå òåêñòà íà íåñêîëüêî êîëîíîê

Äîáàâëåíèå èëè ñêðûòèå ïàíåëè èíñòðóìåíòîâ Рисование

Èçìåíåíèå ìàñøòàáà îòîáðàæåíèÿ äîêóìåíòà

Îòêðûòèå ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû MS Word

Çàêðûòèå äîêóìåíòà

Ïðîâåðêà îðôîãðàôèè è ïóíêòóàöèè â äîêóìåíòå

Êîíâåðòû è íàêëåéêè. Ñîçäàíèå êîíâåðòà èëè ïî÷òîâîé íàêëåéêè

ëèáî çàïîëíåíèå îäíèì èìåíåì è àäðåñîì ïîëíîé ñòðàíèöû íàêëååê

Îòîáðàæåíèå ñõåìû äîêóìåíòà

Îòîáðàæåíèå íåïå÷àòàåìûõ çíàêîâ (êîíåö ñòðîêè, ïðîáåë, íåðàç-

ðûâíûé ïðîáåë è äð.). Ýòîò èíñòðóìåíò öåëåñîîáðàçíî âêëþ÷àòü ïðè

ðàáîòå ñ äîêóìåíòîì, ÷òîáû íå âíîñèòü â íåãî ëèøíèõ çíàêîâ

100%

Ìàñøòàá

Продолжение табл. 2.2

modul2.qxd 12/26/06 5:07 PM Page 132

2.2. Работа текстового процессора

133

Îòêðûòèå ïàíåëè çàäà÷ Стили и форматирование

Âûáîð ñòèëÿ îôîðìëåíèÿ àáçàöà

Âûáîð ãàðíèòóðû øðèôòà

Стиль

Шрифт

Размер

Âûáîð êåãëÿ øðèôòà

Âêëþ÷åíèå/îòêëþ÷åíèå ïîëóæèðíîãî øðèôòà

Пиктограмма

Функция

Таблица 2.3

Кнопки панели инструментов Форматирование

Âêëþ÷åíèå/îòêëþ÷åíèå êóðñèâà

Âêëþ÷åíèå/îòêëþ÷åíèå ïîä÷åðêèâàíèÿ òåêñòà

Âêëþ÷åíèå âûðàâíèâàíèÿ òåêñòà â àáçàöå (âûêëþ÷êè) ïî ëåâîìó

êðàþ. Óñòàíîâëåíî ïî óìîë÷àíèþ

Âêëþ÷åíèå âûðàâíèâàíèÿ òåêñòà â àáçàöå ïî öåíòðó

Âêëþ÷åíèå âûðàâíèâàíèÿ òåêñòà â àáçàöå ïî ïðàâîìó êðàþ

Âêëþ÷åíèå âûðàâíèâàíèÿ òåêñòà â àáçàöå ïî øèðèíå, òî åñòü ïî ëå-

âîìó è ïðàâîìó êðàþ îäíîâðåìåííî

Èçìåíåíèå èíòåðëèíüÿæà. Ïî óìîë÷àíèþ óñòàíîâëåí èíòåðâàë,

ðàâíûé 1

Âêëþ÷åíèå/îòêëþ÷åíèå íóìåðîâàííîãî ñïèñêà

Âêëþ÷åíèå/îòêëþ÷åíèå ìàðêèðîâàííîãî ñïèñêà

Óìåíüøåíèå îòñòóïà îò ëåâîãî êðàÿ

Óâåëè÷åíèå îòñòóïà îò ëåâîãî êðàÿ

Ñîçäàíèå ðàìîê (çàäàíèå âíåøíèõ ãðàíèö) âîêðóã àáçàöà èëè

â òàáëèöå

Çàäàíèå ôîíà òåêñòà (âûäåëåíèå öâåòîì)

Çàäàíèå öâåòà øðèôòà

Óâåëè÷åíèå êåãëÿ øðèôòà âûáðàííîãî òåêñòà íà 10% ïî ñðàâíåíèþ

ñ èñïîëüçóåìûì

Óìåíüøåíèå êåãëÿ øðèôòà âûáðàííîãî òåêñòà íà 10% ïî ñðàâíåíèþ

ñ èñïîëüçóåìûì

Çàäàíèå âåðõíèõ èíäåêñîâ

Çàäàíèå íèæíèõ èíäåêñîâ

Íàçíà÷åíèå ÿçûêà äëÿ âûäåëåííîãî òåêñòà â ôàéëàõ, ñîäåðæàùèõ

òåêñò íà ðàçíûõ ÿçûêàõ. Ïðè ïðîâåðêå îðôîãðàôèè áóäóò àâòîìàòè-

÷åñêè èñïîëüçîâàíû íåîáõîäèìûå ñëîâàðè

Язык

modul2.qxd 12/26/06 5:07 PM Page 133

2.2.4. Другие панели инструментов MS Word

Кратко охарактеризуем остальные панели инструментов MS Word.

• Рисование – содержит основные инструменты создания и оформле-

ния графических объектов.

• WordArt – содержит набор инструментов для включения в текст и

дальнейшего оформления объектов WordArt. С помощью этих инст-

рументов можно создавать наклонный, повернутый и растянутый

текст, а также текст с тенью и текст, вписанный в готовые фигуры.

Оформленный текст является графическим объектом, поэтому для

его изменения можно использовать кнопки панели инструментов

Рисование.

• Visual Basic – включает набор инструментов для поддержки языка

сценариев Visual Basic.

• Автотекст – текстовые или графические элементы, которые можно

многократно использовать в документах, например, стандартные

пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выде-

ленный фрагмент текста или графический объект сохраняются в ви-

де элемента автотекста и получают свое уникальное имя. Панель ин-

струментов позволяет создать или добавить автотекст в документ.

• Базы данных – набор инструментов для работы с базами данных.

• Веб-компоненты – набор инструментов для создания документов,

в том числе содержащих сценарии, с целью их дальнейшей публика-

ции в Интернете.

• Веб-узел – набор инструментов браузера, позволяющих перемещать-

ся по документу (или ряду документов) как по веб-страницам.

• Настройка изображения – набор инструментов для манипулирования

графическими объектами, содержащимися в тексте.

• Рецензирование – набор инструментов, позволяющий другим поль-

зователям вносить в документ замечания, исправления, рецензии.

В дальнейшем можно принять или отклонить эти замечания.

• Слияние – сведение нескольких документов в один. Инструменты ис-

пользуются при работе с объемными документами, при подготовке

писем и факсов, при отправке сообщений по списку рассылки и т.д.

• Статистика – предоставление статистических сведений о находящем-

ся в работе документе (количество знаков, слов, абзацев и т.д.).

• Структура – набор инструментов для работы со структурой документа.

• Таблицы и границы – набор инструментов для работы с таблицами и

их обрамлением и заливкой.

• Формы – включение элементов управления в документ. Обычно ис-

пользуется при подготовке документа к публикации в Интернете.

• Элементы управления – набор инструментов для создания, отладки и

выполнения макрокоманд.

Модуль 2. Основы обработки текста

134

modul2.qxd 12/26/06 5:08 PM Page 134

2.2.5. Изменение содержания панелей инструментов

Напомним основные способы самостоятельной настройки панели ин-

струментов.

Первый способ. Выбрать меню Вид → Панели инструментов (см. рис. 2.16),

отметить необходимые панели инструментов. Затем с помощью буксиров-

ки “Drag and Drop” подвести указатель мыши к границе-разделителю меж-

ду разными панелями инструментов и расположить их в пределах рабочего

окна таким образом, чтобы ими удобно было пользоваться.

Второй способ. Выбрать меню Сервис → Настройка, вкладка Панели инст-

рументов

. Здесь также представлены дополнительные панели инструмен-

тов, отсутствующие в настоящий момент на экране. Далее следует действо-

вать аналогично первому способу.

Третий способ. Вызвать контекстное меню в области панелей инстру-

ментов и действовать аналогично первому способу.

Напомним, что

справа на любой па-

нели инструментов

имеется значок ,

щелкнув по которо-

му, можно добавить

или удалить некото-

рые кнопки данной

панели (рис. 2.18).

Рассмотрим ещё

один способ добавле-

ния кнопок из про-

извольных панелей

инструментов: меню

Сервис → Настройка,

вкладка

Команды, да-

лее в соответствую-

щей

Категории выби-

рается нужная Ко-

манда, и кнопка пе-

ретаскивается на па-

нель инструментов.

Для удаления в этом

режиме кнопок с па-

нелей инструментов их нужно отбуксировать с панели на любое другое мес-

то окна.

2.2. Работа текстового процессора

135

Рис. 2.18. Пример настройки панели

инструментов Форматирование

modul2.qxd 12/26/06 5:08 PM Page 135

2.2.6. Вопросы и задания

1. Какие существуют средства для взаимодействия пользователя

с MS Word?

2. Что содержит основное меню программы MS Word?

3. Как определить, что команда меню продублирована в виде кнопки на

панели инструментов, даже если она там не отображена?

4. Перечислите основные команды и назначение следующих разделов

основного меню:

Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка.

5. Что такое контекстное меню? Как оно вызывается? В чем заключает-

ся преимущество использования контекстного меню перед основ-

ным меню и панелями инструментов?

6. Какие кнопки содержит панель инструментов

Стандартная? Каково

назначение этих кнопок?

7. Какие кнопки содержит панель инструментов

Форматирование?

Каково назначение этих кнопок?

8. Перечислите другие панели инструментов и коротко охарактеризуй-

те их. Какие из них целесообразно отобразить в рабочем окне как не-

обходимые для вашей повседневной работы?

9. Как настроить панели инструментов? Какой способ настройки ка-

жется вам наиболее удобным?

10. Как добавить или удалить кнопки той или иной панели инструментов?

11. Откройте какой-либо документ на своем компьютере и определите,

какие в нем содержатся символы, которые не выводятся на печать.

136

Модуль 2. Основы обработки текста

modul2.qxd 12/26/06 5:10 PM Page 136

2.3. Правила компьютерного набора текста

При компьютерном наборе текста необходимо соблюдать как общие

правила типографского набора текста, так и специфические правила, отно-

сящиеся непосредственно к компьютерному набору. Это позволит прида-

вать тексту профессионально оформленный вид. Кроме того, правильно

оформленные и структурированные тексты легче редактировать, формати-

ровать, переносить с одного компьютера на другой, подвергать дальнейшей

обработке или публиковать в Интернете.

2.3.1. Общие правила оформления текста

1. Точка в конце заголовка и подзаголовков, выключенных отдельной

строкой, не ставится. Если заголовок состоит из нескольких предложе-

ний, то точка не ставится после последнего из них. Порядковый номер

заголовков всех видов, набираемый в одной строке с текстом, должен

быть отделен пробелом.

2. Точка не ставится в конце подрисуночной подписи, в названии таблицы

и в конце табличного текста. В русском языке при отделении десятичных

долей от целых чисел нужно ставить запятую (0,158), а не точку (0.158).

3. Перед знаком препинания пробел не ставится. Исключение составляют

открывающиеся парные знаки, например, скобки, кавычки. После зна-

ка препинания пробел обязателен. Тире выделяется пробелами с двух

сторон. Дефис пробелами не выделяется.

4. Однозначные порядковые и количественные числительные даются в

простом тексте словами, а многозначные (от 10) – цифрами; десятки

тысяч набираются цифрами и словами (например, 25 тыс.), а числитель-

ные в косвенном падеже – с наращениями (например, 6-го).

5. Индексы и показатели степени между собой, а также от предшествую-

щих и последующих элементов набора пробелом не отделяются (Н

О,

/с).

6. Нельзя переносить на другую строку инициалы, если фамилия остается

на предыдущей, а также разделять их пробелом.

7. Не следует оставлять в конце строки предлоги и союзы, с которых начи-

нается предложение, а также однобуквенные союзы и предлоги в сере-

дине предложений.

8. Последняя строка в абзаце не должна заканчиваться двумя-тремя буква-

ми. Не рекомендуется оставлять в строке или переносить на другую две

буквы. Размер концевой строки должен превышать размер абзацного

отступа (не менее 5-7 букв). Если это не получается, необходимо вогнать

оставшееся в предыдущие строки или, наоборот, разогнать, чтобы уве-

личить концевую строку. Это правило не относится к математическим

текстам.

2.3. Правила компьютерного набора текста

137

modul2.qxd 12/26/06 5:11 PM Page 137

9. Знак процента (%) применяется только с его числовым значением и

пробелом от него не отделяется.

10. Знаки градуса (°), минуты (

), секунды ('') отделяются пробелом только

от последующих чисел, а не от своих числовых значений (10° 15').

11. Формулы в текстовых строках набора научно-технических документов

должны быть отделены от текста одинарным или двойным пробелом.

Формулы, следующие в текстовой строке друг за другом, должны быть

разделены двойными пробелами.

12. Знаки номера (№) и параграфа (§) применяют только с соответствую-

щими им числами и отделяются пробелом. Если к знаку относится не-

сколько чисел, они разделяются пробелами. Нельзя переносить на дру-

гую строку цифры, оставляя на предыдущей относящиеся к ним знаки.

13. В русском языке существуют следующие сокращения: буквенная аббре-

виатура, составленная из начальных букв слов, входящих в полное на-

звание (ООН, НДР, РФ, вуз); сложносокращенные слова, составленные

из частей сокращенных слов (собкор) или усеченных и полных слов

(профсоюз), и графические сокращения по начальным буквам (г. – год),

по частям слов (см. — смотри), по характерным буквам (млрд — милли-

ард), а также по начальным и конечным буквам (ф-ка — фабрика). Кро-

ме того, в текстах применяют буквенные обозначения единиц физиче-

ских величин.

Все буквенные аббревиатуры набирают прямым шрифтом без точек и

межбуквенных пробелов, сложносокращенные слова и графические сокра-

щения набирают так же, как обычный текст. В выделенных шрифтами тек-

стах все эти сокращения набирают тем же шрифтом.

2.3.2. Специфические требования при компьютерном

наборе текста

1. При наборе текста одного абзаца клавиша «Перевод строки» (Enter) на-

жимается только в конце этого абзаца.

2. Слова друг от друга отделяют одинарным пробелом. Равномерное рас-

пределение слов в строке текстовым процессором выполняется автома-

тически. Абзацный отступ (красную строку) запрещено устанавливать с

помощью пробелов – для этого используются специальные средства

форматирования абзаца, например, бегунки на горизонтальной линей-

ке (см. п. 4 на рис. 2.1), либо меню Формат → Абзац.

Отметим, что знак

неразрывный пробел (Вставка → Символ, вкладка Спе-

циальные знаки

или комбинация клавиш CTRL + SHIFT + пробел) не поз-

воляет символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных

строчках. Ширина неразрывного пробела остается фиксированной при

любом выравнивании абзаца, в отличие от ширины обычного пробела.

Модуль 2. Основы обработки текста

138

modul2.qxd 12/26/06 5:11 PM Page 138

3. При шрифтовом выделении фрагмента текста знаки препинания, следу-

ющие за выделенным фрагментом, должны быть набраны шрифтом ос-

новного текста.

4. В текстовом наборе абзацные отступы должны быть единообразными во

всем документе, независимо от кегля шрифта отдельных фрагментов

текста.

5. Знак тире может быть набран с помощью одновременного нажатия ком-

бинации клавиш CTRL+серый минус (серый минус располагается на

цифровой клавиатуре, справа), либо через меню Вставка → Символ,

вкладка Специальные знаки.

2.3.3. Вопросы и задания

1. Почему при компьютерном наборе текста необходимо соблюдать

специальные правила?

2. Каковы правила набора заголовков и подзаголовков?

3. Каковы правила набора знаков препинания в тексте?

4. Каковы правила набора числовых величин в тексте?

5. Каковы правила набора верхних и нижних индексов в тексте?

6. Каковы правила набора аббревиатур и сокращений?

7. Когда нажимается клавиша

Enter в пределах набора одного абзаца?

8. В чем заключается правило длины абзацных отступов в документе?

9. Как набрать неразрывный пробел? Зачем он нужен? Как набрать ти-

ре? Чем оно отличается от дефиса и минуса?

10. Укажите нарушения общих правил оформления текста на рис. 2.19.

11. Просмотрите любую книгу, газету, журнал или учебник, текстовый

документ или веб-страницу и найдите в них нарушения правил набо-

ра и верстки текста.

2.3. Правила компьютерного набора текста

139

Рис. 2.19. Пример нарушения общих правил оформления текста

modul2.qxd 12/26/06 5:11 PM Page 139

2.4. Основные структурные элементы текста

и работа с ними

2.4.1. Структура документа. Стандартные документы.

Создание документов на основе шаблонов

Структура документа зависит от его содержания. Текст большого

объема (рукопись брошюры, книги и т.д.) делится на части, главы или

разделы, подразделы и т.п., т.е. имеет многоуровневую структуру. Более

мелкие структурные элементы документа были описаны в п. 2.1.2. Текст

небольшого объема может не иметь заголовков и других структурных

элементов.

Например, в структуре данного курса можно выделить, по крайней ме-

ре, три уровня: курс состоит из модулей, состоящих из разделов, которые, в

свою очередь, состоят из подразделов, им соответствуют три уровня заго-

ловков.

При создании документа пользователь может сам определить структуру

документа или воспользоваться готовым шаблоном. Кроме того, документ

может повторить структуру уже существующего текста, что значительно

облегчает его дальнейшую подготовку.

Перечислим некоторые общие шаблоны (виды документов) MS Word и

охарактеризуем их.

Обычный документ. Документ, структуру которого определяет сам пользо-

ватель.

Веб-страница (простая, личная, вопросы-ответы и т.д.). Документ, предна-

значенный для публикации в Интернете (в зависимости от выбранного

шаблона предполагается то или иное оформление).

Электронное сообщение. Документ для пересылки по электронной почте.

Письма и факсы. При их оформлении используется набор специальных

подсказок (мастеров), которые позволяют создать письмо или факс

определенного стиля, в соответствии с существующими стандартами.

Публикации. Брошюры, диссертации, руководства, справочники.

Записки. Различные служебные записки.

Отчеты. Различные служебные отчеты.

Другие документы. Разнообразные резюме, календари и т.д.

Для создания документа в большинстве случаев используется шаблон

или соответствующий мастер (на панели задач Создание документа выбира-

ется Создание с помощью шаблона → Общие шаблоны).

Модуль 2. Основы обработки текста

140

modul2.qxd 12/26/06 5:12 PM Page 140