Либерзон В.И. Основы управления проектами

Подождите немного. Документ загружается.

Рис. 35. Основные типы контрактов

2 Контракт с фиксированной ценой (с фиксированной ценой единицы продукции) плюс

проценты от экономии.

Этот тип контракта был разработан правительством США. Такой контракт обеспечивает

Поставщику большую прибыль при снижении стоимости и сокращении сроков выполнения работ

и меньшую - в обратном случае. Пример: Заказчик оплачивает 80% перерасходованных средств,

Подрядчик - 20%, аналогично делится и экономия. Такой тип контракта обычно используется при

организации производства.

3 Контракт с возмещением затрат.

По этому типу контракта не предусматривается премирование поставщика. Такой тип контракта

обычно используется некоммерческими организациями и Университетами.

4 Контракт с возмещением затрат плюс фиксированная стоимость.

По этому типу контракта возмещаются фактические затраты и оплачивается фиксированная

стоимость услуг Поставщика. Такие контракты обычно применяются в исследовательских

работах.

5 Контракт с возмещением затрат плюс фиксированная стоимость плюс премия за результаты.

По этому контракту возмещаются фактические затраты, оплачивается фиксированная стоимость

услуг Поставщика, а еще выплачивается премия по результатам работы. В отличие от контракта с

возмещением затрат плюс фиксированная стоимость плюс проценты от экономии, здесь не

Стр. 81

задаются плановые показатели (стоимость, сроки и т.д.). Поэтому оценка результатов носит

субъективный характер.

6 Контракт с возмещением затрат плюс проценты от стоимости работ.

Недостатком такого типа контракта является то, что Поставщик заинтересован в удорожании

работ. Этот тип контракта запрещен к использованию в государственных контрактах США.

Обычно такой тип контракта применяется в чрезвычайных обстоятельствах, когда нет времени

для тщательной проработки проекта.

3.12.1.3 Выходы планирования контрактов

План управления контрактами. План управления контрактами должен описывать, как будут

управляться контракты на всем протяжении проекта. Например:

 Какие типы контрактов будут использованы;

 Если будут необходимы независимые оценки, то к кому и когда за ними обращаться;

 Если в организации имеется контрактное подразделение, то как оно должно

взаимодействовать с командой проекта;

 Если необходимы типовые контракты, то где их найти;

 Как будут строиться отношения с подрядчиками;

 Как будет организована отчетность подрядчиков и как будут координироваться контракты и

расписание исполнения проекта.

План управления контрактами входит в план проекта как составная часть.

Содержание работы. Содержание работы описывает предмет контракта с достаточной

подробностью, чтобы потенциальные поставщики могли решить, способны ли они поставить

требуемый продукт. Содержание работы может меняться на протяжении процессов контрактации.

Обычно Содержание работы готовится для каждого продукта, иногда - для групп продуктов.

Содержание работы должно быть настолько подробным, насколько это возможно. В частности,

оно должно содержать:

 спецификации - описание поставок, услуг или персонала, являющихся предметом контракта, с

точки зрения их физических, рабочих и функциональных характеристик;

 организацию отчетности поставщика и требования к сопровождению поставленного продукта

после завершения проекта,

 место контракта в Иерархической структуре контрактов (ИСК). ИСК - разновидность ИСР,

отражающая контрактные работы, которые необходимо произвести, и то, как они будут

исполняться и управляться. ИСК должна включать уровни, по которым будет предоставляться

отчетность.

Стр. 82

3.12.2Подготовка условий

Подготовка условий включает подготовку документации, необходимую для проведения тендеров

и торгов.

3.12.2.1 Входы подготовки условий

План управления контрактами. (3.12.1.3)

Содержание работы. (3.12.1.3.)

Выходы других процессов планирования. В процессе подготовки условий необходимо

учитывать выходы других процессов планирования и, в частности, расписание исполнения

проекта.

3.12.2.2 Методы и средства подготовки условий

Типовые формы. Типовые формы могут включать типовые контракты, типовые описания

предметов контрактов, типовые формы документов для предложений. В организациях, где

заключают много контрактов, должны быть типовые формы этих документов.

Экспертные оценки.

3.12.2.3 Выходы подготовки условий

Тендерная документация. Тендерная документация используется для получения контрактных

предложений. Обычно такая документация называется Приглашением к предложениям.

Тендерная документация должна быть структурирована таким образом, чтобы способствовать

представлению точных и полных предложений. Она должна включать Содержание работы,

описание желаемой формы представления предложений, условия контрактов (типовой проект

контракта, условия конфиденциальности). Тендерная документация должна быть достаточно

детальной для получения обоснованных предложений, но и достаточно гибкой, чтобы можно

было предложить альтернативные более удачные пути выполнения поставленных условий.

Критерии оценки. Критерии оценки используются для оценки предложений. Они могут быть

объективными или субъективными. Критерии оценки часто включаются в тендерную

документацию.

Критерии оценки могут сводиться к цене, если предмет торгов может быть получен из разных

источников. В противном случае должны быть идентифицированы и документированы другие

критерии. Например:

Стр. 83

 Понимание потребностей (исходя из представленного Предложения);

 Стоимость;

 Технические возможности (обладает ли Поставщик необходимой квалификацией);

 Управленческие возможности (как Поставщик управляет своими проектами, мо>,ио ли быть

уверенным в успешном исполнении взятых обязательств);

 Финансовые возможности (обладает ли Поставщик необходимыми финансовыми ресурсами).

Уточнение Содержания работы. В процессе подготовки условий Содержание работы для

некоторых из продуктов может быть модифицировано.

3.13 Разработка плана проекта

Разработка плана проекта - это оформление результатов процессов планирования в едином

структурированном документе.

Разработка плана проекта - это итеративный процесс, который почти всегда повторяется

несколько раз. Например, первоначальный план может оперировать обобщенными ресурсами и

длительностями, не привязанными к конкретным датам, в то время как окончательный план

должен оперировать конкретными ресурсами и точными датами.

План проекта используется для:

 управления исполнением плана;

 документирования предположений и допущений, сделанных при планировании;

 документирования принятых решений по выбору вариантов;

 регламентирования взаимодействия участников проекта;

 документирования требований к отчетам по содержанию, охвату и срокам;

 создания базы для оценки и контроля хода выполнения проекта.

3.13.1Входы разработки плана проекта

Выходы других процессов планирования.

Историческая информация. Историческая информация обычно включает базы данных,

результаты выполненных проектов.

Политика организации. Имеется в виду политика организации, например, в управлении

качеством, управлении персоналом, финансовом управлении).

Стр. 84

Ограничения. Это могут быть природные условия, требования законодательства, бюджетные

ограничения и т.д.

Допущения. Допущения - это данные, достоверность которых не является стопроцентной

(допущения подразумевают известную долю риска).

3.13.2Методы и средства разработки плана проекта

Методология планирования проекта. Методология планирования проекта - это любой

структурированный подход, используемый командой проекта при составлении плана (например,

стандартные формы и образцы документации, моделирование рисков методом Монте-Карло и

т.д.).

3нания и навыки участников проекта.

Информационная система управления проектом. Информационная система управления

проектом - это совокупность методов и средств, используемых для сбора, обобщения и

распределения информации, полученной от других процессов. Она используется для обеспечения

всех стадий проекта от инициации до завершения и обычно включает как ручные, так и

автоматизированные системы (в частности, программы управления проектами).

3.13.3Выходы разработки плана проекта

План проекта. План проекта - это формальный и утвержденный документ, который может быть

использован для управления исполнением проекта. Он должен быть распространен среди

участников проекта согласно плану взаимодействия. Не нужно путать план проекта с базовым

планом. План проекта - это документ или набор документов, который изменяется по мере

поступления дополнительной информации, в то время как базовый план служит для контроля

исполнения и меняется только в результате утверждения запросов на изменения.

План проекта может иметь различное содержание, но обычно включает следующие разделы:

 Основание для выполнения проекта;

 Описание подхода к управлению проектом;

 Констатация целей;

 Иерархические структуры работ (ИСР) до того уровня, на котором осуществляется учет и

контроль;

 Оценки стоимости, плановые даты начала и завершения работ и распределение

ответственности до уровня ИСР, на котором осуществляется контроль;

 Распределение стоимости проекта во времени;

 Методы оценки исполнения по срокам и стоимостям работ;

 Основные контрольные события и их плановые даты;

 Ключевой и необходимый персонал;

 Основные риски (включая ограничения и допущения) и плановая реакция на наступление

каждого из событий риска;

 Планы управления различными составляющими проекта (целями, ресурсами, контрактами,

рисками, взаимодействием, персоналом и т.д.);

 Открытые вопросы и отложенные решения.

Стр. 85

Потребности конкретных проектов могут требовать включения в план проекта и других пунктов.

Так, например, план большого проекта, как правило, должен включать организационную

структуру проекта.

Дополнительная информация. Дополнительная информация плана проекта обычно включает:

 Выходы процессов планирования, не включенные в план проекта;

 Ограничения и допущения, сделанные в процессе разработки плана проекта;

 Техническую документацию (требования, спецификации, проектную документацию);

 Используемые стандарты и нормативы.

3.14 Определение критериев успеха

Критерии успеха служат как для оценки хода исполнения проекта, так и для организации

стимулирования команды проекта. Типичный контракт на управление проектом включает премии

за достижение или превышение плановых значений критериев успеха.

3.14.1Входы определения критериев успеха

Констатация целей. Цели проекта служат базой для определения критериев успешности

исполнения проекта. Документированные цели необходимы как для всего проекта, так и для его

подпроектов. Констатация целей содержит общее описание критериев успеха, но

конкретизированы они могут лишь на базе составленного плана исполнения проекта.

Историческая информация. Историческая информация как о прежнем опыте принятия решений

о критериях успеха, так и о результатах исполнения соответствующих проектов должна

приниматься во внимание. Хотя проекты и уникальны, они тем не менее в какой-то степени

похожи. Результаты использования различных критериев успеха в аналогичных проектах должны

быть проанализированы как с точки зрения результатов проектов, так и с точки зрения их

применимости к планируемому проекту.

Условия контрактов. Условия контрактов часто определяют цели проекта, а значит оказывают

прямое влияние на определение критериев успеха.

Выходы других процессов планирования.

Базовый план. Базовый план служит основой для оценки и контроля исполнения проекта.

Стр. 86

Ограничения. (2.1.3.)

Допущения.(2.1.3.)

3.14.2Методы и средства определения критериев успеха

Правила. Хотя проекты и уникальны, они, тем не менее, в какой-то степени похожи. В

организациях могут быть стандарты и правила, использовавшиеся в других проектах.

Должностные инструкции. В должностных инструкциях документируются обязанности

участников проекта, которые могут служить основой для определения критериев их успешной

работы в проекте.

3.14.3Выходы определения критериев успеха

Критерии успеха. Критерии успеха служат для количественного измерения исполнения проекта.

Обычно в число критериев входят сроки завершения всего проекта и его отдельных фаз,

стоимость работ и качество как процесса управления, так и продукта проекта. Могут

использоваться также и другие показатели, зависящие от области приложения.

Методы стимулирования команды проекта. Оплата команды проекта должна быть , напрямую

связана с успехом проекта. Ряд примеров подобного стимулирования приведен в описании

типовых контрактов, в которых экономия средств делится в определенной пропорции между

Заказчиком и Поставщиком. В данном случае в качестве Заказчика выступает исполняющая

организация, а Поставщика - команда проекта. Типичный контракт на управление

предусматривает пропорциональное экономии средств по отношению к базовому плану

премирование команды проекта. Штрафные санкции обычно предусматриваются в том случае,

когда управление проектом ведется внешней организацией (например, инжиниринговой фирмой),

а не командой проекта из исполняющей организации.

Стр. 87

4 Исполнение

Исполнение проекта - координация людей и других ресурсов

для выполнения плана. Исполнение проекта должно регулярно

измеряться и анализироваться, чтобы выявить отклонения от

намеченного плана и оценить их влияние на проект.

Регулярное измерение параметров проекта и идентификация

возникающих отклонений также относится к процессам

исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль

исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим

в план проекта.

Стр. 88

4.1 Исполнение плана проекта

В процессе исполнения плана проекта команда проекта должна управлять многочисленными

организационными и технологическими взаимосвязями проекта. Этот процесс наиболее зависит

от специфики конкретного проекта.

4.1.1 Входы исполнения плана

План проекта. (3.13.3)

Дополнительная информация. (3.13.3)

Политика организации. (3.13.1)

Корректирующие воздействия. Корректирующие воздействия - это любые действия с целью

приведения последующего исполнения в соответствие с планом проекта. Корректирующие

воздействия являются результатами процессов управления и обеспечивают обратную связь,

необходимую для эффективного управления проектами.

4.1.2 Методы и средства исполнения плана проекта

0бщие управленческие навыки. Такие качества и навыки, как лидерство, коммуникабельность,

умение вести переговоры весьма существенны для успешной реализации плана проекта.

Технические знания и навыки. Команда проекта должна иметь возможность использовать

необходимые для успешного выполнения проекта технические знания и навыки.

Соответствующие требования определяются на стадии планирования (особенно при

планировании ресурсов) и реализуются путем привлечения и назначения соответствующих

технических специалистов.

Система авторизации работ. Система авторизации работ - это формальный процесс

санкционирования работ проекта для подтверждения того, что работы выполняются вовремя и в

правильной последовательности.

Проведение штабов проекта. Штабы проекта - это регулярные встречи (совещания) для обмена

информацией о состоянии работ проекта.

Информационная система управления проектом. (3.13.2.)

Стр. 89

Организационные процедуры. Организации, участвующие в проекте, могут иметь собственные

организационные процедуры, которые могут быть полезными при исполнении проекта.

4.1.3 Выходы исполнения плана проекта

Результаты работы. Информация о результатах работы собирается согласно плану исполнения

проекта и используется в отчетах, на штабах проекта и в процессах анализа.

4.2 Учет исполнения

Учет исполнения включает сбор и распределение информации об использовании ресурсов для

достижения поставленных целей между участниками проекта. Эта информация включает:

 Отчеты о статусе проекта, описывающие текущее состояние проекта.

 Оперативные отчеты - описывающие, что сделано за отчетные периоды.

Отчеты должны снабжать участников проекта информацией о показателях, служащих критериями

успеха проекта (обычно цели, качество, стоимость, сроки), показателях, необходимых для

принятия управленческих решений (ресурсы, риски, отношения с поставщиками).

4.2.1 Входы учета исполнения

План проекта. План проекта содержит базу для оценки исполнения проекта.

Результаты работы. Результаты работы - какие результаты частично, либо полностью

достигнуты, какие средства и на что затрачены и т.д. - это выход исполнения плана проекта.

Результаты работы должны готовиться в соответствии с планом взаимодействия. Точная и

регулярная информация о результатах работы очень важна для управляемости проекта.

Дополнительная информация. Имеется в виду любая информация, не имеющая прямого

отношения к плану проекта, но связанная с окружением проекта и способная оказать влияние на

проект.

4.2.2 Методы и средства учета исполнения

Методы и средства распределения информации.

Стр. 90