Курганова Е.В. Основы использования BAAN ERP 5.0C. Корпоративные информационные системы

Подождите немного. Документ загружается.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ

7. Управление заказами

Подсистема Управление заказами представляет собой многофункциональный ком-

плекс взаимосвязанных приложений, предназначенный для решения задач планирования и

управления движением товарно-материальных потоков. Данная подсистема полностью

интегрирована с другими подсистемами Baan ERP.

7.1. Работа со структурой компаний

Подсистема Управление заказами, на основе разработанной комплексной методики

планирования и управления снабженческими и сбытовыми операциями, позволяет рабо-

тать со сложной распределенной структурой компаний (разные финансовые и логистиче-

ские компании, различные единицы предприятия внутри одной компании и т.п.). Учет

всех операций может вестись в разрезе нескольких отделов сбыта и снабжения организа-

ции.

Благодаря интеграции данных между всеми подсистемами Baan ERP все операции,

в том числе по складскому учету, закупкам и продажам, передаются в подсистему Финан-

сы, где модули Главная книга, Счета кредиторов и Счета дебиторов осуществляют об-

работку поступающей информации в режиме реального времени и обеспечивают быстрый

доступ к финансовым данным.

7.2. Функциональные модули подсистемы Управление заказами

7.2.1. Модуль «Управление ценообразованием»

Часто с клиентами и поставщиками заключаются специальные соглашения по це-

нам. В системе реализована политика многоуровневых цен и скидок на основе создания

различных комбинаций прейскурантов, ценовых групп, бизнес-партнеров, изделий и

прочее.

7.2.2. Модуль «Управление продажами»

Модуль предназначен для формирования плана продаж, обработки данных, содер-

жащихся в коммерческих предложениях, заказах на продажу и долгосрочных соглашени-

ях по продажам, ведения контрактов реализации, контроля за выполнением поставок за-

казчику, работы с потенциальными заказчиками, а также сбора и обработки статистиче-

ской информации по продажам.

Коммерческие предложения

Предварительные договоренности с клиентом, требующие дополнительного под-

тверждения, могут быть оформлены в виде коммерческих предложений. В случае высоко-

го процента успеха коммерческие предложения могут быть учтены при составлении пла-

нов продаж, производства и закупок. Если соглашение с клиентом не достигнуто, в систе-

му может быть внесена информация о том, кто из конкурентов и по каким причинам вы-

шел победителем.

Контракты

Долгосрочные соглашения с заказчиками о регулярных поставках фиксируются в

контрактах, где отражаются отдельные, применимые лишь в этом случае, договоренности

по ценам и скидкам и графики поставок. Встроенная в подсистему процедура оценки кон-

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ

трактов осуществляет проверку результатов их выполнения, объемов отгруженной про-

дукции, а также оплаты поставок и является источником оперативных данных.

Заказы на продажу

Удобство доступа ко всем вводимым по заказам данным, например, к номенкла-

турным справочникам, данным по заказчикам, условиям платежей и поставок, незакры-

тым счетам-фактурам достигается благодаря использованию в среде Baan ERP взаимосвя-

занной системы окон. Подсистема обеспечивает гибкую обработку различных типов зака-

зов (например, заказ на возврат, на прямую поставку, с предварительным счетом-

фактурой и др.) с учетом их индивидуальных особенностей и предоставляет пользователю

возможность самому определять последовательность прохождения заказа и шагов его об-

работки.

Статистика продаж

В системе предусмотрена процедура сбора статистической информации по прода-

жам. Пользователь сам определяет конфигурацию данных, по которым осуществляется

выборка статистики по введенным заказам, аннулированным заказам, товарообороту.

Можно также воспроизвести соответствующую информацию в графическом виде.

7.2.3. Модуль «Управление закупками»

Модуль включает в себя такую функциональность, как ведение долгосрочных кон-

трактов на закупку, отслеживание данных о предварительных договоренностях с постав-

щиками, моделирование закупочной цены в зависимости от объема закупаемой партии,

поставщиков и даты закупки, обработка нефактурированных поставок, контроль за про-

хождением заказов на закупку и др.

Заявки на закупку

Данный бизнес-объект позволяет автоматизировать процесс составления, утвер-

ждения и передачи в работу заявок внутри компании на материально-техническое снаб-

жение подразделений. Заявки могут быть утверждены и превращены в заказы на закупку,

а могут быть отклонены. Список инстанций, утверждающих заявки, может быть сформи-

рован пользователем.

Запросы на закупку

Возможность автоматизировать процесс выбора поставщика с оптимальными це-

нами и условиями поставки. После этого запрос может быть подтвержден и превращен в

заказ на закупку.

Контракты

Долгосрочные отношения с поставщиками предполагают заключение соглашений

по ценам, срокам и объемам поставок, условиям платежей. На основе заключаемых дого-

воров и графиков поставок заказы на закупку генерируются системой в автоматическом

режиме. Пользователь в режиме реального времени может получить сводку о текущей си-

туации по контракту, об ожидаемом проценте выполнения и ряд другой полезной инфор-

мации.

Заказы на закупку

Система обладает преимуществами, позволяющими сделать процедуру закупок

гибкой и эффективной. В ходе прохождения заказов на закупку предусмотрена проверка

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ

надежности поставщика, автоматическая система напоминаний и контроля качества това-

ров в процессе их приемки на складе.

Статистика

Система хранит разнообразные статистические данные, позволяющие проследить

предысторию взаимоотношений компании с поставщиками. Статистическая информация

может использоваться при выборе наиболее подходящего поставщика для долгосрочного

сотрудничества.

7.2.4. Модуль «Маркетинг и торговля»

Данный модуль предназначен для активизации и оптимизации контактов компании

на рынке, а также для предоставления оперативной информации о коммерческой деятель-

ности фирмы. Благодаря интегрированной структуре системы Baan ERP, информация по

управлению маркетинговой деятельностью является не отдельным, а полностью интегри-

рованным с остальными модулями системы информационным блоком.

Вопросы по теме 7.

1. Обоснуйте место подсистемы управления заказами в цепочке управления деятель-

ностью предприятия.

2. Перечислите основные функциональные модули подсистемы.

3. Что такое коммерческое предложение?

4. Зачем в системе нужны контракты?

5. Предоставляет ли система пользователю возможность определять последователь-

ность прохождения заказа?

6. Обоснуйте необходимость заявок на закупку.

7. Как реализовано управление маркетингом?

8. Чем отличается заявка на закупку от запроса на закупку?

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ

8. Управление запасами

Подсистема Склады представляет собой многофункциональный комплекс взаимо-

связанных приложений, предназначенный для решения задач планирования и управления

движением товарно-материальных потоков. Данная подсистема полностью интегрирована

с другими подсистемами Baan ERP и рассматривается обычно совместно с подсистемой

Управление заказами.

Подсистема Склады, на основе разработанной комплексной методики планирова-

ния и управления складскими операциями, предоставляет возможность работать со слож-

ной распределенной структурой складов.

Функциональные возможности подсистемы позволяют:

¾ осуществление планирования сырья и материалов на основании производственного

плана и плана продаж,

¾ проведение анализа и обработки поступающих заказов,

¾ прогнозирование спроса на готовую продукцию,

¾ моделирование себестоимости выпускаемой продукции в зависимости от выбран-

ного поставщика сырья и материалов,

¾ контроль за уровнем неликвидов на складах,

¾ обеспечение поставок сырья и материалов точно в срок,

¾ ведение учета товаров взятых и отданных на консигнацию.

Благодаря интеграции данных между всеми подсистемами Baan ERP все операции,

в том числе по складскому учету, передаются в подсистему Финансы, где модули Главная

книга, Счета кредиторов и Счета дебиторов осуществляют обработку поступающей ин-

формации в режиме реального времени и обеспечивают быстрый доступ к финансовым

данным.

8.1. Функциональные модули подсистемы Склады

8.1.1. Модуль «Обработка запасов»

Складские заказы

Складские заказы позволяют заносить в систему информацию о складских опера-

циях и обеспечивают получение оперативной информации об уровне материальных запа-

сов на складах, ожидаемых поступлениях, возможном отпуске со складов и свободном за-

пасе, а также о наличии и использовании складских мощностей. При помощи этих опера-

тивных данных осуществляется планирование

объемов запасов и поставок (с учетом ре-

зервного уровня, сезонности спроса и прочее). Поставки сырья могут производиться по

принципу “точно вовремя”. Достигается автоматизация внутрискладских перемещений и

отпуска материалов, снижение уровня неликвидов.

Эффективные методы организации складского хозяйства и комплектации заказов

имеют существенное значение при определении потребности в товарно-материальных за-

пасах, планировании внутрискладских перемещений, при работе с ходовыми и неходовы-

ми запасами. Система предоставляет рекомендации по распределению товаров по местам

хранения и по отпуску товаров со складов с учетом условий хранения продукции, совмес-

тимости товаров, доступности и загруженности складских мест.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ

Циклическая инвентаризация

Система позволяет автоматизировать процесс инвентаризации на складах. Частота

инвентаризации определяется параметрами и может зависеть от результатов ABC-анализа.

Система создает заказы на циклическую инвентаризацию, далее они могут быть распеча-

таны, в них заносятся данные о физически присутствующих запасах товаров, потом эти

данные заносятся в систему и обрабатываются ей. В результате печатается проверочный

отчет о результатах инвентаризации.

8.1.2. Модуль «Отчетность запасов»

Состояние запасов

В системе могут быть получены отчеты о состоянии запасов на складах в различ-

ных разрезах: по складам, изделиям, партиям, складским местам, датам оприходования и

отпуска товара и т.п., в том числе, можно получить данные о запасах консигнационных

товаров и их использовании. Система предоставляет возможность получить информацию

об отпуске товара по периодам, в том числе и в графическом виде.

Транзакции с запасами

Ретроспективные данные по запасам и их движению могут быть использованы для

прогнозирования складского оборота, а также при расчетах потребности в резервных за-

пасах и времени выполнения заказов.

Планирование и прогнозирование

Встроенный в систему аппарат планирования и прогнозирования использует как

текущие, так и ретроспективные данные, хранящиеся в системе, упрощает решение слож-

ных задач управления потоками материальных ресурсов, определения существующих на

рынке тенденций и планирования изменений в номенклатуре выпуска.

8.1.3. Модуль «Управление партиями товаров»

Информация по продукции включает сведения о наименовании товаропроизводи-

теля или поставщика, данные по комплектующим изделиям, а также данные по всем за-

казчикам, которым поставлены товары из этой же партии. Номера партий и серий отсле-

живаются на стадиях реализации, закупок, сборки или производства, обслуживания и те-

кущего ремонта. Входящей партии товаров присваивается

индивидуальный номер, доку-

ментируются ее количественные, качественные и ценовые характеристики. В случае рек-

ламаций на продукцию всегда есть возможность проследить весь путь ее прохождения на

предприятии и определить источник возникновения брака.

Вопросы по теме 8.

1. Совместно с какой подсистемой рассматривается управление запасами?

2. Перечислите основные функциональные возможности подсистемы.

3. Что

такое складской заказ?

4. Как автоматизируется процесс инвентаризации?

5. Что содержит в себе модуль «Отчётность запасов»?

6. Как обрабатываются партии товаров?

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ

9. Управление финансами

Подсистема Финансы представляет собой целостную систему управления финанса-

ми, в рамках которой реализуются три основные функции финансового управления: плани-

рование, учет и анализ. Данная подсистема полностью интегрирована с другими подсисте-

мами системы Baan ERP. Рассмотрим основные особенности подсистемы Финансы.

9.1. Основные характеристики подсистемы Финансы

9.1.1. Многозвенная структура управления

Подсистема Финансы поддерживает работу в рамках организационной структуры

предприятия любой степени сложности. Данный механизм позволяет в рамках системы

Baan ERP обслуживать несколько балансовых единиц, в том числе и территориально уда-

ленных друг от друга, объединившихся на основании взаимных договоров для выполне-

ния совместной деятельности в холдинг.

Подсистема может быть настроена на поддержку

управленческих функций как в

масштабах холдинга, так и на решение задач в отдельно взятых балансовых единицах

(компаниях).

На уровне группы компаний имеется возможность контроля дебиторской и креди-

торской задолженности, а также данных Главной книги с разграничением полномочий по

доступу к информации.

9.1.2. Финансовые календари

Система поддерживает учет операций в трех типах календарей: финансовый, нало-

говый и отчетный.

В каждом календаре предусмотрена возможность гибкой настройки временных ра-

мок плановых и отчетных периодов (квартал, месяц, неделя и т.д.), что позволяет, напри-

мер, регистрировать текущие операции в финансовом календаре и в то же время готовить

данные для налогообложения в другом.

9.1.3. Мультивалютность

Система Baan ERP поддерживает режим работы с 3 основными видами валют. Ка-

ждый документ в системе имеет свою валюту, в которой он был получен от поставщика

или в которой он выставляется клиенту. В качестве валюты документа могут быть исполь-

зованы любые валюты, которые имеют хождение в той или иной стране.

При помощи механизма многовалютности документ преобразовывается в нацио-

нальную валюту страны (рубли) и при необходимости в две добавочные валюты. Это по-

зволяет вести 3 отдельные книги учета. Таким образом, любой финансовый отчет может

быть сформирован в любой валюте с учетом динамики курсов валют.

В подсистеме Финансы пользователь имеет возможность занесения в память кур-

сов валют, действующих на определенный период (например, день, неделя, месяц). В те-

чение этого срока курс остается постоянным. Основываясь на дате операции, система ав-

томатически определяет действующий курс валюты, который при желании может быть

изменен вручную.

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ

9.1.4. Развитая аналитическая структура и иерархические связи

В подсистеме Финансы направлениями учета называются субкниги, создаваемые

по желанию пользователя внутри Главной книги. Пользователь имеет возможность опре-

делить до пяти типов направлений учета. При этом сумма, записываемая на счет Главной

книги, может быть одновременно разнесена по пяти типам бухгалтерских регистров. С

использованием направлений учета одна и та же информация может быть проанализиро-

вана с различных точек зрения.

Для печати и вывода на экран отчетов для счетов Главной книги и направлений

учета могут быть установлены иерархические связи. Возможные значения уровней счетов

Главной книги от 0 до 99, направлений учета от 0 до 9. Проводки сумм и количеств дела-

ются на счета Главной книги и направления учета нулевого уровня. После этого данные

счетов Главной книги и направлений учета более высоких уровней автоматически обнов-

ляются.

9.2. Функциональные модули подсистемы Финансы

К основным модулям рассматриваемой подсистемы относятся:

¾ Главная книга

¾ Счета дебиторов

¾ Счета кредиторов

¾ Управление денежными средствами

¾ Система финансового плана

¾ Учет затрат

¾ Основные средства

¾ Финансовые отчеты.

Кроме того, в отдельные модули вынесена работа с данными общего плана, имею-

щими значение для работы с финансами компании – некоторые общие данные о компа-

нии, данные о персонале, поставщиках и заказчиках и т. п.

Рассмотрим модули подсистемы Финансы подробнее.

9.2.1. Модуль «Главная книга»

Аналитический учёт

Финансовая информация, одновременно с проводкой на счета Главной книги, мо-

жет быть распределена по дополнительным бухгалтерским регистрам – направлениям

учета – для группировки и анализа данных, например, по центрам затрат, группам изде-

лий, статьям затрат и т.д. Могут быть созданы пять типов таких регистров, при помощи

которых финансовая информация может быть отражена и проанализирована с пяти раз-

личных сторон.

Использование различных направлений учета (различных видов аналитик) дает

возможность иметь компактную Главную книгу и в то же время обеспечить подробный

анализ финансовой информации для выработки управленческих решений. В этой структу-

ре для каждого счета Главной книги имеется возможность определить ссылку на головной

счет (счет более высокого уровня обобщения данных). Число уровней может быть до 99.

Аналогично, для любого направления учета пользователь может указать соответствующее

головное направление учета.

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ

Обработка и типы операций

Подсистема Финансы предусматривает возможность централизованной обработки

операций на основе типовых операций, заранее определенных пользователем.

Схемы операций

Схемы сложных операций могут быть определены предварительно (например, схе-

ма расчета и проводки начислений на зарплату). Заранее созданные схемы операций обес-

печивают автоматическое проведение многократно повторяющихся процедур.

9.2.2. Модуль «Счета дебиторов» (расчеты с заказчиками)

Для каждого счета-фактуры может быть создан график платежей с указанием сро-

ков и сумм. Имеются средства анализа дебиторской задолженности, на основе которых

производится оперативное управление кредитованием заказчиков и формируются письма-

напоминания должникам.

9.2.3. Модуль «Счета кредиторов» (расчеты с поставщиками)

Для поступающих счетов-фактур предусмотрены процедуры регистрации и акцеп-

тования, а также сверки с заказами. Ответственный отдел или лицо может как вручную,

так и с помощью электронных средств акцептовать счет-фактуру перед его вводом в фи-

нансовый учет и оплатой. Сверка счетов-фактур и заказов на закупки может производить-

ся автоматически.

9.2.4. Модуль «Управление денежными средствами»

Подсистема содержит широкий спектр автоматизированных процедур обработки

платежей и поступлений денежных средств, в том числе поддерживает электронные бан-

ковские операции. Для обработки платежей и поступлений по открытым позициям воз-

можны различные способы расчета: платежные поручения, чеки, переводные векселя, ав-

томатическое прямое дебетовое списание, бартер и т.д. Предусмотрено создание и обра-

ботка платежных документов на различных носителях (бумага, дискета, файл данных). На

основе данных снабжения, сбыта и финансовых планов может быть составлен прогноз

движения денежных средств предприятия.

9.2.5. Модуль «Система финансового плана»

Данный модуль имеет набор средств для финансового планирования деятельности

предприятия. Имеется возможность разработки и сравнения различных вариантов финан-

совых планов. В качестве действующего может быть принят наиболее оптимальный план.

Данный план может быть использован в дальнейшем для сравнения фактических показа-

телей с плановыми при анализе деятельности предприятия.

Модуль предоставляет широкий перечень различных инструментов формирования

оперативных и финансовых бюджетов методами «сверху-вниз» и «снизу-вверх», распре-

деления данных по периодам, «план-факт» сравнения и т. п.

Особенностью Baan ERP является также то, что подсистема «Контроллинг» интег-

рирована в общий контур Финансы. Таким образом, в этом отношении подсистема Фи-

нансы позволяет решать такие задачи, как:

¾ калькулирование себестоимости продукции (плановой, фактической, полной, либо

по методу «Direct Cost»

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ

¾ перераспределение фактических показателей и формирование данных на основе

иерархических структур

¾ расчет отклонений по видам затрат, центрам ответственности и т. п.

9.2.6. Модуль «Учёт затрат»

Этот модуль является мощным инструментом учета и оперативного анализа кос-

венных затрат предприятия. Он позволяет эффективно решать вопросы расчета полной

себестоимости продукции.

В данном процессе возможно использование как традиционных методов учета за-

трат, так и метода учета затрат «по процессам» Activity Based Costing, получающего все

большее распространение в мире.

9.2.7. Модуль «Финансовые отчёты»

Подсистема «iBaan ERP-Финансы» обладает гибким модулем для генерации отче-

тов на основе финансовых данных. Финансовые отчеты могут быть представлены в раз-

личных видах: таблица, график, текстовый файл. Мощные средства консолидации данных

позволяют объединять и обобщать информацию на различных уровнях и формировать та-

ким образом, агрегированную отчетность.

9.2.8. Модуль «Основные средства»

Модуль «Российские основные средства» используется для регистрации и обработ-

ки всех операций, связанных с основными средствами и нематериальными активами, на-

ходящимися под управлением компанией.

В перечень операций с основными средствами входят регистрация закупок, поста-

новка на учет, начисление амортизации, переоценка, перемещение и выбытие, количест-

венный учет основных средств.

Ведение нескольких книг учета операций с основными средствами создает воз-

можность учитывать основные средства согласно различным внутренним (корпоратив-

ным) и внешним (законодательным) требованиям. Каждая книга учета определяет валюту

учета основного средства в данной книге и имеет механизм гибкого формирования стои-

мости приобретения (первоначальной стоимости) основного средства, используемый при

постановке на учет. Назначенное различным книгам основное средство может амортизи-

роваться и переоцениваться различными способами, указанными для каждой книги.

9.2.9. Подсистема «Централизованное фактурирование»

Централизованное фактурирование является отдельной подсистемой Baan ERP,

позволяющей осуществлять формирование счетов-фактур централизовано в рамках еди-

ной подсистемы.

Централизованная выписка счетов-фактур осуществляется на основе данных об от-

груженной продукции, выполненных работах или начисленных процентах за просрочку

платежа. Для целей реализации данного процесса существует определенный шаблон на

выписку счетов-фактур, который определяет, документы

каких источников данных (зака-

зы на продажу, выполненные работы по проекту и т.д.) и каким образом (индивидуальным

или объединенным) включать в процедуру составления счета-фактуры. Таким образом,

для каждого документа и по каждому контрагенту, будет составлен отдельный (индивиду-

альный) счет-фактура.

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ

Печать счета-фактуры может быть или предварительной (пробная), или оконча-

тельной (оригинал). Если при предварительной печати счету-фактуре номер не присваива-

ется, то после окончательной печати счету-фактуре присваивается сквозной номер.

После выписки окончательного счета-фактуры отфактурованные документы можно

отнести в подсистему Финансы. При разноске система автоматически создает открытую

позицию по счету-фактуре и пакет проводок в Главной Книге и Финансовой интеграции

по счетам бухгалтерского учета.

9.3. Преимущества подсистемы Финансы

Таким образом, к основным преимуществам системы можно отнести следующие:

¾ Полная интеграция с данными снабжения и сбыта и поддержка сложной много-

звенной структуры предприятия

¾ Направления учета – дополнительные регистры аналитического учета

¾ Автоматизированные процедуры расчетов с поставщиками и заказчиками

¾ Средства планирования и моделирования

¾ Мощный аппарат для создания финансовых отчетов

¾ Широкий набор средств анализа деятельности предприятия

Baan ERP локализована с учетом требований российского законодательства к веде-

нию бухгалтерского учета. В качестве примера можно привести решение следующих задач:

¾ Российская Главная книга

¾ Российская схема начисления налогов

¾ Поддержка корреспонденции счетов

¾ Работа с так называемым «красным сторно»

¾ Наличие в системе книги закупок и книги продаж по оплате и по отгрузке, россий-

ских платежных документов, счетов-фактур, форм расчета различных видов нало-

гов и отчислений и т.д.

¾ Возможность использования схем взаимозачетов, бартерных схем и т.д.

¾ Операции с ОС в соответствии с российским законодательством.

Вопросы по теме 9.

Какие типы финансовых календарей поддерживает подсистема управления финан-

сами?

2. С какими валютами работает система?

3. Как осуществить работу с переменным курсом валют?

4. Что такое направление учёта?

5. Сколько направлений учёта возможно использовать в системе?

6. Перечислите функциональные модули управления финансами.

7. Каково назначение схем операций?

8. Поддерживает ли система

электронные банковские операции?

9. Можно ли средствами системы сравнить несколько финансовых планов?

10. Какие операции с основными средствами позволяет осуществить система?

11. Обоснуйте необходимость модуля централизованного фактурирования.

12. В чём отличие предварительной и окончательной печати счетов-фактур?

13. Сформулируйте преимущества подсистемы управления финансами.

14. Как осуществлена локализация подсистемы управления финансами?

15. Приведите примеры задач, решаемых в локализованной системе.