Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учёте
Подождите немного. Документ загружается.
"Книги издательства "Налоговый вестник", 2002
ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
М.А.Климова
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
1. ГК РФ - Гражданский кодекс Российской Федерации.
2. НК РФ - Налоговый кодекс Российской Федерации.
3. АПК РФ - Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации.
4. УК РФ - Уголовный кодекс Российской Федерации.
5. УПК РСФСР - Уголовно-процессуальный кодекс РСФСР.
6. КоАП РСФСР - Кодекс об административных правонарушениях РСФСР.
7. Закон о бухгалтерском учете - Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
8. Закон об информации - Федеральный закон от 20.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации,
информатизации и защите информации".
9. Положение о документах и документообороте - Положение о документах и документообороте в
бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105.
10. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности - Положение по ведению
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом
Минфина России от 29.07.1998 N 34н (в ред. от 30.12.1999 N 107н, от 24.03.2000 N 31н).
11. Положение об Архивном фонде - Положение об Архивном фонде Российской Федерации.
12. ПБУ 4/99 - Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99,
утвержденное Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н.
13. ПБУ 12/2000 - Положение по бухгалтерскому учету "Информация по сегментам" (ПБУ 12/200),
утвержденное Приказом Минфина России от 27.01.2000 N 11н.
14. ПБУ 14/2000 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет нематериальных активов" ПБУ 14/2000,
утвержденное Приказом Минфина России от 16.10.2000 N 91н.
ВВЕДЕНИЕ
Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и
регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Применительно к бухгалтерскому учету понятие "документооборот" определено в Положении о
документах и документообороте, согласно которому под документооборотом следует понимать создание
или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в
архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Таким образом, как следует из определения, документооборот в бухгалтерском учете организации
включает все стадии движения первичных документов. Эффективный документооборот в организации - это
залог обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации, ее безопасности.
Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных
регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота,
определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их
хранения.
При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать:
во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности.
Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском
документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением
самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных
документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении,
осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;
во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему
документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе
оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных
регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно
достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф,
содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных
операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и
целесообразности;
в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть
построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического
содержания фактов и условий хозяйствования.
При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение
принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают
нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на
предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не
имеет возможности;
в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации
системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного
контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы
бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными
первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами.
Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и
представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;
в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной
деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных
операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция
оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.
Следуя этим принципам, рассмотрим организацию, осуществление и оптимизацию документооборота
в бухгалтерском учете организации.
1. ДОКУМЕНТЫ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой
зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального
объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной
информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в
бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма
содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана
изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных
операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством
Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам, что
обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных
и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и
достоверности, исключения дублирования информации.
Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации
согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному
Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (с изменениями и дополнениями), который
классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по
следующим блокам:
Код Наименование форм
0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной
документации
0211000 Документация по созданию организации
0251000 Документация по распорядительной деятельности организа-
ции, предприятия
0281000 Документация по приему на работу
0300000 Унифицированная система первичной учетной документации
0301000 Документация по учету труда и его оплаты
0306000 Документация по учету основных средств и нематериальных
активов
0310000 Документация по учету кассовых операций
0315000 Документация по учету материалов
0317000 Документация по учету результатов инвентаризации
0320000 Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся
предметов
0322000 Документация по учету работ в капитальном строительстве
0325000 Документация по учету сельскохозяйственной продукции и
сырья
0340000 Документация по учету работы строительных машин и меха-
низмов
0345000 Документация по учету работ в автомобильном транспорте
0400000 Унифицированная система банковской документации
0500000 Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной
бухгалтерской документации бюджетных учреждений и орга-
низаций
0600000 Унифицированная система отчетно-статистической докумен-
тации
0700000 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской
документации предприятий
0710000 Отчетная бухгалтерская документация
0720000 Регистры бухгалтерского учета
0730000 Первичная учетная документация
0800000 Унифицированная система документации по труду
0900000 Унифицированная система документации Пенсионного фонда
Российской Федерации
1000000 Унифицированная система внешнеторговой документации
В целом документы бухгалтерского учета, как видно из приведенного выше перечня, можно разделить
на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская
документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете,
последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации. Отметим, что
первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы,
фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации,
содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения на счетах бухгалтерского учета
и в бухгалтерской отчетности.
Согласно ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об
имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности,
составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.
В рамках каждого уровня документы не однородны. Масштабы учетных работ в организации на всех
стадиях обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших
в организацию и созданных ею за определенный период. При этом структура документооборота
различается по составу, назначению и типам документов.
Так, по составу принято разделять документы на входящие, исходящие и внутренние. Первая группа
представляет собой документы, поступившие в организацию. Во вторую группу входят официальные
документы, представляемые организацией внешним респондентам. Внутренние документы - это
официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Отметим, что документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим
лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).
Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяет оценить
соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать
степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и
внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих
документов).
По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные,
комбинированные и документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные документы - это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о
производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся
распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных
операций.
Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним
относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств;
документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают
лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в
документах, например, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.
Комбинированные документы - это документы, которые одновременно являются и
распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера;
расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты
подотчетных (командированных) лиц и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются в случае, если для записей хозяйственных
операций нет других документов или обобщаются и обрабатываются исполнительные и распорядительные
документы. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская
отчетность и др.
Приведенная классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций
хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими
бухгалтерами. Так, например, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов
в соответствии с принципом регистрации, должны быть подтверждены соответствующими документами
бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.
Применяемые в бухгалтерском учете документы также делятся на разовые и накопительные.
Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один
прием.
Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного
накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются
итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные,
месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т.п.
Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной
информации.
Наконец, учетные документы делятся на первичные и сводные.
Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся
документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об
отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию,
выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.
Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации
из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в
целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется
на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный
документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры
бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.
Говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться
непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой
документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе
управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам
бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных
документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать
существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-
распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным
основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут
подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных
документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.
Ввиду того что управленческая деятельность в организации не поддается тотальной унификации,
спектр типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, значительно
шире, чем в вышеприведенной классификации по ОКУД. Управленческую документацию в целом принято
классифицировать следующим образом.
1. Организация системы управления.
1.1. Распорядительная деятельность.
1.2. Организационные основы управления.
1.3. Контроль.
1.4. Правовое обеспечение деятельности.
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов.
2. Планирование деятельности.
2.1. Прогнозирование.
2.2. Текущее планирование.
2.3. Ценообразование.
3. Финансирование деятельности.
3.1. Финансирование, кредитование.
4. Учет и отчетность.
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность.
4.2. Статистический учет и отчетность.
5. Экономические, научные, культурные связи.
5.1. Организация связей.
5.2. Осуществление связей.
6. Информационное обслуживание.
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг.
6.2. Распространение информации (реклама).
7. Трудовые отношения.
7.1. Трудоустройство.
7.2. Организация труда.
7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда.
7.4. Охрана труда.
8. Кадровое обеспечение.
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников.
8.2. Установление квалификации работников.
8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников.
8.4. Награждение.
9. Материально-техническое обеспечение деятельности.
9.1. Снабжение деятельности.
9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей.
10. Административно-хозяйственные вопросы.
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности.
10.2. Эксплуатация зданий, помещений.
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь.
10.4. Охрана.
11. Социально-бытовые вопросы.
11.1. Социальное страхование.
11.2. Жилищно-бытовые вопросы.
11.3. Организация досуга.
12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).
12.1. Организация деятельности.
12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).
Рассмотрим подробнее характеристики и особенности оформления отдельных групп документов,
участвующих прямо или косвенно в бухгалтерском учете организации, и порядок их оборота.
2. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ:
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
Бухгалтеру постоянно приходится работать с организационно-распорядительной документацией
организации: составлять документы этой категории, использовать содержащиеся в ней сведения для
организации и проведения учетных работ, визировать отдельные распорядительные документы. В
частности, в рамках должностных обязанностей главный бухгалтер:
- осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и
контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью
собственности предприятия;
- формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из
структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой
устойчивости;
- возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных
документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены
типовые формы, по разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также
обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций,
соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;
- обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его
подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения
современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и
контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской
информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также
разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;
- организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных
средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах
бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения,
исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-
финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;
- обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление
экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг),
расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный,
региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные
фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений,
погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на
материальное стимулирование работников предприятия;
- осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских
документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за
установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных
средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского
учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия;
- участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности
предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных
резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат;
- принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и
товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;
- участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-
материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные
и судебные органы, а при отсутствии на предприятии юридических служб непосредственно осуществляет
эту функцию;
- принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости
предприятия;
- осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств
на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных
ценных бумаг, контролирует проведение учетных операций с депозитными и кредитными договорами,
ценными бумагами;
- ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины,
смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского
учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов,
оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;
- участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации,
прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств
вычислительной техники;
- обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств,
об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, их представление в
установленном порядке в соответствующие органы;
- оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам
бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа;
- руководит работниками бухгалтерии.
Все эти функции напрямую связаны с созданием организационно-распорядительной документации и
ее оборотом. Ввиду ответственности, которая на него ложится, главный бухгалтер (бухгалтер) должен
осуществлять необходимый контроль за правильностью оформления организационно-распорядительных
документов, содержание которых прямо или косвенно связано с выполнением его должностных
обязанностей.
Следует учитывать, что действующее законодательство предъявляет жесткие требования к
оформлению организационно-распорядительных документов. Это в первую очередь касается
унифицированных форм организационно-распорядительной документации, к которым ОКУД относит:
1) документацию по созданию организации, предприятия:
- договор об аренде;
- заявление на государственную регистрацию;
- заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета;
- письмо об изготовлении печати, штампа;
- положение о структурном подразделении;
- приказ о создании предприятия;
- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании;
- протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава;
- распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка;
- свидетельство о регистрации;
- устав;
- учредительный договор и т.д.;
2) документацию по реорганизации организации, предприятия:
- приказ о реорганизации;
- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации;
- решение совета директоров (правления) о реорганизации;
3) документацию по ликвидации организации, предприятия:
- акт о ликвидации;
- письмо с сообщением о ликвидации;
- письмо участника о выходе из совместного предприятия;
- приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии;
- решение совета директоров (правления) о ликвидации;
- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации;
4) документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий:
- заявку на участие в конкурсе;
- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия;
- свидетельство о регистрации;
5) документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия:
- постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности;
- приказ по вопросам основной деятельности;
- приказ о распределении обязанностей между руководством;
- протокол коллегиального органа по вопросам деятельности;
- указание по вопросам основной деятельности;
6) документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации,
предприятия:
- договор на производство работ (оказание услуг);
- должностную инструкцию;
- положение о структурном подразделении;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- структуру и штатную численность;
- штатное расписание;
7) документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации,
предприятия:
- акт по вопросам основной деятельности;
- письмо по вопросам основной деятельности;
- справку по вопросам основной и кадровой деятельности;
8) документацию по приему на работу:
- заявление о приеме на работу;
- контракт о назначении на должность;
- приказ о приеме на работу;
- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу;
9) документацию по переводу на другую работу:
- заявление о переводе на другую работу;
- представление о переводе на другую работу;
- приказ о переводе на другую работу;
10) документацию по увольнению с работы:
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении;
- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;
11) документацию по оформлению отпусков:
- график отпусков;
- заявление о предоставлении отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска;
12) документацию по оформлению поощрений:
- представление о поощрении;
- приказ о поощрении;
- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении;
13) документацию по оформлению дисциплинарных взысканий:
- докладную записку о нарушении трудовой дисциплины;
- объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины;
- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
С нашей точки зрения, нецелесообразно вводить отдельный стандарт для оформления
неунифицированных форм организационно-распорядительной документации во избежание путаницы.
Поэтому рассмотрим подробно требования к оформлению организационно-распорядительных
документов, которые предъявлялись ГОСТом Р 6.30-97 (в ред. Постановления Госстандарта России от
21.01.2000 N 9-ст).
В первую очередь, отметим, что при подготовке и оформлении организационно-распорядительных
документов могут быть использованы следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - Герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - идентификатор электронной копии документа.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с
Положением о Государственном гербе Российской Федерации, которое гласит, что этот реквизит может
размещаться только на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного Суда
Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации; бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания;
Правительства РФ; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской
Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной
исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Банка России;
Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите
государственной тайны. Таким образом, официально поместить Государственный герб Российской
Федерации на бланке организации без специального разрешения Президента Российской Федерации не
представляется возможным.
Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с
правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организаций в
соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на
нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации.
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций
(ОКПО).
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой
документации (ОКУД).
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать
наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации
указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в
качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно закреплено в учредительных
документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование
на иностранном языке воспроизводится в случае, если оно закреплено в уставе (положении об
организации). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения
организации указывается в случае, если оно является автором документа, и располагается ниже
наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее
организацию.
Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения
по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется
уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным
Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ОКУД (класс
0200000). В письме наименование вида документа не указывают.
Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания
(принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций,
то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими
цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5
января 2000 г. следует оформлять следующим образом: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой
способ оформления даты, например 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей
последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который можно
дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и
более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату
документа, на который дается ответ.
Место составления или издания документа указывается в случае, если затруднено его определение
по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления
или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает
только общепринятые сокращения.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек
на первом листе документа и может дополняться данными, предусмотренными законодательством об
информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные
или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы
указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в
именительном падеже.
Пример.
Минюст России
Управление систематизации законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже.
Пример.
ЗАО "Караван"
Производственный отдел
Менеджеру
А.С.Николаеву
или
Генеральному директору
ООО "Свет в окне"
В.И.Петрову
Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то эти подразделения указываются обобщенно.
Пример.
Администрации районов
Московской области
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса
указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается
центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Пример.
Председателю садового товарищества
"Можайские дали"
В.А.Бунче
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим,
четвертым адресатами не пишется. При большем количестве адресатов составляется список рассылки
документа. Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем пишется почтовый
адрес.
Пример.
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
101000, Москва, Центр,
Милютинский пер., д. 7а
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и
инициалы получателя.
Пример.
123022, Москва,
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
Калинину И.П.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым
документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен
состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ,
его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Перепел"
Личная подпись И.В.Сергеев
12.09.2000
Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой
длинной строки.
Пример.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Перепел"
Личная подпись И.В.Сергеев
12.09.2000
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном
уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Пример.
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 15.08.2000 N 14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 01.02.2000 N 82
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии
исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Пример.
А.В.Зайцевой
П.С.Никитину
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой "РЭНК" к 21.12.2000
Личная подпись
05.11.2000
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием
вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком) - например приказ о создании
аттестационной комиссии, чего (кого) - например должностная инструкция секретаря-референта. К тексту
документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.