Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учёте
Подождите немного. Документ загружается.
Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которая обозначается буквой
"К", словом или штампом "Контроль".
Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответствии с
законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишутся только на русском языке при их направлении в федеральные органы
государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на
предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской
Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты
документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть
выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго
лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были",
"находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями
признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица
печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих
страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы,
предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -
распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки,
докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее
изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации
автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы,
подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на
принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста
должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица
единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа
("приказываем", "решили").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили",
"постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений
(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка),
используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел
осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используются следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "НИИ считает возможным").
Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование,
количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются.
Пример.
Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется
"Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного
номера.
Пример.
Приложение 2
к приказу директора Института
от 15.06.2000 N 319
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии
приложения оформляется следующим образом:
Приложение: Письмо Росархива от 14.06.2000 N 02-4/156 и Приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии
оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Допускается печатать выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" прописными буквами и центрировать его, а
также наименование документа, дату и регистрационный номер, относительно самой длинной строки.
Пример.
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Приказу директора Института
от 15.06.2000 N 19
В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ
(полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - при оформлении документа на
бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Пример.
Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров
ООО "Завалинка"
или
Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не
указывается.
Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной строки.
Пример.
Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров
ООО "Завалинка"
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под
другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Пример.
Генеральный директор Личная подпись М.А.Медведев
Главный бухгалтер Личная подпись Н.И.Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на
одном уровне.
Пример.
Заместитель Министра Заместитель Министра
юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации
Личная подпись В.М.Степанов Личная подпись А.П.Миронов
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а
их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Пример.
Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов
Члены комиссии Личная подпись К.М.Артемьева
Личная подпись С.П.Матвеев
Личная подпись В.А.Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его
фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам."
или косую черту перед наименованием должности.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования.
Пример.
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИ полимеров
Личная подпись А.О.Попов
23.04.2000
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется по
следующей форме.
Пример.
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2000 N 451-805
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании "Планета"
от 21.06.2000 N 10
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Пример.
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
25.01.2001
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом.
Пример.
Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
25.01.2001
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части
оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого
отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого
документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по
усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных
специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами. Документы заверяются печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются
заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Пример.
Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков
07.06.2000
Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и
номер его телефона и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу.
Пример.
Петров или Петров Иван Васильевич
924 45 67 924 45 67
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на
дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении при
отсутствии такого документа; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем
документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления
документа (при необходимости часы и минуты). Допускается проставлять отметку о поступлении документа
в организацию в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа служит отметка (колонтитул), проставляемая в левом
нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату
и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Документы изготавливаются на бланках. Установлены два основных формата бланков документов -
А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327. Каждый лист документа,
оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, как минимум, следующих размеров:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
15 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Их можно
изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с
помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской
Федерации или Гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в
разд.5.
Бланки документов проектируются в соответствии с Приложением А. Сплошными линиями
обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая
зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
Допускаются два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный.
Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 06. Реквизит 06 можно располагать на
уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в
пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из следующих способов:
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны
расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие
виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируются в случае,
если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
В зависимости от учредительных документов организации общий бланк включает реквизиты 01, 02,
03, 06. В зависимости от учредительных документов организации бланк письма включает реквизиты 01, 02,
03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. В зависимости от учредительных документов организации
бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12,
ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в
качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатаются на двух языках: русском и
национальном, на одном уровне продольного бланка.
Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств
средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются
должностные лица, можно писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы
нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и Гербов
субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией,
подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными
предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии
технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном
качественном уровне.
Гербовые бланки изготавливаются по заказам органов государственной власти, иных
государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о
Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов
Российской Федерации.
Гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором
проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков
ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом
используются следующие реквизиты:
1) при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации - поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
2) при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица -
получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Гербовые бланки уничтожаются по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на
подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за
учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя
организации.
Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел организации.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже одного раза
в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных
проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае
обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия
проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения
руководителя организации.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на
гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью
организации.
Расположение реквизитов документа на бланке также может представлять некоторые сложности.
Приведенные ниже схемы расположения реквизитов и границ зон на бланках формата А4 в угловом (рис. 1)
и продольном исполнении (рис. 2) составлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 (см. список
реквизитов на с. 18 - 19).
73 78 10 │
│<------------->│ │<------------->│<--->│ \ /
┌─────────────┼───────────────┼───┼───────────────┼─────┼──┬──────
│ │ │3 / \
│ - - - - ─┼─ - - - - - - ─┼─ ─┼─ - - - - - - ─┼─ - ─┼ ─┘ │
│ / \ / \ 01 02 03 13 │ / \ │
│ │ 17│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ \ / │ │
│ │ - ─┼─ - - - - - - ─┼─ ─┼─ - - - - - - ─┤ │ │
│ 51│ 06 07 14 15 │ │
│ │ │ 04 05 │ │ │ │ │
│ │ 08 │ │
│ \ / │ │ │ │ │ │
│ - - - - - - - - - - - - - │ │
│ / \ │ 09 10 │ │ │ │ │
│ 22│ 11 12 │ │
│ \ / │ │ │ │ │ │
│┌ - - - - ─┬─ - - - - - - - - │ │
││ / \ 18 │ 17 │ │ │ │ │
││ 18│ │ │ │
││ \ / │ │ │ 16 │ │ │
│├─ - - - - ┘ - - - - - - - - ┘ - ┘ - - - - - - - │ │
││ 30 │ │ │
││<-------->│ │ │ │
│ │ │ │
│ - ─┼─ - - - - - - - - - - - - - - - - ─│ │ 297│
│ / \ 19 │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │
│ 120│ │ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ \ / │ │
│ - ─┼─ - - - - - - - - - - - - - - - - ─┤ │ │
│ / \ 20 21 24 │ │
│ 20│ │ │ │ │
│ \ / │ │
│ - ─┼─ - - - - - - - - - - - - - - - - ─┤ │ │
│ / \ 22 23 25 │ │
│ │ │ 26 │ │ │
│ │ - - - - - - - - - ─┬─ - - ─┬─ - - ─┼─ - ─┼─ │
│ 40│ │ │/ \ │
│ │ │ │ │ │16 │
│ \ /│ 27 28 29 │\ / │
│ - ─┼─ - - - - - - - - ─┼─ - - ─┼─ - - ─┼─ - ─┼─ │
│ / \ │
│ │ │ │ │ │ │10 │
│ \ / \ /
├─────────────┼───────────────────┼───────┼───────┴─────┼─────────
│ 35 94 30 │
│<----------->│<----------------->│<----->│ │
│ 210 │
│<----------------------------------------------------->│
Рис. 1
10 │
│<--->│ \ /
┌─────────────┬───────────────────────────────────┼─────┼──┬──────
│ │ │3 / \
│ - - - - ─┼─ - - - - - - - - - - - - - - - - ─┼─ - ─┼ ─┘ │
│ / \ / \ 13 │ / \ │
│ │ 17│ │ 01 02 03 │ │ │ │
│ │ \ / │ │ │
│ │ - ─┼─ - - - - - - - - - - - - - - - - ─┤ │ │ │
│ │ / \ │ │ │ │
│ │ │ │ 06 07 04 05 08 │30│ │
│ │ 20│ │ │ │ │
│ 77│ \ /│ │ │ │
│ │ - - - - - - - - - ┬─ - - - - - - - - ─┤ │ │ │
│ │ │ 09 10 11 12 │ \ / │
│ │ - - - - - - - ─┼ - -- - - - - - - ─┼─ - ─┼ - │
│ │ │ 14 15 │ │
│ │ 73 │ 78 │ │ │
│ \ / │<-------------> <-----------------> │ │
│┌ - - - - ─┬─ - - - - - - - ─┤ │ │ │
││ / \ 18 │ 17 │ │
││ 18│ │ │ │ │ │
││ \ / │ │ │ │
│├─ - - - - ┘ - - - - - - - - ┴─ - - - - - - - - │ │
││ 30 │ │ │
││<-------->│ │ │ │
│ │ │ 297│
│ - ─┼─ - - - - - - - - - - - - - - - - ─│ │ │
│ / \ 19 │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │
│ 120│ │ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ \ / │ │
│ - ─┼─ - - - - - - - - - - - - - - - - ─┤ │ │
│ / \ 20 21 24 │ │
│ 20│ │ │ │ │
│ \ / │ │
│ - ─┼─ - - - - - - - - - - - - - - - - ─┤ │ │
│ / \ 22 23 25 │ │
│ │ │ 26 │ │ │
│ │ - - - - - - - - - ─┬─ - - ─┬─ - - ─┼─ - ─┼─ │
│ 40│ │ │/ \ │
│ │ │ │ │ │16 │
│ \ /│ 27 28 29 │\ / │
│ - ─┼─ - - - - - - - - ─┼─ - - ─┼─ - - ─┼─ - ─┼─ │
│ / \ │
│ │ │ │ │ │ │10 │
│ \ / \ /
├─────────────┼───────────────────┼───────┼───────┴─────┼─────────
│ 35 94 30 │
│<----------->│<----------------->│<----->│ │
│ 210 │
│<----------------------------------------------------->│
Рис. 2
Номенклатура организационно-распорядительной документации, используемой в организации в
каждом отчетном периоде, зависит преимущественно от организационной структуры предприятия,
направления и масштабов его деятельности, действующей нормативной базы. Обобщить каким-либо
образом и унифицировать оптимальный перечень организационно-распорядительной документации для
предприятия, по нашему мнению, не представляется возможным: степень условности и упрощенность
подхода сведет на нет его ценность, - однако можно говорить о минимально необходимом наборе
организационно-распорядительных документов для нормального функционирования служб организации.
Организация должна иметь, как минимум, следующую организационно-распорядительную документацию.
N
п/п
Наименование
организаци-
онно-распо-
рядительного
документа
Основное содержание Нормативная база
1 Приказ об
учетной по-
литике
Определяет избранные
способы бухгалтер-
ского учета в орга-
низации на предстоя-
щий отчетный период
Положение по бухгалтерско-
му учету "Учетная политика
организации" ПБУ 1/98, ут-
вержденное Приказом Минфи-
на России от 09.12.1998
N 60н
2 Приказ об
утверждении
графика до-
кументообо-
рота
Содержит схему или
перечень работ по
созданию, проверке и
обработке докумен-
тов, выполняемых
каждым подразделени-
ем организации, а
также всеми исполни-
телями работ с ука-
занием их взаимо-
действия и сроков
выполнения работ
Федеральный закон от
21.11.1996 N 129-ФЗ
"О бухгалтерском учете";
Положение о документах и
документообороте в бухгал-
терском учете, утвержден-
ное Приказом Минфина СССР
29.07.1983 N 105
3 Приказ о ли-
мите остатка
кассы в
структурных
подразделе-
Издается в организа-
циях, которые помимо
центральной кассы
имеют еще и отдель-
ные кассы в струк-
Положение Банка России от
05.01.1998 N 14-П "Правила
организации наличного де-
нежного обращения на тер-
ритории Российской Федера-
ниях турных подразделени-
ях
ции"
4 Приказ о вы-
даче подот-
четных сумм
Устанавливает пере-
чень подотчетных
лиц; максимальные
размеры подотчетных
сумм; основания вы-
дачи денежных
средств под отчет;
сроки, на которые
денежные средства
могут выдаваться под
отчет
Порядок ведения кассовых
операций в Российской Фе-
дерации, утвержденный
Инструкцией Банка России
от 04.10.1993 N 18
5 Приказ о по-
рядке учета
и расходова-
ния средств
на предста-
вительские
цели
Устанавливает круг
лиц, которые могут
расходовать средства
на эти цели; кон-
кретный порядок рас-
ходования средств на
представительские
цели; порядок доку-
ментального оформле-
ния и контроля за
расходованием
средств на указанные
цели
Нормы и нормативы на пред-
ставительские расходы,
расходы на рекламу и на
подготовку и переподготов-
ку кадров на договорной
основе с учебными заведе-
ниями, регулирующие размер
отнесения этих расходов на
себестоимость продукции
(работ, услуг) для целей
налогообложения , утверж-
денные Приказом Минфина
России от 15.03.2000 N 26н
(в ред. Приказа Минфина
России от 01.03.2001
N 18н);
Глава 25 НК РФ
6 Приказ о
выплате ра-
ботникам
компенсации
за использо-
вание ими
личных лег-
ковых авто-
мобилей и
мотоциклов
для служеб-
ных поездок
Устанавливает пере-
чень лиц, которым
производятся соот-
ветствующие выплаты;
размер выплат; осно-
вания для предостав-
ления выплат
Письмо Минфина России от
21.07.1992 N 57 "Об усло-
виях выплаты компенсации
работникам за использова-
ние ими личных легковых
автомобилей и мотоциклов
для служебных поездок"
7 Перечень
особо дефи-
цитных и до-
рогостоящих
материалов и
список лиц,
имеющих пра-
во на их от-
пуск в про-
изводство
Устанавливает усло-
вия отнесения мате-
риалов к дорогостоя-
щим или особо дефи-
цитным; перечень
лиц, имеющих право
разрешать отпуск
данных материалов в
производство или для
реализации на сторо-
ну
Положение по ведению бух-
галтерского учета и бух-
галтерской отчетности в
Российской Федерации, ут-
вержденное Приказом Минфи-
на России от 29.07.1998
N 34н
8 Перечень ма-
териалов,
которые мо-
гут заво-
зиться не-
посредствен-
но в цеха
Устанавливает усло-
вия, при которых ма-
териалы могут заво-
зиться непосред-
ственно в цеха; как
правило, содержит
конкретный перечень
используемых в орга-
низации материалов,
которые могут заво-
зиться непосред-
ственно в цеха
Положение по бухгалтерско-
му учету "Учет материаль-
но-производственных запа-
сов" ПБУ 5/01, утвержден-
ное Приказом Минфина
России от 09.06.2001 N 44н
9 Приказ об
учете ис-
Устанавливает способ
учета рабочего вре-
Постановление Госкомстата
России от 30.10.1997 N 71а
пользования
рабочего
времени
мени в табелях одним
из двух способов:
методом сплошной ре-
гистрации; методом
регистрации отклоне-
ний
10 Приказ о
совмещении
функций кас-
сира
Возлагает исполнение
функций кассира на
главного бухгалтера
или иного работника
(допустимо только на
предприятиях с не-
большой численностью
работающих)
Положение по ведению бух-
галтерского учета и бух-
галтерской отчетности в
Российской Федерации, ут-
вержденное Приказом Минфи-
на России от 29.07.1998
N 34н
11 Список лиц,
имеющих пра-
во подписи
первичных
учетных до-
кументов
Устанавливает пере-
чень лиц, имеющих
право совершать ту
или иную хозяйствен-
ную операцию или
разрешать ее совер-
шение и подписывать
соответствующие до-
кументы
Положение по ведению бух-
галтерского учета и бух-
галтерской отчетности в
Российской Федерации, ут-
вержденное Приказом Минфи-
на России от 29.07.1998
N 34н
12 Приказ о
назначении
комиссии по
основным
средствам
Устанавливает пере-
чень лиц, имеющих
право совершать ту
или иную хозяйствен-
ную операцию с ос-
новными средствами
или разрешать ее со-
вершение и подписы-
вать соответствующие
документы
Положение по бухгалтерско-
му учету "Учет основных
средств" ПБУ 6/01, утверж-
денное Приказом Минфина
России от 30.03.2001 N 26н
13 Приказ о
назначении
комиссии по
нематериаль-
ным активам
Устанавливает пере-
чень лиц, имеющих
право совершать ту
или иную хозяйствен-
ную операцию с нема-
териальными активами
или разрешать ее со-
вершение и подписы-
вать соответствующие
документы
Положение по ведению бух-
галтерского учета и бух-
галтерской отчетности в
Российской Федерации, ут-
вержденное Приказом Минфи-
на России от 29.07.1998
N 34н
14 Приказ об
инвентариза-
ционных ко-
миссиях
Устанавливает пере-
чень лиц, входящих в
комиссии по проведе-
нию инвентаризации
тех или иных матери-
альных ценностей или
обязательств и имею-
щих право подписы-
вать соответствующие
документы, а также
сроки и порядок про-
ведения инвентариза-
ции
Приказ Минфина России от
13.06.1995 N 49 "Об ут-
верждении Методических
указаний по инвентаризации
имущества и финансовых
обязательств"; Постановле-
ние Госкомстата России от
18.08.1998 N 88 (в ред.
Постановления Госкомстата
России от 27.03.2000 N 26)
3. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Всякое сообщение избыточно.
Всякое сообщение недостаточно.
Х.Ортега-и-Гассет
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными
документами, которые служат первичными учетными документами.
Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый
информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской
процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне.
Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России
или отраслевыми министерствами и ведомствами.
Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены следующие
формы:
1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с
изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N
71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
3) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с
изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от
30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);
5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России
от 29.09.1997 N 68, введены с 1 октября 1997 г.);
6) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с
изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
7) по учету результатов инвентаризации (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998
N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);
8) по учету работы строительных машин и механизмов (согласно Постановлению Госкомстата России
от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);
9) по учету работ в автомобильном транспорте (согласно Постановлению Госкомстата России от
28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);
10) по учету операций в общественном питании (согласно Постановлению Госкомстата России от
25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);
11) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (согласно
Постановлению Госкомстата России от 09.08.1999 N 66, введены с 1 января 2000 г.);
12) по учету торговых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132,
введены с 1 января 1999 г.);
13) по учету труда и его оплаты (согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 N 26).
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 вышеперечисленные
формы обязательны к применению в организациях независимо от формы собственности.
Ведомственные формы первичной учетной документации обязательны к применению только в
организациях, подчиненных этим ведомствам, однако если форма документа отвечает потребностям
прочих организаций, они могут ее использовать.
Во всех остальных случаях организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных
учетных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной
деятельности фирмы. При этом документы, формы которых созданы в организации, должны быть
формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией
учетные задачи. В ряду основных требований к форме первичного документа следующие:
1) достоверность описания единичных фактов хозяйственной жизни организации;
2) неизменность структуры документа в течение длительного времени, если условия деятельности
организации относительно стабильны;
3) недопустимость двусмысленности толкования содержащейся в документе информации;
4) кодирование сообщения для удобства обработки и обеспечения безопасности информации;
5) обеспечение необходимой достоверности, точности и понятности сведений измерителями
информации, содержащейся в документе (денежными и/или натуральными). Излишней детализации или
уточнения данных следует избегать так же, как и недостаточной;
6) недопустимость дублирования других документов;
7) обеспечение удобства обработки документа в среде применяемой формы бухгалтерского учета;
8) обеспечение удобства формы документа для представления и обработки в электронной среде (на
ЭВМ);
9) использование единой формы для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в
различных подразделениях организации (включая обособленные);
10) своевременное составление.
Очевидно, что нормативное регулирование первичной документации отсутствует в тех сферах
деятельности организации, которые специфичны для отдельного хозяйствующего субъекта. В этих
направлениях компаниям предоставлена значительная свобода в разработке и применении первичных
учетных документов. Кроме того, в случае необходимости унифицированные формы по учету основных
средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов и прочие могут быть
дополнены формами, разработанными на предприятии, если они не обеспечивают потребности учета и
управления в информации.
При разработке форм первичных учетных документов следует учитывать положения ст.9 Закона о
бухгалтерском учете, п.2 которой гласит: первичные учетные документы принимаются к учету, если они
составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной